仕事で役立つノートのまとめ方を解説！効率化できるツールも紹介

仕事でノートをまとめる時

• もっと効果がある使い方を知りたい

• そもそもメリットはあるの？

• 効率的にできる方法を知りたい

と思っていませんか？

会議や研修の内容をノートにまとめても、あとから活用できなかった経験をした人も少なくないと思います。

今回はそんな人に向けて

• メリット

• 効果があるまとめ方

• 効率よくまとめられる方法

について解説します。

この記事は仕事に役立つノート作りができるようになりますので、ぜひ最後までご覧ください。

ノートをまとめるメリット

仕事でノートにまとめるメリットは以下の3つです。

1.情報を可視化できる

上司から言葉で言われたアドバイスなどを言語化しておくことで、その後の行動に活かせるからです。

具体的には、自分の企画をプレゼンする会議などで、上司からのフィードバックをノートにまとめておくこけば施策に反映できます。

また幹部の反応などを言語化してノートに書くと頭の整理ができて、建設的な議論が可能です。

もしも言語化しないと議論のポイントがずれてしまい、会議後に何をすればいいかわからなくなってしまう可能性もあります。

2.あとで見返せる

自分の思いやアドバイス、相手が話したことを思い出そうとしても、難しかった経験はありませんか？

たとえば講演などに参加した際、聞いている瞬間は内容が頭に残っているものです。

今後の業務に活かせるなと思ったり、「こんな風に活かせそうだ」と具体的なアイデアを考えたりしながら聞いていると思います。

思考をノートにまとめておくことで、実際に業務にいかしたり、アイデアを具現化できるようになります。

3.状況を整理しやすい

意見をまとめる必要がある際、考えが迷走することを防げるからです。

多くの担当が関わるプロジェクトを束ねるときをイメージするとわかりやすいかもしれません。

開発や営業、マーケティングなど多くの部門から意見をあつめ、それをノートに書いておくことで最終的な方向性を導きやすくなります。

どんなに記憶力が良い人でも、すべての会話を覚えることは不可能です。上手にノートを活用することで、生産性の向上を目指しましょう。

仕事に役立つノートのまとめ方

ここでは、仕事に役立つ具体的なノートのまとめ方として以下の5つを紹介します。

• アウトライン方式

• コーネル式ノート術

• 「空・雨・傘」方式

• マインドマップ方式

• ボクシング法

自分の業務スタイルにあった方法を探しながらご覧ください。

・アウトライン方式

アウトライン方式は、トピックごとにサブトピック、詳細を箇条書きで書く方法です。

箇条書きでは「・」や「〇」が使われることが多いですが、特にルールはありませんので自分が分かりやすい記号を使いましょう。

アウトライン方式の優れている点は、配置などを考える必要がないため、スピード感のある記録が可能である点が優れています。ことです。

会議などでも議題ごとにトピックを作成し、発言やコメント、上司のアドバイスなどをそのまま書き込むだけです。

最後には結論など次におこなうことを記入しておけば、なぜこの結論になったのか、いつでも見返せる点も特徴です。

講義や研修など、話の順番が決まっているケースで利用しやすい方式といえます。

あとで見返したときに、一つひとつ理解しながら復習できます。

・コーネル式ノート術

2つめは、1989年にアメリカの名門、コーネル大学の学生のために開発された「コーネル式ノート術」です。

1枚の紙を「ノート」「キーワード」サマリー」の3つの領域にわける方法で、あとから見返す時に役立ちます。

「①ノート」の領域には、話を聞きながらポイントとなる部分を記入します。

箇条書きや略語を使いながら効率的に書くことがポイントです。

「②キーワード」には、あとで見返したときに内容を思い出すためのキーワードを書きます。

話を聞いている時に質問を思いついた場合は、ここに書いておきましょう。

講義の最後の質問タイムのときに簡単に思い出せます。

「③サマリー」のスペースには、そのページの要約を書き込みます。

復習のときにページ全体を読まなくてもいいように、2～3行程度で書くのがことをおすすめですします。

コーネル式ノート術は、複数の議題がある大きな規模の会議などに有効です。

議題が変わるたびにページを変えると、トピックごとに整理して見返せます。

・「空・雨・傘」方式

「空・雨・傘」とは、マッキンゼーの日本支社が作った問題解決のためのフレームワークのことです。

解決策を考えるための思考法ですが、ノートに書き出すことで可視化され、頭の中を整理できるのが特徴です。

それぞれ

空（事実）：空が曇っている

雨（解釈）：雨が降りそうだ

傘（判断）：傘を持っていこう

にわけて記入します。

空（事実）の欄には、現状を認識するために、現在起こっている事実を記入します。

複数人で議論する場合は、認識を合わせるためにも正確な事実を書きましょう。

雨（解釈）のスペースは、空に書いた事実から予想される未来を記入します。

個人の考えや経験によって解釈が変わるため、ここでは複数の意見が出ることは珍しくありません。

傘（判断）には、解釈に基づいた判断を記入します。

解釈が適切に議論されていれば、おのずと正しい判断が導き出されるはずです。

この方式は、正しい判断が求められるような、決定権のある会議での活用がおすすめです。

小規模でのミーティングでもスムーズに議論がすすむでしょう。

・マインドマップ方式

マインドマップ方式は、全体を俯瞰するのに適したまとめ方です。

真ん中に議論タイトルを書き、それぞれのトピックを整理して記載します。

必要に応じて、各トピックにサブトピックを追記します。

