議事録のメモが追いつかない？上手にメモを取るコツを解説

会社で会議の議事録を書くために会議中にメモを取ることがあります。ところがメモを取ることに慣れていないと、「 議事録のメモが追いつかない」という状況に陥ります。それには理由があります。全ての発言内容を詳細にメモしようとするからです。議事録のメモを取るためには、発言者の発言内容を取捨選択する必要があります。会議の目的を掴んだ上で、大切なポイントだけをメモしていくのです。発言内容を全部メモしたいのであれば、会議中に音声録音をするしか方法がありません。

議事録の目的・メリット

通常の社内会議における議事録は、会議で議論された内容や取り決められた事項についてしっかりと記録を残し、会議参加者や会社関係者などと、決定事項を共有することを目的として行われます。情報を共有することで、会社の考え方を社員や末端までしっかりと伝えることもできます。

それは次の会議の案内状も兼ねているということです。議事録の終わりの方には、次回会議の開催予定が記入されているのが普通です。次回会議の会議名、開催日時、議題、目的などが書かれた案内状を兼ねる場合もあるので、ここに議事録を作成する大切な役割があるということです。

次のアクションに対するコンセンサスを取る効果もあるため、結果的にその後の会議の質を高めることに繋がりますし、社内連絡調整の効率化が図られるということになります。 議事録を毎回残すことで、このような良いサイドエフェクトもあるということです。

議事録のメモが追いつかない原因

議事録のメモが追いつかない原因は、発言者の発言内容を全てメモしようとするからです。全ての発言を詳細にそのまま記録しようとすれば、速記の技術を使う以外に道はありません。ところが速記の技術は難しいですし、資格を持っている人も少ないです。社内でも速記の技術を持っている人はその技術を使って会議の全てを記録することができますが、一般的にはキーワードのメモにより会議議事録を作成するということになります。会議議事録を作成する人は、会議の内容について精通していなければなりません。

効率よくメモを取るための解決策

素早くメモを書くコツ

会議や授業などでメモを取るときに悩みはありませんか。例えば相手の話のスピードにメモが間に合わないとか、メモを読み返してみても内容を思い出せないとか言ったことがあります。メモを素早く正確に取るためにはコツがあります。いくつかを紹介しましょう。

コツ１：会議によってテンプレートを用意しておく

会議の議事録をまとめるのにふさわしいテンプレートを前もって用意していくことが大切です。一口に会議といってもそれにはたくさんの種類があります。会議参加者が一般社員なのか役員なのかで用意するテンプレートは異なってきます。また会議の種類によっても議事録に書くべき項目は様々です。会議の種類によっても前もって適切なテンプレートを用意しておくことが大切です。最低限決定事項を記載すれば良いというケースもあれば、決定までの経緯を詳細に記録すべきケースもあります。

コツ２：記載すべきことを意識する（PREP法）

会議で議事録に記載すべきことを意識しておくことが大切です。様々な手法がありますが、 PREP法もそのうちのひとつです。PREP法は英語の頭文字を集めた略語ですが、結論を示し（Point）、理由を述べ（Reason）、具体例で相手を納得に導き（Example）、再度結論を示す（Point）という話し方です。事前にこのフレームワークを考えておくだけで、 物事を理論的に整理することができます。

PREP法を修得することのメリットはとても大きいです。まず要点をおさえたわかりやすい文章が書けるようになります。さらに説得力のあるプレゼンテーションができるようになるということです。

コツ３：メモのタイトルと日付を書く

会議のメモには必ずタイトルと日付を書く習慣をつけましょう。タイトルと日付を書いておくことで、どのような情報が書かれているメモかはっきりしますし、いつそれが作成されたかが明確に判断できます。

タイトルと日付さえ書き記しておけば、すぐに必要なメモを探し出すこともできます。メモと言っても今は手書きのメモは減って、電子的にメモをとることが多くなっています。音声入力も増えています。そのような時にもメモの日付はとても重要な役割を果たします。

コツ４：カラーは4色以上使わない

手書きのメモをするときにカラーマーカーを使えば効果的です。会議参加者が発言するのと同時にメモは取られますが、そのためにメモされる言葉はキーワード、単語が多いです。膨大な単語がメモ帳に書かれているので、重要度によってマーカーで色をつけておけばすぐに大切なキーワードが見つかります。

例えば、事実は黒色、要点は赤色、アイデアは青色など色分けをしておけば、誰でも情報が簡単に見分けられるようになります。しかしながらあまりにも多くの色を使うと、かえってわかりづらくなってしまいます。

