会議の進行役としての役割は？プロの心得とコツを全面解説
日程予約から議事録要約までワンストップで完成
会議を効率よく進行していくには、進行役がきっちりと時間を管理しながら合理的に話し合える環境を構築し、参加者をゴールに導いていく必要があります。
場合によっては険悪なムードを断ち切り、和気あいあいと意見が出せるようにポジティブな進行を心がけなければならない場面も出てきます。
しかし、進行役をしたことがないのに上司から急に進行役を任されたり、昇格して会議の進行を務めなくてはならなくなったりしてしまい
「次の会議で何をどうやって進行していけばいいのだろうか？」
「進行役として何に気を付けるべきなのだろうか？」
「スムーズに会議が進行できるかわからず不安を感じている」
とお悩みではないでしょうか？
本記事では会議の進行役としての主な役割や心得、会議の進め方やコツ、求められるスキルや能力についてわかりやすく解説していきます。
会議の進行役として効率よくとりまとめ、意義のある会議を行うために、ぜひ本記事を参考にしてください。
会議の進行役とは？主な役割を説明
会議の進行役は「ファシリテーター」とも呼ばれ、全体的な司会者のような役割を担います。
会議の場では常に中立的な立場をとり、自ら意見を発信せずにあくまで司会として発言者や意見内容が偏りすぎないように調整したり、テーマごとの時間コントロールを行ったります。
また、会議の区切りごとに意見をまとめてゴールへ誘導し、会議を有意義なものにするためにサポートを行います。
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会議の進行役の心得：時間コントロールが大切
会議の進行をするにあたって、最も重要となることが時間コントロールです。
会議の目標やアジェンダを意識しつつ、合理的に会議が進行していくように場を管理していくスキルが求められます。
しかし「何を考えて進行していけばいいのだろう？」「具体的にどうやって進行していけばいいのだろう？」とお悩みの方もいらっしゃるかと思います。
そんな方に向けて会議の進行役としての心得を以下で解説していきます。
事前に会議の目標とルールを確定
会議の進行役として効果的に会議を進行させるためには、事前に会議の目標やルールを明確にすることが重要です。
以下のポイントに気を付けつつ、事前に会議の目標とルールを確定させましょう。
目標の設定：まずは会議の目的やゴールを明確に設定しましょう。参加者が会議の目標を理解していることで、効果的な議論や意思決定が行われます。
アジェンダの作成：会議の進行をスムーズにするために、アジェンダを作成しましょう。各議題にかかる予定時間や議論の進め方を事前に計画しておくことが重要です。
ルールの設定：会議の進行を円滑にするために、参加者間のルールを設定します。例えば、発言する際の順番や発言時間の制限、議論の進め方などを定めておくと、混乱を避けることができます。
会議進行中にアジェンダを把握
会議の進行中には、アジェンダを把握し、予定された議題を適切なタイミングで進めていくことが重要です。
例として、以下のようにアジェンダを把握しながらコントロールができます。
アジェンダの共有：会議が始まる前にアジェンダを全参加者に共有し、議題の順序や時間配分を明確にします。参加者が議題を把握していることで、議論がより効果的に進行します。
時間管理：各議題に割り当てられた時間内に議論を進めることが重要です。会議の進行役は時間を厳守し、議論が長引かないように注意します。必要に応じて議題の優先順位を見直し、時間配分を調整します。
議題の進行：アジェンダに沿って議題を進行させます。各議題に対して参加者の意見や提案を促し、議論を深めます。進行役は議題を適切なタイミングで切り替え、議論が行き詰まらないようにサポートします。
会議中は自然に軌道修正
前述した通り、アジェンダは事前に作成し、会議の開始時に参加者に共有します。
そのため、ある程度議題テーマや大筋から逸れることはないものの、人間同士の会話では脱線してしまうリスクはつきものです。
例えば、意見の食い違いから言い合いに発展してしまったり、単純に関係ない話が発展してしまったりと議題テーマから話が逸れる原因はさまざまです。
しかし、どのような場合でも会議の進行役は強制的に無理矢理話を戻すのではなく、適切なタイミングで和解や笑いを取り入れつつ自然に軌道を修正していかなければなりません。
具体例としては「つまり○○さんと○○さんのご意見は、○○○という部分では一致していますね。では○○○にしていくのはいかがでしょうか」「少し話が逸れてしまいましたが、実は私も○○○の部分では同意してしまいますね笑 しかし今回は○○○がテーマですので一旦話を戻してみましょう。」といった修正方法が挙げられます。
話をまとめ結論を作り上げる
会議の進行役として、最終的に議論の結論を中立的な立場でまとめる必要があります。
議論のまとめ：各議題が終了するたびに、その議題で出された意見や結論をまとめます。どれかの意見に偏りすぎることは避け、全体的に重要なポイントや意見の一致点を確認し、参加者に共有します。
最終的なゴールへの誘導：議論の最終段階では、会議全体の目標に基づいて結論を導きます。参加者が議論のゴールに向かって進んでいることを確認し、議論の方向性を調整します。
アクションアイテムの明確化：議論の結論を受けて、具体的なアクションアイテムを定めます。誰が何をいつまでに行うのかを明確にし、責任者や期限を設定します。
参加者の合意確認：最終的な結論やアクションアイテムが決定したら、参加者全員がそれに同意していることを確認します。不明確な点や異論があれば、それを解決するための議論を行います。
これらのステップを踏むことで、会議の結論が明確化され、次の段階に向けての行動計画が策定されるのです。
