議事録見本｜書き方・テンプレート・実例で分かる作成のコツ

議事録は、会議の内容を正確に記録し、参加者や関係者との認識を統一する重要なビジネス文書です。しかし、「どのように書けば良いのか」「どんな構成にすべきか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、議事録見本を通じて、実務で使える議事録の書き方とテンプレートをご紹介します。基本構成から具体的な記載例まで、誰でも分かりやすい議事録を作成できるよう、段階的に解説していきます。

議事録見本とは？基本知識と重要性

議事録見本の目的と役割

議事録見本は、議事録作成の標準的なフォーマットを示すサンプル文書です。これにより、以下のような効果が期待できます。

情報共有の統一性

会議に参加できなかったメンバーにも、統一された形式で情報を伝達できます。議事録見本を参考にすることで、誰が作成しても一定の品質を保つことができます。特に、新入社員や異動者にとって、統一されたフォーマットは業務理解の助けとなり、組織全体の情報共有レベルを向上させます。

業務効率の向上

議事録見本をテンプレートとして活用すれば、毎回一から構成を考える必要がなく、作成時間を大幅に短縮できます。実際に、テンプレートを使用することで、議事録作成時間が平均30分から10分程度に短縮されたという企業の事例もあります。この時間短縮により、本来の業務に集中できる時間が増え、生産性向上につながります。

法的証拠としての機能

適切に作成された議事録は、後日のトラブル防止や法的な証拠としても機能します。議事録見本に従って作成することで、必要な情報が漏れなく記録され、万が一の際にも正確な記録として活用できます。特に、人事関連の会議や重要な意思決定が行われる会議では、この機能が重要になります。

良い議事録に共通する4つの条件

効果的な議事録には、以下の条件が備わっている必要があります。

• 正確性：発言や決定事項を誤解なく記録していること

• 共有性：参加者や関係者が簡単に確認できること

• 行動性：TODOや担当者が明確で、次のアクションに直結すること

• 認識統一：参加者間で認識のずれが生まれないこと

なぜ議事録見本が重要なのか

議事録見本が重要な理由は、単なる「書き方の手本」ではなく、組織の情報管理における標準化ツールだからです。

認識の統一

同じ会議内容でも、作成者によって記載内容や表現が異なると、読み手の理解に差が生じます。議事録見本を活用することで、組織全体で統一された認識を構築できます。例えば、「決定事項」という項目を統一することで、会議の結論が明確になり、参加者全員が同じ理解を持つことができます。これにより、後日の業務で認識の齟齬が生じるリスクを大幅に軽減できます。

新人教育の効率化

新入社員や議事録作成に慣れていない方でも、議事録見本を参考にすれば、短期間で適切な議事録を作成できるようになります。従来、議事録作成の教育には数ヶ月かかっていましたが、見本を活用することで、2週間程度で基本的な作成スキルを習得できるようになります。この教育効率の向上は、人材育成コストの削減にも直結します。

品質管理の向上

議事録見本に従って作成することで、記載すべき項目の漏れや表現の不統一を防ぐことができます。特に、重要な会議では、記載漏れが後日のトラブルにつながる可能性があります。見本を活用することで、品質チェックが容易になり、組織全体の議事録品質が向上します。

