会話形式議事録とは？効率が良い書き方や注意点を１から解説！

議事録作成の業務にどのくらいの時間を使っているのかを調べると、「1時間以上かかる」方が約40%以上もいるのがわかります。

データ元：会議の議事録作成、Z世代は「議論に集中できない」「非効率」と強い不満？

しかし、議事録作成に時間がかかってしまうと、他の業務に支障が出るため、早急に解決する必要があります。

そこで今回は、会話形式の議事録の効率が良い書き方を解説します。

会話形式の議事録作成を任されて不安な方は、ぜひ参考にしてください。

議事録の種類は5つ、事前に明確化することが大事

会議のタスクや決定事項、アクションプランを中心に構成し、重要なポイントを箇条書きで簡潔にまとめるのに焦点を置いた手法です。

担当者や期限、実行するべき行動を具体的に記載し、参加者間の認識の不一致を防ぐ特徴があります。

決定に至る過程の賛否両論も整理すると、後日の作業検証や追跡が容易になるメリットがあります。

会議の結論と方向性に重点を置いており、会議の参加者に目指す方向性を伝えるのが可能です。

会話の内容を一言一句漏らさず詳細に記録する手法です。

発言の正確な順序と内容を忠実に反映して、会議の全体像を再現できるのが特徴です。

会議の詳細な流れや参加者の意見を正確に把握でき、会議内容の分析やレビューが容易にできるメリットがあります。

コミュニケーションの細部までを深く理解して、反省点や改善点を見つけられます。

アクションプラン中心の議事録は、会議での決定事項や保留された課題、具体的な実行計画を中心に構成する手法です。

誰が何をいつまでに行うのかを明確にして、会議後の行動を具体化し、進捗を促す特徴があります。

次に何を行動すればいいのかが明確なため、効率的に業務を進められます。そのため、会議の成果が具体的な行動に結びつきやすいメリットがあります。

反対意見やさまざまな視点を最低限に留めて、仕事を進捗させるのが可能です。

要点整理形式の議事録は、会議での決定事項や課題、注意点を要約して、箇条書きで簡潔に記録する手法です。

会話内容の全記録ではなく、重要なポイントに焦点を当てるため、読み手にとって必要な情報をすぐに把握できるのが特徴です。そのため、会議内容を効率的に共有できるのがメリットといえます。

議論での発言から重要な部分を抽出して、整理できると、あとから参照しやすく、実行計画を考えやすくなります。

会話形式の議事録は、会議での対話を時系列に追って記録する手法です。参加者間のやり取りや議論の展開、決定過程を詳細に捉えるのが特徴です。

会話形式により、テキストだけでは伝えにくい会議のニュアンスや雰囲気まで把握しやすくなるメリットがあります。

あとから発言を整理すると、読みやすく要点を押さえた議事録を作成でき、会議内容を深く理解できます。

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会話形式の議事録がおすすめのシーン

会話形式の議事録は、以下のシーンでおすすめです。

質疑応答が中心の場合は、質問とそれに対する回答が時系列に沿って記録されます。参加者が議論の流れを容易に追跡できるため、会話形式がおすすめです。

具体的な問いと回答を直接的に結びつけることが可能で、議論の進行を正確に把握できます。そのため、会議の成果を理解しやすく、参加者間の認識の不一致を防げます。

会話形式では、各発言を時系列に記録し、会話の流れや雰囲気を伝えられます。参加できなかった人も議論のニュアンスを把握しやすくなります。

そのため、会議参加者の発言から伝わる温度間を理解する際に役立ちます。議論の背景にある意図や感情も伝わるのが特徴です。

会話形式の場合に、発言者ごとに内容を記載すると、誰が何の意見をしたのかが明確になります。そのため、「いった、いわない」のトラブルを避けられます。発言者間の責任と意見を明確に区別したい場合におすすめです。

会議後の責任の所在が正確に理解できるため、各発言に対する責任を明確にできます。また、会議の意思決定に関する透明性も高められ、参加者全員が責任を持って発言できます。

会話形式の議事録のメリット

多くの参加者がいる会議や複雑な話題において、会話形式の議事録は提案者や質問者を特定する際に役に立ちます。

個々の意見や提案が誰によってなされたかを明記すると、後日の責任の所在をはっきりさせ、誤解や混乱を避けるのが可能です。

時系列に沿って進行する会話の記録は、議論の流れを容易に追えます。

会話方式では、何で議題が展開し、どのポイントで方向転換があったかを明確に捉えられます。そのため、参加者が議論の流れを理解し、あとで内容を振り返った際にも役立ちます。

