商談記録ツールとは？導入メリットやおすすめツールも紹介

• 商談内容が担当者しか分からず情報共有に時間がかかる

• Excelでの案件管理に限界を感じている

• データを活用した営業フローを確立したい

このような悩みを抱える営業担当者やマネージャーの方も多いのではないでしょうか。商談記録ツールは営業活動を効率化し、成果を上げるための強力な味方です。

この記事では商談記録ツールの基本から、導入の利点、具体的な選び方までを分かりやすく説明します。おすすめのツールやExcelでの自作方法も紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

商談記録ツールとは？

商談記録ツールとは、営業担当者が行う顧客との商談内容や進捗状況を記録し、管理するためのシステムです。

営業活動は個人の経験に頼ることが多く、情報が共有されにくいという課題がありました。商談記録ツールを使うことで、誰がいつ、どのような商談を行ったのかをチーム全体で把握できます。

営業活動が特定の担当者に偏ることを防ぎ、組織全体の力で成果を出す体制を築くことが可能です。営業の質を高め、会社の成長を支えるために役立つツールと言えるでしょう。

商談記録は営業活動の質を高め、成約率を上げるために重要です。記録がなければ担当者しか案件の状況が分からず、組織的な営業活動ができないからです。

例えば、優秀な営業担当者の商談記録を分析することで、他の担当者も成功の秘訣を学べます。顧客からの問い合わせに対しても、担当者が不在の際に他の人が記録を見て素早く対応することが可能です。

個人の記憶に頼るのではなく、組織の財産として記録を残すことが、会社の成長につながる秘訣です。

商談記録ツールとSFAは、管理する情報の範囲と目的に違いがあります。商談記録ツールは、個々の商談内容の記録に機能を絞っていることが一般的です。

一方でSFA（営業支援システム）は、商談を含めた営業活動全体の管理を目指すシステムです。具体的にSFAは、顧客情報や案件管理、スケジュール、売上予測など幅広い機能を持っています。

商談記録ツールは、SFAが持つ機能の一部と考えることもできるでしょう。そのため、まずは商談の記録から始めたい場合は商談記録ツールが適しています。営業プロセス全体を効率化したいなら、SFAがおすすめです。

商談記録ツールとCRMは、主に顧客との関係性に注目する点で異なります。商談記録ツールが「商談」という営業プロセスの一部分を記録することを目的とするのに対し、CRM（顧客関係管理）は顧客との長期的な関係を築くための情報を管理します。

例えばCRMは、購入履歴や問い合わせ対応の記録など、顧客に関するあらゆる情報を集めます。その情報をもとに、顧客満足度を高めるための働きかけを行うのです。

商談記録も大切な顧客情報の一部ですが、CRMはより広い視点で顧客を管理しています。両者を連携させれば、商談内容を顧客情報に紐づけてより深い顧客理解が可能です。

商談記録ツールを導入するメリット

ツールを使うことで、各案件の進み具合がひと目で分かるようになります。営業担当者がそれぞれ抱えている案件の状況を、チーム全体で共有できるからです。マネージャーは適切な指示を出しやすくなり、担当者も次の行動を考えやすくなります。

例えば、ある案件が「提案段階」で長く止まっているとします。ツール上で状況が分かれば、マネージャーはすぐに気づいて助言することが可能です。担当者が急に休んでも、他の人が記録を見て対応を引き継げます。対応の漏れや遅れを防ぐことにもつながり、チーム全体の営業力を底上げする上で非常に効果的です。

商談記録ツールは蓄積された多くの商談データを分析できるため、営業フローの改善にも役立ちます。客観的なデータに基づいて、成功案件と失注案件の違いを明らかにできるためです。

例えば、成約率が高い営業担当者の記録を分析することで「初回訪問から2週間以内に次の提案をしている」といった共通点が見つかるかもしれません。その成功パターンをチーム全体のルールにすることで、組織全体の成約率向上が期待できます。感覚や経験だけに頼らず、記録された事実から営業のやり方を改善できる点が大きなメリットです。

