【徹底解説】NotebookLMの共有機能：ビジネスで必須の外部連携と共同編集の全手順

更新日：2025-11-249分

NotebookLMの「共有機能」とは？誰と何を共有できるのか【基本操作】NotebookLMのノートを他のユーザーと共有する具体的な手順組織の壁を越える：Google Workspace版NotebookLMを外部と安全に共有する方法ビジネス利用を加速：アップグレード版 NotebookLM in Proの高度な共有機能とは？ NotebookLMの共有機能を使った具体的な業務活用事例共有ができない！アクセスエラーが発生した時のチェックリストと対処法まとめ：NotebookLMの共有機能を最大限に活かして生産性を高めよう

音声文字起こし＆AI要約

業界トップの正確率で作業効率爆上げ！

無料トライアル

NotebookLMをチームで活用したいのに、「共有方法がわからない」「外部パートナーと共有できない」といった壁に直面するケースは少なくありません。特にGoogle Workspace利用者は、一般公開リンクが使えないため、思ったように共同作業が進まないこともあります。

本記事では、NotebookLMの共有機能を基本から応用まで体系的に解説し、社内外で安全かつ効率的に活用するための手順と実践ポイントをまとめました。NotebookLMをよりスムーズに活用したい方は、ぜひ参考にしてください。

【初心者向け】NotebookLMの使い方を徹底解説｜ソース取り込みと要約・質問のコツ

NotebookLMの「共有機能」とは？誰と何を共有できるのか

ノートパソコンやスマートフォンを使って資料を確認しながら打ち合わせを行うビジネスチームの様子

NotebookLMの共有機能とは、作成したノートブックを特定のユーザーと共有し、内容を一緒に閲覧・編集できる仕組みです。ドキュメントやPDF、Webページなど、ノートに取り込んだ情報源やメモ、チャットのやり取りまで含めて共有できるため、チーム全員が同じ情報をもとに作業を進められます。

共有は基本的に特定のメールアドレスを指定する形式で行われ、共有相手は自分のGoogleアカウントでアクセスできます。最新の情報が常にひとつのノートに集約されるため、資料管理がシンプルになり、共同作業の効率化に役立ちます。

NotebookLMを共有することで得られる2つのメリットとは？

NotebookLMを共有することで、チームの情報整理と共同作業が大きく効率化されます。特に効果が大きいのは次の2点です。

1.リアルタイムで共同編集できる

同じノートブックを複数人で同時に閲覧・編集できるため、企画書のたたき台作成や調査メモの整理などがスムーズに進みます。コメントのやり取りや修正履歴も1カ所にまとまるので、「誰がどこを変更したのか」を追いやすい点もメリットです。メール添付やローカル保存のファイルをやり取りする必要がなくなり、「どれが最新版？」という混乱も防げます。

2.知識が集約され、引き継ぎやキャッチアップが早くなる

ノートブックには元の資料だけでなく、要約結果やAIとの質問履歴も時系列で蓄積されていくため、情報が個人のPCやチャットログに散らばりません。新しく参加したメンバーも、共有されたノートを開くだけで背景・検討の経緯・現在地をまとめて把握でき、オンボーディングにかかる時間を短縮できます。

特定の担当者だけが内容を把握している状態を避けられるため、属人化の防止や、チーム全体で知識を再利用していく土台づくりにもつながります。

閲覧者と編集者の違い：適切なアクセス権限を設定する方法

NotebookLMでは、共有相手に付与できるアクセス権限が2種類あります。用途に合わせて使い分けることで、安全かつ効率的に運用できます。

閲覧者（Viewer）

閲覧者は、ノートブックの内容を参照しながら、AIチャットで質問したり要約を生成したりできる権限です。ただし、取り込んだ資料やメモの編集は行えません。外部パートナーに内容だけ見てもらいたい場合や、社内のメンバーにレビューのみ依頼したい場面に適しています。

編集者（Editor）

編集者は、ノートブック内のメモやチャット履歴を編集できるほか、新しい資料をアップロードして内容を更新することもできます。企画書や調査メモを複数人で作る場合や、ナレッジベースを継続的に更新する運用では、この権限が向いています。

