「議事録ゼロ」の状態から、NottaのAI要約やチャプター機能を活用し、情報共有の質が劇的に向上

――Nottaを導入される前は、どのように議事録を残しておられましたか？

横田様：正直に申し上げますと、私たちの部署では議事録をほぼ取れていない、というのが実情でした。DX推進部という部署柄、経営層から現場まで、さまざまなレイヤーから相談を受けることが多く、必然的に会議の数が膨大になります。

関谷様：私の場合は、1日の勤務時間のうち6～7時間、多い時には8時間が打ち合わせで埋まってしまうこともあります。社内のシステム戦略会議から、社外の開発ベンダーとの折衝まで、内容はさまざまです。これだけの会議があるにもかかわらず、その内容を記録する文化が根付いていませんでした。

――議事録がないことで、具体的にどのような問題が起きていたのでしょうか。

横田様：一番の問題は、担当者の「記憶頼り」になってしまうことでした。これにより、「言った言わない問題」や、お互いの「認識の齟齬」が頻発していました。大きなプロジェクトで「あの時、もっと議事録をちゃんと取っておけばよかった」と痛感する出来事があったのが、ツール導入を本格的に検討するきっかけになりました。

一部の重要な会議では、議事録作成を外部のベンダーに委託することもありましたが、1時間あたり1万〜1万5千円というコストに加え、納品までに1週間ほどかかってしまうため、次の打ち合わせに間に合わず、結局活用できないというケースも少なくありませんでした。

関谷様：記憶に頼った情報共有は、チーム内に情報の濃淡、つまり「情報格差」を生みます。会議の内容を知っている人、覚えている人は仕事を進めやすい一方で、そうでない人は動きが鈍くなる。結果として、特定の個人に業務が集中する「属人化」を招き、チーム全体のパフォーマンスを下げてしまう。この状況を何とかしなければならない、という強い課題意識がありました。

DX推進部 データ解析センター シニアマネージャー 横田 寛様

――そうした課題を解決するため、ツール選定はどのように進められたのでしょうか。

横田様：何か良い文字起こしツールはないかと複数社で比較検討を進めました。その中でNottaを実際に使ってみて、まず「感動した」のが正直な感想です。特に、過去に他の文字起こしツールに触れた経験から精度に若干の不安を感じていましたが、それは完全に覆されました。

――中でも特に期待以上だった機能はありましたか？

横田様：「AI要約機能」の精度には本当に驚きました。専門用語などで一部の文字起こしに誤りがあったとしても、AIが文脈を理解して会議全体の要点を的確にまとめてくれるんです。また、録画映像のタイムラインと文字起こしが連動していて、気になった発言箇所をクリックすると、その部分の映像とテキストをすぐに確認できる「チャプター機能（タイムスタンプ機能）」は、誰もが共通して内容を理解でき、認識の齟齬をなくす上で非常に役立つ機能だと感じました。

関谷様：私もAI要約の素晴らしさには感動しました。1時間の会議でも、重要なポイントは絶対に外さずに抽出してくれる。これがあるだけで、数週間後に内容を見返した時にも「確かにこういう話だった」と、記憶が鮮明に蘇ります。

――機能面以外での決め手はありましたか？

横田様：柔軟な契約形態も大きな決め手でした。クラウドサービスは日々進化しているので、短期間で試して、合わなければ別の選択肢を検討できるPOC（※1）が可能かどうかも重要だと考えています。その点、Nottaはビジネスプランは月単位で契約できますし、エンタープライズプランもPOCから始めることができ、私たちのツール選定方針に完全に合致していました。

加えて価格体系も魅力的でした。私たちの部署は会議時間は長いものの会議の参加者数は限られています。ユーザー数ベースのプランと、時間無制限のプラン、どちらも納得感のある価格で提供されており、自社の状況に合わせて最適な選択ができた点も大きかったですね。

Nottaの機能や導入効果に十分納得した上で、最終的に年間契約を決めました。導入を迷っている法人の担当者は、まずは1カ月など試しに使ってみることを是非おすすめします。

※1 POC（実用性を検証するための試験導入）

DX推進部 ゼネラルマネジャー 関谷 和明様

――導入後、定量的な成果はありましたか？

関谷様：Nottaは使用時間のレポートが残せるのですが、私が主催した会議だけで週に10時間ほど、他のメンバーもあわせて「もし週10～15時間の会議の議事録をすべて手作業で作ったら」」と試算すると、月に最大180時間ほどかかってもおかしくないんですね。この膨大な潜在コストをNottaの導入により削減できていることになります。

――最も大きな変化はどのような点でしたか？

関谷様：「情報共有の質が劇的に向上した」ことです。客観的な記録が残ることで「言った言わない問題」は完全になくなりました。私自身、NottaのAI要約を自分のToDoリストにコピー＆ペーストして管理しているのですが、タスクと会議内容が紐づくことで、やるべきことが明確になり、記憶にも定着しやすくなりました。

横田様：会議に参加できなかったメンバーへも、録画や議事録を共有するだけで正確な情報を伝えられるようになりました。課題だったチーム内の情報格差が解消され、全員が同じ前提で議論を進められるようになりました。結果として、タスク分担の明確化にも繋がり、組織全体の生産性が向上したと実感しています。

左：横田 寛様　右：関谷 和明様

――今後、Nottaに期待することや「こんな風に活用していきたい」等はありますか？

横田様：低価格で利用できる「参照専用アカウント」を含むプランがあると嬉しいですね。現状、全メンバーに編集権限は必要ないケースも多いので、「見るだけ」が可能になれば、より広範囲な情報共有がしやすくなります。また、将来的には社内マニュアルの共有や研修動画のプラットフォームとして活用し、既読管理のできる教育コンテンツとしても発展させられるのではないかと期待しています。

関谷様：私は「会議のファシリテーション支援機能」に期待しています。事前にアジェンダを読み込ませておけば、時間配分を自動で管理してくれたり、会議のゴールに対する達成度を数値で示してくれたりすると、会議の質そのものを高めることに繋がります。

――最後に、今後の展望をお聞かせください。

関谷様：私たちはNottaのようなツールを活用して、単純作業はAIに任せ、人間はよりクリエイティブな、発想力が求められる仕事に集中すべきだと考えています。限られたリソースの中で成果を最大化するために、Nottaは不可欠なパートナーです。

横田様：今後はNottaの活用を通じて、社員全体のシステムに対するリテラシーを底上げしていきたいです。Nottaを使いこなすことが、DX推進の第一歩になる。そんな文化を醸成していくことが、私たちの次の目標です。