会議種類

会議の種類を知ろう!効率よく会議を行うための注意点やツールも紹介

メンバーと意見を交わしたりアイデアを出し合ったりする会議は、ビジネスを進めるうえで欠かせません。

しかし一言で会議といってもすべて同じスタイルではなく、さまざまな種類があります。普段は会議の種類をきちんと意識することは少ないのではないでしょうか。また会議の予定は多く入っているものの、時間を費やした割には目的が曖昧で成果があまり無かった、と感じることもあるかもしれません。会議はその種類や目的を理解し、効率良く進めるための工夫をすることで無駄なく有意義なものにできます。

今回は、会議の種類と効率よく進めるための注意点や効果的な方法について解説します。

目的による会議の種類

目的による会議の種類

会議にはさまざまな種類がありますが、会議を行う目的によって区別することができます。ここでは、具体的な会議の種類と内容について解説します。

アイデア出し(ブレーンストーミング)の会議

会議に参加するメンバーそれぞれが持っているアイデアを出し合うことを目的とした会議です。たとえば「新たなサービス・製品のアイデア」や「従業員が働きやすい環境を作るためのアイデア」などを話し合うために開催されることが多いです。

代表的なものには1950年頃に誕生したブレーンストーミングという会議手法があります。自由闊達な意見交換をするため、発言された内容の実効性は問いません。どのようなアイデアでも歓迎して受け止めること、出されたアイデアに対してその場で判断したり結論を出したりしないこと、といったルールがあります。自由にアイデア交換や意見交換の場を作ることで、メンバー間で刺激を与え合い、一人では考えつかないような新たな発想が生まれることが期待できます。

スケジュールを決定する会議

目的を達成するためのスケジュールを決定することを目的とした会議です。たとえばプロジェクトの場合、成功させるためにはいつまでに・誰が・何をするのかなど、必要な工程を洗い出して具体的な計画を立てます。特に大規模なプロジェクトでは多くの人が関わるため、スケジュール管理が重要です。

納期が決まっている場合は納期からスケジュールを逆算し、工数を計算して取捨選択しながら達成できるよう計画する必要があります。プロジェクトに携わるメンバー、もしくは代表者が会議に参加し、役割とスケジュールを確認しながら調整することが一般的です。多くの人が関わるプロジェクトほど、早い段階できちんとスケジュールを決定して共有しなければなりません。そのため、スケジュールを決定する会議はプロジェクトの開始が決定したら一番はじめに開催されます。

報告や連絡のために行う会議

プロジェクトや日々の業務に参加する人者同士で情報を共有することを目的とした会議です。報告者は個人や担当部門の状況や案件の進捗状況、抱えている課題などを報告します。もしスケジュールどおりに進んでいない場合、その原因や解決策を話し合う場でもあります。

各部門で把握している情報量に差がある場合、行き違いが生じて生産性が落ちることもあるため、考えられます。正しく報告・連絡をすることは重要です。ただし、ルールを設けずに一人一人がその場で順番に話し始めるだけでは冗長になり会議が長引いてしまうこともあります。そのため、たとえば進捗状況・現在担当しているタスク・困っていることなど、話す内容は事前に決定して参加者全員が把握しておくと良いでしょう。また報告者は事前に伝えるべき内容や資料を書面にまとめておくのがおすすめです。

問題解決のための会議

プロジェクトや日々の業務において何らかの問題が発生した場合に、その解決と再発防止を話し合うことを目的として開かれる会議です。問題の大きさによっては管理職や役員が参加する場合もあります。特に重要な問題は一人で解決策を考えるよりも、さまざまな立場の人の意見を聞くことでより良い方法が見つかることも多いです。「問題は何か」「どういうゴールに持っていくのか」というポイントを全員が把握したうえで、さまざまな意見を交換し合います。