権限を設定する際は、共有相手の役割や目的に合わせて最小限のアクセスを付与することが重要です。たとえば外部パートナーやレビュー担当者には編集を許可しない「閲覧者」を、企画書や調査メモを共同で作成する社内メンバーには「編集者」を割り当てると、安全性と作業効率のバランスが保てます。

プロジェクトの性質に応じて適切な権限を選ぶことで、誤編集や情報の扱いミスを防ぎつつ、NotebookLMを安心して共有できます。

【基本操作】NotebookLMのノートを他のユーザーと共有する具体的な手順

共有手順のステップを示す数字の1・2・3

ここでは、実際にNotebookLMを共有する具体的な手順を紹介します。

ステップ解説：特定のメールアドレスを指定して共有する流れ

NotebookLMの共有操作はシンプルで、次の3つのステップで完了します。

共有したいノートブック右上の「共有」ボタンをクリック
共有設定画面が開き、ユーザー追加欄が表示されます。
共有したい相手のメールアドレスを入力し、権限を選択
「閲覧者」または「編集者」から適切な権限を選択します。
「送信」をクリック
共有先に通知メールが送られ、相手はメール内のリンクからノートへアクセスできます。

【注意】リンクを知っている全員と共有できるのは無料版（個人アカウント）のみか？

NotebookLMにはメールアドレスを指定するほかに、URLを知っている人が誰でも閲覧できる「リンク共有」機能があります。しかし、この機能が使えるのは個人の Google アカウント（無料版）だけです。

一方、Google Workspace（企業アカウント）では、このリンク共有が意図的に無効化されています。理由は、組織の情報を外部に広く公開してしまうリスクを避けるためで、セキュリティを優先した仕様です。

そのため、Workspaceユーザーがノートを共有したい場合は、次のいずれかの方法しか使えません。

メールアドレスを個別に指定して共有する（もっとも確実で安全）
Google グループを使って共有する（外部パートナーを含めたい場合に有効）

「外部パートナーにも共有したいのにリンクで共有できない」という悩みは、ほぼすべてこの仕様が原因です。

共有解除や権限変更はいつでも可能か？その操作方法

NotebookLMでは、共有後も権限設定を柔軟に変更可能です。運用中の見直しや外部メンバーの入れ替えにも簡単に対応できます。

共有済みユーザーの権限を変更する方法

共有パネルを開く
ノートブック右上の「共有」ボタンをクリックします。
対象ユーザーを選択
一覧から権限を変更したいユーザーを選びます。
「閲覧者」「編集者」を切り替える
プルダウンで権限を変更すると、その場で変更が反映されます。

アクセス権を削除する方法（共有解除）

共有パネルを開く
ノートブック右上の「共有」ボタンをクリックします。
該当ユーザーを選択
共有一覧に表示されている相手を選びます。
「アクセスを削除」をクリック
クリックした時点でアクセス権が即時に取り消されます。

複数ユーザーの権限をまとめて管理する方法

共有パネルでメンバー一覧を確認
現在共有している全ユーザーが一覧表示されます。
必要なユーザーの権限を順に変更
それぞれ「閲覧者」「編集者」に切り替えられます。
不要なメンバーは連続で共有解除
プロジェクトのメンバー変更や外部パートナーの更新も、同じ画面で一括管理できます。

共有設定はいつでも見直せるため、状況に応じて権限を柔軟に調整することが重要です。

組織の壁を越える：Google Workspace版NotebookLMを外部と安全に共有する方法

Googleアカウントの画面を開いたノートパソコンと周辺ツールが置かれた作業デスク

NotebookLMをチームで活用したい場面は多いものの、Google Workspace版では外部共有に制限があるため、パートナー企業やフリーランスとの共同作業が思うように進まないケースがあります。

ここでは、この制約を踏まえつつ、安全に外部ユーザーと共有するための方法を紹介します。

なぜ通常の共有では外部パートナーと連携できないのか？

Google Workspace版のNotebookLMでは、一般公開リンク（「リンクを知っている全員」）が利用できません。これは、企業や組織内の情報を保護するため、外部ユーザーへの無制限なアクセスを防ぐ仕組みとして意図的に制限されているためです。

