仕事やプライベートで「やるべきこと」が多くて、何から手をつければいいか混乱していませんか。タスクの抜け漏れや、締切に追われる毎日にストレスを感じる方もいるでしょう。ToDoリストは、そんな悩みを解決する強力なツールです。しかし、ただ作るだけではうまく機能しません。

この記事では、ToDoリストの基本的な考え方から、失敗しない作り方の具体的なステップ、続けられる運用のコツまでを丁寧に解説します。さらに、あなたに合ったツール選びのポイントや、おすすめの無料アプリについても紹介します。

この記事を読めば、仕事も日常も効率的に管理し、抜け漏れゼロの毎日を実現できるでしょう。初心者の方でも分かりやすいように丁寧に解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

ToDoリストとは?

シンプルな紙のToDoリストカード。何も書かれていない白紙のチェックリストは、タスク管理を始めるイメージやToDoリストの基本を伝える写真。

ToDoリストの意味

ToDoリストとは「やるべきこと」を一覧にしたものです。頭の中だけでタスクを管理しようとすると、忘れてしまったり、何から手をつければ良いか分からなくなったりします。人間の記憶には限界があり、多くの情報を同時に処理するのは難しいです。

そこでやるべきことをリストとして書き出すことで、頭の中を整理できます。たとえば、仕事の依頼や日々の雑務、プライベートの予定などをすべて書き出してみましょう。そのリストを見るだけで、自分が抱えていることを客観的に把握し、抜け漏れなく管理できるようになります。

ToDoリストとタスクの違い

ToDoリストとタスクの違い

ToDoとタスクは、似ていますが明確な違いがあります。ToDoが「いつかやるべきこと」という漠然とした項目であるのに対し、タスクは「期限が設定された具体的な作業」を指します。この二つを区別して使うことで、より精度の高い計画を立てることが可能です。たとえば「部屋の片付け」はToDoにあたりますが、これだけでは行動に移しにくいでしょう。そこで、具体的なタスクに分解します。

項目説明具体例
ToDo期限が曖昧で、漠然とした「やること」部屋の片付け、旅行の計画
タスク期限が明確で、具体的な「作業」掃除機をかける(30分)、ホテルを予約する(明日まで)

大きなToDoを具体的なタスクに細分化することが、計画を実行に移すための重要な第一歩となります。

ToDoリストが役立つシーン

ToDoリストは、仕事とプライベートの両方で非常に役立ちます。現代社会では公私ともに管理すべき情報や作業が多岐にわたります。ToDoリストを活用することで、複雑な状況でも頭の中を整理し、やるべきことを見失わずに済みます。たとえば仕事の場面では、複数のプロジェクトの進捗管理や、日々の定型業務のチェックリストとして活用できます。

一方プライベートでは、旅行の準備リストや、日々の買い物リスト、資格試験の勉強計画など、あらゆる場面で力を発揮するでしょう。ToDoリストは、あらゆるシーンで私たちの行動をサポートし、生活をより豊かにしてくれるツールなのです。

ToDoリストを使う3つのメリット

黒板にチョークで描いたToDoリストのテンプレートとチェックボックス。タスクを整理し、優先順位を設定するプロセスを象徴するイメージ。

抜け漏れ防止

ToDoリストを使う最大のメリットは、タスクの抜け漏れを確実に防げる点です。人間の記憶力には限界があり、特に多くの業務や情報を抱えていると、ささいな用事を忘れてしまいがちになります。そこでやるべきことが発生した瞬間にToDoリストへ記録する習慣をつければ、忘れる心配がなくなります。

たとえば会議で決まった担当業務や、上司からの指示、ふと思いついたアイデアなどをすぐにリストに追加しましょう。そうすることで、ToDoリストがあなたの「第二の脳」として機能し、すべての情報を記憶してくれるのです。その結果、安心して目の前の作業に集中できます。

優先順位整理

ToDoリストは、タスクの優先順位を整理するのに役立ちます。やるべきことを一覧にすることで、何から手をつけるべきか客観的に判断しやすくなります。すべてのタスクが同じ重要度・緊急度ではないため、効果的に時間を使うには優先順位付けが欠かせません。具体的には、以下のような考え方でタスクを分類すると良いでしょう。

  • 重要かつ緊急なこと:最優先で取り組むべきタスク。(例:今日の夕方が締切のレポート)