メモで使われるカラーマーカーは最大で3色までと決めておきましょう。文具の蛍光ペンは持ち歩かなければなりませんが、クリックで文字色を変更できるメモツールを使えば便利です。これは電子的なカラーマーカーということができます。

コツ５：５W1Hを意識する

会議のメモに限らずメモには基本があります。５W1Hを意識することで、情報を整然と整理することができます。５W1Hとは「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」ということですが、アメリカで開発された技術です。 メモをする時に５W1Hで再確認をすることで、情報の抜けや漏れを効率よく防ぐことができます。

議事録のメモのフォームに事前に5W1Hの項目を書いておけば、会議当日にもあわてることなく、メモを書きとめることが可能です。同じようなメモを何度もつくるのが面倒であれば、テンプレートとして保存できるメモツールが最適です。

コツ６：余白を作りコメントを書く

メモにはコメント欄を余白として残しておくのが大切です。後で思い浮かんだアイデアや考えを、そこに追記できるからです。

手書きのメモでは、メモできる場所は紙の大きさ次第ということになってしまいます。事前に余白を残しておくことがとても重要です。また余白を気にしないで自由にメモがとりたい場合には、手書きではなくて電子的な処理ができるメモツールが最適です。

将来のお仕事に直結するような重要な情報を逃さないために、メモには十分な余白を残しておきましょう。

コツ７：メモは一か所にまとめる

メモは一か所にまとめておくのがコツです。後から一覧で簡単に見返すことができるからです。メモの種類によってそれを保存する場所が異なると、探すのに時間と手間がかかります。そしてメモ同士の関連性もわからなくなるので注意が必要です。

コツ８：新しいページから書き始める

会議のメモは新しいページから書き始める習慣をつけておきましょう。お互いに関連していないようなメモを同じページに書いてしまうと大変です。後から必要な情報を探すのが困難になるのです。残りのページ数や余白を気にしないでたくさんのメモを残したいのであれば、メモツールの導入が最適です。メモツールを導入すればページ数や余白の制限がなくなるので、思う存分自分のメモを残すことができます。メモに記録されたキーワードは多ければ多いほど役に立ちます。

コツ９：名前や分からないことはカタカナで書く

会議のメモを取る時に一番大変なのが人の名前ではないでしょうか。漢字が得意な人ならば問題はありませんが、全ての漢字を覚えているわけではありません。また名前には複数の漢字の候補がある場合もあります。

聞き取れなかった言葉や人の名前はカタカナで書いておくのが無難なところです。もしもその時に間違った漢字で記入してしまえば、その後も間違った漢字でメールを送ることになるので、相手に不信感を与えてしまいます。

コツ１０：メモ帳やノートではなくツールを使う

素早く正確なメモをとるのに一番効果が高いのがメモツールです。メモツールはスマートフォンやパソコンからすぐにメモを書き残すことができます。音声入力ができるので、紙のメモ帳のように余計なスペースが必要ありません。また、メモツールには事前に登録しておいたフォーマットを再利用できるという大きな特徴があります。

録音・文字起こしツールNottaを活用

紙でできている実際のメモ帳やノートではなくてツールを使うのが良い方法です。 AI でできることは人間が苦労して時間をかける必要はありません。そこで是非ご紹介したいのが、録音・文字起こしツールNottaの活用です。その一番の理由は、音声入力のスピードと文字変換精度が良いということです。

Nottaの音声入力では文字起こしをしてくれるだけではなくて、 リアルタイムで音声録音までしてくれます。 その利用価値はとても大きいです。 AI 音声入力は完璧ではありません。誤変換がつきまといます。誤変換された文字列は前後関係で大抵すぐに判断できますが、どうしてもわからない時もあります。その時にはNottaに記録されている、元の音声に立ち戻ってチェックができるという大きな利点があります。これで100%完璧な編集が可能になります。

以下、Nottaをおすすめする理由です。

1. 端末やOSの種類を問わずパソコンやスマホで高品質な録音ができる。

2. 多言語に対応するリアルタイム・音声ファイル文字起こしが可能。

3. Googleカレンダーとの連携でWeb会議に自動参加し録音・文字起こしのタイミングを逃さない。

4. 便利な共有・エクスポート機能がある。

議事録のフォーマット

様々な目的の会議が開催されますが、会議の目的は違っていても会議の内容を記録した議事録の作成は不可欠です。議事録には必ず入れなければならない項目がありますし、議事録を効率よく作成できるテンプレートがたくさんアップロードされています。会議の内容によってテンプレートを切り替えながら効果的な議事録を残すことができます。

