採用業務を効率化するには？面接記録・評価整理・採用レポートをAIで整える方法

採用担当者の仕事は、思っている以上に「情報を探す時間」が多いものです。候補者との面接内容、面接官のコメント、採用会議で出た懸念点、Hiring Managerへの申し送り、週次や月次の採用レポート。どれも採用判断に欠かせない情報です。

やっかいなのは、その置き場所が一つではないことです。ATSには選考ステータスがあります。メールには候補者とのやり取り。チャットには面接官のひと言。スプレッドシートには数値。会議録には議論の流れ。必要な情報は残っているのに、いざ使おうとするとすぐに出てこない。採用現場ではよくある悩みです。

採用会議の前に「この候補者の懸念点、どこに書いたっけ」と探す。レポート作成の前に「一次面接の通過率が下がった理由は何だったか」と会議録を読み返す。こうした確認が積み重なると、採用チーム全体の動きも重くなります。

この記事では、採用担当者、TA、HRBP向けに、面接記録、面接評価シート、採用会議、採用レポートをどう整理すればよいかを紹介します。NottaとNotta Brainを使って、採用業務の情報を「あとで使える形」に整える方法も見ていきます。

採用業務効率化で最初に見直すべきこと

ATSや日程調整ツールは、採用業務に欠かせません。応募者情報、選考ステータス、求人ごとの進捗、評価フォームは、ATSで管理するのが基本です。

でも、ATSだけでは残しにくい情報があります。面接官がなぜ高く評価したのか。採用会議でどんな懸念が出たのか。Hiring Managerが次に何を確認したいのか。こうした判断の背景は、会話の中に残りやすい情報です。

採用担当者があとから見返したいのは、たとえば次のような内容です。

• 候補者が面接で話した経験や成果

• 求人要件と候補者の経験が合う部分

• 面接官が気になった点と、その理由

• 次回面接で確認したい質問

• 採用会議で意見が分かれた点

• Hiring Managerに伝えたい判断材料

• 採用レポートで説明したい課題

採用業務効率化の目的は、ATSを置き換えることではありません。候補者管理の元データはATSに置く。そのうえで、面接、会議、資料に散らばる判断材料を、後から使える形に整える。ここを分けて考えると、AIの使いどころも見えやすくなります。

Nottaとは

Nottaは、録音や会議の内容をテキスト化するAI文字起こし・議事録サービスです。AI要約、会話検索、共有にも対応しています。Notta公式サイトでは、Nottaを「AI要約・会話検索・連携までを自動化するAI文字起こし・議事録サービス」と説明しています。

面接や採用会議では、細かな発言があとから効いてきます。面接直後は覚えていても、複数の候補者が同時に進むと、発言の細部はすぐに曖昧になります。Nottaで面接内容を文字起こししておけば、候補者本人の発言や面接官の質問を後から確認しやすくなります。

AI要約を使うと、発言の要点、決定事項、Todoも整理できます。面接後の評価メモ、次回確認事項、採用会議の振り返りを作るときに役立ちます。

Notta Brainとは

Notta Brainは、複数の議事録や資料をまとめて見ながら、内容を整理できるAIワークスペースです。Nottaヘルプセンターでは、Notta Brainを「複数の議事録を横断的に分析・要約し、あなたの『第二の脳』として業務をサポートするAIワークスペース」と説明しています。

採用では、1つの面接記録だけで判断する場面はあまりありません。求人要件、候補者資料、一次面接、二次面接、採用会議メモを見比べながら、少しずつ判断材料をそろえていきます。Notta Brainは、こうした複数の情報をまとめて見たいときに使いやすいツールです。

Notta Brainでは、複数の録音や資料を「@」で選択し、それらをもとに質問できます。たとえば、一次面接、二次面接、採用会議メモ、求人要件を選び、「候補者ごとの懸念点と次回確認事項を整理して」と依頼できます。

HR・採用領域でNotta Brainが使いやすい業務

Notta Brainは、ATSの代わりになるツールではありません。ATSは、応募者情報、選考ステータス、求人別管理、評価フォーム、選考フローを管理する場所です。

Notta Brainが得意なのは、面接や採用会議で出た話を整理することです。採用担当者や面接官は、Notta Brainで作った下書きを確認し、必要な部分を直して使います。

面接記録の整理

面接後に必要なのは、全文の文字起こしだけではありません。候補者がどんな経験を話したのか。その発言は求人要件と合っているのか。次の面接で何を聞くべきか。採用担当者が知りたいのは、こうした判断に近い情報です。

たとえば、営業職の面接で「新規開拓の経験」を確認したいとします。見るべきポイントは、担当した商材、顧客規模、担当範囲、成果、苦戦した場面などです。ここまで整理できると、次の面接で深掘りすべき質問が見えてきます。

Notta Brainは、面接記録、候補者資料、求人要件を参照しながら、発言の要点、求人要件との接点、気になる点、次回確認事項、Hiring Managerへの申し送りを整理できます。

AIの要約を、そのまま評価結果にするのは危険です。候補者本人の発言と違う表現がないか。仕事に関係しない情報が混ざっていないか。AIが推測で書いていないか。採用担当者または面接官が、必ず原文と照らし合わせます。

