経営指標分析
――まずは、秋田県立循環器・脳脊髄センターの役割と、加藤様の業務内容について教えてください。
加藤様：当センターは、地方独立行政法人秋田県立病院機構に属する高度専門病院です。脳卒中や心臓病といった循環器系疾患に対し、24時間365日体制で救急医療からリハビリテーションまでを一貫して提供しています。スタッフ総数は約400名。そのうち、私が統括する事務部門には約50名の職員が在籍しています。
私の主な役割は、病院の経営指標や分析を行い組織内に共有することです。秋田県は全国でも高齢化率が高く、医療需要は年々複雑化していますが、その中で限られた人員で質の高い医療サービスを持続的に提供し、かつ健全な病院経営を維持するためには、事務部門が正確なデータをスピーディに経営層へ提供することが求められています。
人事異動
――Notta導入以前、現場ではどのような課題を抱えていたのでしょうか？
加藤様：最も大きな課題は、毎週の会議における議事録作成の難しさと業務スキルの個人差でした。
病院の会議では、当然ながら医師やコメディカルによる高度な医療専門用語が頻出します。一方で、記録を担当する事務職員は数年単位で人事異動（ローテーション）があります。配属されたばかりの職員や経験年数の浅い職員にとって、会議の冒頭から議論の文脈を理解したり、略語だらけの専門用語を即座に把握したりすることは非常に困難です。ボイスレコーダーの録音を何度も巻き戻して聞き直し、用語を一つひとつ調べながら作成していたため、1時間の会議の議事録を作るのに2時間程度かかることもしばしばでした。
また正確な記録が残せなければ監査や診療報酬請求の根拠資料として機能せず、場合によっては高額な保険点数収益を失うリスクもあります。しかし業務知識や作成スキルは個人によって大きなバラツキがあり、特に業務経験の浅い担当者の負担や精神的なプレッシャーが増加していました。
コストパフォーマンス
――多くのAI文字起こしツールがある中で、Nottaを選定された理由はどこにありましたか？
加藤様：理由の1つが、山形県の自治体での導入事例を知ったことです。同じ自治体が採用していることが、使いやすさやセキュリティ面などで安心感につながりました。
選定にあたっては、当時利用していたWeb会議システムの文字起こし機能と比較検討を行いましたが、このシステムを利用する場合は初期費用やランニングコストを含めるとNottaの2倍以上の費用がかかることが判明しました。地方独立行政法人という立場上、コストパフォーマンスは非常に重要です。Nottaは、より低価格にも関わらず充実した機能が備わっており「これならいける」と確信しました。
―― コスト以外の機能面での「決め手」はありましたか？
加藤様：「どんな形式の音声でも文字化できる」という点です。当院の会議は、対面のみに加えて対面＋Webのハイブリッド開催があります。Web会議システムの機能はオンラインのみの対応ですが、NottaはWeb会議のリアルタイム文字起こしはもちろん、ICレコーダーで録音した音声ファイルをインポートして文字化することも可能です。また、導入当時は他社になかった「AI要約テンプレート」の機能も魅力的でした。
―― ハイブリッド会議での集音環境についてはいかがでしたか？
加藤様：対面参加者の位置がマイクから遠い場合など、やや集音が不十分なケースもありました。しかし、NottaのAI要約機能を活用するようになってからは、一言一句正確に拾うことよりも「要点を掴む」ことが重要だと気付き、ほとんど気にならなくなりました。
月20時間
――Notta導入によりどの程度業務時間が短縮されていますか？
加藤様：議事録作成時間が大幅に短縮されました。以前は多い職員で月に20時間程度を議事録作成に時間を費やしていましたが、Notta導入後は、会議終了後の数十秒でAIが作成してくれる要約を編集するだけで済むため、作業時間は数分〜30分程度にまで圧縮されています。単純計算で数十時間分の業務時間が浮いたことになります。
―― スタッフの方々の反応はいかがですか？
加藤様：導入当初は半信半疑だった職員も多かったのですが、今では「業務になくてはならないツール」になってきました。議事録作成の業務にかかる時間を極小化できたことで、空いた時間を経営改善に寄与する分析や資料作成などの価値創造業務に充てることができています。現在は事務職員のほとんどが活用していますが、薬剤部など他職種への展開も進んでおり、病院全体の生産性向上にも貢献しています。
また過去の会議ログを検索して前回の議論を音声付きで確認できるため、人事異動直後や経験の浅い職員でも前後の文脈を理解しやすくなり、オンボーディングのツールとしても好評です。
蓄積された
――最後に、今後のNottaの活用方針や展望についてお聞かせください。
加藤様：議事録作成の自動化はあくまでスタートラインであり、今後は、Nottaに蓄積された膨大な会議データをナレッジベースとして活用し、技術継承や新しい価値創出につなげていければと考えています。
当院ではRPA（Robotic Process Automation）による定型業務の自動化も進めていますが、Notta導入をきっかけに、職員のデジタル活用リテラシー向上にも役立てられていると感じています。予算が限られる公的病院でもツール選び1つでここまで進化できるという成功体験を元に、今後も医療現場の働き方改革を推進していきたいと思います。
地方
専門用語が頻出する会議において、単語の聞き取りや要約に多大な時間を要し、議事録作成担当者の大きな負担となっていた。
事務職員の人事異動により経験値にバラツキが生じ、記録の精度低下や監査リスクへの懸念があった。
Web会議システムのオプション機能はコストが高く、限られた予算内で適切な導入を進めるのが困難だった。
医療用語の辞書登録機能と高精度なAI要約を活用し、経験の浅い職員でも短時間で正確な記録が残せる体制を構築。
コストパフォーマンスと、対面・Web会議を問わず利用できる柔軟性を評価し「Notta」を導入。
過去の会議データを「音声付きのナレッジ」として蓄積し、新人職員の業務理解やオンボーディング教材として活用。
議事録作成時間が最大2時間から約30分以下へと80%も削減され、空いた時間を経営分析などの付加価値業務へシフトできた。
議論のプロセスが正確に可視化されたことで、監査対応への不安や担当者の心理的負担が解消された。
過去の経緯を検索・再生できる環境が整い、人事異動に伴う引き継ぎ負担の削減や即戦力化が実現した。
