社内情報共有ツール

社内情報共有ツールのおすすめ50選!使うメリットや選び方のポイントを解説

  • 「社内情報共有ツールは使いやすい?」

  • 「無料で使える社内情報共有ツールを知りたい」

以上の疑問やお悩みを解決するために、社内情報共有ツールについて、使いやすさやメリット・選定ポイントなどを紹介しています。情報共有のツールを利用すれば、コミュニケーションが取りやすくなり、タスク管理や万が一のトラブル時の連絡手段にも使えます。

無料で使えるツールを含め50種類ほど紹介しているため、これから社内でツールを用いて効率化を図りたい企業は必見です。

自社に合うツールがあるか、ぜひ参考にしてみてください。

社内情報共有ツールとは

社内情報共有ツールとは、企業内での情報の一元化とコミュニケーションをスムーズにできるツールです。従来は、紙ベースの書類のやり取りや会議など対面による情報の共有がほとんどでしたが、ツールを用いれば共有方法が変わります。

ツールの導入によって、社内全体で共有するべき情報への素早いアクセス・知識の共有・プロジェクト管理の透明性が向上します。またオンライン上で業務に必要となる情報をリアルタイムで確認できるため、チームメンバーの認識の相違なども防げるでしょう。

「知識を持った特定の社員の負担を減らしたい」「情報管理を楽にしたい」「メンバーに一斉に共有したい」と考えている企業におすすめです。自社に適したツールを利用することで、社内で抱えるさまざまな課題を解決できます。

次章の社内情報共有ツールを導入することのメリットを参考にして、自社の課題解決につながるか確認しましょう。

社内情報共有ツールを活用するメリット

社内情報共有ツールを企業で導入するメリットは以下の5つです。

  • 情報の管理が楽になる

  • 場所や時間を問わずアクセスできる

  • コミュニケーションが円滑になる

  • 属人化を防止できる

  • 業務を効率化できる

一つずつ解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。

情報の管理が楽になる

企業内での情報管理は、社内情報共有ツールによって大幅に向上します。ドキュメント・ファイル・プロジェクトデータが一元管理され、情報の整理や検索が簡単になります。

例えば、プロジェクト管理の場面を考えてみましょう。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに関連する計画・進捗・全体像などの情報を整理し、ツール内でチームと共有できます。結果的に、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなり、プロジェクト成功に向けた進行・判断へとつながります。

またチャンネル別にチャットをわけられるため、部署・チーム・プロジェクトなどで分類も可能です。従来のファイル管理や手動の文書整理から解放されることで、ヒューマンエラーの減少につながるでしょう。

場所や時間を問わずアクセスできる

クラウドベースの共有ツールの利用により、従業員はオフィス内外や異なる時間帯からも簡単にアクセスできます。例えば、Googleドライブでフォルダを共有しておけば、出張先や現場でもファイルにアクセスして作業・確認が可能です。

インターネット環境があることで、共有や編集をいつ・どこでもリアルタイムでおこなえるため、チームの連携も円滑になります。またリモートワークの促進にもつながるため、従業員がより柔軟な労働環境で仕事に取り組めるでしょう。

コミュニケーションが円滑になる

社内情報共有ツールの利用により、従業員間のコミュニケーションが円滑になります。例えば、チャット・画像・動画・ファイル共有が可能です。素早く共有できることで、プロジェクトの進捗や現場の状況を把握でき、意見交換もリアルタイムでおこなえます。

社内メールや対面でのやりとりによる情報共有も大切ですが、ツールを使えば、よりスムーズな意思決定や管理ができるでしょう。

またツールによっては、ビデオ通話や音声通話もできるため、ツールを介した会議も可能です。本店と支店の打ち合わせや出張先など、地理的に離れたスタッフ同士でコミュニケーションが取れます。

属人化を防止できる

社内情報共有ツールのなかでも、ナレッジ管理ツールを導入することで、業務・知識の属人化を防げます。

特定の知識・スキルを持った社員のノウハウを、組織全体で共有しやすくなります。共有することで、情報が特定の個人に依存しないように社内全体の新たな知識ベースを構築でき、事業の発展に役立つでしょう。

例えば「この人がいないとこの仕事は成り立たない」という場合、異動や離職時に大きな情報損失となり、業務が不安定になります。

社内情報共有ツールは、社内の属人化を防ぐツールとしても活用できるため、ぜひ参考にしましょう。

業務を効率化できる

社内情報共有ツールを使うことで、プロジェクトの進行がスムーズになり、タスクの効率的な割り当てや管理が実現します。

例えば、プロジェクトに関連するタスクをリストアップし、ツール内で担当者を指定できます。割り当てと共有をおこなうことで、タスクの重複や抜け漏れを防ぎ、チーム全体のタスクを一元管理します。

またツールによっては、プロジェクトの進行状況をダッシュボードやグラフィックスによる視認性の高い表示が可能です。さらにタスクの優先順位を設定し、重要な作業に焦点を当てられるため、生産性が大きく向上します。

他にもさまざまなタスク管理をするうえで、リマインダーや通知機能を使用すれば、タスクを期限内に実行できます。締切に応じて通知を設定し、計画的なタスク管理につなげましょう。