もちろん、外部パートナーの個人メールアドレスを指定して共有すること自体は可能です。しかし、実務では次のような問題が生じます。

共有先が増えるほど管理が煩雑になる（誰がアクセスできるのか把握しづらい）
プロジェクトごとに複数人とやり取りする場合、毎回手動で追加する必要がある
パートナー変更時のアクセス権削除漏れリスクが高い
担当者が変わるたびに共有設定を再作成する必要がある

こうした背景から、組織では「個別共有では運用が破綻しやすい」という課題があります。

この課題を安全かつ効率的に解決する方法が、次に説明するGoogle グループを用いた共有方法です。グループ単位で権限を管理することで、外部パートナーとの連携もスムーズに実現できます。

【必須】「Google グループ」を活用した外部共有の具体的な仕組み

外部と安全にNotebookLMを共有する最もシンプルで確実な方法が、アクセス権を「個人」ではなく「Google グループ」単位で付与する方法です。Google グループとは、複数のユーザーをひとつのグループ用メールアドレスでまとめて管理できるGoogleの機能です。

NotebookLMでは、共有されたグループのメンバーであれば、その人のドメインが社内か社外かに関係なく正当なアクセスユーザーとして扱います。

つまり、NotebookLMの共有先としてGoogleグループを登録し、そのグループに外部パートナーをメンバーとして招待します。これによりNotebookLM側では「許可されたグループメンバー」として扱われ、問題なくアクセスできる仕組みです。

この仕組みを使うことで、セキュリティを保ちながら外部との共同作業を実現できます。

Google グループを使った外部パートナーとの共有手順

Google グループを使った共有の流れはシンプルで、次の2ステップです。

ステップ1：NotebookLMの共有先にGoogle グループを追加する

まずGoogle Groupsにログインし、新しくグループ（例：partner@googlegroups.com）を作成します。そのうえで、新しく作成したGoogle グループ（例：partner@googlegroups.com）をNotebookLMの「共有」に追加し、「閲覧者」または「編集者」権限を付与します。これで、そのグループのメンバー全員がノートにアクセスできる状態が整います。 Google グループの作成

ステップ2：Google グループに外部パートナーを招待する

Google グループの管理画面から、パートナー企業の担当者メールアドレスを追加します。Gmail以外のメールアドレスでも問題ありません。

アクセス権の管理をNotebookLMではなくGoogle グループ側で行えるため、後からメンバーを追加・削除するだけで共有範囲を安全にコントロールできます。

外部メンバー招待時の注意点：組織外メンバーの許可設定はオンになっているか？

Google グループを使って外部パートナーへ共有する際の注意点は、Google グループ側の設定です。外部ユーザーをグループメンバーとして招待するには「組織外メンバーを許可する」の設定がオンになっている必要があります。

これがオフのままだと、NotebookLMの共有が成功しても、実際には外部ユーザーがアクセスできない状態になります。

Workspace環境では管理者設定によって制限されていることがあるため、必要に応じてIT管理者に確認しながら進めるのがおすすめです。

ビジネス利用を加速：アップグレード版 NotebookLM in Proの高度な共有機能とは？

複数のメンバーがノートパソコンやタブレットを使いながら会議を行い、協働しているビジネスチーム

NotebookLMを本格的にチーム運用したい企業やプロジェクトでは、無料版よりも共有・管理機能が強化された有料版の「NotebookLM in Pro」が効果を発揮します。

特に、情報の開示範囲を細かくコントロールできる機能や、チーム内の利用状況を可視化するアナリティクス機能は、ビジネス利用において大きな価値をもたらすでしょう。

情報開示の範囲を絞る「チャットのみの共有」機能とは？

NotebookLM in Proでは、ノートブック全体ではなく「チャット部分だけ」を共有できます。これは、NotebookLMが生成した要約やQA履歴などの対話結果だけを共有し、アップロードしたPDF・ドキュメントなど元のソースには一切アクセスさせない仕組みです。 NotebookLM in Proは「チャット部分だけ」を共有できる