ツールを導入すると、チーム内の情報共有が非常にスムーズになります。商談に関する全ての情報が、ひとつの場所にまとめて記録されるからです。口頭での報告やメールでの連絡に頼る必要がなくなります。

例えば外出先の営業担当者がスマートフォンで商談内容を入力すると、その情報はすぐに社内のメンバーに共有されます。上司はリアルタイムで状況を把握でき、他の部署も必要な情報を確認可能です。報告のための会議や資料作成の時間を減らせるため、営業担当者は本来の業務にもっと集中できるようになるでしょう。

商談記録ツールの主な機能

ステータス管理とは、一つひとつの案件が今どのような状態にあるかを管理する機能です。案件の状況を「アプローチ中」や「提案済み」といった形で分類することで、チームの誰もが状況をひと目で理解できるようになります。

例えばマネージャーは「交渉中」の案件一覧を見て、すぐにサポートが必要な案件を見つけることが可能です。担当者自身も自分の抱える案件の状態を整理し、次に行うべきことを明確にできます。ステータス管理は、案件の停滞を防ぎ、営業活動を前に進めるために重要な機能です。

フェーズ設定は、営業活動の流れを段階ごとに区切って管理するための機能です。自社の営業プロセスに合わせて「初回訪問」「ヒアリング」「提案」「契約」といった段階（フェーズ）を設定することで、各案件がどの段階にあるかを正確に把握できます。

具体的には、ある案件が「ヒアリング」の段階にあると分かれば、次は「提案」の準備をすべきだと明確になるでしょう。各段階にかかる時間などを分析すれば、営業活動のどこに課題があるかを見つけることも可能です。「ヒアリングから提案に進む割合が低い」という課題が見つかれば、ヒアリングの方法を見直すきっかけになります。

商談記録ツールには、顧客の情報と案件の情報を結びつけて管理する機能も備わっています。情報がばらばらになることを防ぎ、必要な情報をすぐに見つけることが可能です。

ある顧客から問い合わせがあった際、ツールを見れば過去の商談履歴や現在の案件状況がすぐに分かり、担当者が不在の場合でもスムーズに対応できるでしょう。また一つの顧客に対して複数の案件が同時に進んでいる場合も、情報を整理して管理することが可能です。顧客と案件を結びつけることで、丁寧な顧客対応と効率的な案件管理ができます。

タスク管理機能は必要な作業を管理し、抜け漏れを防ぐための機能です。具体的に「いつまでに、誰が、何をするのか」を明確に設定できます。

例えば「来週の金曜日までにA社への提案書を作る」という作業を担当者に割り当てられます。期日が近づくと通知が届くように設定すれば、うっかり忘れる心配も少なくなるでしょう。マネージャーはチーム全体の作業の進み具合を確認し、特定の担当者に仕事が偏っていないかを把握することが可能です。

担当者アサイン機能は、各案件に担当の営業社員を割り当てるための機能です。誰がその案件の責任者なのかをはっきりさせることで、責任の所在が明確になり、スムーズな行動を促します。

新しい問い合わせがあった際、マネージャーがツール上で担当者を指名することが可能です。指名された担当者には通知が届き、すぐに対応を始められます。担当者の変更が発生した場合も、ツール上で簡単に引き継ぎができるでしょう。担当者を明確に割り当てることは、スムーズな顧客対応と組織的な営業活動の基本です。

レポート・ダッシュボード機能は、ツールに蓄積された営業データを分析し、図やグラフで分かりやすく表示する機能です。営業活動の成果や課題をひと目で把握でき、データに基づいた判断を助けるからです。

例えば、月ごとの成約数や担当者別の売上成績などをグラフで表示できます。ダッシュボード画面では、売上目標の達成率など重要な数字を一覧で確認することが可能です。マネージャーは毎朝ダッシュボードを見るだけで、チーム全体の状況を素早く把握できるでしょう。

商談記録ツールの導入手順

最初のステップは、現在の営業活動が抱える課題を明らかにすることです。課題が分からなければ導入の目的が曖昧になり、どのようなツールを選べば良いか判断できないからです。