また早急に解決しようと表面的な解決策を考えるのではなく、原因を根本から解決することが重要です。まずは問題の原因を究明して共有し、根本的に解決するためのアイデアを出し合い方針を決定します。最終的な意思決定は中立的な立場の人物が行うようにすると、冷静な判断ができるのでおすすめです。

問題発見のための会議

実際に問題が起こってから対処するのではなく、今後起こりうるトラブルやアクシデントを予測し、事前に予防することを目的とした会議です。現場を担当する人の意見を聞いたり、システムの構造や設定を調査したりして、リスクとなる要素がないかを確認します。参加者は役職や階級にとらわれず、率直な意見交換をすることが重要です。早期に問題点を洗い出し対処することで大きな問題へ発展することを防ぎます。

また、問題発見には現場の人の意見が重要ですが、逆に当事者であるからこそ気付かない場合もあります。そのためまったく関係のない部署の人が現場を観察して気付いた問題を挙げてもらう、という方法も効果的です。

教育(コーチング)会議

経験や知識が豊富な上司や指導者としての立場にある人が、経験の浅い部下を教育することを目的とする会議です。入社したばかりの人が仕事内容をスムーズに理解し、より速くチームの戦力となるために効果があります。上司がこれまでの経験で得た情報を共有することで部下の知識やスキルが増え、企業全体の生産性もアップするでしょう。限られた時間の中で部下が目的のスキルを得るには、事前に教育のゴールをお互いにすり合わせておくことが大切です。

また一般的な会議の場で教育を行おうとすると、進行の効率が悪くなりほかの参加者の時間を浪費してしまうおそれがあります。そのため通常の会議とは別に、教育を目的としたコーチング会議を設定することがおすすめです。

意思決定をする会議

参加者から提示されたアイデアや意見に基づき、最終的なゴールとして意思決定を行うことを目的とした会議です。先に紹介したブレーンストーミングはアイデアを出し合って刺激を受けたりアイデアを成長させたりといったことを目的としますが、こちらは最終的に意思決定することを一番の目的とします。意思決定者が冷静に的確な判断ができるよう、事前に決定に関わる実績やデータを収集しておき、わかりやすく資料にまとめておくと良いでしょう。

この会議では時間内に意思決定をしなければならないため、タイムマネジメントが特に重要になります。司会進行役やタイムキーパー役を明確に設定しておくことがおすすめです。

ほかによくある名目別の会議の種類

会議の種類は前章で紹介したものが代表的ですが、ほかにも別の名目で開催されるものがあります。ここでは、企業でよく開催される会議の種類について解説します。

役職別の会議

特定の役職の人が集まって開催する会議です。たとえば次のようなものがあります。

  • 役員会議

  • 部長会議

  • マネージャー会議

  • リーダー会議

  • 営業会議

会議の内容はさまざまですが、特定の役職の人が集まることでそれぞれの現場の情報交換をしたり、特定の業務についてルールを設定したりなどが多いです。それぞれの状況を持ち寄り、最終的な意思決定の場として使われることもあります。

定期的に開催される会議

基本的には同じメンバーが集まり決まった日時に定期的に開催される会議です。たとえば次のようなものがあります。

  • 月次会議

  • 週次会議

  • 朝礼

  • 夕礼

進捗報告や状況確認のために開催されることが多いです。各人のタスクを確認して、負担が多い場合はその場で調整するといったこともあります。何か課題や困っていることがある場合は、こうした場で相談して問題解決の会議とすることもできるでしょう。

そのほかの目的別に開催される会議

上記以外にもさまざまな目的で会議は開催されます。たとえば新たなプロジェクトを始動する際に参加者同士で概要やスケジュールを確認するキックオフミーティングなどです。これは社内だけでなくプロジェクトに参加する社外のメンバーが参加することもあります。また新入社員に対して業務の内容や進め方、会社のルール・制度などを説明することを目的としたオリエンテーションなどもあります。

これらの会議は定例会議などとは違い、その目的に応じて必要なタイミングや参加者、アジェンダが異なります。そのため会議を設定する主催者の役割が重要です。

会議を効率良く進めるために注意すべきポイントは?

