【最新】会議の種類を知ろう！効率よく会議を行うための注意点やツールも紹介

メンバーと意見を交わしたりアイデアを出し合ったりする会議は、ビジネスを進めるうえで欠かせません。しかし一言で会議といってもすべて同じスタイルではなく、さまざまな種類があります。普段は会議の種類をきちんと意識することは少ないのではないでしょうか。また会議の予定は多く入っているものの、時間を費やした割には目的が曖昧で成果があまり無かった、と感じることもあるかもしれません。会議はその種類や目的を理解し、効率良く進めるための工夫をすることで無駄なく有意義なものにできます。今回は、会議の種類と効率よく進めるための注意点や効果的な方法について解説します。

会議の種類を知ろう

目的による会議の種類

会議にはさまざまな種類がありますが、会議を行う目的によって区別することができます。ここでは、具体的な会議の種類と内容について解説します。

アイデア出し（ブレーンストーミング）の会議

会議に参加するメンバーそれぞれが持っているアイデアを出し合うことを目的とした会議です。代表的なものには1950年頃に誕生したブレーンストーミングという会議手法があります。自由闊達な意見交換をするため、発言された内容の実効性は問いません。自由にアイデアや意見交換の場を作ることで、メンバー間で刺激を与え合い、一人では考えつかないような新たな発想が生まれることが期待できます。

スケジュールを決定する会議

目的を達成するためのスケジュールを決定することを目的とした会議です。たとえばプロジェクトの場合、成功させるためにはいつまでに・誰が・何をするのかなど、必要な工程を洗い出して具体的な計画を立てます。納期が決まっている場合は納期からスケジュールを逆算し、工数を計算して取捨選択しながら達成できるよう計画する必要があります。プロジェクトに携わるメンバー、もしくは代表者が会議に参加し、役割とスケジュールを確認しながら調整することが一般的です。多くの人が関わるプロジェクトほど、早い段階できちんとスケジュールを決定して共有しなければなりません。

報告や連絡のために行う会議

参加者同士で情報を共有することを目的とした会議です。報告者は個人や担当部門の状況や案件の進捗状況、抱えている課題などを報告します。各部門で把握している情報量に差がある場合、行き違いが生じて生産性が落ちることも考えられます。正しく報告・連絡をすることは重要です。報告者は事前に伝えるべき内容や資料を書面にまとめておくのがおすすめです。

問題解決のための会議

何らかの問題が発生した場合に、その解決と再発防止を目的として開かれる会議です。問題の大きさによっては管理職や役員が参加する場合もあります。問題の原因を究明して共有し、根本的に解決するためのアイデアを出し合い方針を決定します。

問題発見のための会議

実際に問題が起こってから対処するのではなく、今後起こりうるトラブルやアクシデントを予測し、事前に予防することを目的とした会議です。現場を担当する人の意見を聞いたり、システムの構造や設定を調査したりして、リスクとなる要素がないかを確認します。参加者は役職や階級にとらわれず、率直な意見交換をすることが重要です。早期に問題点を洗い出し対処することで大きな問題へ発展することを防ぎます。

教育(コーチング)会議

経験や知識が豊富な上司や指導者としての立場にある人が、経験の浅い部下を教育することを目的とする会議です。入社したばかりの人が仕事内容をスムーズに理解し、より速くチームの戦力となるために効果があります。上司がこれまでの経験で得た情報を共有することで部下の知識やスキルが増え、企業全体の生産性もアップするでしょう。限られた時間の中で部下が目的のスキルを得るには、事前に教育のゴールをお互いにすり合わせておくことが大切です。

意思決定をする会議

参加者から提示されたアイデアや意見に基づき、最終的なゴールとして意思決定を行うことを目的とした会議です。先に紹介したブレーンストーミングはアイデアを出し合って刺激を受けたりアイデアを成長させたりといったことを目的としますが、こちらは意思決定することを一番の目的とします。意思決定者が冷静に的確な判断ができるよう、事前に決定に関わる実績やデータを収集しておき、わかりやすく資料にまとめておくと良いでしょう。

会議を効率良く進めるために注意すべきポイントは？

会議は何も意識せずに行うと、ただ無駄な時間を過ごしてしまうことになりかねません。貴重な時間を有意義に使うために、会議は効率良く進めたいですよね。会議を行ううえで注意すべきポイントについて解説します。

事前準備をしっかり行う

どのような会議も目的を持って行われます。目的を達成するために時間は効率的に使いたいですよね。会議のテーマが決定したら、事前にできる準備はしっかりしておきましょう。たとえば会議のアジェンダをまとめたり、必要とされる情報やデータを資料に整理したりなどです。さらに会議の参加者には事前に作成した資料を共有しておくと、当日の会議進行をスムーズに行なえます。

会議の目的を正しく認識する

会議の種類と目的を正しく認識することは非常に重要です。ここを理解できていない場合、自分がすべき事前の準備ができず、会議の場でも意見やアイデアを発言することが難しいでしょう。そうすると会議の時間が無駄なものになってしまいます。有意義なものにするためには、事前に会議の目的と方向性を確認しておくことが大切です。

会議を効率良く進めるために効果的な方法

では、会議を効率良く進めるためには何をしたら良いでしょうか。ここでは、具体的な方法を紹介します。

会議の目的を参加者全員で共有する

会議が何の目的で行われるのか明確にし、参加者全員が同じ認識を持つことが大切です。ここにズレがあると目指すゴールが各々違うものになってしまい、時間を浪費するうえに最終的な目的を達成できない可能性があります。主催者の場合は事前に会議のアジェンダや資料を参加者に共有します。もし参加者の立場で会議の目的がわからない場合は、事前に主催者や進行役に問い合わせておくと良いでしょう。

会議の必要性を考えて取捨選択する

時間を効率的に使うためには、会議の必要性を考え取捨選択することも大切です。招集されたメンバーは会議時間を拘束されることになり、不要な時間が多ければ企業全体の生産性が落ちてしまうかもしれません。とりあえず関係者全員を集めるのではなく、本当に必要なメンバーの人選をすることや、コストに対する効果の期待ができない会議自体を中止するなど、臨機応変な判断が求められます。

議事録作成にはテンプレートやツールを活用する

会議で議論された内容や決定事項については、記録や関係者との共有のため議事録を作成します。議事録を1から作成するのは大変ですが、テンプレートやツールを活用するととても便利です。

定例会議など、アジェンダやテーマが毎回似通っている場合は議事録をテンプレート化しておきます。一度テンプレートを作成してWordやExcelなどに保存しておけば、会議の際には必要項目を埋めるだけでまとめられるので効率的です。

また、会議のテンポが速くメモが追いつかない場合には、文字起こしツールを活用するのがおすすめです。自動文字起こしサービスNottaはAIによる高度な音声認識が可能で、会議の音声を録音しておくだけでリアルタイムで自動文字起こしをしてくれます。リアルタイムだけでなく、過去に録音した音声ファイルを取り込んで文字起こしすることも可能です。編集も簡単で、画像の挿入などもできるので美しく見やすい議事録が手軽に作成できます。

さらに翻訳機能が備わっているのもうれしいポイントです。たとえば海外部署と議事録を共有する場合にも、140言語に対応したNottaが議事録作成から翻訳まで行ってくれます。共有方法も簡単で、リンクを送るだけでスムーズに共有できます。