さらに、未参加者が議事録を読むと、会議における意思決定の過程を把握できるのも利点です。

会話形式は、会議の雰囲気や参加者の感情を伝えるのに役立ちます。議論中の緊張感や協力した部分、懸念や期待など、文字通りの意見だけでは伝わらない微妙なニュアンスも捉えられます。

そのため、参加者が何を感じていたか、また、何の意見が支持されていたか、読み手により鮮明に伝えるのが可能です。会話形式の議事録は、将来の意思決定や計画において貴重な情報として利用できます。

会話形式の議事録のデメリット

話の流れが連続して記載されるため、議論の中でどの点が重要な決定や結論であるかを見つけ出すのが困難です。

会話形式の場合、話題ごとの要約がなく、どの情報が重要であるかを判別するためには全文を注意深く読み解く必要があります。

結果として、議事録を素早く確認し、重要なポイントを把握するのが難しくなります。

会話形式の議事録を作成する過程は、詳細にわたる会議内容を正確に文書化する必要があるため、時間がかかります。

発言されたすべてを記録するため、要点整理形式に比べて多くの時間と労力が必要です。

会議が長時間にわたる場合や多くの参加者がいる場合、議事録の作成者は大量の情報を整理し、正確に文書化する必要があります。そのため、大きい負担を背負いがちです。

議事録を会話形式で書くときの注意点

発言と責任の所在を明らかにするためにも、会話形式で発言者を明確に識別する必要があります。発言者を明確にすると、発言の責任問題でトラブルになりません。

またクライアントや取引先との会議では、発言者が社外の人物である場合に、その意見が会議の方向性に大きな影響をおよぼすため、誰が発言したのかを明確にしましょう。

社外の人物である場合には、適切な敬称を用いて記載する必要があります。

会議の流れと発言の経緯を正確に伝えるために、不要な発言や口癖を削除、必要に応じて説明を追加して、時系列を整理しましょう。

「あー」「えー」「えっと」のつなぎ言葉は、不要な発言です。

また「です・ます調」や「である調」の発言がバラバラな会話は、文体をそろえて整理すると、議事録が読みやすくなります。

議事録の作成者として自身の名前を記載すると、記録された内容に対する責任を明確にし、あとから内容の確認や修正が必要な場合に誰に連絡すれば良いかが明確になります。

そのため、議事録の透明性を保て、組織内で連絡しやすくなります。

代名詞とは、「今週」「来年」「先日」などの具体的な日時や場所、固有名詞を指す言葉の代わりに用いる表現です。

代名詞を使用すると、議事録が後日に読まれた際に、その時点での具体的な日時が理解しにくくなり、明確な情報ではなくなる可能性があります。

例えば、代名詞を明確にしたい場合は、「今週」を「2024年2月11日週」といつのことを示しているのかを正確に記載します。

会議の内容を正確に伝えて、後日の誤解を避けるためにも、代名詞の使用は避けましょう。

議事録を会話形式での書き方

すべての会話をリアルタイムでメモを取るのは難しく、正確に会議内容を記録するために、会話を録音する必要があります。

ボイスレコーダーやICレコーダー、文字起こしアプリを利用すると、聞き逃した情報や理解しにくいポイントをあとから確認できます。

録音により、会議の全体像を捉えられ、重要なポイントを逃さずに記録でき、効率的に議事録を作成できます。

議事録の正しさと有用性を高めるためにも作成された議事録は再整理・チェックしましょう。

• 情報が漏れなく記載されているか

• 文法の誤りや誤字脱字がないかを確認する

• 内容が会議の流れと事実を正確に反映しているかを確認する

これらを行うと、文書としての整合性を確保できます。

会話形式は、会話の内容を記載するのみで、重要なポイントがわかりにくい特徴があります。

そのため、重要なポイントに太字や下線を使って装飾し、文字を強調させましょう。

また重要なポイントを整理する場合は、箇条書きで記載すると、会話形式でも重要ポイントをすぐに理解できます。

会話の中で次のステップやアクションを明示すると、チームでのわかりやすい議事録になります。

次のステップを理解したうえで、誰がいつまでに実行するのかを明確にすると、次のアクションが取れます。

チーム内の方向性を把握でき、各メンバーが自分の役割を明確に理解できるため、適切なアクションを取れます。

議事録の作成なら「Notta」！

Nottaは、会議での音声データを文字起こしでき、要点を簡潔な形にまとめるツールです。会議の内容が1時間以上でも、数分でテキスト化でき、重要なポイントを自動で抽出できるため、議事録作成に欠かせません。