以上のように、社内情報共有ツールを導入することで情報共有やタスク・スケジュール管理ができ、業務の効率化を図れます。

結果的にプロジェクトの品質向上・従業員の生産性向上が実現し、企業の発展に貢献するでしょう。

社内情報共有ツールの選び方

実際に、社内情報共有ツールを導入するうえで大切かつもっとも悩むのは、「どのツールを使えばいいのか」ではないでしょうか。

社内情報共有ツールの選び方のポイントは以下の5つです。

  • 初心者でも使いやすいか

  • 自社のニーズに合っているか

  • セキュリティは万全か

  • カスタマイズ性はあるか

  • 価格に納得できるか

それぞれのポイントを解説しているので、要点を抑えて導入時の参考にしてみましょう。

初心者でも使いやすいか

社内情報共有ツールを選ぶ際に重要なのは、初心者でも使いやすいかどうかです。ユーザーフレンドリーなデザインや直感的な操作性・サポートが充実しているかなどが目安になります。

また不必要な機能がなく、シンプルに使えることも大切です。ITに苦手意識のある人でも、簡単に使いこなせるツールであれば、導入によるダウンタイムも極力減らせます。さらに、アプリに対応していれば、現場や移動中にもスマホを使って手軽に利用できます。

他にも、グローバルな会社で導入する場合、多言語対応機能が付いているツールを選ぶとよいでしょう。使いやすさがあることで、すべての従業員がスムーズにツールを活用でき、効果的な社内コミュニケーションにもつながります。

自社のニーズに合っているか

自社に最適な社内情報共有ツールを選ぶときは、まず自社のニーズを明確にしましょう。

例えば、社内の情報共有を楽にしたい方は、チャット機能でファイルや画像・動画などを共有できれば十分です。一方、業務の属人化を防いだり、タスク管理を一元管理したりする場合は、ナレッジ共有・社内Wikiツールを用いることをおすすめします。

また会議をおこないたい場合は、Web会議に特化しているツールを導入するとよいでしょう。

自社の業界や業務プロセス・ニーズに合致するツールを選択することで、効率化と生産性向上につながります。

セキュリティは万全か

セキュリティの確保は、社内情報共有ツール選びにおいて不可欠です。

例えば、企業はクライアントデータの保護が不可欠であり、高度な暗号化とアクセス制御を必要とします。また病院では、患者さんの情報を守るために、特別なセキュリティが必要です。

以上の例を踏まえて、社内情報共有ツールを選ぶときには、セキュリティ対策がされていることの確認が大切です。情報の保護や外部からのアクセス制御ができるツールは、企業や組織にとって選定時のポイントになります。

セキュリティが万全であることで、安心して業務に取り組めるだけでなく、企業としての信頼性を高められます。

カスタマイズ性はあるか

社内情報共有ツールを選ぶ際は、カスタマイズ性があるのかも大切です。カスタマイズ性があることで、ツールを自分たちの使いやすいように仕様を変更できます。

ツールのサービスによっては、導入時に専門スタッフがヒアリングして、自社に合ったカスタマイズをしてくれます。また別のシステムからの移行や連携にも対応可能です。他にもエンジニア向け機能としてCSSカスタマイズができるツールもあります。

カスタマイズができるツールを選ぶことで、生産性を高めて仕事に臨めるでしょう。

価格に納得できるか

自社の予算に応じて、どのシステム・どのプランを導入するかを考える必要があります。月払いや年払い・固定・従量課金なのかなど、コストの支払タイプもさまざまです。無料で利用できるツールもあるため、さらに使いたい場合のみ有料プランへ切り替えるのも手段の一つです。「初めて社内情報共有ツールを導入する予定で、まずは試したい」という方は、低コストで始められるツールがよいでしょう。例えば、Slackでは基本的なコミュニケーションやファイル共有機能などが無料で利用できます。

自社で必要となる機能やツールを検討して、次章から紹介する社内情報共有ツール50選をぜひ参考にしてみてください。 

おすすめ社内情報共有ツール50選

あらゆる情報が日々アップデートされ、企業のDX化も進んでいるなかで社内情報共有ツールを導入することは必須といえます。

本章では、おすすめ社内情報共有ツール50選を以下のカテゴリ4つにわけて紹介しています。

  • ビジネスチャットおすすめ17選

  • 社内Wikiおすすめ15選

  • データ・ナレッジ共有おすすめ10選

  • グループウェアおすすめ8選

各ツールの長所やおすすめポイントなどを紹介しているので、社内情報共有ツールを使って業務の効率化を図りたい企業は必見です。

ビジネスチャットおすすめ17選

SNSのような感覚で使えるビジネスチャットは、社内のコミュニケーションを活性化させます。「報連相」をスムーズにおこない、社内の情報をリアルタイムで共有したい企業は、ぜひ導入を検討しましょう。

1.Chatwork

Chatwork

Chatwork(チャットワーク)は、国内利用者数No.1を誇るビジネスチャットツールです。

タスク管理やチャンネル別のチャット・グループ作成もできるため、社内での情報共有ツールとして活躍します。

ブックマーク機能があることで、大事な情報を簡単に保存でき、いつでも振り返りができます。自分自身に対するタスクや相手に対するタスクを通知することで、作業の抜け漏れも防げる点もポイントです。

Chatwork内のトークでは、表情豊かなオリジナルスタンプもあり、社内コミュニケーションの場で活躍するでしょう。

手軽に顧客相談を受けるツールが欲しい方・社内の情報共有ツールを導入したい方におすすめです。

2.Slack

Slack

Slack(スラック)は、無料から始められるツールで世界的な大企業も導入しているプラットフォームです。

社内のチームごとにチャンネルを作成でき、関連する業務の情報を自由に共有できます。チームメンバーの追加や新たなチャンネルの作成・個々のDMにも対応しており、さまざまな使い方が可能です。例えば、各部署の部長同士で共有するチャンネルやプロジェクトごとのグループも作れます。

