【テンプレート付】上司に褒められる議事録の書き方とは?作成時のポイントも解説!

2022-06-306 mins

議事録といえば会議の内容をただ文字に起こすだけでなく、後で見返した際、誰が見てもわかるよう正確かつ簡潔にまとめる必要があります。

 しかし、「誰が見てもわかるように簡潔にまとめるってどうすれば良いの?」と議事録の書き方に悩む方は多いのではないでしょうか。

 そこで今回は、「議事録の書き方」に焦点を当て、その具体的な書き方や書き方のポイントなどについて解説します。

 議事録の書き方について知りたい方や今後会議で書記を担当する予定がある方はぜひご一読ください。

議事録の必要性と意味

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録し、周囲と情報共有するために作成される文書です。

会議の内容をどれだけ正確に伝えようと思っても、メモ書きや口頭では、話の内容が食い違っていたり、勘違いがあったりするもの。

また実際に会議や打ち合わせに参加していたとしても、参加者間で認識のズレが生じることもありますよね。ビジネスにおける情報や認識のズレは、大きなトラブルの元です。

そのため、議事録として、会議の内容を1つの文書に集約することで、正確かつ簡潔な情報共有が可能になります。

【議事録作成の必要性と重要な理由】

  • 業務効率の低下を防げる

  • 責任の所在を明確にできる

  • 業務の優先順位を明確にできる

  • 会議の長時間化による効率低下を防げる

  • ビジネス基礎力の向上に寄与する

議事録のフォーマット・書き方例

ここでは、議事録のフォーマット・書き方例について解説します。

書き方例

会議名:◯◯会議 議事録

日時:◯月◯日(曜日) 開始時間~終了時間

場所:◯◯会議室

出席者:◯◯、◯◯

議題:◯◯について

アジェンダ:1. 2. 3.

決定事項:

  • 決定事項1

  • 決定事項2

議論要旨:

  • 議題1(発言者1)

  • 議題2(発言者2)

To-Do:

  • 事項1

  • 事項2

懸案事項:

  • 議題1

  • 議題2

もし、一から議事録の作成をする時間がなかったり、書き方がわからない場合は、[Nottaの議事録テンプレート]をぜひご活用ください。

視覚的にシンプルで見やすく、各項目が整理されたテンプレートのため、スマートな議事録を作成したい方におすすめです。

また各項目の説明が充実しているため、初心者でもテンプレートに沿って情報をまとめることができます。

議事録作成のポイント①: 事前準備

ここからは議事録作成のポイントについて4つの観点から解説します。

ぜひ参考にしてみてください。

議事録作成する際は、まず始めに事前準備が重要になります。

会議の要点・目的を知っておく

会議に参加する際は、会議の要点や目的を把握してから臨みましょう。

「今回は〇〇に関する会議だから、〇〇に関することは話しそうだな」と重要ポイントを事前に把握しておくと、会議当日のメモ書きもスムーズにできるはずです。

特に5W1Hを意識しながら要点や目的を整理すると、うまく内容がまとまりやすいため、積極的に活用しましょう。

  • When(いつ)

  • Who(誰が)

  • Where(どこで)

  • What(何を)

  • Why(なぜ)

  • How(どのように)

会議前にアジェンダの構成を決めておく

会議の要点や目的がある程度把握できれば、会議を事前にシミュレーションでき、会議前でもある程度の議事録は作成できてしまうのです。

できるだけ、本番に近い形で会議をシミュレーションするには、ある程度アジェンダの構成を決める必要があります。

ビジネスにおけるアジェンダとは、会議などで話す概要、実施計画、議事日程、行動計画、予定表、協議事項のことです。

本番前のシミュレーションや本番の会議をスムーズに進行させるためにも、アジェンダの作成を徹底しましょう。

議事録作成のポイント②:会議中のメモが重要

議事録作成にあたっては参加者の発言を正確に記録することが重要です。

メモをする。AIアシスタントの活用

会議後、より正確な議事録を作成するために、会議中のメモ書きは必須です。

しかし、会議中の会話をその場ですべて書き取ることはほぼ不可能です。

そのため、自分に合ったメモの取り方を工夫してみてください。

メモの取り方には、以下のようなコツがあります。

  • 主語と目的語を必ずメモする

  • 要点だけを重点的にメモする

  • 文章ではなく図式化する

  • 手書きではなく、パソコンを利用する

  • 使い慣れたツール、エディタを準備する

 またメモを取るのが苦手な方は、AIによる音声自動テキスト化サービス「Notta」をご活用ください。AIアシスタントとして、会議中のメモ書きに必ず役立つはずです。

Nottaとは?

Nottaとは、日本語・英語など104言語に対応したAIによる音声自動テキスト化サービスです。

リアルタイムでの文字起こしのほか、録音や既存音声ファイルの自動文字起こしもできます。

また全てのデータは暗号化され、セキュリティ保護されているため、社外秘の議題が含まれるデータファイルでも安心して利用可能です。

【Nottaのおすすめポイント】

①豊富な音声入力オプション (ライブマイク入力や音声ファイルのインポート、ウェブ会議録音、Chromeウェブ録音など)

②全面的な文字処理機能 (リアルタイム・編集中タグ付けや104言語に対応可能、倍数再生可能、画像追加機能など)

③自動的にデータをシンクロ (パソコンやスマホ、Chromeウェブなどにいつでもどこでも音声とテキストデータ編集可能)