Nottaを利用すると、作業時間とコストを大幅に削減でき、議事録作成で重要なポイントに焦点を当てる時間を増やせます。

会話形式での議事録作成は、以下の手順で行います。

1. Nottaにログインして、画面右側の「録音開始」をクリックする。
   

2. 会議の内容が自動で文字起こしされるので、終わったら画面下の停止ボタンをクリックして終了させます。
   

3. ホーム画面の「最近のノート」で議事録の文字起こし結果が表示されているので、選択しましょう。
   

4. 文字起こし結果での誤字脱字は、修正しましょう。文字は、そのまま削除・入力が可能です。
   

5. 画面の左側でAI要約機能が利用できます。複数のテンプレート方法から好きな要約方法をクリックして選択できます。
   

Nottaでは、AI要約機能で会議の結論とアクション（行動項目）を自動で生成できます。

会話の内容から要約・質問と回答・アクションを自動で抽出するため、作成者はあとから整合性があるかを確認すると、質の高い議事録を作成することが可能です。

議事録の書き方のコツ

議事録の品質を高めるためには、会議前の準備を徹底しましょう。そのため、議事録を効率良く正確に作成するために、会議の目的や議題、参加者リストを事前に整理しておくのが大切です。

また、過去の議事録を確認すると、何の情報が必要か、どこまで詳細に記録すべきかの感覚をつかめます。事前にフォーマットを準備しておくと、会議中に記入すべきポイントを明確にし、スムーズに記録を進めるのが可能です。

会議の目的を明確にすると、議事録作成を効率的に進められます。目的がはっきりしていれば、どの発言が重要か、どの情報を記録すべきかを判断するのが可能です。会議の流れを理解しやすくするだけでなく、読み手にとっても議事録の内容を把握しやすくします。

議事録のフォーマットを統一すると、情報の整理しやすく、読み手が容易に理解できます。決定事項、意見、アクションアイテムなどのカテゴリーごとに情報を整理するのが可能です。また、見出しや箇条書きを活用すると、議事録を一貫性があり、読みやすい文書にできます。

議事録では、5W1H（Who, What, When, Where, Why, How）の原則を意識するのが必要です。原則にしたがって情報を記載すると、情報が混合して認識されるのを防ぎ、会議の内容を明確かつ詳細に伝えます。また、5W1Hを使用すると、決定事項やアクションプランを明確に記録できます。

会話形式の議事録作成に関するよくある質問

質疑応答時の議事録の場合は、以下の例を参考にしてください。

• 質問内容：プロジェクトの次のフェーズに移行する前に、リスク評価はどのように行われますか？（質問者：田中部長）

• 回答：「リスク評価は、まずプロジェクトチームがすべての潜在的リスクを洗い出し、それらに優先順位を付けます。次に、最も重要なリスクへの対策を計画し、実施します。」（回答者：佐藤プロジェクトマネージャー）

議事録をうまく書く方法は、以下の方法を実践しましょう。

• 要点を箇条書きにする

• 誰が発言したのかを明確にする

• 重要な数字や日付などの情報を正確に記録する

• 話し言葉の冗長な表現や不要な言葉を省略する

これらの方法で、情報を正確に伝えられ、参照しやすい資料として使えます。

どちらの形式が優れているかは、会議の目的、ニーズ、情報を共有する文脈によって異なります。

質疑応答や議論の過程を重視する場合は会話形式が最適です。会議の要点や決定事項を迅速に伝えるのが重要な場合は要点整理形式が適しています。

議論の流れや参加者間の質疑応答を詳細に記録する場合

会話形式は、議論の流れや参加者間の質疑応答を詳細に記録するのが重要な場合に最適です。あとから議事録を参照する際に、議論の文脈や決定に至る過程が明確になり、誤解を避けられます。

質疑応答が多い会議や、発言者間の意見の違いが重要なポイントとなる場面では役立ちます。

会議の決定事項や重要なポイントを迅速に把握する必要がある場合

要点整理形式は、会議の決定事項や重要なポイントを迅速に把握する必要がある場合に適しています。情報を簡潔にまとめられ、読者が会議の成果を素早く理解できるのを目的としています。

時間が限られる場合や、会議内容を素早く共有する必要がある状況で有効です。

まとめ　議事録の効率作成へ

今回は、議事録の種類と会話形式議事録の書き方について解説しました。

議事録には、複数の種類があり、会議内容によって使いやすい手法の利用をおすすめします。

会話形式の議事録は、会議での対話を時系列に追って記録でき、参加者間のやり取りや議論の展開、決定過程を詳細に捉えられます。

会話形式の議事録は、会話を記録するのみで重要なポイントに気がつきにくい場合があるため、太字や下線を使って装飾し、文字を強調して目立たせましょう。

また「Notta」を利用して文字起こししたり、AI要約機能を使って、要約や質問・回答、アクションをピックアップしたりすると、効率的に会話形式の議事録を作成できます。

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