一つのグループで議論するより、チャンネルごとにわけることで、メンバーの認識も統一されます。各チーム・プロジェクトの方向性を統一して情報共有したい企業などにおすすめです。

3.Discord

Discord

Discord(ディスコード)は、シンプルな操作性でゲーマー向けのボイスチャットとして広まったツールです。

テキストによるチャット・ビデオ・ボイスチャットなど複数のコミュニケーションができることが大きな特徴になります。チャンネル別にグループ作成できることや、スレッド機能により会話内容も追いやすいです。

各ユーザーがオンライン状態かどうかを色別で見分けられるため、リモートワークにも使えます。またボイスチャットで会議をするとき、音量調節や並行してテキストチャットもできるので、声を出せない場所でも対応できます。

基本機能は無料で使えるため、初めて共有ツールとして導入する企業におすすめです。

4.Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams(チームズ)は、チャットやビデオ会議などができる、あらゆるデバイスで利用できるツールです。

マイクロソフトが提供しているため、officeソフトとの連携が可能です。メールアプリOutlookと連携することで、メールやスケジュール・会議の日程などの共有ができます。送られたメールをteamsのチャットで共有すれば、リアルタイムで各メンバーに通知されます。

またExcelやPowerPointとも連携でき、会議中に共有画面で操作できる「Excelライブ」機能なども大きな特徴です。Microsoftアカウントがあれば、誰でも簡単に利用でき、ビデオ会議やファイル共有のスムーズ化ができます。

officeアプリを扱っている企業は、ぜひ利用を検討してみてください。

5.Google Chat

Google Chat

Google Chatは、Googleが提供するチャットおよびコラボレーションに優れたツールです。

Googleによる高セキュリティのなかで利用できるため、安心して情報・データ共有ができます。情報を瞬時に送信できるのはもちろん、タスクの割り当てや過去の会話を検索して振り返ることも可能です。

またGmailと連携させることで、Google Chatにメッセージが来たときにGmailへ通知が届く設定もできます。さらにインシデント管理ツール「PagerDuty」などのアプリと連携し、統合できる点も大きな特徴です。

シンプルな画面設計かつ無料で利用を開始できるため「初めてビジネスチャットツールを使う」企業におすすめします。

6.Zoom Team Chat

Zoom Team Chat

Zoom Team Chatは、Web会議ツール「zoom」をチームやプロジェクト向けに共有できる形にしたツールです。

zoomと同じように、すべてのユーザーが利用でき、いつ・どこからでも簡単にコラボレーションできます。例えば、重要な情報・画像・動画などをチームメンバーへ即座に共有が可能です。

チャット中でも、カメラアイコンをタップするだけで、その場でWebミーティングや通話もおこなえます。またミーティング内チャットがあるため、話しながらテキストやファイルの共有ができるのも特徴です。ふと思いついた内容を共有する際にも、活躍するでしょう。

普段からzoomを用いて、Web会議をする機会が多い企業に最適なツールです。

7.LINE WORKS

LINE WORKS

LINE WORKS(ラインワークス)は、SNSとして多くの方が利用する「LINE」のビジネス版ツールです。

導入企業は43万社を超え、教育・医療・物流・建設などさまざまな現場の業務をサポートしています。LINEと同様に、トークや各種ファイルの送信ができる他、カレンダー機能や掲示板機能もあります。

また外部システムとも連携ができ、AIチャットボットや電話内容の文字起こしなど、多くの便利ツールと組み合わせが可能です。

ユーザー数100人までは無料で利用できるプランもあるため、「まずは低コストから始めたい」企業におすすめのツールです。

8.ChatCo!

ChatCo!

ChatCo!(チャトコ)は、低コストで始められる中小企業向けのビジネスチャットツールです。

チームメンバー同士でチャットができる他、チャット内の会話を議事録として作成しファイル出力する機能もあります。また導入前後のフォロー体制も充実していて、ツールによるコミュニケーションを活性化させるサポートもしてくれます。

さらに、1ユーザーあたり月額約55円で利用できるという料金の安さも大きな特徴です。無料トライアルでお試しができるため、「自社に合うかどうかを試してから使いたい」企業におすすめのツールといえます。

9.kintone

kintone

kintone(キントーン)は、SNSと同様に使えるコミュニケーションツールで、部署別・用途別に活用できるシステムです。

グループごとにチャットを作成して、それぞれのチームにわかれた情報共有ができます。また受発注管理や売上管理・プロジェクト・案件管理など、さまざまな機能を搭載しているのが大きな特徴です。

各部署でバラバラになっている情報を、kintoneを使えば一つに集約できるため、会社全体の事業の見える化につながります。他にも、豊富なプラグインを100種類以上追加できることで、自社独自のツールへと展開できるでしょう。

Excel管理から脱却したい・自社に適した内容にカスタマイズできるツールを使いたいという企業に最適です。

10.Chat Luck

Chat Luck

Chat Luck(チャットラック)は、チームやグループワークの生産性を高めるコミュニケーションツールです。

セキュリティに特化しており、2023年のビジネスチャット部門で「機能満足度No.1」などを獲得しています。ツール内のアクセス権限やファイルのログ管理・端末認証を導入しており、高いセキュリティによる安心した運用ができます。

またツールでやり取りするメッセージや共有ファイルなどの保存期間などもシステム内で設定可能です。Chat Luckでコミュニケーションが成立することで、現場・移動中でも手軽に利用できます。

さらに2023年9月28日からChatGPTとも連携するため、より業務の生産性を高められるでしょう。オンプレミス型だけでなく、クラウド上で利用できるため、リモートワークの企業にも導入しやすくなっています。