  • 重要だが緊急でないこと:計画的に時間を確保して取り組むべきタスク。(例:来週のプレゼン資料作成)

  • 重要でないが緊急なこと:できれば他者に任せるか、短時間で終わらせるタスク。(例:急な電話対応)

  • 重要でも緊急でもないこと:やらない、または後回しにするタスク。(例:目的のない情報収集)

このようにタスクを整理することで、本当に重要なことに集中でき、生産性が大きく向上します。

スケジュール管理

ToDoリストの活用は、スケジュール管理の精度を高めます。リストアップした各タスクに「いつまでに終わらせるか」という期限と、「どれくらいの時間がかかるか」という作業時間の目安を設定できます。これにより、1日の計画が非常に立てやすくなるでしょう。

たとえば午前中にはAとBのタスクを各1時間で終わらせ、午後は3時間かけてCのタスクに取り組む、といった具体的な予定を組むことが可能です。この作業を繰り返すことで、時間の見積もり精度も自然と向上します。結果として、無理のない現実的なスケジュールを立てられ、時間を有効に活用できるようになるのです。

失敗しないToDoリストの作り方

自宅のデスクでノートパソコンとノート、スマートフォンを使いながら仕事のタスクを整理する女性。ToDoリストアプリやメモ帳を併用して生産性を上げるシーン。

手順アクションポイント
Step 1すべて書き出す「頭の棚卸し」。重要度は無視し、すべて出し切る。
Step 2カテゴリ分け「グループ化」。仕事・私用・場所などで分類して整理する。
Step 3具体化・日程「タスク分解」。具体的な行動に落とし込み、期限を決める。
Step 4優先順位「取捨選択」。重要度×緊急度で着手する順番を決める。

1

ステップ1:やるべきことをすべて書き出す

失敗しないToDoリスト作りの第一歩は、頭の中にある「やるべきこと」をすべて書き出すことです。この段階では、重要度や期限を気にする必要はありません。まず全体像を把握しないと、適切な計画を立てることができないからです。

仕事の案件、プライベートの用事、買い物のリスト、いつかやりたいと思っていることなど、大小問わずすべてを紙やアプリに書き出しましょう。この作業は「頭の棚卸し」とも言え、脳のメモリを解放する効果があります。すべてを吐き出すことで、頭がすっきりし、抜け漏れの不安から解放されるのです。

2

ステップ2:カテゴリ分けする

やるべきことをすべて書き出したら、次に関連するグループごとに分類します。このカテゴリ分けの作業が、リストを整理し、見やすくするために非常に重要です。タスクが雑然と並んでいるだけでは、関連する作業をまとめて処理できず、非効率になってしまいます。具体的には、以下のように分類するのがおすすめです。

  • 場面で分ける:「仕事」「プライベート」

  • プロジェクト名で分ける:「Aプロジェクト」「B案件」

  • 作業内容で分ける:「事務作業」「連絡・確認」「資料作成」

  • 場所で分ける:「オフィスでやること」「外出先でやること」「家でやること」

このようにカテゴリ分けをすることで、状況に応じて取り組むべきタスクが一目でわかり、リストが格段に管理しやすくなります。

3

ステップ3:タスク化しスケジュールに落とし込む

カテゴリ分けが終わったら、抽象的な項目を具体的な「タスク」に分解し、スケジュールに落とし込みます。「いつまでに何をやるか」を明確にすることが、計画を実行に移すための鍵です。たとえば「企画書を作成する」という項目では、行動を起こしにくいでしょう。

そこで「資料を集める」「構成案を作る」「本文を執筆する」といった具体的な作業に分解します。そして、それぞれのタスクに「〇月〇日まで」という期限を設定するのです。これにより、やるべきことが明確になり、先延ばしを防ぐ効果があります。

4

ステップ4:優先順位をつける

最後に、作成したタスクに優先順位をつけます。限られた時間の中で最大の成果を出すためには、どのタスクから取り組むべきかを見極めることが不可欠です。そのための有効な手段が「重要度」と「緊急度」の2つの軸でタスクを評価する方法です。一般的に「時間管理のマトリクス」として知られており、タスクを4つの領域に分類します。