「商談内容が担当者しか分からず情報共有に時間がかかる」「案件の進捗管理ができておらず対応漏れが起きる」といった課題を洗い出します。現場の営業担当者から意見を聞くことも、本当に課題を見つけるために大切です。

課題を整理した上で「情報共有の時間を50%にする」といった、ツール導入で達成したい具体的な目標を設定します。現状を正しく知り目標を定めることが、ツール導入の成功に向けた第一歩です。

次に、ツール導入を責任もって進めるための社内体制を整えましょう。誰が中心となって進めるのかを決めておかないと、計画が途中で止まってしまう恐れがあるからです。営業部門のリーダーや情報システム部門の担当者など、関係する部署からメンバーを集めてチームを作るのがおすすめです。

チームの責任者を決め、それぞれの役割を明確にしてください。また導入のスケジュールも、具体的に立てましょう。「いつまでにツールを決め、いつから試験的に使い、いつから本格的に運用するか」という計画を立てることで、着実に導入を進められます。

新しいツールを使い始める際には、これまで使っていたデータを移す作業が必要です。過去にExcelなどで管理していた顧客情報や商談の履歴を、新しいツールでも活用するために行います。

まずは、どのデータを新しいツールに移すのかを決めましょう。全てのデータを移すのではなく、本当に必要な情報だけを選ぶことが大切です。次にデータの項目名を統一するなど、新しいツールの形式に合わせて整える作業を行います。

データの量が多い場合は、専門の会社に手伝ってもらうことも一つの方法です。移行が終わったら、データが正しく移されているかを必ず確かめましょう。

ツールを導入したら、実際に利用する社員向けの研修を行います。優れたツールでも使い方が分からなければ、社内に広まらないからです。全員を一度に集めて説明するだけでなく、部署ごとや経験に合わせて研修会を開くと効果的です。

ツールの基本的な操作方法から「商談後はその日のうちに内容を入力する」といった社内の運用ルールまで丁寧に説明します。研修が終わった後も、気軽に質問できる窓口を用意したり、分かりやすい手引書を準備したりするサポートも用意するといいでしょう。

ツールの導入後は、定期的にその効果を確かめ改善を続けることが重要です。導入して終わりではなく、より効果的に使う方法を探し続けることで、価値を最大限に高められるからです。

例えば「ツール導入で情報共有の時間がどれくらい短くなったか」などを定期的に確認します。また利用者である社員から「もっとこうすれば使いやすい」といった意見を集めることも大切です。集めた意見を参考にすることで、ツールの設定を見直したり、運用ルールをより良くしたりできます。

商談記録ツールの選び方｜比較・選定の6ステップ

最初にツールを導入する目的と、導入後の仕事の流れを明確にしてください。目的が曖昧なままでは、どのツールが自社に合っているか判断の軸がぶれてしまうからです。

目的は「情報共有を円滑にし、報告のための会議をゼロにする」のように具体的にしましょう。次に、商談が終わった後、誰がいつ、どのような情報を入力するのかを決めます。その情報を上司や他の部署がどう使うのか、といった運用フローも整理しておく必要があります。明確な目的と運用フローが、ツール選びのぶれない基準となるのです。

定めた目的を達成するために必要な記録項目や、ツールの機能を具体的に書き出します。機能が多すぎるツールは複雑で使いこなせず、逆に機能が少なすぎると目的を達成できない可能性が高まります。

「案件の進捗管理」が目的なら、顧客名、商談日、進捗状況、次の行動予定といった項目が必要です。機能面では、案件の状態を管理するステータス管理や、作業を管理するタスク管理機能が欠かせないでしょう。絶対に外せない機能と、あれば便利な機能を分けて考えると、頭の中が整理しやすくなります。

必要な機能がはっきりしたら、その条件をもとにいくつかの候補ツールを比べてみましょう。ツールごとに機能や料金、サポート体制に違いがあるため、比較検討することが最適な選択につながります。

気になるツールを2つか3つに絞り、それぞれの特徴を一覧表にすると分かりやすいです。例えばAツールは多機能で料金も高いが、Bツールは機能がシンプルで安価、といった違いを把握できるでしょう。会社の規模や予算に合っているか、将来的に機能を追加できるかといった点も大切な比較ポイントです。

