議事録作成は90分から10分へ。数十の会議体が並走する大型システム更新を支えるNotta活用

―― まずは湯田様のご担当業務についてお聞かせください。

湯田様： 医療情報システム課という部署で、電子カルテや医事会計システム、各部門システムといった院内の基幹システムの運用管理を担当しています。

あわせて、済生会の事務部長会のなかに情報システム部会という組織があり、当院がその事務局を務めています。情報システム部会は、システムの運用に関することはもちろん、業務効率化の提案や事例の紹介といった役割も担っています。

済生会は全国に85の病院があり、各病院が独立採算で運営していますので、うまくいった取り組みを部会の場で共有し合うことには大きな意味があります。

―― Notta導入に至った経緯をお伺いできますでしょうか。

湯田様： 大きなきっかけは、次期電子カルテをはじめとする大規模なシステム更新が控えていたことです。更新に向けて会議体がどんどん増えていきますし、その後も部門システムごと、機能ごとにワーキンググループが立ち上がりますので、数十の会議体が並列で進んでいくことが見えていました。

そこにかかる議事録の作成や課題の管理を、すべて人の手でやっていくのは非常に難しいだろうと感じていたんです。以前からこうした課題に対応するサービスがあることは聞いていましたので、ぜひ使ってみたいと考えました

―― 導入前は、議事録作成にどれくらいの時間がかかっていたのでしょうか。

湯田様： 30分程度の会議であっても、録音を聞き返しながら書き起こすとなると、どうしても会議時間の倍はかかります。

しかも、時間がかかるのは作成だけではありません。作成した議事録を他の方に共有して、読んでいただいて、「ここはどうだったか」という確認のやり取りが発生する。会議をやった日から1週間も経つと、参加していた方々の記憶も薄れてきてしまいます。ですから、作成時間が短くなること以上に、すぐに共有できることが重要だと考えていました。

―― 比較検討のなかで、Nottaを選ばれた決め手は何でしょうか。

湯田様： 文字起こしツールの代表格といえる2つの製品を比較して、評価しました。もう一方はデバイスから始まった製品で、Nottaはソフトウェアから始まった製品、という違いがありましたね。

データの保管場所とアクセス権限が院内の規程に合っているかは、審査の過程で必ず問われる点です。

そのため「国内のサーバーになければ駄目だろう」という議論があり、そこは相当重視しました。なお、現時点で患者さんの情報を取り扱う会議体では使用していません。

―― 実際に使い始めて、議事録作成の時間削減以外にメリットを感じた点はありますか？

湯田様： 実際に使ってみると、必要なときにチーム内で「あの会議は何が決まったのか」を自分で確認できるメリットが大きいです。情報共有という意味でもうまく機能しています。

なお、患者さんとの会話には使わないようにしています。院内は撮影・録音を禁止していますので、診療の場で使うにはコンプライアンス上の手続きが必要で、ハードルが高いというのが現状です。

―― 導入後の変化について教えていただけますでしょうか。

湯田様： 議事録そのものであれば数分で終わります。会議時間の2〜3倍かけて作り、さらに共有に数日かかっていたものが、その日のうちに展開できるようになりました。

意外と大きいのが、会議中にメモを取らなくていいということです。それだけでも、だいぶ話に集中できるようになりました。

一言一句の書き起こしよりも、要約でどこまできれいにまとめてくれるかが重要だと感じています。Nottaの場合、要約の段階で本来あるべき言葉にちゃんと集約されている印象です。IT関連の専門用語も多く出てくる会議ですが、そこで困ったことはありません。

―― 会議の記録を、今後はどのように活かしていきたいとお考えですか。

湯田様： 当院にも20〜30の委員会やプロジェクトがそれぞれ立ち上がっています。まずは院内での実績を積み上げて、こうした機能があること自体を知ってもらうところからだと考えています。

その上で、本来の業務に集中してもらえる環境をつくっていきたい。済生会は全国で約400の施設を有していますので、当院だけでなくグループ全体で取り組めば、本当に大きな効率化になるはずです。情報システム部会を通じて、そうした事例を共有していければと思っています。

医療業界は、人員が増えない前提でどう回していくかが大きな課題です。業務の生産性向上に対する病院からの期待は非常に大きい。記録の作成にかかる時間を少しでも削減して、本来その人がやるべき仕事に集中できる時間を、病院全体として増やしていければと考えています。