入れるべき項目

会議議事録には必ず入れなければならない項目があります。誰が、何を、いつまでに、どのように進めなければならないかなどを明確にするために、しっかりとした議事録が必要です。

会議の内容を関係者に正確に伝えられる議事録を作成するためにはコツがあります。まずは基本事項からです。

• 基本事項

会議名称、日時、開催場所、出席者名が基本事項です。出席者名の記入は同じ部署ないなら名前だけです。複数の部署から参加があった場合には部署名と名前を記入します。また社外から参加があった場合には会社名と役職と名前を記載しなければなりません。記載の序列があるので注意が必要です。記載は社外、社内の順序ですが、社内では役職の高い順に並べます。

• 会議概要

まず会議を行う目的と趣旨を書かなければなりません。その後で会議全体の流れを把握できるような要点をまとめて掲載します。文章を要約する技術が問われます。また偏見のない公平な目で議事録を作成しなければなりません。

• 議論や質疑応答の内容

会議の決定事項がどのような流れで決まったのか明確にわかるようにしなければなりません。議論の中心点や質疑応答などについて詳細に記述します。会議に参加できなかった人に疑問や不明点が生じないように配慮します。

• 決定事項・未決定事項

会議で決まったことと、決まらなかったことをはっきりとさせる必要があります。特に会議の決定事項は明確に文章で示しておく必要があります。そうしなければ後でトラブルになることがあるからです。会議で決まったことは、会議の目的と趣旨のすぐ後に記載するのが良いです。

• 次回開催予定

次回会議開催予定はたいていフォーマットの下の方に掲載されますが、それが明確に書かれていることで、次回の会議開催を決定することができるのです。

• 配布先部署名・議事録作成者名

作成された議事録を配布する部署名と、議事録作成者の所属、氏名を記載します。質問などがあればすぐに答えられる体制をとっておきましょう。

すぐ使える議事録のテンプレート5選

1) 議事録テンプレート 01（ワード・Word）

罫線を一切使わないで、テキストのみで記載するシンプルな議事録です。余分な装飾がないので、圧迫感を感じません。自由にメモをとるような感覚で議事録を作成することができます。あらゆるビジネスシーンで、すぐにこの議事録テンプレートが使えます。

https://templates-navi.com/599

2) 議事録テンプレート 02（ワード・Word）

表形式で情報を整理しながら会議の議事録をまとめることができます。会議の概要、議事が簡単に記録できます。記事の項目では、その内容の大きさにより枠の大きさが自動で調整されるのが特徴です。大きな会議を開催するシーンで活躍できそうです。

https://templates-navi.com/603

3)議事録テンプレート03「汎用的に使えるシンプルな表形式」（ワード・Word）

シンプルな表形式の議事録フォーマットですが、部署ごとに参加者氏名を分けて記載できます。 複数の部署が集まって会議をする時に便利です。会社の規模が大きくて、たくさんの部署を抱えているようなところで利用できます。

https://templates-navi.com/2658

4) 議事録テンプレート04「横罫線のみの表形式」（ワード・Word）

横の罫線だけで構成されているスタイリッシュな議事録フォーマットです。議事録の下の方には次回の打ち合わせについて、日時、場所、議題等を記入出来る欄が設けられているので便利です。ビジネスのあらゆるシーンで活躍できそうです。

https://templates-navi.com/2662

5) 議事録テンプレート05「参加者確認印欄付き」（ワード・Word）

word形式の議事録フォーマットですが、罫線と枠で構成されています。議事録に記入できる内容は会議名、議題、場所、使用資料、参加者、内容、決定事項、次回予定などです。一般的な会議であればすべてのシーンで使えます。

https://templates-navi.com/2785

まとめ

「議事録のメモが追いつかないならどうする」というテーマですが、紙のメモ帳やノートではなくツールを使うという解決策があります。全ての状況が録音され、同時に文字列に変換されるようなツールを使えば良いのです。Notta文字起こしツールで会議議事録を残すこともできます。とはいえ自動で会議議事録をつくってくれるわけではないので、多少の練習は必要です。音声入力の変換スピードが速いのと、変換精度が良いのでとても使いやすいツールです。 Googleカレンダーとの連携でWeb会議に自動参加し、録音・文字起こしのタイミングを逃しません。