面接評価シートのたたき台作成

面接評価シートは、面接官の感想を書くためだけのものではありません。候補者を同じ基準で見比べ、通過や見送りの理由を説明しやすくするためのものです。

項目が多すぎる評価シートは、現場で使われにくくなります。まずは、評価観点、候補者本人の発言、良かった点、気になる点、次回確認事項、申し送りを入れるだけでも、かなり整理しやすくなります。

Notta Brainは、この評価シートの下書き作成に使えます。面接官はゼロから書く必要がありません。下書きを読み、必要な部分を直すだけでも、評価回収の負担は軽くなります。最終的な評価コメントは、面接官自身が責任を持って確認します。

採用会議の議事録と論点整理

採用会議では、結論だけを残しても足りません。「なぜ通過なのか」「なぜ見送りなのか」「判断を保留するなら何を確認するのか」。ここが残っていないと、次の面接や候補者対応でまた同じ確認が発生します。

Nottaで採用会議を記録すると、会議の内容を後から確認できます。Notta Brainを使えば、候補者別の論点、面接官の意見が分かれた点、求人要件を見直すべき点、未回収の評価コメント、次のアクションを整理できます。

採用会議の記録が整うと、後工程が楽になります。候補者への連絡文を作るときも、エージェントにフィードバックするときも、Hiring Managerに説明するときも、会議で出た論点をすぐに見返せます。

採用レポートの下書き作成

採用レポートでは、応募数、面接設定率、歩留まり、内定承諾率、チャネル別状況などの数値を使います。これらの数値は、ATSやスプレッドシートで確認します。

ただ、数値だけでは理由までは伝わりません。一次面接通過率が下がったとして、求人要件が変わったのか、候補者層が変わったのか、面接官の評価基準がそろっていないのか、採用会議で何が話されたのか。ここまで見ないと、次の打ち手は決めにくくなります。

Notta Brainは、採用レポートの文章部分の下書きに使えます。今週の採用状況、ボトルネック、候補者別の申し送り、採用会議の論点、次のアクションを整理しておくと、HRBPやHiring Managerとの会話も進めやすくなります。

ATSとNotta Brainの役割分担

ATSとNotta Brainは、役割を分けて使うと混乱しにくくなります。ATSは候補者管理の中心。Notta Brainは、面接や会議で出た話を整理する場所です。

候補者管理はATSで行う。面接や会議の内容整理にはNotta Brainを使う。最初にこの線引きをしておくと、導入後の期待値がずれにくくなります。

AI活用時に確認したい注意点

採用では、候補者の個人情報を扱います。公正な採用にも気を配る必要があります。AIを使う前に、まず運用ルールを決めておきましょう。

確認したいのは、候補者情報を扱う目的、面接録音・文字起こし・AI処理についての説明、面接記録や評価下書きの閲覧権限、社外共有の範囲、保存期間、削除の流れです。

仕事に関係しない情報を評価に使ってはいけません。差別につながる可能性がある情報にも注意が必要です。

AI出力は、評価結果ではありません。候補者本人の発言、求人要件、評価基準、面接官の確認内容と照らし合わせ、必要に応じて修正します。

まず1つの面接から始める

最初から全社の採用フローにAIを入れる必要はありません。まずは1つの面接、または1回の採用会議で試すのが始めやすい方法です。

1. 対象の職種と選考フローを1つ選ぶ。

2. 求人要件、評価観点、候補者資料、面接記録を準備する。

3. Nottaで面接または採用会議を記録し、文字起こしを確認する。

4. Notta Brainで発言の要点、気になる点、次回確認事項、申し送りを下書きする。

5. 採用担当者または面接官が、原文と評価基準を見ながら下書きを直す。

6. 必要な内容をATS、採用会議資料、Hiring Manager向けメモに反映する。

7. 使いやすかった点、直したい点、共有ルールを振り返る。

小さく試すと、AIに任せてよい作業と、人が必ず確認すべき作業が見えてきます。そのルールを、次の職種や会議に広げていくと無理がありません。

FAQ

Q. Notta BrainはATSの代わりになりますか？

いいえ。ATSは、応募者情報、選考ステータス、求人別管理、評価フォームなどを管理する場所です。候補者管理の元データはATSに置きます。Notta Brainは、面接記録、採用会議、候補者資料の内容を整理し、申し送りや採用レポートの下書きを作るために使います。

Q. AIで面接評価シートを作成してもよいですか？

AIは下書き作成に使えます。ただし、評価基準は先に人が決めます。採用担当者や面接官は、AI出力を候補者本人の発言、求人要件、原文と照らし合わせます。AIに合否判断や候補者スコアリングを任せるべきではありません。

Q. 採用レポート作成をAIで効率化する場合、何に注意すべきですか？

応募数、面接設定率、内定承諾率、チャネル別実績などの数値は、ATSや社内データで確認します。AIは、採用会議の論点、候補者別の申し送り、ボトルネック、次のアクションなど、文章にする部分の下書きに使います。

Q. 候補者情報をAIに入力する際の注意点は？

利用目的、候補者への説明、閲覧権限、保存期間、削除、外部共有、AI学習利用の有無を確認します。社内の法務、セキュリティ、個人情報保護担当にも確認してください。仕事に関係しない情報や差別につながる情報を評価に使わないことも大切です。

Q. Notta Brainは候補者を自動評価しますか？

いいえ。本記事で紹介する使い方では、Notta Brainは候補者を自動評価しません。スコアリング、ランキング、合否判定も行いません。Notta Brainは、面接記録や採用会議の内容を整理し、人が確認する下書きを作るために使います。