高いセキュリティを求められる金融機関や自治体などにおすすめのツールです。

11.WowTalk

WowTalk

WowTalk(ワウトーク)は、月額300円から導入できる低コストで社内コミュニケーションを活性化させるビジネスチャットツールです。

シンプルな操作性で、ITに苦手意識のある方でも簡単に利用できます。システムにはAIが搭載されており、社内全体に対するアナウンスを人事に代わってツール内で通知します。また搭載されたAIに最大5つまで学習させられ、チャットボット形式で回答してくれるのです。

特定の仕様書などを学習させれば、すべて目をとおさなくても質問するだけで、情報を引き出してくれます。また全体で共有する掲示板やメンバーに応じたタスク管理・日報作成など、さまざまな機能が付いています。

社内の情報を集約して管理したい・最新のAI技術を用いたツールを導入してみたい企業に最適です。

12.Workplace by Facebook

Workplace by Facebook

Workplace by Facebook(ワークプレイス)は、Meta社が提供しているビジネスプラットフォームです。

チャットをはじめ、ビデオ通話やイントラネットをご使用のツールに組み込めます。社内全体で導入すれば、全員と関われるコミュニケーションの場を作れます。またグループを作成することで、情報を伝えるべき相手に適切に共有可能となり、円滑なコミュニケーションにつながるでしょう。

さらに重要なお知らせがあるときは、ライブ動画機能を用いることでメンバー全員に配信できます。無料デモもあるため、Facebookを普段から利用している企業には、特におすすめのツールです。

ぜひ利用を検討してみましょう。

13.InCircle

InCircle

InCircle(インサークル)は、政府も採用する高度なセキュリティを搭載したビジネスチャットツールです。

データの暗号化をはじめ、オンプレミス型への対応もしており、企業の重要な情報を確実に守ります。他には、チャットボット機能が搭載されているため、人の代わりにチャットを自動で送信します。お問い合わせに対する回答を準備しておくことで、毎回の手作業でのやり取りをなくして効率化できるのです。

飲食店を例に挙げると、チャットボット機能を活用すれば、POS売上データの自動取得やシフト調整も短時間で処理できます。

ツールを導入して生産性を上げたい・人手不足を補えるツールを試したい企業におすすめです。

14.Direct

Direct

Direct(ダイレクト)は、およそ4,000社で導入されている現場向けのビジネスチャットツールです。現場で使いたい国産ビジネスチャットでNO.1を獲得した実績もあります。

Directでは、チャットや通話・ファイル共有の他にも、スケジュール管理やタスク管理ができます。

チャットボット機能を搭載した外部サービスを無料で連携できるため、簡単な入力のみで報告書などを作成可能です。また夏場の健康状態を測定できる熱中症チャットボットなど、さまざまな機能が付いています。

現場作業におけるDX(デジタルトランスフォーメーション)化を促進したい企業は、ぜひ導入を検討してみてください。

15.Talknote

Talknote

Talknote(トークノート)は、「組織のチカラを最大化する」を掲げるビジネスチャットツールです。

ツールを導入することで、業務における日々のコミュニケーションをデータ化し、情報をリアルタイムで共有します。導入時には、専門のスタッフが自社の要望に合わせて、運用におけるシステム構築や設計を提案してくれるのもうれしいポイントです。

社内コミュニケーションをはじめ、各社員のタスク管理や属人的なノウハウの共有により、業務に対する認識のずれも防げます。またクライアントとコミュニケーションを取れたり、メールを連携できたりする機能もあるため、あらゆる業務を集約できます。

業務の抜け漏れをなくして生産性を高めたい企業に最適です。

16.elgana

elgana

elgana(エルガナ)は、NTTビジネスソリューションズ株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。

介護・教育・建設現場など、あらゆる職種の業務の効率化に貢献しています。

2023年5月時点で200万IDを超える導入実績を誇り、企業の大きさに関わらず、無料でお試し導入できるのもおすすめポイントです。

また初めてチャットツールを導入する方にも、使いやすい画面設計になっており、トークの既読機能や日程調整機能などもあります。他にもテンプレートが用意されているタスク機能があり、用途に応じたタスク作成ができます。

最短5分で利用の準備ができるため、早くシステム導入をしたい方や、現場作業向けのツールを使いたい企業には最適なツールです。

17.DealPods

DealPods

DealPods(ディールポッズ)は、ビジネスにおける営業成果を伸ばすデジタルセールスプラットフォームです。顧客(購買者)と営業をコラボレーションした共有サイトになっているため、契約の成約率の向上に大きく貢献します。

売り手と買い手によるリアルタイムでのチャットによって、メールよりも気軽に連絡しやすく、スピーディーに商談が進められます。またチーム内で営業資料を共有したり、案件の進捗状況を顧客と相互管理できたりするのも特徴です。

顧客と近い距離でコミュニケーションを取れるため、案件の抜け漏れを防ぎ、信頼の向上・継続案件にもつながりやすいでしょう。

自社の営業力を高めたい企業におすすめのツールです。

社内Wikiおすすめ15選

社内Wikiツールとは、企業において情報共有や文書の管理・共有を目的として使用されるツールです。社内Wikiを使うことで、マニュアルの共有や知識の共有による属人化を防げます。

社内のあらゆる情報を一つに集約して管理したい企業は、ぜひ参考にしてみてください。

18.Notion

Notion

Notion(ノーション)は、アメリカの企業が開発した多機能メモアプリであり、あらゆる情報を一元管理できます。メモ機能の他に、社内Wiki・ドキュメント・ファイル保存・タスク機能などさまざまな機能を搭載しています。

