Nottaで推進する「自治体DX」の要諦とは？ 〜北海道・八雲町役場の挑戦～

この動画では、中村様と志賀様が実際に感じた業務改善のポイントに加え、日本で唯一、太平洋と日本海の両方に面する八雲町の魅力的な風景もたっぷりお楽しみいただけます！

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私たち情報政策係が担当しているのは「自治体DX」の推進です。業務効率の向上やペーパーレス化、またいわゆる「情報システム部」的な立ち位置で様々な業務を行っていますが、コロナ禍以降、デジタルツールを活用し、町政業務の生産性向上や多様な選択肢の用意を進めてきました。

地方自治体・行政機関では、情報公開の観点から、町議会や行政執行上の会議、打ち合わせなど、多岐にわたる「会議」を記録し、必要に応じて町民の皆さんに公開する必要があります。これまでは録音を聞いたりメモを頼りにしたりして、手入力で議事録を作成していましたが、場合によっては一日程度時間を要することもあり、職員の負担が非常に大きいものでした。

その過程で出会ったのがNottaです。初めて使用したときはそのAI議事録が出してくる要約の精度が高いことに驚きました。現在（2024年度）、まずは会議が多い総務部門などで実証実験的にNottaを導入しています。

私たちの業務は、100％会話といっても過言でないほど、常に様々な相手との会議や打ち合わせが行われています。例えば議事録作成のために取っていた紙のメモ作成を止め、その場はICレコーダーなどで録音し会話に集中、打ち合わせ後にNottaに音声データをアップロードします。その後AIで要約を行い、「Nottaにて作成」と記載したら、それで完成とすることを推奨しています。文字起こし自体の精度を気にして、あえてその修正に工数をかけるのは本末転倒と考えています。

例えば町議会の議事録のような、一字一句正確に残さねばならない業務が自治体行政には存在します。しかし私たちがNottaで工数の削減を進めたいとしているのは、日常的に発生する内部での会議や関係者との打ち合わせです。要は、参加者が内容を把握できればよい会議体であれば、現在の運用で問題はありません。

まだ公に庁舎内で広報していない段階ですが、口コミでNottaの活用が広まっていて、他の部署の職員が録音データを持参してくることもあるくらいです。10年以上情報政策を担当していますが、こういった経験はあまりないですね。利用している職員の評判も上々ですので、検証の結果も踏まえて、新年度ではより広範囲の部署で活用できるように予算計上も行いました。

自治体や行政組織にとって、議事録作成業務は必ず存在します。会議があればメモして議事録作成という既存業務のプロセスを置き換えるという活用イメージが、Nottaは持ちやすかったのだと思います。そのうえで、Nottaの要約は前後の文脈を捉えて、必要な部分をしっかりと要約してくれますね。

私たちの業務では今のところ、テンプレートの運用で必要十分ではありますが、「テンプレートが用意されている」ということも活用に際しては重要だと思います。いわゆる生成AIのツールを使い、工夫すれば書き起こしと要約も可能でしょうが、データを取り込んでクリックすれば要約が生成されるといったシンプルさ、わかりやすさが、そこまでテクノロジーに詳しくない職員が使い、活用できることに寄与しているのではないでしょうか。

一般論として「自治体DX」としてツールを導入しても、恩恵を受けているのは職員だけという批判が上がることもあります。しかし職員の業務を効率化し生産性を高めることで、より住民の方に向きあうサービスに時間を使えるようになります。Nottaはまさにその可能性を十分に持っているツールだと考えています。

今後はテンプレートでのAI要約以上に活用している事例なども参照にしながら、Nottaのようなツールやシステムで補えるところは任せて、人間が行うべき業務に工数を充てられるようなDXを推進してまいります。