緊急度 高緊急度 低
重要度 高第1領域:すぐやる第2領域:計画的にやる
重要度 低第3領域:他者に頼む・効率化する第4領域:やらない

このマトリクスに従ってタスクを整理することで、常に最も価値のある作業に集中できるようになります。このひと手間が、日々の生産性を大きく左右するのです。

使い方・運用のコツ

ノートパソコンと手帳、スマートフォンを並べてToDoリストを書き込む様子。アナログ手帳とデジタルツールを併用してタスク管理を行うイメージ。

目につく場所で管理する

作成したToDoリストは、常に目に入る場所で管理することが大切です。リストの存在を忘れてしまっては、せっかく作成した意味がなくなってしまいます。人間は視界に入らないものを意識し続けるのが苦手なため、生活や仕事の動線上にリストを置くのが効果的です。

たとえば、PCで仕事をするならデスクトップに付箋アプリで表示する、スマートフォンをよく見るならホーム画面にウィジェットを設置するなどが考えられます。アナログ派なら、デスクの前の壁に貼り出したり、常に持ち歩く手帳の最初のページに書いたりするのも良いでしょう。自然と確認する習慣がつく場所を見つけることが、継続の鍵です。

見直す習慣をつくる

ToDoリストを有効に活用するためには、定期的に見直し、更新する習慣が不可欠です。なぜならタスクの状況は常に変化し、新たなタスクも次々と発生するからです。リストを一度作って放置すると、すぐに現状と合わなくなり、使えないものになってしまいます。そこで、以下のようなタイミングで見直しを習慣化するのがおすすめです。

  • 毎日(1日の終わりに):完了したタスクにチェックを入れ、達成感を得る。残ったタスクと新しく発生したタスクを整理し、翌日の計画を立てる。

  • 毎週(週末などに):その週の進捗を振り返る。来週取り組むべき大きなタスクを確認し、計画を練り直す。

  • 毎月(月末などに):中長期的な目標に対する進捗を確認し、翌月の計画に反映させる。

この見直しによって計画のズレを修正し、着実に目標達成へと近づけます。

別ツールと組み合わせる

ToDoリストは、単体で使うだけでなく、他のツールと組み合わせることでさらにその効果を高めます。各ツールの長所を活かして連携させることで、管理がより効率的になり、抜け漏れのない体制を築くことが可能です。たとえば期限が明確なタスクは、ToDoリストに書き出すと同時にカレンダーにも登録しておくと、リマインダー機能によって忘れにくくなります。

またメールで依頼されたタスクは、そのメール自体をToDoリストアプリに転送してタスク化できる機能を使うと便利です。このように、ToDoリストを中心に据えつつ、カレンダーやメール、メモアプリなどを連携させることで、あらゆる情報を一元的に管理し、タスクの抜け漏れを限りなくゼロに近づけることが可能です。

ToDoリストのフォーマット例

壁掛けボードにToDoリストを書き込みながら打ち合わせをする男女。ホワイトボードでタスクを共有し、仕事や家事の予定を可視化するシーン。

シンプルなToDoリスト

手帳やメモ帳、付箋といった紙の媒体を使う方法は、最もシンプルで手軽なToDoリストの作り方です。特別なツールや難しい設定は一切不要で、思い立った瞬間にすぐに書き始められるのが最大の魅力です。たとえば、ポケットサイズのメモ帳を常に持ち歩き、やるべきことができたらすぐにメモを取る。

あるいはデスクに付箋を貼り、完了したタスクから剥がしていくという方法も視覚的に達成感が得やすく人気です。この方法は、デジタルツールが苦手な方や、まずは気軽にToDoリストを始めてみたいという方に特におすすめです。手書きならではの自由度の高さも利点と言えるでしょう。

Excelで管理するToDoリスト

ExcelやGoogleスプレッドシートは、カスタマイズ性の高いToDoリストを作成したい場合に非常に有効です。自分に必要な項目を自由に設定できるため、単なるリスト以上の詳細な管理が可能になります。たとえばタスク名や期限だけでなく、担当者や進捗状況(ステータス)といった項目を追加することで、チームでのタスク共有にも活用できます。

タスク名担当者期限ステータス備考
A社向け提案書作成佐藤11/20進行中下書き完了、要レビュー
経費精算鈴木11/22未着手
Bプロジェクト定例田中11/25完了議事録送付済み

このように表形式で管理することで、一覧性が高く、ソートやフィルタ機能を使って特定のタスクを抽出するのも簡単です。関数を使えば、進捗率を自動で計算させることもできます。