いつ・どこでもスマホやタブレット・PC問わず利用でき、無料プランがあることも大きなメリットです。社内Wikiがあるため、共有したい情報を入力・写真等を付ければ、オリジナリティあふれたページを作れます。

また社内全体で共有するべき知識・情報を掲載することで、従業員の認識の方向性を統一できます。社内Wikiで情報の統一化を図りたい・タスク管理や日報を楽に作りたい企業におすすめのツールです。

19.Confluence

Confluence

Confluence(コンフルエンス)は、各方面に散らばっている情報を集約して共同作業をおこなえるワークスペースです。会社情報から各プロジェクトまで、社内全体の情報を一ヵ所に集めることで一元化できます。

一つのスペースに入れたプロジェクトを全体で共有できるため、チーム間での作業の連携も可能になります。今まで知らなかった知見を共有して作業をすれば、さらなる業務の効率化ができ、認識の相違も防げるでしょう。

また組織全体で共有することで、社内における優先順位や年間スケジュール・ビジネス戦略の策定などにもつながります。社内における業務の属人化をなくしたい・会社のビジネス戦略を改めたいという企業におすすめです。

20.esa

esa

esa(エサ)は、あらゆる情報をチーム全体で共有し、多様なツールと連携もできるツールです。

共有したい情報が不完全な状態だとしても、ドキュメントに公開していき、徐々に更新してより良い情報に育てられます。ひらめいたアイデアを書いたり、研修で学んだことを書いたり、書き途中の内容でも共有できるのが大きな特徴です。

同時に編集できる機能もあるため、得た知識を共有しながら情報を更新・完成させられるでしょう。社内全体で新しい知識をどんどん吸収して、ノウハウやスキルを向上させたい企業には最適のツールです。

21. Qiita:Team

Qiita:Team

Qiita:Team(キータチーム)は、誰でも簡単にテキストを書いて社内で共有できるツールです。累計5,000を超えるチームでの利用実績があります。また議事録・日報・自己紹介・個人目標管理シートなどの豊富なテンプレートがそろっています。

シンプルな操作性で手軽に入力できるため、コミュニケーションが活性化する場になるでしょう。こまめに情報共有することで、知識の属人化を防いだり不要な会議を減らしたり、トラブル回避にもつながります。

30日間の無料トライアルも実施中のため、「まずは無料で社内共有ツールを利用したい」企業は、ぜひチェックしておきましょう。

22.NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム)は、2022年ITreviewにおいて2部門で受賞し、使いやすさNo.1の実績がある管理ツールです。

豊富なテンプレートによるマニュアル作成ができるため、社内の各業務で散見しているマニュアルの統一に役立ちます。またインポートしたファイル(Excel・Wordなど)を含めて、キーワード検索が可能なので、知りたい情報を探しやすいのも特徴です。

他にも、動画マニュアルを共有したり変更履歴を自動記録したり、さまざまな機能が備わっています。欲しい情報をすぐに見つけたい・各業務のマニュアルを一元管理したい企業に最適なツールです。

23. Evernote

Evernote

Evernote(エバーノート)は、仕事だけでなく、プライベートも一緒にまとめて管理・整理できるツールです。

クラウド上で使えるため、インターネット環境があれば、いつ・どこからでもアクセスして編集や確認ができます。入力した内容は自動保存されるので、保存し忘れてデータが消えてしまう心配もありません。

Todoリストやタスク・スケジュールなど豊富なテンプレートがあることで、初めて使う方も簡単に利用できます。スキャン機能により、大切な書類をデータ化できるため、業務におけるペーパーレス化も大きく進められます。

散見した情報をすっきりまとめたい・スケジュール管理を効率化したい企業におすすめです。

24. Dropbox Paper

Dropbox Paper

Dropbox Paperは、一ヵ所にアイデアを集約できる共同編集ツールです。

議事録やローンチ計画、ブレインストーミングなど各種テンプレートが用意されています。マーケティング・セールス・人事などさまざまな職種で役割をわけて活用できるのも大きなメリットです。タスクの締切が近づいたときに通知してくれたり、入力したドキュメントをプレゼンテーション化したりもできます。

またDropboxユーザーであればPaperを無料で使えるのもうれしいポイントです。

効率的にプロジェクト管理したい・豊富なテンプレートを使って楽に作業したい企業に最適なツールといえます。

25.Kibela

Kibela

Kibela(キベラ)は、社内の情報共有をスムーズにしてコミュニケーションを活性化するツールです。

Excelやスプレッドシートなどから簡単にインポートし、共有した内容を同時編集もできます。自社でよく使う情報をテンプレート化すれば、入力の手間もなくなり、デザインの統一による視認性アップにもつながります。

議事録をはじめ、企画書・業務マニュアル・プロジェクト管理など幅広く活用できるのが特徴です。また業務効率化するための手段として、ツールを根付かせることで、各目標の達成に向けて集中できるでしょう。

まずは無料でお試ししたい・社内の情報格差をなくしたい企業におすすめのツールです。

26.DocBase

DocBase

DocBase(ドックベース)は、誰でも気軽に投稿できる多機能メモアプリです。

一つのメモに複数人が同時入力・編集でき、リアルタイムで反映されるため、効率的にドキュメントを充実させられます。新しい企画を打ち出す際のアイデア出しの場面でも活用できるでしょう。