候補がある程度絞れたら、無料の試用期間を利用して実際にツールを使ってみましょう。資料やウェブサイトの説明だけでは分からない、本当の使いやすさや自社の業務との相性を確かめるためです。

実際に営業担当者数名に協力してもらい、商談内容の入力が簡単か、画面は見やすいかなどを確認します。事前に考えた運用フローの通りに作業ができるかも試してみましょう。「入力に思ったより時間がかかる」といった現場の正直な意見を集めることが、本格導入後の失敗を防ぐことにつながります。

導入するツールが決まったら、社員がスムーズに使いこなせるようにするための教育計画を立てます。どんなに優れたツールを導入しても、社員が使ってくれなければ意味がないからです。

使い方を説明する会を開いたり、分かりやすいマニュアルを用意したりします。導入してしばらくは、気軽に質問できる相談窓口を設けることも効果的でしょう。一部の部署から試験的に導入を始め、成功例を作りながら全社に広げていく方法もあります。

ツールを使い始めた後も、定期的にその効果を確かめ、使い方を見直さなければいけません。一度決めたやり方が、会社の状況の変化に対応できなくなる可能性があるからです。

具体的には、導入前の「情報共有にかかる時間を半分にする」という目標が達成できたかを、数ヶ月後に確認します。もし目標に届いていないなら、その原因を考えましょう。入力ルールが複雑すぎる、特定の機能がほとんど使われていないなどの課題が見つかれば、運用方法を改善します。

商談記録ツールの進化

AI技術の活用によって、商談記録の入力作業が簡素化されています。AIが人の会話音声を自動で文字に起こしたり、長い会話の要点をまとめたりしてくれます。

例えばオンラインで行った商談を録音しておけば、AIが自動で議事録を作成してくれるツールがあります。営業担当者は商談が終わった後、AIが作成した要約を確認するだけで済むようになるのです。営業担当者の負担を減らすことで、本来の提案活動などに集中できる時間を作り出せます。

社内のチャットツールとの連携や、スマートフォンでの使いやすさも重視されています。営業担当者が会社の外にいる時間が多く、手軽に情報を確認・入力できる環境が求められているためです。

商談が終わった直後に、移動中の電車内でスマートフォンから入力できるアプリも増えています。また社内で普段使っているチャットツールに、商談記録の更新通知が自動で届くように連携することも可能です。関係者への情報共有が素早く行われ、確認漏れを防ぐことにもつながるでしょう。

ツールを選ぶ際には、情報セキュリティと、コンプライアンスに配慮されているかの確認も必要です。商談記録には顧客の情報が含まれており、情報漏えいは会社の信用を大きく損ないます。

通信や保存するデータが暗号化されているか、アクセスできる人を制限する機能があるかなどを確かめましょう。また取引の書類を電子データで保存する際のルールを定めた「電子帳簿保存法」など、関連する法律に対応しているかも重要です。

商談記録ツールおすすめ10選【2025年版】

Notta Sales Agentは、自動文字起こしサービスを手がける「Notta」が提供する、商談記録ツールです。AIによる自動文字起こしと要約が強みで、営業担当者が商談後の記録作成にかける時間を大幅に減らせます。

ZoomやTeamsなどで行ったオンライン商談の音声を、AIが自動で高精度にテキスト化します。さらにその内容から決定事項やタスクを抽出し、要約まで作成してくれるのです。またAIチャットを使えば、自分で顧客の反応や状態を確認しなくても自動で答えてくれます。各種CRMにも対応しているため、スムーズな社内連携も可能です。

現在はβ版を提供しており、完全版に向けたブラッシュアップが続けられています。商談後の議事録作成に多くの時間を費やしている企業や、オンラインでの営業活動が多い方は、無料の体験版に申し込んでみてはいかがでしょうか？

Stockは、ITツールに不慣れな人でも直感的に使える、非常にシンプルな情報共有ツールです。複雑な機能を削ぎ落とし、「誰でも簡単に使える」ことにこだわって作られているため、導入後すぐに社内で活用できます。

