マニュアル作成をAIで自動化！おすすめツール比較と具体的な作り方、活用のコツを解説

仕事の効率を上げるために、マニュアル作りは欠かせません。しかし、手順を書き出したり画像を用意したりする作業は、多くの時間を奪います。こうした悩みを解決するのが、AIを使ったマニュアル作成です。

AIを活用すれば、今まで手作業で行っていた工程を自動化できます。誰でも質の高い手順書を素早く作れるようになるでしょう。本記事では、AIツールの選び方や最新のおすすめ製品について詳しく解説します。

なぜ今、マニュアル作成にAIを活用すべきなのか？

従来のマニュアル作成における課題

これまでのマニュアル作りには、膨大な時間と手間がかかっていました。業務の流れを一つずつ書き出し、説明に合う画像を用意する作業は非常に大変です。担当者の負担が大きく、本来の仕事が後回しになる場面も少なくありません。

さらに、せっかく作った資料が活用されないケースも目立ちます。内容が古くなっても更新が追いつかず、形骸化してしまうためです。作成者の文章力によって、情報の伝わり方に差が出る点も大きな問題といえます。こうした属人化や効率の低さを解消するために、新しい仕組みが求められています。

AIを導入することで得られるメリット

AIを導入する最大の利点は、マニュアル作成の時間を大幅に短縮できることです。録画した動画やラフなメモから、AIが自動で手順を整理してくれます。人間がゼロから文章を考える必要がなくなり、作業の負担が軽くなるでしょう。

また、情報の質を一定に保てる点も魅力です。AIは論理的な構成を得意とするため、誰が担当しても分かりやすい資料が完成します。多言語への翻訳も一瞬で終わるため、外国人スタッフへの教育もスムーズに進みます。浮いた時間をクリエイティブな業務に充てられるため、組織全体の生産性が向上します。

AIが対応できるマニュアル作成の範囲

現在のAIは、テキストだけでなく画像や動画の処理も得意としています。たとえば、操作画面を録画するだけで、重要な箇所に説明文を添えた図解を作れます。長い会議の音声から、必要な手順だけを抜き出して文章化することも可能です。

表形式へのまとめや、専門用語の解説もAIが代行します。複雑な業務フローを視覚的に分かりやすく整える機能も備わっています。このように、企画構成から下書き、視覚資料の作成まで、幅広い範囲をカバーできるようになりました。人間はAIが作った案を点検するだけで、立派なマニュアルが完成します。

マニュアル作成AIツールの選び方！失敗しないための4つのポイント

作成したい形式で選ぶ

まずは、どのような形のマニュアルを作りたいかを明確にしましょう。文字中心の手順書なら、文章作成が得意なツールが適しています。一方で、PCの操作方法を伝えたい場合は、画面キャプチャを自動で図解するタイプが便利です。

現場の動きを伝えるなら、動画編集をサポートするAI機能が欠かせません。目的によって選ぶべき道具は大きく変わります。以下の表に、形式ごとの特徴をまとめました。

既存の資料から自動生成できるか

すでに社内にある資料を活かせるかどうかも、大切な判断基準です。古いWordファイルやPDFを読み込ませ、新しい形式に変換できるツールを選びましょう。AIが内容を読み取り、最新の情報に合わせて構成を整え直してくれます。

一から情報を入力する手間が省けるため、移行作業が非常に楽になります。過去の膨大な資産を無駄にせず、短時間でマニュアルを刷新できるはずです。対応しているファイル形式が多ければ、活用の幅もさらに広がります。

「録音データ」や「ラフなメモ」から構成案を作れるか

整った文章ではなく、断片的な情報から形にできる能力も重要です。会議の録音や、担当者が走り書きしたメモから、AIが論理的な手順書を組み立てます。話した内容をそのまま文字に起こし、要点を整理する機能があると役立つでしょう。

この機能があれば、マニュアル作りのためにわざわざ机に向かう必要がありません。現場での会話や指示をそのまま素材にできるため、情報の鮮度が保たれます。文章が苦手な人でも、話すだけで質の高い資料が作れるようになります。

編集のしやすさと共有・更新管理の利便性

AIが作った下書きを、人間が簡単に修正できるかを確認してください。操作画面が使いにくいと、結局は手作業の方が早いと感じてしまいます。直感的に画像を差し替えたり、文章を直したりできるツールが理想的です。

また、完成したマニュアルをチームで共有する仕組みも確認しましょう。URL一つで閲覧できたり、更新履歴が残ったりする機能は管理に役立ちます。情報が常に最新の状態に保たれる環境を作ることが、運用の成功につながります。

セキュリティ体制と企業の導入実績

ビジネスで利用する以上、情報の安全性は譲れないポイントです。入力したデータがAIの学習に使われない設定があるか、必ず確認しましょう。機密情報の漏えいを防ぐための機能が備わっている製品を選んでください。