また文書作成だけでなく、グループ機能や検索機能などがあり・Chatworkなどの外部システムと連携できるのも特徴です。さらに、内部の情報が暗号化されたりアプリログイン時には2段階認証を設けたり、高いセキュリティが導入されています。

社内のノウハウを一つのツール内に集約したい・社内全体の案件や情報を共有したい企業におすすめのツールです。

27.Qast

Qast

Qast(キャスト)は、個々のノウハウを社内全体に共有して新たな成果につなげるクラウドツールです。

属人化していた個々の知識を一つのツールに集約することで、社内に蓄積していつでも検索できるようにします。散見したマニュアルやノウハウを集めれば、何度も同じ説明をする手間も省け、組織全体として生産性が上がるでしょう。

また使いやすさがも一つの特徴で、投稿画面で本文・タイトルを入力することで、手軽に社内Wikiを作れます。さらにサポート機能も充実しており、操作説明や使い方などを専門スタッフがスピーディーに対応するのもうれしいポイントです。

社内で一つのデータベースを作りたい・充実したサポートのもとで導入して活用したい企業に最適なツールといえます。

28.Guru

Guru

Guru(グル)は、外部ツールとの連携に強い社内Wikiツールです。

SlackやOutlook・Googleをはじめ、メールやチャット・プロジェクト管理ツールなど幅広く連携できます。また管理するうえで、閲覧者のアクセス権限を設定可能です。他にも、社内の情報を「カード」として蓄積し、種類に応じて分類してくれます。

日本語対応していないですが、グローバル展開を目指す企業や公用語が英語の企業におすすめのツールです。社内の散らばった情報を集約したい方はぜひ利用を検討しましょう。

29. GROWI

GROWI

GROWI(グロウィ)は、議事録の共同編集やマニュアルの共有などをおこなえる高機能な社内Wikiツールです。

文字だけでなく、図解で表現したりテーマやレイアウトなどを選択できたり、共有するうえでの視認性も高められます。GROWIを会議で用いれば、それぞれがメモ代わりに入力できるため、議事録作成もスムーズになるでしょう。

またマークダウン方式に対応していることで、段落・見出し・箇条書きなど、より簡単に文章を構造化できます。共有した内容がどんどん増えても、検索機能があることで必要な情報を素早く確認できるのもポイントです。

まずは無料で社内Wikiツールを試したい企業に最適なツールといえます。

30.Knowledge

Knowledge

Knowledge(ナレッジ)は、オープンソースで提供されている完全無料で使える情報共有ツールです。

新しく共有したタイミング・共有した情報に対するコメントがあったときに、メールなどで通知してくれます。情報の機密性に応じて公開範囲も自由に決められるのも特徴です。

マークダウン方式で理解しやすい文章構造になっているため、初めて利用する方でも手軽にツールを利用できるでしょう。オープンソースであることから、自社で取り入れたい機能の追加もできます。

社内の情報共有を活性化したい・無料ツールで最大限のパフォーマンスを上げたい企業は、ぜひ利用を検討しましょう。

31.DokuWiki

DokuWiki

DokuWiki(ドクウィキ)は、オープンソースで提供されているWikiツールです。

900種類を超える拡張機能・80種類以上のテンプレートを使えることが特徴であり、自由にテーマやレイアウトを変更できます。プラグインを使うことで、テキストのカラーやセルの幅を変更できるなど、自社に適したカスタマイズが可能です。

またDokuWiki内で使えるショートカットキーもあるため、使い慣れることでよりスムーズに活用できます。他にも編集履歴を確認できるので、いつ・誰が・どこを編集したかも確認可能です。

自由にカスタマイズできるWikiツールを使用したい企業におすすめのツールといえます。

32.PukiWiki

PukiWiki

PukiWiki(プキウィキ)は、効率的にWebページを編集できるツールです。

社内Wikiツールとして、誰でも手軽にWebページを自作できます。添付したファイルや画像はテキストファイル形式で保存されるのも特徴の一つです。

またPukiWikiでは、テキスト編集に独自記法が使われているため、HTMLコードなど装飾に関する知識も必要ありません。さらに、多様なプラグインを導入できることで、機能の拡張もおこなえます。

複数人で共同作業できる環境を作りたい・Webページを自由にカスタマイズしたい企業などにおすすめのツールです。

データ・ナレッジ共有おすすめ10選

データ・ナレッジ共有ツールとは、社内やチーム間でデータや知識を共有するためのツールです。導入することで、業務における認識の相違をなくして、チーム力が高まって今まで以上に生産性を高められます。

おすすめ10選を参考に、ぜひ自社に合うツールがあるかを探しましょう。

33.Google Workspace

Google Workspace

Google Workspace(旧Gsuite)は、Googleが提供している企業向けのオンライン共有ツールです。

社内の情報共有をはじめ、情報管理・アクセス、Googleスライドなどのファイル作成などができます。契約プランにより、利用できるストレージ容量は異なりますが、一人あたり最大5TBまで容量を使えるのも特徴です。

またGoogleの提供するサービスですが、独自ドメインのメールを登録可能なため、ビジネス運用にも適しています。

リモートワークの導入を検討している・Googleサービスをフル活用していきたい企業におすすめです。

34.shouin+

shouin+

shouin+(ショウインプラス)は、クラウド上で研修やOJTがおこなえる人材育成ができるeラーニングツールです。

動画形式でマニュアル作成ができるため、新入社員が入るたびにおこなう新人研修の効率化につながります。研修を受ける側も学ぶだけでなく、ロールプレイングによる実践までできるのも大きな特徴です。