商談記録はもちろんのこと、社内の連絡事項や業務マニュアルなど、あらゆる情報を「ノート」という形で手軽に残し、共有することが可能です。料金は、5人以下のチームで使える「ビジネス5プラン」なら月2,500円です。まずは費用を抑えて手軽に情報共有を始めたい中小企業や、多機能さよりもシンプルさを求めるチームに最適なツールです。

Zoho CRMは、世界中で多くの企業に利用されている、コストパフォーマンスに優れた顧客管理ツールです。顧客管理から営業支援、マーケティングまで、ビジネスに必要な幅広い機能を持ちながら、手頃な価格で提供されています。

商談記録や案件管理はもちろん、メール配信やウェブサイト訪問者の追跡など、顧客との関係を深めるための機能が豊富にそろっています。無料プランも用意されており、リスクなく試せる点も特徴です。コストを抑えつつ本格的な顧客管理を始めたいと考えている、スタートアップや中小企業に特におすすめします。

NICE営業物語Smart3は、現場の営業担当者が使いやすいように工夫された、定着率の高い営業支援ツールです。ツール導入でよくある課題の「入力が面倒で使われなくなる」ことを防ぐ仕組みが充実しています。

例えば一度入力した報告書の内容が、関連する顧客情報や案件情報に自動で反映されるため、二度手間が発生しません。スマートフォンやタブレットからの操作性も良く、外出先からでも簡単に入力できる点も強みです。

営業担当者の入力負担を軽くし、ツールの利用を確実に社内に根付かせたい企業に向いています。

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商談記録ツールとして使い始めることはもちろん、案件管理や日報、問い合わせ管理など、様々な業務システムを一つのプラットフォーム上で管理可能です。「ライトコース」は1ユーザーあたり月額1,000円で利用できます。会社独自の業務の流れがある企業や、将来的に他の業務もシステム化したいと考えている会社におすすめです。

Ambassador Relations Toolは、顧客との良好な関係づくりを支援するツールで、無料で始められるプランが用意されています。コストをかけずに、商談記録や顧客管理を試してみたい場合におすすめです。

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商談記録ツールをExcelで自作する方法

Excelで自作する場合、最初に記録すべき項目をしっかり決めることが重要です。項目が多すぎると入力が面倒になり、少なすぎると後から分析に必要な情報が足りなくなるからです。基本的には「会社名」「担当者名」「商談日」「商談内容」といった情報が欠かせません。

加えて「案件の進捗状況」や「受注の見込み度合い」、「次に行うべき行動」なども管理すると良いでしょう。自社の営業スタイルに合わせて管理したい情報を整理し、過不足のない項目を設計しましょう。

Excelで入力したデータを効率的に分析するには、関数やピボットテーブルを活用するのがおすすめです。手作業で集計すると時間もかかり、ミスの原因にもなるため、自動化することが大切です。

例えばCOUNTIF関数を使えば、担当者ごとの案件数を簡単に数えられます。またピボットテーブルを使えば、マウス操作だけでデータを様々な角度から集計し、グラフで分かりやすく表示することが可能です。担当者別の売上実績や、月ごとの成約率の推移などを簡単に把握できます。

Excelで作成したファイルをチームで共有して使う際には、いくつかの注意点があります。特に問題になりやすいのが、ファイルのバージョン管理です。複数の人が同じファイルを同時に編集しようとすると、後から保存した人の内容で上書きされてしまうことがあります。

誰かがファイルを開いていると他の人は閲覧しかできず、作業が滞ることもあるでしょう。ファイル名に日付を入れて管理する方法もありますが、どのファイルが最新版か分からなくなりがちです。

商談記録ツール導入の成功事例

A社：3営業日分の作業時間削減

あるIT企業のA社では、ツール導入によって営業担当者の作業時間を大幅に削減することに成功しました。以前はExcelでの報告書作成やメールでの共有に多くの時間を費やしていましたが、ツールの導入で報告業務の多くが自動化されたからです。