議事録見本の種類と使い分け方

議事録見本は、会議の性質や目的に応じて使い分けることが重要です。

社内会議用と社外会議用の違い

会議の種類別議事録見本

• 定例会議用：定期的に開催される会議向けの簡潔なフォーマット

• プロジェクト会議用：進捗管理と課題解決に特化した構成

• 取引先会議用：社外との会議で使用する正式なフォーマット

• 研修・勉強会用：学習内容とアクションプランを重視した構成

議事録見本の基本構成と記載すべき項目

議事録見本に必ず記載すべき基本項目

議事録見本の基本構成は、以下の項目を漏れなく記載することが重要です。

基本情報

• 会議名・議題

• 開催日時（開始・終了時刻）

• 開催場所（会議室名、オンライン会議の場合はツール名）

• 参加者（所属・役職・氏名）

• 議事進行役・記録者

議事内容

• 議題一覧

• 各議題の詳細内容

• 決定事項

• 未決事項・保留事項

• 次回までのアクション項目

管理情報

• 作成日時

• 作成者名

• 承認者名

• 配布先・共有範囲

日時・場所・参加者の記載方法

日時の記載例

場所の記載例

参加者の記載例

議事内容の構成と記載のポイント

議事録見本では、議事内容を以下の構成で整理することが重要です。

議題別の構成

議題1：新商品開発について

• 現状報告

• 議論内容

• 決定事項

• 次回までのアクション

議題2：営業戦略の見直し

• 背景・課題

• 検討事項

• 決定事項

• 担当者・期限

記載のポイント

• 各議題の結論を明確にすることで、会議の成果が一目で分かるようになります

• 決定事項と未決事項を区別することで、次回会議までの準備が明確になり、業務の継続性が向上します

• 担当者と期限を具体的に記載することで、責任の所在が明確になり、進捗管理が容易になります

• 数値や固有名詞を正確に記録することで、後日の確認や検証が可能になり、情報の信頼性が向上します

決定事項と未決事項の整理方法

決定事項の記載例

未決事項の記載例

NG例とOK例の比較

NG例

→ 内容が曖昧で、誰が何をするのか不明。

OK例

→ 具体的で、行動と期限が明確。

議事録見本の書き方とポイント

分かりやすい議事録見本を作成するコツ

議事録見本を作成する際は、以下のポイントを意識することが重要です。

簡潔で分かりやすい表現

• 一文は50字以内を目安にすることで、読み手が理解しやすい文章になります

• 専門用語は必要に応じて説明を加えることで、異なる部署のメンバーでも内容を理解できます

• 箇条書きを活用することで、重要なポイントが一目で分かり、情報の整理が容易になります

論理的な構成

• 議題→議論→決定事項の流れを明確にすることで、会議の進行過程が理解しやすくなります

• 関連する情報をグループ化することで、情報の関連性が明確になり、読み手の理解が深まります

• 優先順位を意識した記載順序により、重要な情報から順に把握できるようになります

視認性の向上

• 適切な余白を設けることで、読みやすさが大幅に向上します

• 見出しや小見出しを効果的に使用することで、情報の階層が明確になり、必要な情報に素早くアクセスできます

• 表や図を活用することで、複雑な情報も分かりやすく整理できます

5W1Hを意識した記載方法

議事録見本では、5W1Hを意識した記載が基本となります。

When（いつ）

• 会議の開催日時

• 決定事項の実施予定日

• 次回会議の予定

Where（どこで）

• 会議の開催場所

• 実施予定の場所

• 関連する部署・拠点

Who（誰が）

• 会議参加者

• 決定事項の担当者

• 次回会議の参加予定者

What（何を）

• 議題の内容

• 決定事項の詳細

• 実施予定の内容

Why（なぜ）

• 会議の目的

• 決定に至った理由

• 背景・課題

How（どのように）

• 実施方法・手順

• 具体的なアクション

• 進め方・スケジュール

議事録見本作成時の注意点

主観を排除した客観的な記載
議事録は、主観を排除し事実と意見を区別して記載することで、その信頼性を高めます。感情的な表現を避け、推測や憶測を記さないことにより、後日の確認や検証が容易になり、法的証拠としても有効な情報として残すことができます。

情報の正確性

数値や固有名詞を正確に記録し、発言者の内容を正確に反映させることで、責任の所在が明確になりトラブル防止につながります。決定事項については参加者全員の合意を確認することで、意思決定の正当性も保証されます。

機密情報の取り扱い

機密レベルに応じた共有範囲を設定し、個人情報や社外秘情報を適切に管理することで情報漏洩リスクを軽減できます。情報の扱いを明確にすることで透明性を確保し、個人情報保護法などの法的対応にも適切に対応できます。

議事録見本のテンプレート・フォーマット

議事録見本の基本テンプレート

以下に、汎用的に使用できる議事録見本の基本テンプレートをご紹介します。

基本テンプレート

会議の種類別テンプレート例

定例会議用テンプレート

プロジェクト会議用テンプレート

議事録見本のフォーマット活用方法

テンプレートのカスタマイズ

自社の業務に合わせて項目を追加・削除することで、実際の業務に即した議事録を作成できます。さらに、業界特有の用語や表現を反映することで、専門性の高い内容も適切に記録可能です。また、社内の承認フローに合わせて承認欄を調整すれば、組織の意思決定プロセスに沿った運用ができます。

運用ルールの設定

作成期限を明確化することで、情報共有のタイムリー性を高められます。承認者を指定することで、情報の正確性や信頼性が保証されます。さらに、共有・保存方法を統一することで、情報管理の効率が向上し、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