たとえば次のような、必要なアウトプットだけ開示したい場面に最適です。

クライアントに分析結果だけ共有したい
外部レビュアーに必要な部分だけ確認してもらいたい
機密資料を含むプロジェクトで、元ファイルは渡せないが要点は共有したい

とくに法律や契約など、機密保持が求められる現場で強みを発揮します。

チームのコラボレーション状況を可視化する「アナリティクス」機能の活用法

チームのコラボレーション状況を可視化する「アナリティクス」機能

NotebookLM in Proには、共有したノートブックがどのくらい活用されているかを可視化するアナリティクス機能が搭載されています。

主に把握できるのは以下の指標です。

1日の閲覧数
チャット（質問）の実行回数
直近7日間のアクティビティ推移

ただし、このアナリティクスは次の条件を満たしたノートのみ有効です。

4人以上に共有されていること
過去7日以内に誰かがチャットを実行していること

アクティビティが確認できるようになると、ノートブックがどれだけ使われているかを把握できます。オンボーディング資料の閲覧状況やナレッジの活用度、メンバーが多く尋ねているテーマなどを客観的に確認する際に便利です。

NotebookLMの共有機能を使った具体的な業務活用事例

複数のメンバーがチームでの情報共有や共同作業を行っている様子

NotebookLMの共有機能を使うことで、チーム内の情報整理やコラボレーションが一段とスムーズになります。ここでは、ビジネスの現場で特に活用しやすい代表的な2つのシーンを紹介します。

企画会議やブレインストーミングを効率化する方法

NotebookLMを共有しておくと、企画会議やアイデア出しが格段に進めやすくなります。複数のメンバーが同じノートブックにアクセスできるため、調査メモや参考資料、過去企画のポイントなどをリアルタイムで共有することが可能です。これにより議論の前提がそろい、アイデアを深掘りするプロセスがスムーズに進みます。

また、AIチャットは次のように活用できます。

過去資料から関連する要点を自動で引き出してもらう
「この条件で他の案は？」など追加案を生成してもらう
会議後に決定事項をまとめてノート化してもらう

これにより「議論がまとまりやすい」「大事な論点を見落としにくい」といった効果が期待できます。オンライン会議が多いチームや、複数部署で企画を進めるプロジェクトほど効果を実感しやすい活用方法です。

新入社員のオンボーディングや社内ガイド作成への応用

NotebookLMをナレッジベースとして共有しておくと、新入社員のオンボーディングの質を安定させることができます。

たとえば業務フローや社内ルール、ITツールの操作手順、FAQなどをノートブックに集約しておけば、新入社員は必要な情報をNotebookLMに質問するだけで、該当箇所を瞬時に参照できます。

担当者が毎回説明しなくてもAIが代わりに案内してくれるため、教育コストの削減とキャッチアップの高速化が実現するでしょう。

また、組織全体の知識管理にも役立ちます。情報が部署内外に散らばらず、必要な知識をまとめて管理できます。担当交代時の引き継ぎや、マニュアルの共同編集にも役立つため、ナレッジ基盤としても活用しやすいでしょう。

NotebookLMを社内ガイド・ITヘルプセンター用途として使う企業も増えており、属人化しがちな情報を誰でも使える形にするのに最適な活用方法です。

共有ができない！アクセスエラーが発生した時のチェックリストと対処法

チェックボックスに赤いチェックマークが入ったリスト用紙

NotebookLMを共有しようとしてもエラーが出ることがありますが、多くは基本的な設定や環境が原因で、いくつかのポイントを確認することで解決できます。ここでは、ユーザー側で確認すべき項目と、Google Workspace特有の制限について整理します。

Googleアカウントの状態やインターネット接続など、すぐに確認すべき5つのポイント

NotebookLMで共有エラーが起きた場合、ユーザー側ではまず次の5つをチェックしましょう。

Googleアカウントに正しくログインしているか
複数アカウントを切り替えて使っている場合、気づかないうちに別アカウントでアクセスしていることが原因になるケースがあります。
インターネット接続に問題がないか
インターネット接続が不安定だと、共有操作が完了しなかったり、相手側がノートを開けなかったりすることがあります。
NotebookLMのアクセス権限が正しく設定されているか
共有相手のメールアドレスに誤りがないか、「閲覧者」か「編集者」の権限が付いているかを確認します。
NotebookLMやGoogleサービスに障害が発生していないか
Google側の一時的な障害やサービス遅延によって共有が反映されないことがあります。
ノートに取り込んだファイルの権限が原因になっていないか
Googleドライブ上のファイル権限が制限されている場合、NotebookLM側でエラーになることがあります。