会議の進め方・司会進行のコツ
ここからは、会議の進行役として会議の進め方や司会進行のコツについて解説していきます。
最強の会議アシスタント「Notta」を利用する
「Notta」は言語ごとに最適なAI音声認識エンジンを駆使し、高精度かつ自然な文字起こしができる最強の会議アシスタントツールです。
高性能な文字起こし機能に加えて、日程調整や画面録画、AIによる文章要約、録音・文字データのオンライン共有機能などを搭載しているため、会議においては以下の点で役に立ちます。
参加者の都合の良い日程を考慮しつつ、最適な会議スケジュールを簡単に組める。
会議中は自動的に議事録を作成できる。
誰がいつどんな発言をしたかがリアルタイムで把握できるので、話し合いを整理しやすい。
複雑になった話題をAIに要約してもらうことで本題から逸れづらい会議進行が実現できる。
会議の内容を参加者全員に素早く共有・展開ができる。
また、「SSL」を用いた暗号化通信技術により強固なセキュリティを実現しており、個人情報や機密情報などを扱う会議でも問題なくご利用いただけます。
PCで利用できるWeb版やスマートフォンで利用できるアプリ版も提供されているため、急な会議でも即座に文字起こしができる点が大きな魅力です。
ホワイトボードを活用する
会議中にはさまざまな意見が飛び交いますが、その中で会議の目標に近づくポイントとなる意見やアイデアはホワイトボードに書き出しておきましょう。
それらの意見やアイデアはおのずと参加者の注目を集め、目標へ近づくヒントとなる可能性があります。
書き出す際には参加者全員が見えるような大きい字で、最も重要であると感じた部分には下線を引いたり赤字にしたり、箇条書きなどで書き出したりすると効果的です。
「選ぶ」のではなく「まとめる」
会議の進行役が誰かの意見に偏ってしまうと、会議のゴールがぶれてしまい、最初に設定した目標から逸脱してしまう可能性があります。
そのため、会議の進行役は参加者の意見を選別するのではなく、それらをまとめることに焦点を当てる必要があります。
まとめる際には、似たような意見やアイデアをグループ化し、共通点や重要なポイントを抽出できるとよいでしょう。
さらに、それらを整理して、議論の流れや議題の進行に合わせて適切な形で提示することで、参加者全員が議論の方向性や重要なポイントを把握しやすくなります。
参加者の意見を尊重する
参加者の意見を尊重することも、会議を円滑に進行するコツのひとつです。
会議はさまざまな価値観や視点を持つ人々が集まる場であり、それぞれの意見やアイデアに価値があります。
そのため、進行役は参加者の誰もが自由に意見を述べやすい環境を整えつつ、参加者の意見が異なる場合には、その違いを尊重して建設的な議論を展開するようにサポートする必要があるのです。
また、意見が対立する場合には、参加者全員が十分に発言する機会を与え、解決策を見つけるためのディスカッションを進めましょう。
会議の進行役は、参加者全員が自信を持って意見を述べることができるような雰囲気を作り出すことで、生産的な会議を実現します。
会議の進行役に求められるスキル・能力
会議の進行役は全体的な司会者のような役割を担うことになるため、さまざまなスキル・能力が求められます。
ここからはそんなスキルや能力を紹介していきます。
どのスキル・能力も、円滑な会議の実現に向けて進行役を務めていれば自然と身につくものばかりですので、ぜひ参考にしてください。
管理力
会議進行役は、会議中に必ず時間や議題の管理をしなければなりません。
そのため、効果的な会議を実現するためには、議題を明確にし、議論を適切にコントロールする能力が求められます。
また、会議の進行を円滑にするために、参加者の発言をバランスよく調整して管理する必要もあります。
まとめ力
会議の議論や意見を整理して要点をまとめる能力も、会議進行役に求められる能力のひとつです。
まとめ力があれば、複雑な議題をわかりやすく伝えることができ、参加者全員が議論の方向性を把握しやすくなります。
さらに、異なる意見や情報を統合し、新たなアイデアや解決策を導くことも可能です
コミュニケーション能力
良好なコミュニケーション能力は、会議進行役にとって不可欠なスキルと言っても過言ではありません。
コミュニケーション能力が高いほど、参加者との円滑なコミュニケーションを通じて、意見の交換や情報の共有を促進し、議論の質を向上させることができます。
また、中立的な聞き手としての姿勢を保ち、他者の意見を尊重することも重要です。
適応力
会議進行役は、予期せぬ状況や意見の変化に迅速に対応する能力が求められます。
柔軟性を持って議題や進行方法を調整し、参加者のニーズや会議の状況に適切に対応することが重要です。
さまざまな状況に対応できる能力を持つことで、効果的な会議進行が可能となります。
まとめ 効率的な会議の実現へ
本記事では会議の進行役としての主な役割や心得、会議の進め方やコツ、求められるスキルや能力について解説しました。
会議の進行役はやるべきことや習得すべきスキルや能力が多く、非常に難しい役回りと言えますが、任されるということはそれだけ信頼されている証拠であるとも言えます。
また、本記事で紹介したような心得やコツは、会議の進行役をこなしていくうちに自然に身につくものばかりですので、最初は難しいかもしれませんが徐々に上達していくでしょう。
もっと効率的に会議を進行させたいと考えている方は、最強の会議アシスタントツール「Notta」の導入もご検討いただければ幸いです。
ぜひ、本記事を参考にして会議の進行役を務め、効果的かつ生産的な会議の実現を目指しましょう！
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