無料で使えるToDoリストアプリ・ツールの選び方

腕時計と並べたスマートフォンの画面に黄色いデジタルToDoリストが表示されている。モバイルアプリでタスクをチェックし時間管理をする様子を表現。

アプリを選ぶときのポイント

数あるToDoリストアプリの中から自分に合ったものを選ぶには、いくつかの重要なポイントがあります。機能の多さよりも、日々の利用でストレスを感じないかどうかが継続の鍵を握ります。操作が複雑だったり、自分に不要な機能が多かったりすると、リストを管理すること自体が負担になってしまいます。「シンプルさ」「連携機能」「デバイス対応」という3つの観点から、自分に合うアプリかどうかを判断するのがおすすめです。

シンプルさ

アプリを選ぶ上で最も重要な要素の一つが、シンプルさです。タスクの追加や確認といった基本的な操作が、簡単かつ直感的に行えるアプリを選ぶべきです。操作が複雑だと、リストを作ること自体が面倒になり、結局使わなくなってしまう可能性が高まります。

たとえば、アプリを開いてから2〜3回のタップで新しいタスクを登録できるか、一覧画面がごちゃごちゃしておらず見やすいか、といった点を確認しましょう。高機能なアプリも魅力的ですが、まずは必要最低限の機能を備えたシンプルなアプリから試してみるのが、挫折しないためのコツです。

連携

普段使っている他のツールと連携できるかどうかは、アプリ選びの重要なポイントです。カレンダーやメール、メモアプリなどと連携できると、情報を一元管理でき、タスクの登録漏れや二重管理を防ぐことができます。たとえばGoogleカレンダーと同期できるアプリなら、ToDoリストに入力した期限付きのタスクが自動でカレンダーにも表示されます。

またメールで受け取った依頼を、そのままタスクとして登録できる機能も非常に便利です。このように、連携機能をうまく活用することで、タスク管理のプロセス全体をよりスムーズに行うことが可能になります。

デバイス対応

パソコンやスマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスで利用できるかどうかも確認しましょう。外出先ではスマートフォンで手軽にタスクを確認・追加し、オフィスではパソコンの大きな画面でじっくり整理するといった使い分けができると、非常に便利です。

そのためには各デバイス用のアプリが提供されており、データが自動で同期されるクラウド対応のサービスを選ぶのが基本となります。自分の生活スタイルを振り返り、どのデバイスでToDoリストを使いたいかを具体的にイメージすることが、最適なアプリ選びにつながります。

フォーマット別の向き・不向き

ToDoリストを作成するフォーマットには、紙、Excel、そして専用アプリなど様々な種類があります。どのフォーマットにも長所と短所があり、自分の目的や管理スタイルによって最適なものは異なります。それぞれの特徴を正しく理解し、自分の使い方に合ったフォーマットを選ぶことが、ToDoリストを長く使い続けるための秘訣です。ここでは、それぞれのフォーマットの向き・不向きを詳しく見ていきましょう。

手帳や付箋といった紙媒体は、手軽さと自由度の高さが最大の長所です。デジタルツールが不要で、思いついた時にすぐに書き込めるため、誰でも簡単に始められます。しかしその一方で、デジタルデータではないため、タスクの並べ替えや検索、他者との共有には向きません。

また紛失のリスクや、情報量が増えると管理が煩雑になるという短所もあります。個人の買い物リストや、その日一日のタスクを書き出すといった、シンプルで短期的なタスク管理をしたい人におすすめのフォーマットです。

Excel管理

ExcelやGoogleスプレッドシートでの管理は、カスタマイズ性の高さが魅力です。表計算ソフトなので、項目を自由に設定したり、関数を使って進捗率を自動計算させたりと、自分だけの管理表を構築できます。ただしスマートフォンなどの小さな画面では一覧性が低く、操作しにくいのが難点です。

そのため外出先での確認や更新にはあまり向いていません。プロジェクトの進捗管理表のように、PCでの作業が中心で、複数の項目を一覧で管理したい場合にその真価を発揮するフォーマットと言えるでしょう。

アプリ管理

専用アプリでの管理は、多機能さと利便性の高さが特徴です。リマインダー機能でタスクのやり忘れを防いだり、複数のデバイスでデータを同期してどこからでもアクセスできたりと、紙やExcelにはない多くの利点があります。しかし非常に多くのアプリが存在するため、自分に合ったものを見つけるのに時間がかかるかもしれません。