またshouin+でおこなわれた研修・コンテンツの進捗も確認できるため、よりよい研修・コンテンツ作りにもつながります。

すべての機能を使える無料トライアルプランもあるので、人材育成ツールを試してみたい企業におすすめのツールです。

35.Microsoft 365

Microsoft 365

Microsoft 365は、WordやExcel・PowerPointをはじめとした世界中のあらゆる人が利用するツールです。

資料作成はもちろん、表計算・統計・プレゼン資料作成など、さまざまな場面で役立ちます。Teamsを使えば、一つのツール内でチャットや共同作業ができるため、業務の効率化につながります。またオフラインでアプリを使えることで、環境にとらわれず好きな場所で作業できるのも大きなメリットです。

各アプリを使って個々で業務に取り組み、クラウド上で共有すれば、リモートワークの促進にもなります。効率を上げて会社全体の労働コストを下げたい・コストパフォーマンスを高めたい企業に最適です。

36.Notta

Notta

Notta(ノッタ)は、音声データやWeb会議・インタビューなどの音声を自動で文字起こしするツールです。高精度の音声認識エンジンとAI要約機能が搭載されていることで、長い音声データをわかりやすく要約してくれます。

10分の音声をわずか1分ほどで文字起こしして要約できるため、従来の手作業による文字起こしの手間と時間をカットできます。また文字起こしだけでなく、Webページ・Web会議の録画や文字起こしテキストの編集も可能です。

会議の議事録作成を楽にしたい・最新のAI技術の搭載されたツールを試してみたい企業に最適なツールといえます。

議事録は文字起こしツールを使って効率的に作成しよう!

Nottaは日本語に特化した国内最先端AI音声文字起こしツールです。

37.Groupfile

Groupfile

Groupfile(グループファイル)は、プレゼン資料などを簡単に共有できるドクセルから生まれたツールです。ドキュメント共有に特化しており、テキストベースの資料や動画もブラウザ上で共有できます。

最大200GBまでのさまざまなデータを添付できるため、容量不足に惑わされる心配もありません。また動画やテキストファイルなどの資料をまとめた資料作成ページを作成できるのも特徴の一つです。

資料の共有をスムーズかつシンプルにおこないたい企業におすすめのツールといえるでしょう。

38.flouu

flouu

flouu(フロー)は、会社内の散見した情報を一つにまとめられる情報共有ツールです。2022年にはITトレンドランキングで1位を獲得した実績もあります。

ナレッジ共有により、属人化した知識や各チームのノウハウを共有することで、社員のパフォーマンスの底上げにつながります。またドキュメントの共同作業やチャット機能もあるため、業務の効率化に加え、コミュニケーションを活性化しやすいです。

他にも編集履歴の確認機能によって、作業の進捗・活動状況の把握もできます。作業しながらチャットを活用するなど、社内の情報共有をより効率化したい企業に最適です。

39.Lark

Lark

Lark(ラーク)は、社内Wiki・ドキュメント・カレンダー共有などあらゆる機能が備わったツールです。

スマホ・タブレット・PCの各デバイスで利用でき、製造や飲食の現場で活用されています。紙ベースの書類を使うことなく、業務の報告をスマホだけで完了できるのもおすすめポイントです。また各店舗のスタッフの勤務状況や売上データの管理など、幅広い業務をサポートします。

他にも、自社に応じてワークフローのカスタマイズができることや、専門スタッフによる導入時のサポートもあります。システムの導入に不安を抱えている方や、ペーパーレス化を促進したい企業におすすめです。

40.Scrapbox

Scrapbox

Scrapbox(スクラップボックス)は、大切なマニュアルやアイデアなどを一つにまとめて管理できるツールです。

特別な知識を必要としないシンプルな画面設計で、誰でも簡単に利用できます。各自の知識を共有することで、双方の業務への理解が深まり、組織全体の成長につながります。

また有益な情報を共有できる議論の場を作れるため、対面でのミーティングも削減できるでしょう。他にも検索機能により、膨大な数のファイルから簡単に必要な情報を取り出せます。

社内のリモートワークを促進したい・コミュニケーションを活性化して社員の能動性を高めたい企業におすすめです。

41.Zendesk

Scrapbox

Zendesk(ゼンデスク)は、顧客対応やメールをはじめ、あらゆる問い合わせに対応・管理できるツールです。

誰でも簡単にFAQを構築することや、自社に応じたデザインにカスタマイズもできます。顧客からの問い合わせへの対応を充実させることで、企業の信頼構築にもつながります。

またAIチャットボットを活用すれば、一般的な問い合わせをAIに任せて、担当者の負担も大幅に減らせるのもポイントです。カスタマーサポートを充実させたい・トラブル対応をスムーズ化したい企業に最適なツールといえます。

42.Freshdesk

Freshdesk

Freshdesk(フレッシュデスク)は、カスタマーサポートを充実させ、顧客満足度を高めるためのツールです。

世界の50,000社を超える企業で導入されている実績があります。チャットボットやAI・FAQを活用できる機能によって、ヘルプデスク業務を支援しています。また問い合わせメール対応や社内オペレーターのシフト管理など、さまざまな機能を搭載しているのが特徴です。

お問い合わせを一元管理したい・ヘルプデスク業務の生産性を高めたい企業は、ぜひ活用してみましょう。

グループウェアおすすめ8選

グループウェアとは、社内の情報共有や共同作業・コミュニケーションのスムーズ化を目的としたツールです。

「リモートワーク環境を整えたい」「社内のコミュニケーションを活発化したい」企業は、ぜひ参考材料にしてみましょう。

43.GroupSession

GroupSession

GroupSession(グループセッション)は、社内のコミュニケーションを活性化するグループウェアツールです。

スケジュールや掲示板・日報作成など、さまざまな機能を搭載しています。シンプルで分かりやすい操作性により、マニュアルがなくても手軽に各機能を使えてしまうのも大きなポイントです。