④多様な保存・共有方式 (TXT・DOCX・SRT・PDFでエクスポートできる、リアルタイム文字起こしをリンクでLIVEになる、テキストを直接的に共有できる、音声データのみ保存可能)

決定に至る経緯・過程・事実情報・発言者を必ずメモすること

メモ書きをする際は、決定に至る経緯・過程・事実情報・発言者を必ずメモしましょう。

特に、実施した会議で「何が決まったのか?」や「決定を受けて、今後すべきことは何か?」などは議事録で最も確認したい重要ポイントです。

決定に至る経緯・過程・事実情報・発言者は、ToDoリストを作成するように項目ごとに記載しておきましょう。

【メモの作成例】

定量的な情報がしっかりと書き入れられている

発言の中に具体的な日時・人数などの数字が出てきた場合は必ず正確に書き加えましょう。分かりやすい議事録が作成できます。

【メモの作成例】

無駄な情報をなるべく省いている

議事録は、会話内容をすべて書けばよいわけではありません。

開始終了の挨拶や世間話など、会議の議題に不必要だと感じる内容は、記録する優先度を下げ、本来伝えなければいけない情報の要点を重点的に記述しましょう。

【メモの作成例】

議事録作成のポイント③ :論理的なまとめ方

論理的なまとめ方で議事録を仕上げることも重要です。

メモを元に、要点を簡潔に編集

議事録を作成する目的は、会議に参加していなかった方に向けた情報共有です。

そのため、どうまとめれば多くの人に読みやすい議事録になるか、要点を簡潔に編集することが大切です。

【議事録の書き方の例】

会議名:◯◯会議 議事録

日時:◯月◯日(曜日) 開始時間~終了時間

場所:◯◯会議室

出席者:柏木、遠藤、鈴木、野々村

議題:新たなSEO施策を通じて自サイトのCVを伸ばしたい

アジェンダ:1.SEOの効果・成果 2.現状の状況整理 3.今後のSEO施策について

決定事項:

  • 決定事項1:SEO外部施策を重点的にする

議論要旨:どのようにしてSEO施策を通じてCVを伸ばすか(売上3%向上が目標)

  • 議題1(鈴木:SEO外部施策を積極的に行ってみてはどうか

To-Do:

  • 事項1:外部施策の強化

懸案事項:

  • 議題1:実施したSEO内部対策では成果が出なかった

PREP法ーー結論から先に書く

PREPとは 「Point(結論)・Reason(理由)・Example(具体例)・Point(まとめ)」の頭文字を合わせた造語です。

議事録のみならず、ビジネス文書全般で重要視される考え方のため、内容を理解しておきましょう。

ポイントは、常に結論ファーストで文章を作成することです。

【PREP法を活用した例文】

  • Point(結論):私は芸人さんが大好きです。

  • Reason(理由):面白い芸人さんを見ると、元気がもらえるからです。

  • Example(具体例):例えば、私が仕事でミスしてしまい、落ち込んでいる時、頑張っている芸人さんを見ると「明日もまた頑張ろう!」と勇気と元気をもらえるんです。

  • Point(まとめ):だから私は芸人さんが大好きです。

5W1H

5W1Hは、先ほども解説しましたが、「When(いつ)、Who(誰が)、Where(どこで)、What(何を)、Why(なぜ)How(どのように)」のことです。 

5W1Hの中から必要な項目を入れて議事録を作成することで、文章が書きやすく、読み手にわかりやすい文章になるでしょう。

【5W1Hを活用した例文】

1週間後に予定している先方とのミーティングにて、案件獲得を目指した草案を私がプレゼンするため、今からパソコンで準備に取り掛かる

議事録作成のポイント④:明瞭性がある

議事録の作成時は、明瞭性を心がけましょう。

内容は明確で理解しやすいものを提供

議事録の定義は「会議にいなかった人が読むことを前提に、分かりやすく書かれた文書」です。

そのため、読み手によって、解釈が異ならないようシンプルな表記を心掛けましょう。

結論が明確に書かれている

議事録作成の際は、結論を明確に書きましょう。

理由は、議事録を確認する人の中には、会議の内容全てを把握したい人もいれば、結論だけを知りたい人もいるためです。 

逆に言えば、結論だけを読めばその会議の内容がおおよそ把握できるような議事録がベストと言えるでしょう。

意思決定の過程とその結果が明確にまとめられている

意思決定の過程から結論に至るまでの経緯を書く際、「誰が」「何を」発言したかを必ず書きましょう。 

「これについて誰が言ったんだ?」と水掛け論になることを防いだり、後々のトラブルを防ぐことができます。

ただし、発言内容を全てそのまま記録する必要はありません。

会話口調をそのまま記載すると論点が分かりにくくなるためです。

重要な部分のみを切り出したり、意味合いを変更せず、表現を短くするなどの各自の執筆テクニックを駆使しましょう。

まとめ:改めて考える議事録作成スキルの重要性

今回は「議事録の書き方」に焦点を当て、その具体的な書き方や書き方のポイントなどについて解説しました。

議事録の作成をなんとなくでやり過ごしてしまっている方やそもそも作成したことがないという方は、意外と多いかと思います。 

しかし、正確かつ会議の内容を過不足なく伝えることが意識された議事録を作成することで、ビジネスマンとしての自分の成長や会社からの評価にもつながります。

ぜひこの機会に、議事録に対する考え方を改め、後日皆様が議事録の作成を担当した際の参考にしてみてください。

本記事が少しでも皆様のお力に添えましたら幸いです。