またサービスによっては高機能なプランが有料の場合もあります。リマインダーやチームでの共有機能を積極的に活用し、タスク管理を効率化したい人におすすめのフォーマットです。

無料で使えるToDoリストアプリ・ツール比較

スパイラルノートに手書きのToDoリストとチェックマークが並ぶ。朝のルーチンや日課を可視化し、チェックボックスで進捗を確認する場面。

1

Google ToDoリスト

Google ToDoリスト

Google ToDoリストは、Googleが提供する非常にシンプルなToDoリストツールです。GmailやGoogleカレンダーといった他のGoogleサービスとシームレスに連携するのが最大の特徴です。たとえばGmailの画面から直接メールをタスクとして追加したり、カレンダー上でタスクの期限を管理したりできます。

機能はタスクの作成、サブタスクの設定、期限の追加など基本的なものに絞られており、直感的に操作できます。料金は完全に無料で、Googleアカウントがあれば誰でも利用可能です。普段からGoogleのサービスを多用している人や、複雑な機能は不要で、とにかくシンプルなツールを求めている人におすすめです。

2

Excel・スプレッドシート

Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトを用いて自作するToDoリストです。最大の特徴は、その圧倒的なカスタマイズ性の高さにあります。タスク名や期限といった基本的な項目に加え、担当者、重要度、進捗状況、関連URLなど、自分が必要な項目を自由に設計可能です。

関数や条件付き書式を使えば、進捗状況を視覚的に表現することもできます。料金は、GoogleスプレッドシートであればGoogleアカウントがあれば無料で、ExcelはMicrosoft 365のライセンスが必要です。自分の業務に合わせて細かく項目を管理したい人や、チーム内で進捗状況を一覧で共有したい人に最適な方法です。

3

Todoist

Todoist

Todoistは、世界中で高い人気を誇るパワフルなタスク管理・ToDoリストアプリです。その特徴は、豊富な機能と洗練された操作性にあります。「明日10時にミーティング」のように日常的な言葉で入力すると、自動で日時を認識してタスクを設定してくれる自然言語入力が非常に便利です。

またタスクを完了するとポイントが貯まる「カルマ」機能があり、ゲーム感覚でモチベーションを維持できます。料金は、基本的な機能が使える無料プランがあり、リマインダーやより高度な機能を使いたい場合は有料のProプランやBusinessプランが用意されています。本格的にタスク管理を極めたい人や、様々な外部サービスと連携させて効率化を図りたい人におすすめです。

4

Microsoft To Do

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、かつて人気を博した「Wunderlist」の後継としてMicrosoftが提供するタスク管理アプリです。その特徴はシンプルで美しいデザインと、Microsoft製品との優れた連携にあります。特にOutlookとの連携は強力で、Outlookのタスクと完全に同期します。

また「今日の予定」というスマートリスト機能が秀逸で、その日にやるべきタスクを自動で提案してくれるため、計画を立てる手間が省けます。料金は、Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。職場でOutlookをメインで使っているビジネスパーソンや、毎日すっきりと整理されたリストでタスクに取り組みたい人におすすめです。

5

2Do

2Do

2Doは、豊富な機能と高いカスタマイズ性を求めるパワーユーザー向けの、高機能タスク管理アプリです。その特徴は、一つのタスクに対して非常に多くの情報を設定できる点にあります。開始日、期限、タグ、場所情報、繰り返し設定など、細部にわたって管理が可能です。

また複数のタスクをまとめるプロジェクト機能や、チェックリスト機能も強力です。GTD(Getting Things Done)といった本格的なタスク管理手法を実践するための機能が揃っています。料金は有料の買い切りアプリですが、一度購入すれば追加費用はかかりません。タスク管理にこだわりがあり、自分だけの最強のシステムを構築したい人におすすめです。

6

Trello

Trello

Trelloは、「かんばん方式」という手法を取り入れた、視覚的なタスク管理ツールです。特徴は、「ボード」「リスト」「カード」という3つの要素で構成されるシンプルな構造です。たとえば、「未着手」「作業中」「完了」といったリストを作成し、タスクを書いたカードをドラッグ&ドロップで移動させることで、進捗状況が一目でわかります。

