効果的な営業会議のアジェンダの作り方

【テンプレート付き】営業会議を効果的に行うコツを解説!

いまやコミュニケーションの方法は、以前にも増して豊富になりました。Lineやメールが日常的なやりとりの多くを占めていますが、時には対面会議、あるいはWebカメラで顔を見ながら話すことに代わるものはありません。もちろん、メールで済むような無駄な会議もたくさんあります。
しかし、計画的で目標志向の会議が、チームを正しい方向に向かわせ、過去の業績を振り返り、将来の目標を共に決定するための素晴らしい方法であることは否定できません。
ここでは、営業会議を効果的に行うコツを紹介します。

目標を整理する

会議を成功させるには、何らかの成果を上げる必要があります。そこで登場するのが、「目標」(ゴール)という測定方法です。

会議の目標は、営業会議のアジェンダを構築する際の指針となるべきものです。「新しい目標を設定することが主な目的なのでしょうか?」というように、その目標を中心にすべてのアジェンダを構成することになります。一方、前四半期の成果を報告することが目的であれば、アジェンダはまったく異なるものになるでしょう。

ここで重要なのは、営業会議を効果的に行うには、会議室に向かう前に、あるいはZoomなどのWeb会議ツールを起動する前に、何を達成したいのかを知っておく必要があるということです。事前に目標を設定しなくても、生産的な会議を行うことは可能ですが、計画を立てるよりも、ただ偶然に達成することの方がはるかに難しいのです。

合理的な時間枠を決める

会議で何を扱うかを計画する前に、会議の長さについて十分な見当をつけておく必要があります。トピックの数や深さによって、会議の時間を決めたい場合もあるでしょう。しかし、外部からの時間的な制約に直面し、それを回避しなければならない場合もあります。

基本的に、会議にはお金がかかるということを覚えておいてください。営業チームを集めている時間は、売上を上げるための時間ではないのです。まず、会議がその費用を正当化できるほど重要であり、適切なROIを生み出すものであることを確認する必要があります。その上で、先に揃えた目標達成のために、できるだけ短い時間を選びたいものです。

さらに、会議の参加者は、時間が経つにつれて自然と集中力や注意力が低下することを念頭に置いてください。15分間のミーティングであれば、エンゲージメントが低下することはないでしょう。しかし、その時間を3時間にすると、多くの人が虚空を見つめることになります。

もちろん、すべての会議が15分で終わるわけではありませんが、会議の時間を決める際には、人間の基本的な心理を考慮する必要があります。一般的には、1時間を超えたあたりから、だんだんと疲れてくるものです。

会議議題を選択する

目標を設定し、時間の制約を設けた上で、会議で取り上げるべき具体的なトピックを決め始めます。あるいは、この段階で決めた会議議題をもとに、会議の長さを決めるのもよいでしょう。

会議中に取り上げたい一般的なトピックは、以下の通りです。

最近の実績

営業会議では、最近の営業努力の成果を話し合う時間がしばしば設けられる。
例えば、販売量、特定の目標が達成されたかどうか、指定された重要業績評価指標(KPI)に対する進捗状況などを話し合うとよいでしょう。

ゴールと目標

将来の目標と目的を明確にすることも、多くの営業会議で不可欠な要素です。
「ゴールと目標」というトピックには、一定期間に達成したい具体的な売上数字や、目標達成率などが含まれることがあります。

競合・市場調査競合

他社がどのような業績を上げ、何を行っているかを評価することは、営業戦略上不可欠な要素です。
営業チームのミーティングに定期的にこのテーマを取り入れることで、その後の取り組みに取り入れるべき販売戦略の変更や新しい要素を特定することができます。

戦略とコーチング

営業会議の中には、より一般的で、細かい点ではなく全体像に焦点を当てるものもあります。
この場合、営業担当者が使用できる新しい戦略の指導、新しい営業トークスクリプトの導入、または既に使用している戦略をより効果的に実行するためのトレーニングに集中することがあります。

タスク管理

適切な進捗管理を行わないと、スケジュールの遅延、人件費の増加、利益や機会の損失が発生する可能性があります。
プロジェクト・業務の進捗状況チェックや、スケジュール調整で重要なのがタスク管理です。適切なタスク管理を行うことがおすすめします。
まずはタスク管理できるNotionのテンプレートをぜひ試してみて、時間を有効に使いましょう。

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サクセスストーリーのアピール

チームの士気を高め、効率的に仕事を進めるためには、時々、感謝の気持ちを表すことが大切です。
そのためには、チームメンバーの功績を称える時間を設けるとよいでしょう。

適切な発言者と役割を選択する

場合によっては、一人の担当者が会議全体を仕切ることもあります。また、異なるメンバーが発表し、議論を通じて発言することもあります。営業会議のアジェンダには、誰が会議の各セクションをリードするのか、また各セクションのおおよその所要時間はどの程度なのかを明記しておくとわかりやすいでしょう。

また、必要に応じて後で全員が確認できるように、ミーティング中にメモを取る人を決めておくとよいでしょう。
紙やパソコンでメモを取ることもできますが、Nottaのようなツールを使えば、会議の音声を録音し、その録音をもとにAIが検索可能な書き起こしを自動的に作成するので、メモ取りが簡単になります。

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まとめ

営業会議は、新しい目標に向かってチームを方向転換させたり、チームメンバーの経験を共有したり、過去の業績について話し合ったりするために不可欠なものです。

営業会議のアジェンダを作成するには、目標の内容、それを確認する時間、議論する内容、それぞれのトピックを発表する人を理解しておく必要があります。アジェンダに込めた思いと配慮は、出席者が時間を最大限に活用し、ビジネス目標を達成するために大いに役立つでしょう。