議事録作成工数は「限りなくゼロ」へ。部署統合・異動時の引継ぎの質と効率が上がり、ナレッジ化が加速

――まずは御社の事業内容と、お二人が所属されている情報システム部の役割についてお聞かせください。

小林様： TOKAIグループは、ガス事業を祖業とし、情報通信、ケーブルテレビ、住宅・セキュリティ、ブライダルなど多角的に事業を展開してきました。私たち株式会社TOKAIコミュニケーションズも、TOKAIグループの一員として1977年に設立、現在では、通信事業、データセンタ事業、システムインテグレーション事業など幅広く手がけています。

稲葉様： 私たちが所属する情報システム部は、管理本部コーポレートIT統括事業部の中にあり、社内インフラ（ネットワークやサーバー）の構築・保守・維持が主なミッションです。また、自社で利用するSaaSの選定・導入企画も行い、「社員が便利に使えるツール」を展開する役割も担っています。

――Nottaはどの部門で導入していただいていますか？

小林様：現在は私たちの所属する管理本部と、事業部門であるシステムソリューション本部で導入しています。導入後の活用ぶりが伝わり、2026年度からは、他の事業本部やグループ内企業にも導入を拡大していく予定です。

管理本部 コーポレートIT 統括事業部 情報システム部  システム運用課 課長　小林 正明様

―― Notta導入以前、どのような課題を抱えておられましたか？

小林様：最大の課題は「議事録作成の負荷」と「記録の正確性」でした。弊社はシステム開発を請け負う事業も行っていますので、要件定義や保守内容についての「言った・言わない」の齟齬はトラブルの元です。

理想を言えば、すべての会議において、証跡としての議事録は必須なのですが、1時間の会議録画を聞き直し、要点をまとめるのに30分以上かかることもしばしばあり、すべての会議で議事録を作ることができません。そのため重要な会議以外はごく簡単なメモで済ませたり、記録自体が漏れたりすることも多く、会議を欠席したり、担当者が異動したりすると経緯が追えなくなってしまうリスクもありました。

――部署統合や異動･退職の際、システムや業務の説明にも工数がかかっていたそうですね。

小林様：マニュアル化されていない属人的な知識を、限られた期間の中、口頭で伝えていました。説明する側は何度も同じことを話し、聞く側は必死にメモを取るものの、どうしても抜け漏れが発生します。この非効率なコミュニケーションを、システムで解決できないかと模索していました。

――そのような課題解決に向け、Nottaを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

稲葉様： 2024年に、導入に向けて複数サービスを比較検討しました。重視したポイントは「話者分離」「文字起こし・要約の精度」「Zoom連携の利便性」の3点です。

中でもNottaが優れていたのは、Zoom連携時の挙動です。多くのツールは「話者１」のように表記され、手動修正が必要でしたが、Nottaは参加者名をそのまま自動反映してくれました。弊社はWeb会議が主体なので「誰が発言したか」を修正する手間がゼロになるのは、運用上非常に大きなメリットでした。

―― 参加者名が自動で入るだけで、編集工数は大きく向上しますね。

稲葉様：はい。加えてUIの一貫性も高評価でした。録音から編集、共有までの動線が直感的で、マニュアルなしでも操作できます。トライアル参加者からも「Nottaが一番使いやすい」「ストレスがない」という声が多く挙がりました。

―― セキュリティ面のハードルはどうクリアされましたか？

小林様： 弊社は生成AI利用に慎重なルールがありますが、議事録ツールである以上、機密情報の入力は避けられません。そこでコンプライアンス部門と連携し、「学習データとして利用されない設定（オプトアウト）」や「通信の暗号化」など、機密情報の入力に必要な要件を議論しながら、一つひとつクリアしていきました。

―― 導入後の変化や活用方法について教えてください。

小林様： 最大の変化として、議事録作成工数が原則ゼロになったことが挙げられます。

記録と文字起こしはNottaに任せ、人間がやるのは最終確認と微修正だけ。工数削減というより、本来やるべきだったができていなかった「証跡として議事録を残す」という作業がNottaによって自動化され、必ず記録が残せるようになったことが大きいです。

―― 課題だった「引き継ぎ」や「ナレッジ共有」には効果がありましたか？

管理本部 コーポレートIT 統括事業部 情報システム部 システム運用課　稲葉 鮎季様

稲葉様：今年度、部署統合に伴ってそれぞれの部署で担当しているシステムの内容や操作を相互に説明する機会があったのですが、その際に実施されたオンラインの説明会をすべて録画し、Nottaを活用してデータベース化を図りました。

情報システム部では1人あたり2〜4件、部全体で数十のシステムを管理しています。これまでは新入社員や異動してきた社員にその都度口頭で説明していましたが、今は「まずNottaに記録した各ツールの説明会動画を見ておいて」と案内するだけで済みます。

まずは要約で全体像を把握し、細かい仕様は、情報源として用いた文字起こし結果の該当箇所にジャンプできる機能で見返すことができます。分からない点をピンポイントで質問するだけで理解できるようになり、工数は劇的に減少しました。

タイムスタンプ例

―― 会議参加のスタイルも変わりましたか？

小林様：また、「この会議の発言者ではないが、念のため聞いておく」というオブザーバー参加が減りました。あとでNottaの要約を見ればいいという安心感が生まれたからです。

会議録画への心理的ハードルが下がったのも意外な効果ですね。以前はデータ管理が面倒で敬遠されがちでしたが、今はNottaを入れておけば勝手にテキスト化・要約してくれるという認識が広まり「とりあえずNottaで録画」が合言葉になっています。

―― 日々の業務で活用されている便利な機能はありますか？

稲葉様：定例会議の議事録には、自作のプロンプトを適用した「カスタムテンプレート」を活用しています。

社内用語やプロジェクト名を定義しておくことで、驚くほど精度の高い議事録が生成されます。一方、スポット会議ではデフォルトの「オート要約」で手早く共有するなど、使い分けができる点も便利です。

小林様：私は「タイムスタンプ」からの聞き直しを重宝しています。

管理職として複数のプロジェクトを兼務していると、先月の定例会議の詳細までとっさに思い出せないこともありますが、そんな時でもNottaの要約を見て該当箇所をクリックすれば前後の音声を再生でき、文脈や声のトーンで一気に記憶がよみがえります。これはテキスト議事録だけでは不可能な体験ですね。

左：稲葉 鮎季様 右：小林 正明様

―― 今後のNottaの活用方針をお聞かせください。

小林様：これからのテーマの1つが、蓄積された会議データの検索と活用ですね。現在、社内には多くの録画データが積み上がっていますが、これを「Notta Brain」のようなAI検索機能で、ファイルサーバー的に活用したいと考えています。

誰かが「〇〇システムの仕様変更について話している会議はある？」と聞けば、AIが横断的に探し出して答えを提示してくれる、そんな環境を目指しています。

社内のナレッジを引き出す力がさらに進化すれば、Nottaは単なる議事録ツールを超え、なくてはならない「企業の脳」として機能するはずです。

―― 最後に、同じような課題を持つ企業様へメッセージをお願いします。

小林様：Nottaは一度使うと「便利すぎて戻れない」といっても良いツールです。特に弊社のように、ナレッジが属人化してドキュメントをなかなか残せない企業こそ、会議をボタン1つで記録し資産化できるNottaの効果は大きなものだといえます。議事録作成の効率化から始まり、気づけば教育コスト削減やナレッジ共有の基盤になっている。そんな変化を実感できると思います。