各カードには、チェックリストや画像、コメントなどを追加でき、チームでの共同作業に非常に強いツールです。料金は、個人や小規模チームであれば十分な機能を持つ無料プランがあります。タスクの進捗を直感的に把握したい人や、チームでプロジェクトの状況をリアルタイムに共有したい人におすすめです。

7

Notion

Notion

Notionは、ToDoリスト、メモ、ドキュメント、データベースなど、あらゆる情報を一つに集約できる「オールインワン・ワークスペース」です。その特徴は、ブロックを組み合わせてページを構築する圧倒的な自由度の高さにあります。ToDoリストを作成するだけでなく、そのタスクに関連する会議の議事録や参考資料、URLなどをすべて同じページにまとめることが可能です。

豊富なテンプレートが用意されているため、初心者でもすぐに見栄えの良いページを作成できます。料金は、個人利用の範囲であれば十分すぎるほどの機能が無料で使えます。タスクだけでなく、それに関連する情報もすべて一元管理したい人や、自分だけのオリジナルな管理画面を作ることを楽しめる人におすすめです。

タスク管理がうまい人のToDoリスト活用法

クリップボードにセットした白紙のTodoリストとペン、隣にノートパソコンが置かれたデスク。タスクを書き出し、デジタルツールと併用して効率的に管理するイメージ。

1

すべてのタスクを書き出す

タスク管理が上手な人は、どんなに小さなことでも、やるべきことをすべてToDoリストに書き出しています。頭の中にある「気になること」をすべて外部のリストに移すことで、脳のメモリを解放し、目の前の作業に100%集中できる環境を作っているのです。

たとえば、「〇〇さんにメールを返信する」といった数分で終わるような作業や、「机の上を片付ける」といった雑務も、忘れずにリストアップします。これにより、「何か忘れていることはないか」という漠然とした不安から解放され、安心して一つのタスクに没頭できるようになるのです。すべてを書き出すことが、生産性を高めるための第一歩です。

2

タスクを細かく分解する

タスク管理の達人は、大きなタスクを具体的な行動に移せるレベルまで細かく分解することを徹底しています。なぜなら、「プレゼン資料を作る」のような漠然としたタスクは、どこから手をつけていいか分からず、先延ばしの原因になりやすいからです。そこで、タスクを具体的なステップに分解することで、行動へのハードルを下げ、着実に進捗を生み出します。

  • 元のタスク:プレゼン資料を作る

  • 分解後のタスク:

    • テーマに関する情報収集を行う(1時間)

    • 全体の構成案を作成する(30分)

    • 各スライドの内容を書き出す(2時間)

    • デザインを整える(1時間)

    • 最終チェックと修正を行う(30分)

このように、各ステップにかかる時間の目安もメモしておくと、より現実的な計画が立てられます。

3

「優先タスク」に集中する

タスク管理がうまい人は、優先順位の高いタスクに集中するための仕組みを持っています。すべてのタスクを同時にこなすことは不可能であり、最も重要なことから片付けていくのが最も効率的だからです。そのために、まず「重要度と緊急度のマトリクス」などを用いて、今本当にやるべきことを見極めます。

そして、そのタスクに取り組む際は、他のことに気を散らされない環境を作ります。たとえば、「ポモドーロ・テクニック」を使い、25分間は一つのタスクだけに集中し、その後5分休憩するというサイクルを繰り返す方法が有効です。このように、優先順位付けと集中できる環境作りを組み合わせることで、生産性を最大化しているのです。

4

ToDoリストを更新し続ける

タスク管理の上級者は、ToDoリストを一度作って終わりにはしません。リストを「生き物」と捉え、常に現状に合わせて更新し続けることが重要だと理解しているからです。予定外の仕事が舞い込んだり、計画通りに進まなかったりするのは日常茶飯事です。その変化に対応できなければ、リストはすぐに形骸化してしまいます。

タイミングやること
毎日の朝その日のタスクを確認し、優先順位を決める
タスク完了時すぐにリストにチェックを入れる
毎日の夜一日の進捗を振り返り、翌日の計画を立てる
毎週の週末週全体の進捗を確認し、次週の計画を練り直す

このように、リストをこまめにメンテナンスする習慣こそが、ToDoリストを本当に役立つツールにし続けるための秘訣なのです。

ToDoリストを効率的に活用できるツール「Notta」

ToDoリストを効率的に活用できるツール「Notta」

1

Nottaとは?

