Nottaを活用し、企業の資産である「顧客の一次情報」が部門を超えて共有可能に

― Notta導入前は、情報共有に関してどのような課題を抱えていたのでしょうか？

宮田様：AI推進部は2023年4月に発足した新しい組織で、事業の成長とともに営業担当者も増えてきました。その中で大きな課題となったのが、まさに「情報の共有」です。過去の商談記録を見たくても、そもそも記録が残っていなかったり、担当者ごとに情報の粒度がバラバラだったりという状況でした。

もちろん議事録を残す取り組みはしていましたが、その方法は「商談の記憶を頼りに担当者が手で書き起こす」というアナログなもので、どうしても担当者の主観や個人的な解釈が入ってしまっていました。その思い込みは時にノイズになりかねず、お客様が実際に話された言葉、つまり「一次情報」としての価値が損なわれるのが大きな懸念でした。いかに歪みなく、お客様の声を組織の資産として残していくか。そこに強い課題感を持っていました。

渡辺様：議事録作成そのものの負担も大きかったです。商談の録画データがあったとしても、それを最初から見返して文字に起こす作業は、1件あたり30分以上かかることも珍しくありません。本来であれば受注後のフォローアップなど、お客様のために使うべき時間が、社内向けの記録作成に奪われてしまっている状況でした。

AI推進部 営業 石渕 千尋様

― 課題解決のために、なぜNottaを選ばれたのでしょうか？

宮田様：実は私自身、前職時代から同じような課題を感じており、個人的にNottaを課金して使っていた経験がありました。なので便利さは知っていましたが、会社として正式に導入するためには改めて複数のツールを公平に比較検討する必要がありました。

選定で重視したのは「書き起こしの精度」「セキュリティ」「金額」、そして「使いやすさ（UI/UX）」です。特に精度については、他社ツールもトライアルで試したのですが、日本語の表現が不自然だったり、専門用語が誤認識されたりと、議事録としてそのままでは使えないものが散見されました。その点、Nottaは圧倒的に精度が高く、ほとんど修正なしで使えるレベルだったのが大きな決め手です。

石渕様：使いやすさも素晴らしい点だと思います。私は前職がIT業界ではなかったため、正直こうしたツールに詳しいわけではありませんでした。ですが、Nottaは入社してすぐに、誰に教わるでもなく直感的に使えました。会議に参加させて録画を開始し、終わったら自動で文字起こしが生成され、ボタン一つで共有リンクが作れる。この一連の流れが非常にスムーズで、ITツールに不慣れな人でも間違いなく使いこなせるだろうと感じました。

宮田様：Nottaの「AI要約機能」も業務フローに最適でした。弊社ではCRMツールとして「Zoho」を利用しているのですが、商談が終わるとNottaが生成した要約をコピーし、Zohoの活動記録にペーストするだけで、質の高い報告が完了します。この手軽さが、議事録作成の文化を組織に根付かせる上で非常に重要でした。

AI推進部 カスタマーサクセス 渡辺 暁様

― Nottaを導入したことで、どのような変化や効果がありましたか？

渡辺様：まず定量的な効果として、議事録作成の時間が1件あたり30分以上かかっていたものが、5分以内に短縮されました。チーム全体で見ると、週に30時間近い業務時間を新たに生み出せている計算になります。これは非常に大きなインパクトです。

宮田様：そして、時間削減効果以上に大きな価値があると感じているのが「情報の質」の変化です。先ほど申し上げた「担当者の主観」というノイズが完全に排除され、顧客のリアルな言葉がそのまま記録として残るようになりました。客観的な一次情報が組織内をスムーズに流通することで、新しい価値が生まれています。

例えば、AI推進部で商談を行った場合、Nottaで議事録を自動作成し、共有リンクをSlack連携できます。その際に関連部署の担当者宛にメンションをつければ素早く情報が共有でき、後続部署の担当者が「そのお客様の課題なら、うちの電話サービスも提案できるかもしれない」といったクロスセルの動きが自然に生まれるようになったのです。誰でも簡単に商談の空気感まで含めて確認できるようになったからこその成果だと思っています。

石渕様：新人教育の面でも効果を感じています。入社当初、私が担当した商談の録画を、上長である宮田が後から見て、Nottaのブックマーク機能を使い「この部分の言い方は、もっとこうした方が良い」と具体的なフィードバックをくれたんです。テキストと音声が紐づいているので、どの場面の指摘なのかが一目瞭然で、非常に納得感がありました。後輩のロールプレイングの練習でも同じように活用しています。

渡辺様：私は受注後のカスタマーサクセスを担当しているので、営業段階でお客様がどんな期待や課題を持っていたのかを正確に把握することが欠かせません。Nottaがあれば商談記録を簡単に見返すことができます。再生速度を3倍速などにすれば短時間でキャッチアップできるため、お客様への理解を深めるのが大幅にスピードアップし、より質の高いサポート提供に時間を使えるようになっています。

宮田様：「言った言わない」問題が一切なくなり、組織文化にも良い影響がありました。すべての発言が記録として残っているという安心感が、チーム内の心理的安全性を高め、より建設的な議論に集中できる環境を作ってくれています。

AI推進部 部長 宮田 新様

― 最後に、今後の展望とNottaへの期待をお聞かせください。

宮田様：「AIto」が目指すのは、問い合わせ対応の全てをAIが担う「AIコンタクトセンター」の実現です。そのビジョンに向けて、今後もお客様の声を真摯に受け止め、期待を超えるサービスへと進化させていきたいと考えています。

その上で、Nottaには私たちの事業成長を支えるパートナーとして、さらなる進化を期待しています。特に、現在ベータ版として提供されている「セールスエージェント機能」には注目しています。AIが客観的なデータに基づいて商談内容を分析し、「受注率を上げるには、この部分を改善すべき」といったフィードバックをくれるようになれば、メンバーの成長スピードは飛躍的に向上するはずです。

また、CRM連携をさらに強化し、Zohoの特定の項目に議事録が自動で反映されるようなフローが組めると、さらなる効率化に繋がるでしょう。

ビジネスにおいて、情報は記録するだけでは意味がありません。組織の中をスムーズに流通し、新たな価値を生み出してこそ資産になります。Nottaは、そのプロセスを最も簡単かつ効果的に実現してくれる「第二の脳」のような存在。これからも最大限に活用し、お客様への価値提供に繋げていきたいですね。