また業務で扱うファイルの管理や、ユーザーのアクセス権限の設定などもできるため、自社に適した機能を有効活用しましょう。

無料で利用できるので、「グループウェアを初めて導入する」「低コストでツールの性能を試してみたい」企業におすすめです。

44.サイボウズOffice

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、あらゆる中小企業向けに作られた、さまざまな機能を搭載しているツールです。

導入企業は70,000社を超えており、業務効率化や経営力の強化に大きく貢献しています。またマルチデバイス対応で、現場や移動中でも確認や編集ができるため、場所にとらわれずに利用可能です。

他にも個々の知識を共有して、育ててきたノウハウを蓄積することで、社内全体のパフォーマンスアップにもなるでしょう。社内のコミュニケーションを活性化したい・知識の属人化をなくしたい企業は、ぜひ導入を検討してみてください。

45.desknet’s NEO

desknet’s NEO

desknet’s NEO(デスクネッツネオ)は、スケジュール管理や議事録作成・文書管理などができるグループウェアツールです。

社内の共有設備の予約機能や来訪者の管理もできるため、総務・受付担当の業務を効率化します。一日の来訪者を事前に確認できれば、スムーズな受付や案内ができ、企業のイメージアップにもつながります。

また従業員ごとの勤怠管理ができることに加え、入力されたデータをCSV出力することで、統計データの取得も可能です。

スケジュール管理をスムーズにしたい・情報共有により管理者の負担を軽減したい企業は、ぜひ利用してみましょう。

46. Chat&Messenger

Chat&Messenger

Chat&Messengerは、Web会議や勤怠管理・ビジネスチャットを無料で利用できるツールです。

Web会議では、ビデオ通話しながら提案資料を共有できるため、オンライン商談でも活躍します。チャットで共有された情報を文書管理へストックしたり、スケジュール・Todoリストへの登録もできたりします。

またスケジュール管理機能により、メンバー間のスケジュールを確認しながら会議の予定を立てられるのも便利です。リモートワークの導入を検討している・共有ツールを低コストで導入したい企業に最適なツールといえます。

47.クロジカスケジュール管理

クロジカスケジュール管理

クロジカスケジュール管理は、社内・チームの予定を共有できるスケジュール管理に特化したツールです。

一つの画面にチーム全員の予定を一覧表示できることや、会議室の空き状況に合わせて予約もできます。また日程調整は、相手にURLを送って、候補日を選んでもらうだけで完了します。

クロジカスケジュール管理を導入していない取引先に対しても、日程調整の際に使えるのが大きな特徴です。

他にも、ワンクリックで打刻できる勤怠管理やチームで活用できるチャットなど、さまざまな機能を搭載しています。スケジュール管理を楽にしたい・まずは無料でシステム導入してみたい企業にぴったりのツールです。

48.NI Collabo 360

NI Collabo 360

NI Collabo 360(NIコラボ)は、1ユーザー月額360円で利用できる経営管理ツールです。

マルチデバイス対応で、スケジュール管理をはじめ、ワークフロー・プロジェクト管理など全部で36種類の機能を搭載しています。またHTMLコードの知識が無くても、Webページを自由にカスタマイズできるのもポイントです。

個人・社内のスケジュールを見える化することで、優先順位を決めて作業できるため、効率アップにもつながります。タスクの抜け漏れを防ぎたい・豊富な機能がそろったツールを試したい企業に最適です。

30日間の無料トライアルも実施しているため、ぜひ導入を検討してみましょう。

49.mitoco

mitoco

mitoco(ミトコ)は、業種や規模を問わず、あらゆる企業の課題を解決できるグループウェアツールです。

社内での大切なお知らせやスケジュールを共有することで、抜け漏れを防いで効率的に社員が行動できます。また各課やチームごとにバラバラで使っているツール・情報を一つに集約できるため、業務の見える化や統一化にもつながります。

PCがなくても、スマホのみで簡単に利用できるのもおすすめポイントです。高いセキュリティレベルを誇り、金融機関や保険業界でも導入されています。

社内情報を一つのグループウェアに集約したい・誰でも簡単に扱えるツールを試したい企業に最適なツールです。

50.WaWaOffice

WaWaOffice

WaWaOffice(ワワオフィス)は、1,500を超える企業で導入されている業務改善グループウェアツールです。

直感的な操作ができるシステム設計で、営業支援ツール(SFA)やデータベースなどさまざまな他システムとも連携できます。また掲示板による社内共有やタスク管理と連動したスケジュール機能もあります。

さらに自社の予算・ニーズに合わせた金額調整をしてくれるのもうれしいポイントです。導入前後からアフターフォローまで徹底しており、24時間365日の監視によるセキュリティ対策もしています。

既存システムと連携させて利用したい・サポート体制が充実したツールを試したい企業にぴったりです。

まとめ

今回は、社内情報共有ツールを導入することのメリットや選び方のポイント、おすすめツール50選を紹介しました。

社内情報共有ツールを用いれば、いつ・どこでもアクセスできてコミュニケーションをスムーズにでき、情報管理も楽になります。また知識を共有することで、属人化を防いで各メンバーがスキルを高められ、業務の効率化にもつながります。

無料で利用できるツールもあるため、「自社のニーズに合うか」「適正なコストか」などを自社で話し合って導入を検討しましょう。