他社の導入実績を調べることも、信頼性を判断する材料になります。同じ業界での活用事例があれば、自社でも導入のイメージが湧きやすくなるでしょう。サポート体制が充実しているかどうかも、安心して使い続けるためには不可欠です。

【2026年最新】マニュアル作成におすすめのAIツール比較

動画・Web操作から自動生成するタイプ

StepShot

StepShotは、PCの操作を記録して自動的にキャプチャ画像と説明文を作成するソフトです。ユーザーが画面をクリックするたびに、その箇所を強調した画像が保存されます。PC作業の可視化に特化したツールといえます。

特徴は、複数の画像を一括で編集できる点や、WordやPDFへ簡単に出力できる点です。料金は、ユーザー数に応じた月額制となっており、無料の試用期間も設けられています。おすすめな人は、ソフトの使い方などの操作手順書を大量に作りたい担当者です。

Scribe

Scribeは、ブラウザ上の操作を記録して、一瞬でステップバイステップのガイドを作る拡張機能です。操作を終えた瞬間に、画像付きの美しいマニュアルが完成します。オンライン業務のドキュメント化を自動化するツールです。

特徴は、ウェブブラウザさえあれば誰でもすぐに使い始められる手軽さにあります。料金は、基本機能が使える無料プランと、高度な編集ができる有料プランがあります。おすすめな人は、社内システムの利用方法を手早く共有したいリーダーです。

VideoStep

VideoStepは、動画マニュアルの作成と共有を、AIが強力にサポートするクラウドサービスです。撮影した動画から音声を抜き出し、自動で字幕を生成する機能が優れています。現場の動きを伝える動画マニュアルに特化したプラットフォームです。

特徴は、多言語翻訳に対応している点や、視聴データの分析ができる点です。料金は、企業の規模や利用目的に合わせた個別見積もりとなっています。おすすめな人は、製造現場や店舗教育で動画を積極的に活用したい企業です。

TeachableMe

TeachableMeは、誰でも簡単に教えるための教材やガイドを作れる、オンライン学習支援ツールです。AIが動画の内容を解析し、理解度を確認するためのクイズを自動で作ることも可能です。教育とマニュアル作成を融合させたシステムです。

特徴は、学習者の進捗管理ができるため、教育効果を測定しやすい点にあります。料金は、登録する生徒数や機能によって複数のプランが用意されています。おすすめな人は、新入社員の研修を効率化したい人事担当者です。

DojoCast

DojoCastは、スマートフォンやPCで撮影した動画を、AIが自動で短いステップ動画に切り出すツールです。不要な間の時間をカットしたり、音声を合成音声に置き換えたりできます。短尺の動画マニュアルを量産するためのツールです。

特徴は、特別な編集スキルがなくても、プロのような見栄えの動画が作れる点です。料金は、月額の定額制で、サポート体制も充実しています。おすすめな人は、文字だけでは伝わりにくい複雑な作業を動画で残したい現場です。

テキストベースで手順を構成するタイプ

ChatGPT

ChatGPTは高度な対話型AIで、質問に答えるような感覚で文章を作成できるサービスです。マニュアルの構成案や、具体的な手順の説明文を驚くほどの速さで書き出します。汎用性の高い文章生成AIツールです。

特徴は、文脈を理解する能力が高く、指示次第でトーンや内容を自在に変えられる点です。料金は、無料で使える版と、より高性能なモデルが使える有料版があります。おすすめな人は、マニュアルの骨組みや下書きをAIに任せたい人です。

Notion AI

Notion AIはメモやタスク管理ができる多機能ツールの中で、直接AIを呼び出せる機能です。作成中のドキュメントをAIが補足したり、要約したりしてくれます。情報共有ツールと一体化したAIアシスタントです。

特徴は、作成した文章をそのまま社内の共有ドキュメントとして保存できる点です。料金は、Notionの利用料に加えて、月額の追加費用を支払う形となります。おすすめな人は、社内のナレッジベースをNotionで一元管理しているチームです。

Claude

Claudeは自然な日本語での対話が得意で、長大な資料の読み込みにも強いAIです。社内の規程集などを読み込ませれば、それを基にしたマニュアルを提案してくれます。人間に近い思考プロセスを持つ文章生成AIです。

特徴は、高い安全性への配慮と、一度に扱える情報量の多さにあります。料金は、無料プランのほか、回数制限が緩和される有料プランがあります。おすすめな人は、正確で落ち着いた文章のマニュアルを作りたい人です。

Jasper

Jasperはマーケティングやビジネス文書の作成に特化した、高品質なAIライティングツールです。用途に合わせたテンプレートが豊富で、説得力のある手順書が作れます。プロのライターのような文章を作るビジネス向けAIです。

