多国籍チームの”言語の壁”による情報格差とコミュニケーションコストをNottaで解消！

――Nottaを導入される前は、どのように議事録や会議内容の共有を行っていましたか？

木下様：正直に言うと、体系的な議事録はほとんど取れていませんでした。基本的にはNotionでアジェンダを作成し、会議中に決定事項などをリアルタイムで書き込んでいくスタイルです。テキストベースのコミュニケーションはSlackも活用しており、各々が翻訳ツールを使えば意思疎通は可能でした。しかし、会議となるとどうしてもマジョリティの言語で会話が進められるため、日本人が多ければ日本語に、ノンジャパニーズが多ければ英語に、という形で運用せざるを得ませんでした。

――言語が混在する環境で、具体的にどのような課題があったのでしょうか？

LUKE様：最も大きな課題は「2回目のミーティング」が発生していたことです。ビジネスチームとの会議はおもに日本語で行われるため、開発チーム側は日本語が話せる私や一部のメンバーだけが参加していました。「状況を知るために自分たちも参加したい」というチームからの要望で全員が参加してみたものの、会議が終わった後、その内容を英語で説明するために再度ミーティングが必要になってしまったのです。これは、私自身の負担はもちろん、参加するメンバー全員の時間を奪う非常に非効率な状態でした。

木下様：もう1つの課題は「情報格差」でした。

社内では、常時、各サービスのマーケティングや開発に関する会議が、定例・単発含め複数行われている状態です。情報や意思決定の分散を防ぐため、どの会議にもマネジメント層と現場メンバー全員が参加するのが理想ですが、プロジェクトが大量に走っているため時間が合わず、一部のメンバーだけが参加しているのが実情でした。

しかし、そうなると会議に参加したメンバーとそうでないメンバーとの間に情報の濃淡が生まれてしまいます。特に議論の背景にある「熱量」や「温度感」といった重要なポイントが抜け落ちてしまいます。とはいえ、すべての会議の動画を各自に見てもらうのは現実的な方法ではありません。その結果、業務がサイロ化しがちで、チーム全体のパフォーマンスが低下してしまう。この状況を何とかしなければならない、という強い課題意識がありました。

代表取締役兼執行役CEO 木下 寛大様

――そのような課題を解決するため、どのようにツール選定を進められたのでしょうか。

木下様：まずはテックチームに複数のツールを比較検討してもらいました。選定にあたって重視したのは、価格の妥当性と、他ツールと連携できる自動化への柔軟性です。またエンタープライズレベルのセキュリティ、国内にデータセンターがあること、データがAI学習に使われないプランが保証されていることなどもポイントでした。意外に思われるかもしれませんが、細かい文字起こしの精度は重視していなかったんです。AI技術は日進月歩ですから、現時点での精度を比較してもあまり意味がない。それよりも、私たちの目指す業務プロセスの思想にフィットするかどうかを重要視しました。

Wellnizeには「人間は、人間にしかできないことに集中すべきだ」という思想があります。議事録の作成や情報の整理といった作業は、まさにAIによって自動化されるべき領域です。Nottaは、私たちが「意思決定」や「価値判断」「責任を持つ」といった、より本質的な業務に時間を使うことを可能にしてくれる。単なる文字起こしツールではなく、私たちの働き方の哲学を加速させてくれるパートナーだと感じました。

――Nottaのどのような機能が、その思想にフィットしたのでしょうか？

木下様：Nottaを実際に試して、まず「AI要約機能の素晴らしさ」に感動しました。1時間の会議でも、重要なポイントを的確に抽出してくれる。これを使えば、私たちが構築したかった「情報の階層化」が実現できると確信しました。具体的には、まずSlackに自動で連携されたAI要約を全員が確認し、概要を把握する。より詳しく知りたいメンバーは、Notionに転記された詳細な議事録を読む。さらに議論の背景や熱量まで確認したい場合は、Notta上の録画と完全な文字起こしにあたる。この3段階の仕組みによって、各自が必要なレベルの情報を、自分のタイミングで効率的にキャッチアップできる環境が整いました。これは会議の参加者を絞りながらも、情報の透明性を担保したいという私たちの課題に対する最適解だったんです。

フルスタックエンジニア兼エンジニアリングマネージャー Luke Helg様

――Nottaの導入後、チームにはどのような変化がありましたか？

LUKE様：最も大きな変化は、これまで業務を圧迫していた「2回目のミーティング」が不要になったことです。リアルタイムな翻訳機能により、以前は日本語の会議では「聞くだけ」になりがちだったメンバーも、自分の言葉で発言できるようになりました。

そしてチームの「インクルーシブ感」が高まったことも大きな変化です。以前は、日本語の会議に参加できないメンバーや、参加したとしても内容がよく理解できない・発言できないメンバーは、どこか議論に加われていない感覚がありました。しかし今は、たとえ言語が完璧にわからなくても、Nottaの翻訳・要約のおかげで「今、何が議論されているか」を把握できます。自分が参加しているという当事者意識が生まれ、チームの一体感が向上したと感じています。

木下様：組織全体で「情報共有の質」が劇的に向上しましたね。客観的な記録が残ることで、「言った言わない」の確認作業は完全になくなりました。会議に参加できなかったメンバーにも、録画と議事録を共有すれば確実に正しい情報が伝わるので、チーム内の情報格差が解消され、全員が同じ前提で議論を進められるようになりました。結果として、タスク分担の明確化にも繋がり、組織全体の生産性が向上したと実感しています。

――Wellnize様の目指す自動化を進めるため、今後Nottaに期待することはありますか？

LUKE様：現状、会議での決定事項はNotion上のバックログに手動で反映させていますが、タスクだけが記述され、「なぜこの仕様になったのか」という背景の文脈が失われがちです。Nottaが会議の議論内容を自動で関連チケットに紐づけてくれるようになれば、開発者はタスクの背景を深く理解でき、プロダクトの質もさらに向上するのではないでしょうか。

また、私たちのチームでは「チョコレートケーキ」のような、内部でのみ通用するプロジェクトのコードネームが飛び交います。こうした固有の単語や文脈をプロジェクトごとに学習し、より正確に文字起こしや要約に反映してくれる機能があればすばらしいですね。

木下様：会議の内容によっては、共有範囲を厳密にコントロールしたいケースもあります。共有の権限設定をより細かく柔軟に行えると非常に便利ですね。業務の自動化は今後の重要なテーマですので、Nottaの議事録と各ツールの連携をさらにスムーズにするような機能が充実していくことを期待しています。