商談内容はスマートフォンのアプリから簡単に入力できるようになり、移動時間などを有効に使えるようになりました。上司もリアルタイムで状況を把握できるため、報告のためだけの会議も不要になったのです。

結果として、担当者一人あたり月間で3営業日分もの時間を削減でき、その時間をお客様への提案準備などに充てられるようになりました。

B社：成約率23%向上

製造業のB社は、ツール導入後にチーム全体の成約率を23%も向上させました。ツールに蓄積された過去の商談データを分析し、営業の成功パターンを見つけ出して、チーム全体で実践したことが成功の理由です。

具体的には、成約した案件と失注した案件の記録を比べ、成功した営業担当者の行動を分析しました。成約につながりやすい行動の型を発見し、チームの標準的な営業プロセスとして共有したのです。

データに基づいた客観的な分析によって営業のやり方を見直したことが、組織全体の成果を大きく引き上げる結果につながりました。

商談記録ツールの失敗事例

ツールが定着しない最も大きな原因は、入力の手間が営業担当者の負担になってしまうことです。日々の業務で忙しい営業担当者にとって、入力作業が面倒だと感じると、次第に記録をしなくなってしまいます。

ある会社では、管理部門が多機能なツールを選びましたが、現場にとっては入力項目が多すぎました。結果として、ほとんどの担当者が入力をやめてしまい、ツールは使われなくなったのです。導入を成功させるには、現場の意見を聞き、入力が簡単で負担の少ないツールを選ぶことが大切です。

ツールの便利な機能も、設定を誤ると情報漏えいという大きな問題を引き起こす可能性があります。誰がどの情報を見ることができるのかという「権限」の設定を、適切に行うことが非常に重要だからです。

具体例を挙げると、ある会社では全社員が全ての顧客情報を見られる設定になっており、退職者が顧客情報を持ち出す事件が起きてしまいました。本来は、案件の担当者と直属の上司など、関係者だけが閲覧できるように細かく設定すべきでした。ツールの導入時には、情報管理のルールを明確に定め、セキュリティ設定を正しく行うことが不可欠です。

商談記録ツールに関するよくある質問（FAQ）

ツールの費用は、初期費用と月々の利用料で構成され、価格帯は幅広く設定されています。無料から使えるツールもあれば、高機能で高価なツールまで、様々な種類があります。

初期費用が無料のツールも多いですが、月々の利用料は利用人数や機能によって決まるのが一般的です。一人あたり月額数千円で利用できる手頃なものもあれば、数万円以上するものも存在します。

多くのツールがスマートフォン用のアプリを提供しており、一部ではオフライン入力も可能です。外出の多い営業担当者が、いつでもどこでも手軽に記録を入力できる環境が求められているためです。

ただし全てのツールがこれらの機能を持つわけではないため、選ぶ際に必ず確認しましょう。営業担当者の働き方に合わせて、モバイル対応の有無は大切な確認点です。

ほとんどのツールで、データの暗号化やアクセス制限など、厳重な安全対策が施されています。商談記録にはお客様の大切な情報が含まれており、情報の安全を守ることがツールの信頼性にとって不可欠です。

具体的な対策として、通信内容を暗号化して盗み見を防ぐ仕組みがあります。安心して利用するためには、ツール提供会社の安全対策を事前にしっかり確認することが必要です。

社内定着のコツは、導入目的の共有と、現場の負担を減らす工夫にあります。「なぜこのツールを使うのか」という目的が分からないと、社員は利用を面倒に感じてしまい長続きしません。

まずは「報告時間を減らして営業活動に集中するため」といった、導入の目的を全社員に丁寧に説明しましょう。利用者である社員の視点に立った導入計画が、成功の鍵を握ります。

商談記録ツールまとめ｜最適な選定で営業力を最大化

商談記録ツールは、営業活動を効率化し、組織全体の力を高めるための強力なツールです。担当者個人の記憶や経験に頼っていた営業から、データに基づいた組織的な営業へと変えることができます。

ツールを導入すると、案件の進捗状況が誰にでも分かるようになり、チーム内での情報共有が円滑になります。蓄積されたデータを分析すれば、より効果的な営業方法を見つけ出すことも可能です。

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