特徴は、企業のブランドに合わせた語り口をAIに学習させられる点です。料金は、利用するチームの規模に合わせた複数の月額プランがあります。おすすめな人は、対外的なマニュアルなど、文章の質にこだわりたい企業です。

Microsoft Copilot

Microsoft CopilotはWordやPowerPointなどのOffice製品と連携して動くAIアシスタントです。既存の資料からスライドを作ったり、文書の要約を作成したりできます。Officeソフトを拡張するAI機能です。

特徴は、多くの企業で使われているソフトの中で直接AIを使える利便性です。料金は、法人向けのライセンス契約に付随する形での提供となります。おすすめな人は、普段からOffice製品をメインに業務を行っている人です。

会議やインタビューを即座に資産化する「Notta Brain」とは？

録音・文字起こしデータからマニュアルの「核」を自動抽出

Notta Brainは音声データをAIが解析し、チャット形式で様々な情報を抽出できるツールです。文字起こしの精度も高く、会議やインタビューで話された内容を、自動で正確なテキストに変えてくれます。単なる文字起こしにとどまらず、マニュアルの素材となる要点を特定する能力に長けています。

大量の発言の中から、具体的な手順やルールに関する部分をAIが賢く選び出します。人間が録音を何度も聞き返す必要がなくなり、情報の整理が劇的に早まるでしょう。音声という形のなかった情報が、マニュアルの基礎となる「核」へと変化します。

現場の「口頭伝承」や「属人化したノウハウ」を可視化する強み

多くの職場では、熟練者の経験やコツが言葉だけで伝えられています。こうした貴重なノウハウは、記録に残りにくく、担当者が離れると失われてしまいます。Notta Brainを使えば、ベテランの何気ない説明をそのまま記録し、目に見える形にできます。

現場での何気ない会話の中にこそ、本当に役立つマニュアルのヒントが隠れています。AIがその場の空気を読み取り、暗黙知を形式知へと変換してくれるのです。これにより、誰でも同じレベルで仕事ができる環境を整えられます。

複数の議事録を横断して分析し、一貫性のある手順書を作成

一つのマニュアルを作るために、何度も会議を重ねることは珍しくありません。Notta Brainは、過去の複数の記録をまとめて分析し、内容を統合できます。それぞれの会議で決まったことを整理し、一貫性のあるマニュアルへと仕上げます。

前後の文脈をAIが理解するため、情報の矛盾や抜け漏れにも気づきやすくなります。バラバラに散らばっていた情報が一つの流れになり、完成度の高い資料が生まれます。手間をかけずに、組織の知識を整理された手順書として集約できるでしょう。

Notta Brainでマニュアル作成を効率化する具体的な手順

音声データのアップロードと高精度AIによる文字起こし

最初に以下の手順で、録音した音声や動画のファイルをNotta Brainに読み込ませます。

1. Nottaにログインし「アップロード」をクリックします

2. 読み込ませたいファイルをドラッグ＆ドロップし「次へ」をクリックします

3. 必要な設定を行ったら「アップロード」をクリックします

4. 以上で音声データのアップロードを文字起こしは完了です

最新のAI技術により、騒がしい場所での会話も高い精度でテキスト化されます。話者が複数いても、誰が何を言ったかを自動で判別して記録します。文字起こしが終わると、画面上にテキストが表示され、音声と照らし合わせることができます。不明瞭な箇所があっても、すぐに再生して確認できるため安心です。この段階で、マニュアルの材料となる生の声がすべてデジタルデータとして揃います。

「AI要約」を活用したマニュアル原案の生成

次に、文字起こしされた文章をAIに要約させます。具体的な手順は以下のとおりです。

1. NottaBrainに移動すると、先ほど文字起こししたデータが保存されています

2. マウスオーバーすると表示される「質問する」をクリックします

3. ChatGPTのようなチャット画面が開きますので、AIに指示するプロンプトを入力します

4. AIがデータを解析して見やすく要約してくれます

AI要約をすることで、不要な雑談や繰り返しの言葉を省き概要だけをすっきりと抽出します。AIが自動でタイトルや概要を提案してくれるため、構成に悩む時間がなくなります。プロが書いたような論理的な文章が、ボタン一つで生成されるのは驚きです。この下書きがあるだけで、完成までの道のりは半分以上終わったといえます。

チャット形式の指示で内容のブラッシュアップと形式整理

完成した下書きに対して、AIと対話しながら修正を加えることができます。「もっと初心者に分かりやすくして」や「注意点を強調して」と伝えるだけです。指示を受けたAIは、すぐに内容を書き換えて、より最適な表現へと磨き上げます。