カスタマイズのポイント

自社の業務特性に合わせる

• 製造業：品質管理や安全管理の項目を追加することで、安全で高品質な製品づくりに必要な情報を適切に記録できます

• サービス業：顧客対応や品質向上の項目を追加することで、顧客満足度向上に必要な情報を体系的に管理できます

• IT業界：技術仕様や進捗管理の項目を追加することで、複雑なプロジェクトの進行状況を正確に把握できます

組織規模に応じた調整

• 小規模組織：簡潔なフォーマットを使用することで、迅速な情報共有が可能になります

• 中規模組織：標準的なフォーマットを採用することで、一定の品質を保ちながら効率的な運用ができます

• 大規模組織：詳細なフォーマットを活用することで、複雑な組織構造に対応した情報管理が実現できます

議事録見本の活用方法と注意点

議事録見本を効果的に活用する方法

議事録見本を効果的に活用するためには、以下の方法が有効です。

組織内での標準化

• 全社統一の議事録見本を作成することで、組織全体で一貫した情報管理が実現できます

• 部署別のカスタマイズ版を用意することで、各部署の業務特性に応じた最適化された議事録が作成できます

• 定期的に見本の見直し・更新を行うことで、業務の変化や改善要望に対応した議事録見本を維持できます

教育・研修での活用

• 新入社員研修で議事録見本の使い方を説明することで、短期間で基本的なスキルを習得できます

• 議事録作成の実践演習を行うことで、理論と実践の両面から理解を深めることができます

• 作成例と比較して改善点を確認することで、継続的なスキル向上が可能になります

品質向上の取り組み

• 議事録見本に基づく品質チェックを実施することで、一定の品質水準を維持できます

• 作成者からのフィードバックを収集することで、実際の運用で感じる課題や改善点を把握できます

• 継続的な改善を図ることで、議事録見本の実用性と効果性が向上します

社内共有と情報管理のコツ

共有方法の統一

社内システムで情報を一元管理することで、情報の散在を防ぎ、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。アクセス権限を適切に設定すれば、機密情報の漏洩を防ぎつつ、必要なメンバーには適切に情報を提供可能です。さらに、検索機能を活用することで、過去の議事録から必要な情報を効率的に抽出できます。

情報の更新・管理

古い議事録を適切にアーカイブすることで、現在の業務に必要な情報のみを効率的に管理できます。機密情報の取り扱いルールを明確にすることで、情報セキュリティの向上とコンプライアンスの確保が可能です。加えて、バックアップ体制を構築することで、万が一の際にも重要な情報を保護できます。

AI・自動化ツール活用と注意点

近年では、議事録作成を効率化するために、AI文字起こしや自動要約ツールを活用する企業も増えています。

リアルタイム文字起こし

会議中にAIが発言を自動的にテキスト化することで、記録者の負担を軽減できます。例えば、Nottaなどのサービスでは多言語対応や高精度な文字起こしが可能です。

要約機能の活用

長時間の会議でも、AIが主要な決定事項やアクションアイテムを抽出してくれるため、後から整理する時間を短縮できます。

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注意点

ただし、固有名詞の誤認識や専門用語の抜け漏れが発生する可能性があります。最終的な確認・修正は必ず人間が行い、正確性と信頼性を担保することが重要です。

法的要件とセキュリティ対策

法的要件とセキュリティ対策

個人情報保護法への対応により、個人情報の適切な取り扱いが保証され、法的リスクを軽減できます。さらに、機密情報を適切に管理することで、企業の重要情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。保存期間を明確化することで、必要に応じた情報の適切な廃棄が可能になり、情報管理の透明性も向上します。

品質管理

記載内容の正確性を確認することで、議事録の信頼性が高まり、後日のトラブル防止につながります。表現の統一性をチェックすることで、読み手にとって理解しやすい議事録を作成できます。また、定期的な見直し・更新を行うことで、業務の変化に対応した最新の議事録運用が維持可能です。

議事録見本の品質向上と継続的改善

議事録見本の評価・改善方法

議事録見本の品質を向上させるためには、定期的な評価と改善が不可欠です。

評価指標の設定

記載内容の正確性や表現の統一性、読みやすさ・分かりやすさを評価指標として設定することで、議事録の信頼性や組織全体での情報共有の質、実際の運用での使いやすさを定量的に測定できます。さらに、実用性や使いやすさを評価することで、議事録見本の効果性を継続的に改善できます。

改善サイクルの構築

現状の議事録見本を評価することで、課題や改善点を明確化し、優先順位を付けた改善計画を策定できます。具体的な改善案を策定・実施し、効果を測定・評価することで、議事録見本の品質向上を実現し、さらなる改善につなげることが可能です。

組織内での活用促進

議事録見本の重要性を周知し、作成方法の研修やベストプラクティスの共有、成功事例の紹介を行うことで、組織全体での理解と活用意欲を高められます。使いやすさの向上や作成者の負担軽減、品質向上のインセンティブ設置、継続的なサポート体制の構築により、日常業務に自然に組み込みながら、継続的な活用と改善活動を促進できます。

よくある質問（FAQ）

Q1. 議事録は誰が書くべきですか？

A. 基本は会議の主催部門や秘書が担当しますが、プロジェクトごとに役割分担するケースもあります。

Q2. 議事録はどのくらいのスピードで共有すれば良いですか？

A. 遅くとも翌営業日までが望ましいです。意思決定の鮮度を保つためにも早めの共有が重要です。

Q3. AIだけに任せて大丈夫ですか？

A. 便利ですが、誤認識や抜け漏れが発生する可能性があるため、最終確認は人が行うことが推奨されます。

まとめ

議事録見本は、組織の情報管理と業務効率化において重要な役割を果たします。適切な議事録見本を作成し、組織内で標準化することで、以下の効果が期待できます。

主な効果

• 情報共有の質向上：統一された形式で理解の齟齬を防ぎ、業務連携をスムーズに

• 業務効率の向上：テンプレート活用で議事録作成時間を短縮し、生産性向上を実現

• 組織の透明性向上：意思決定過程と責任所在を明確化し、信頼関係構築に寄与

• 新人教育の効率化：短期間で適切な議事録作成スキルを習得し、早期戦力化を実現

議事録見本の作成・活用は、組織の特性や業務内容に合わせて継続的に改善・発展させていくことが重要です。本記事でご紹介した基本構成やテンプレートを参考に、自社に最適な議事録見本を作成し、組織の情報管理の質向上に役立てていただければ幸いです。