さらに各トピックの関係性や影響をつなぐことで、ストーリー性を持った結論を導くことが可能です。

メリットとしては、トピックを書きながら議論するため、ミーティング終了時にはマップ作成が終わっている点です。

ただし初めに議論のサイズ感を予想して書き始めないと、スペースが足りなくなる可能性がありますので注意しましょう。

マインドマップ方式は比較的、大規模なプロジェクトを議論するシーンで効果を実感できるでしょう。

議論が広がっても、全体像を把握しやすくなります。

・ボクシング法

ボクシング法は1つのトピックに対するサブトピックを、ボックスで囲む方式です。

視覚的に1つひとつのサブトピックが目に入り、一目で内容がわかります。

ポイントは1つのサブトピックごとに詳細を書き込むとき、先にボックスを作らないことです。

議論の規模がわからないうちにボックスを作ってしまうと、スペースが足りなくなる可能性があります。

サブトピックのボックスは、後から見返したときにわかりやすいようにいくつも作れます。

幅広い議論が予想される会議や大規模なプロジェクトを議論されるミーティングにおすすめです。

ボクシング方式は、チームミーティングなど小規模で多くのトピックが予想される場合に有効です。

効率よくまとめられるノートのフォーマット3選

ここでは、効率よくまとめられるノートのフォーマットとして

・目標進捗管理

・情報整理

・問題解決

の3つを紹介します。

シチュエーションに合わせて最適なフォーマットを活用しましょう。

・目標進捗管理

1つめは目標に対する進捗を管理するのに適したフォーマットです。

画像は年間計画ですが、月や週単位など自分の状況に合わせて使えるフォーマットです。

画像引用元：Evernote

縦軸に時間経過、横軸には目標を書き入れます。

時間の経過に伴い、目標に対する進捗をそれぞれの欄に記入しましょう。

注意点は、「できなかったこと」ではなく「できたこと」にフォーカスをあてて書くことです。

今回の例でいえば「資格取得」という目標に対しては、「取得できなかった」ではなく「テキストが100ページまですすんだ」と記載されています。

「できなかったこと」ばかり書いてしまうと、継続にもっとも大切な要素のひとつであるモチベーションの維持が難しくなります。

管理する期間が長期であるほど、ポジティブな視点で進捗を管理しましょう。

・情報整理

続いてコーネル式を見開き横に3分割したタイプを紹介します。

講座や研修を受講する際に、情報を整理しやすいフォーマットです。

画像引用元：STUDY HACKER

左には「内容欄」を設けて、講座の内容を記入します。

中央の「解説欄」には、内容欄の詳細を解説したり補足したりする場合に使用します。

講座の内容だけでなく、受講して感じたことや仕事に活かせるアイデアなどを記入してもいいでしょう。

受講中、疑問に思ったことを書いておくと、質問タイムになった際スムーズに質問できます。

質問の答えを書けるように、スペースを空けておくのを忘れないようにしましょう。

右の要約欄に、全体のまとめを記入します。

一目で見て分かりやすいように、箇条書きを使って2～3行で書くことをおすすめします。

・問題解決

何か問題を解決したいときに、論理だてた改善策を見つけられるフォーマットです。

画像引用元：インフォメーションメディアデザイン

赤いラインの部分に線を引いてスペースをわけます。

一番左には「キーワード」を記入して、何について書かれたノートなのかを明確にします。

あとから見返したときのインデックスの役割も果たしますので、簡潔に書きましょう。

1つ右隣の「現状欄」には、全員が認識をそろえるために現在の事実を書きます。

定性的だと個人によって受け取り方が変わる可能性もありますので、できるだけ数字を入れることをおすすめします。

「問題点・課題」欄には、現状欄に記載した事実に対する事柄を書き込んでください。

ここではコストや必要性、実現性は考えず、ブレインストーミング方式を採用するのがおすすめです。

一番右の「提案・改善」には、課題に対して何ができるのかを書き込みます。

ここでも、できるかどうかより自由な発想で対策を考えましょう。

最後は下部に「具体的に自分がやること」を書きましょう。

自分の作業内容まで明確にすることで、問題や改善案を主体的に捉えることができ、具体的な行動につなげられます。

仕事でノートを使う際、手書きでメモしている人も多いと思います。

次のパートでは効率的にノートをまとめられるツールを紹介します。

Nottaで仕事用ノートを効率よく作成　

Nottaを活用することで、ノート作成にかかる手間や時間を大幅に削減できます。例えば、会議やセミナーの音声を録音し、Nottaがそれを自動的にテキスト化してくれます。手書きのノートを取る手間を省きつつ、重要なポイントやアクションアイテムを簡単に把握できます。

また、あらゆるデバイスで利用できます。PC、スマートフォン、タブレットなど、どこでも手軽に活用できるので、オフィス内でも外出先でも便利です。セキュリティ面も安心でき、データはすべて暗号化されて保護されていますので、機密情報が含まれる会議でも安全に利用できます。

Nottaの利用により、ノート作成に費やす時間を減らし、作業効率を向上させることにつながります。

まとめ

今回は、仕事のノートのまとめ方について解説しました。

内容をまとめると以下のとおりです。

・ノートをとると情報を可視化できて状況を整理しやすい

・状況に合わせたまとめ方をしよう

・Nottaを活用すれば効率的に仕事ができる

仕事でノートを使う理由は、文字を書くことではないはずです。

Nottaを使って効率的にテキスト化して、自分の仕事に活かせるノートを作りましょう。