文章のトーンを統一したり、難しい言葉を平易に言い換えたりする作業も簡単です。チャット形式でやり取りするだけなので、特別な知識は必要ありません。納得がいくまで調整を重ねれば、現場ですぐに使える完璧なマニュアルが出来上がります。今回は「冒頭に、このマニュアルの必要性を記載して。注意点や大切な部分を強調して」と指示し、以下のようなマニュアルが完成しました。

動画や画面録画からAIでマニュアルを作成する方法

録画するだけでステップ図解が完成する仕組み

Notta Brainでは、ステップ図解も簡単に作れます。具体的な手順は以下のとおりです。

1. Nottaを開いて「画面収録」をクリックしマニュアル化したい内容を録画します

2. Notta Brainを開き、録画したデータをマウスオーバーして「質問する」をクリックします

3. AIに指示を入力します

4. しばらく待つとステップ図解が完成します

複雑な業務フローを可視化する際の注意点

AIでマニュアルを作る際も、情報の詰め込みすぎには注意が必要です。複雑な業務を一つの動画にまとめようとすると、視聴者が混乱してしまいます。大きな流れを適切な単位で分割し、一つひとつのステップを簡潔に保つことが大切です。

AIは指示された内容を処理しますが、全体の見やすさは人間が最終判断すべきです。図解が複雑になりすぎた場合は、情報を削ったり補足を加えたりしてください。受け手が迷わないよう、親切な構成を心がけることが運用のコツです。

動画マニュアルとテキストマニュアルの使い分け

動画とテキストには、それぞれ得意な役割があります。実際の動きやソフトの操作を伝えるなら、視覚的な情報が多い動画や図解が最適です。一方で、細かい規則や例外的な処理を確認するには、検索性の高いテキストが向いています。

AIツールを使い分け、両方のメリットを組み合わせるのが賢い方法です。動画マニュアルの中に重要なポイントをテキストで添えれば、さらに理解が深まります。状況に応じて最適な形式を選び、受け手が最も学びやすい形を目指しましょう。

AIでマニュアル作成を行う際の注意点と限界

生成された情報の正確性を必ず人間が確認する

AIは非常に便利な道具ですが、ときには事実と異なる情報を生成することがあります。特に専門的な手順や社内独自のルールについては、誤りが混ざる可能性を否定できません。AIが作った内容は、必ずその業務に詳しい人が目を通してください。

間違いを見逃したまま配布すると、現場でのトラブルや事故につながる恐れがあります。AIはあくまで「下書きを作る助手」として捉えるのが正解です。最終的な品質に責任を持つのは人間であるという意識を、忘れないようにしましょう。

機密情報の入力に関するセキュリティリスクの管理

AIにデータを入力する際は、社内のセキュリティ規定を厳守してください。個人情報や取引先の機密事項を、一般公開されているAIにそのまま入力するのは危険です。情報の扱いが設定でどうなっているか、事前によく確認しましょう。

法人向けの有料プランでは、データが保護され学習に使われないことが一般的です。無料ツールを使う場合は、情報を匿名化するなどの工夫が必要になるでしょう。安全な運用ルールを社内で作り、リスクを最小限に抑えながら活用してください。

定期的なアップデート（情報の鮮度）の重要性

マニュアルは作った瞬間から古くなり始めます。業務の内容が変わったのに古い資料が残っていると、大きな混乱を招きます。AIを使えば更新作業も楽になりますが、見直しのタイミングを決めるのは人間の役割です。

半年に一度など、定期的に内容を点検するスケジュールを立てましょう。AIに最新の変更点を伝えれば、すぐに修正案を作ってくれます。常に新しい情報が反映されている状態を保つことで、マニュアルは初めて価値を持ち続けます。

まとめ：AIでマニュアル作成を自動化して業務効率を最大化しよう

マニュアル作成における「時間がかかる」「更新が止まる」「伝わらない」という課題は、AIの活用で劇的に解消されます。テキスト、画像、図解と、作成したい形式に合わせて最適なツールを選ぶことが、業務効率化の第一歩です。AIを導入すれば、誰でも短時間で質の高い手順書を作成できるだけでなく、組織全体でノウハウを共有する文化が根付くでしょう。

その中でも、会議や現場の声をそのまま資産に変えたいとお考えなら、Notta Brainの活用が最も近道です。Notta Brainは、音声から自動で文字を起こすだけでなく、AIが瞬時に要点を整理してマニュアルの原案を組み立てます。これまで個人の頭の中にしかなかった「暗黙知」を、誰でも使える「共有財産」へと変える力を持っています。

まずは公式ホームページから無料体験で、マニュアルが完成する驚きのスピードを体感してみてください。AIを賢く使いこなし、あなたのチームの生産性を最大限に高めていきましょう。