会議を効率良く進めるために注意すべきポイント

会議は何も意識せずに行うと、ただ無駄な時間を過ごしてしまうことになりかねません。貴重な時間を有意義に使うために、会議は効率良く進めたいですよね。会議を行ううえで注意すべきポイントについて解説します。

事前準備をしっかり行う

どのような会議も目的を持って行われます。目的を達成するために時間は効率的に使いたいですよね。会議のテーマが決定したら、事前にできる準備はしっかりしておきましょう。たとえば会議のアジェンダをまとめたり、必要とされる情報やデータを資料に整理したりなどです。さらに会議の参加者には事前に作成した資料を共有しておくと、当日の会議進行をスムーズに行なえます。 

会議の目的を正しく認識する

会議の種類と目的を正しく認識することは非常に重要です。ここを理解できていない場合、自分がすべき事前の準備ができず、会議の場でも意見やアイデアを発言することが難しいでしょう。そうすると会議の時間が無駄なものになってしまいます。有意義なものにするためには、事前に会議の目的と方向性を確認しておくことが大切です。

会議を効率良く進めるために効果的な方法

では、会議を効率良く進めるためには何をしたら良いでしょうか。ここでは、具体的な方法を紹介します。

会議の目的を参加者全員で共有する

会議が何の目的で行われるのか明確にし、参加者全員が同じ認識を持つことが大切です。ここにズレがあると目指すゴールが各々違うものになってしまい、時間を浪費するうえに最終的な目的を達成できない可能性があります。主催者の場合は事前に会議のアジェンダや資料を参加者に共有します。もし参加者の立場で会議の目的がわからない場合は、事前に主催者や進行役に問い合わせておくと良いでしょう。

会議の必要性を考えて取捨選択する

時間を効率的に使うためには、会議の必要性を考え取捨選択することも大切です。招集されたメンバーは会議時間を拘束されることになり、不要な時間が多ければ企業全体の生産性が落ちてしまうかもしれません。とりあえず関係者全員を集めるのではなく、本当に必要なメンバーの人選をすることや、コストに対する効果の期待ができない会議自体を中止するなど、臨機応変な判断が求められます。

議事録作成にはテンプレートやツールを活用する

会議で議論された内容や決定事項については、記録や関係者との共有のため議事録を作成します。議事録を1から作成するのは大変ですが、テンプレートやツールを活用するととても便利です。

定例会議など、アジェンダやテーマが毎回似通っている場合は議事録をテンプレート化しておきます。一度テンプレートを作成してWordやExcelなどに保存しておけば、会議の際には必要項目を埋めるだけでまとめられるので効率的です。

また、会議のテンポが速くメモが追いつかない場合には、文字起こしツールを活用するのがおすすめです。自動文字起こしサービスNottaはAIによる高度な音声認識が可能で、会議の音声を録音しておくだけでリアルタイムで自動文字起こしをしてくれます。リアルタイムだけでなく、過去に録音した音声ファイルを取り込んで文字起こしすることも可能です。編集も簡単で、画像の挿入などもできるので美しく見やすい議事録が手軽に作成できます。

さらに翻訳機能が備わっているのもうれしいポイントです。たとえば海外部署と議事録を共有する場合にも、58言語に対応したNottaが議事録作成から翻訳まで行ってくれます。共有方法も簡単で、リンクを送るだけでスムーズに共有できます。

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まとめ

今回は会議の種類や、効率的に進めるための注意点や効果的な方法について紹介しました。会議にはさまざまな種類があり、それぞれ目的が違います。種類を区別し、適したスタイルを選択しましょう。

会議を有意義なものにするためには、事前準備・目的の明確化・参加者との共有などが大切なポイントです。また効率的に会議を進めるために、文字起こしツールなども積極的に活用しましょう。会議の時間を無駄にしたくないと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

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