Nottaとは、AIが音声を高精度で認識し、自動でテキスト化してくれる文字起こしツールです。その最大の利点は、会議やインタビューの内容をリアルタイムまたは録音データから文字起こしすることで、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できる点にあります。手作業でメモを取る必要がなくなるため、会話そのものに集中できます。

たとえばWeb会議ツールと連携させてリアルタイムで文字起こしを行ったり、スマートフォンのアプリで録音した音声をアップロードして後からテキスト化したりすることが可能です。Nottaは面倒な議事録作成作業から解放し、より創造的な業務に時間を使うことを可能にする効率化ツールです。

Googleアカウントやメールアドレスがあれば、誰でも無料で月120分の文字起こしができます。ぜひ公式ホームページから試してみましょう。

2

Nottaを使ってToDo候補を洗い出す手順

Nottaを使えば、会議で発生したToDo候補を驚くほど簡単に洗い出すことができます。Nottaに搭載されたAI要約機能が、長い会議の会話の中から「決定事項」や「アクションアイテム」を自動で抽出してくれるのです。これにより、議事録を最初から最後まで読み返してタスクを探す手間が省けます。具体的な手順は以下の通りです。

  1. 会議の音声をNottaで録音、またはファイルをアップロードして文字起こしをします。

  2. 文字起こしが完了したら、AI要約機能をクリックします。

  3. 要約結果として表示される「決定事項」や「アクションアイテム」のリストを確認します。

  4. 抽出された項目をコピーし、普段使っているToDoリストアプリに貼り付けます。

この手順により、会議後のタスク登録作業が、格段に速く、そして正確になります。

3

会議記録をNottaで残しておくメリット

会議の記録をNottaで正確なテキストデータとして残しておくことには、大きなメリットがあります。客観的な記録があることで、チーム内の認識のズレやタスクの抜け漏れを根本から防げます。「言った、言わない」といった不毛な水掛け論がなくなり、誰が何をいつまでにやるべきかが明確になります。

たとえば、後日「あの件はどう決まったんだっけ?」となった場合でも、テキストデータなのでキーワードで簡単に検索し、該当の発言箇所をすぐに確認できます。担当者が不明なタスクが発生した場合も、誰がその話題について発言していたかを辿ることで、責任者を特定しやすくなるでしょう。Nottaは、チーム全体のタスク管理の精度を高める上で、非常に強力な味方となるのです。

まとめ

ToDoリストは、仕事やプライベートのタスクを整理し、抜け漏れを防ぐためのシンプルかつ強力なツールです。この記事では、その基本的な考え方から、失敗しない4つの作成ステップ、そして継続するための運用のコツまでを解説しました。重要なのは、まず頭の中を空にするためにすべてを書き出し、それを分類・整理して、優先順位をつけることです。

またフォーマットは手軽な紙から高機能なアプリまで様々ですが、大切なのは自分に合ったものを選ぶことです。今回比較した無料アプリなどを参考に、まずは一つ試してみてはいかがでしょうか。タスク管理がうまい人のように、リストを細かく分解したり、定期的に見直したりする習慣を取り入れれば、あなたの生産性は飛躍的に向上するでしょう。

ToDoリストをさらに効率的に使いたい方には、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。Nottaを使えば、議事録からToDoリストを作成する時間を大幅に削減できます。誰でも無料で使えますので、公式ホームページから試してみてください。今日からでも始められる小さな一歩で、日々のタスク管理を改善し、より充実した時間を手に入れてください。

Nottaが選ばれる理由

Nottaが選ばれる理由は?

① 日本語特化のAIで業界トップの文字起こし正確率が実現、複数言語の文字起こしと翻訳も完璧対応

② 驚いほどの認識速度で文字起こし作業効率化が実現、一時間の音声データがただの5分でテキスト化

③ 国内唯一のGM・Zoom・Teams・Webex連携できるAI会議アシスタント、事前の日程予約から会議を成功に導く

④ AI要約に内蔵されるAIテンプレートで会議の行動項目、意思決定やQ&Aなどを自動作成
(カスタム要約テンプレートでインタビューや営業相談など様々のシーンでの効率化を実現)

⑤ 一つのアカウントでWeb、APP、Chrome拡張機能が利用でき、データの同期と共有はカンタン

decoration
decoration