Excel議事録作成

Excelで議事録を作成しよう!おすすめのテンプレートサイト3選【無料】

会議や取材インタビューで付き物なのが議事録です。

特に新入社員の場合、議事録作成を担当することは多いですよね。 

今回は、「Excelで議事録を作成する方法」というテーマに焦点を当て、議事録の役割や目的、作成のポイント、Excelで議事録を作成する際のテクニック、注意点、おすすめテンプレートなどについて解説します。

普段Excelを利用している方やこれからExcelで議事録を作成する予定がある方は、ぜひご一読ください。

議事録の役割・目的:備忘録と情報共有

そもそも議事録には、どのような役割・目的があるのでしょうか。

議事録には、商談や会議などの「備忘録」としての役割や会議に出席できなかった社員とへの「情報共有」としての役割があります。

そのため、議事録は、誰がいつ見ても会議内容を想起できるよう、正確かつ簡潔にまとめる必要があるのです。

議事録作成のポイント3選

ここでは、議事録作成のポイントについて3点解説します。

①フォーマットを統一する

議事録のフォーマットが社内で決められていない場合、記録者自身が書きやすいフォーマットを選択すると思います。

しかし、記録者ごとにフォーマットが異なると、議事録の質にバラツキが生まれがちです。

確認する側も読みにくいため、会社やチームで議事録を作成する際は、できるだけフォーマットを統一することをおすすめします。

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②会議の議題や目的を事前に明確にする

会議の議題や目的を事前に明確にしておくと、議事録作成に役立てる会議当日のメモ書きもスムーズにでき、質の良い議事録が作成しやすいです。

また会議の議題や目的を事前に明確にできれば、会議で行われそうな会話や使いそうな専門用語がある程度予測できるため、事前に準備・リサーチしておけば、スムーズに会議を進めることもできます。 

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③不明点はその都度確認する

会議内容に関して不明点が多いと、質の良い議事録は作成できません。

よくある失敗談として、良質な議事録の作成を意識するあまり、会議の肝心な情報を聞き漏らしてしまうことがあげられます。

会議に対して不明点や疑問点がある場合は、必ずその都度確認・メモ書きするよう心がけましょう。

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議事録の書き方例

ここでは、議事録の書き方例について解説します。

ぜひ参考にしてみてください。

書き方例

会議名:◯◯会議 議事録

日時:◯月◯日(曜日) 開始時間~終了時間

場所:◯◯会議室

出席者:◯◯、◯◯

議題:◯◯について

アジェンダ:1. 2. 3.

決定事項:

● 決定事項1

● 決定事項2

議論要旨:

● 議題1(発言者1)

● 議題2(発言者2)

To-Do:

● 事項1

● 事項2

懸案事項:

● 議題1

● 議題2

もし、一から議事録の作成をする時間がなかったり、具体的な書き方がわからない場合は、「Nottaの議事録テンプレート」をご活用ください。

Nottaの議事録テンプレートは、視覚的にシンプルで見やすく、各項目が整理されているため、初心者でも簡単にスマートな議事録が作成できます。

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WordではなくExcelを使った方が良いケース

議事録の作成は、文書作成に特化したWordを使用すべきだという意見もあるかと思います。しかし、Excelで議事録を作成した方が良いケースがあるのです。

ここでは、WordではなくExcelを使った方が良いケースについて簡単に解説します。

Wordの方が良い場合 Excelの方が良い場合
概要 長く細かい内容まで書くことが多い場合 短く簡潔な内容を書くことが多い場合
特徴 議題ごとに細かい内容まで記載できる セルや枠線を活用して項目ごとに内容を分割できるため見やすい
向いている組織 会議が複雑化し、議論の過程を細かく残す必要がある組織 簡潔な進捗報告(数値や結果のみなど)だけ把握できればよい組織

【Wordの議事録作成例】

Excel議事録作成1

【Excelの議事録作成例】

Excel議事録作成2

議事録作成の際、どちらをチョイスするかは所属する組織次第ですが、所属する組織や会議の内容ごとにツールを使い分けることをおすすめします。

Excelで議事録作成を効率化する小技・テクニック3選

ここでは、Excelで議事録を作成する際の小技・テクニックについて3点解説します。

①テンプレートの保存

議事録の作成を複数回担当する場合、1回1回新規作成している方や前回の内容をコピペし、会議の内容に合わせて内容を変更している方が多いのではないでしょうか。

しかし、それらの作業は以下のリスクがあり、おすすめできません。

● 時間と手間が増える

● 前回の内容を消し忘れたせいで、全く関係ない内容が残り、読み手が混乱する

● ファイル名を変更せず上書き保存してしまったせいで、前回の議事録が消えてしまう

上記のようなリスクをなくすためにも、「原紙をテンプレートとして保存」し、次回はそのテンプレートから作成を始めましょう。

議事録を保存する際、ファイルの種類を「Excelテンプレート(.xltx)」とすることで、テンプレートファイルを作成でき、次回の作成に役立てることができます。

②セル内で改行:Enter+Alt

Enter+Alt

Excelを使用する際、基本的に長文を入力することはあまりないかもしれません。

しかし、入力することもあるでしょう。

そんな時は、「Enter+Alt」で、セル内で改行する小技を知っておくと便利です。

文章入力がスムーズになり、効率良く議事録が作成できます。

③ショートカットキー

Excelには、業務を効率化するショートカットキーが用意されています。

ぜひ活用してみてください。 

【議事録作成に役立つショートカットキー】

 

操作 ショートカットキー
選択範囲を切り取る Ctrl + X
選択範囲をコピー Ctrl + C
選択範囲を貼り付け Ctrl + V
操作を元に戻す Ctrl + Z
ハイパーリンクの挿入 Ctrl + K
選択範囲を貼り付け Ctrl + V
表を挿入 Ctrl + L
フォントサイズを大きく Ctrl キー + Shift キー + 右角かっこ (>)
フォントサイズを小さく Ctrl キー + Shift キー + 左角かっこ (<)

他にもさまざまなショートカットキーがあるため、詳細は公式ページをご確認ください。

Excelで議事録を作成する際の注意事項3点

ここでは、Excelで議事録を作成する際の注意事項について3点解説します。

①発言者を必ず明記する

議事録を作成する目的の1つに「誰の発言か」を記録に残すということがあります。

発言者が明記されていれば、後々発言の意図を聞くことができるからです。

また「言った言ってない」の水掛け論を防ぐこともできます。

②参考資料を明記する

議事録の作成時、参考資料を明記すると、議事録の質が向上します。

議事録を読んでも「何について議論したのか」不明確なことがあります。

参考資料を添付していけば、内容を把握しやすいです。

③第三者に確認をとる

議事録では、会議の決定事項や保留事項を正確に伝える必要があります。

情報の間違いを防ぐためにも、議事録作成後は同僚や上司などの第三者に確認を取りましょう。

第三者目線のフィードバックをもらうことで、より精度・質の高い議事録が作成できます。

Excelで作成できる議事録テンプレートがダウンロードできるサイト3選

ここでは、Excelで作成できる議事録テンプレートがダウンロードできるサイト3選について解説します。

①文例書式テンプレート集

文例書式テンプレート集

「文例書式テンプレート集」では、Office365のテンプレート雛形、サンプル文章、挨拶文例などテンプレートが全て無料でダウンロードできます。

日常・ビジネス問わず活用できるテンプレートが多数用意されているため、ぜひご活用ください。

また用途ごとの検索・フリーワード検索ができるため、希望のテンプレートを探しやすいというメリットもあります。

【文例書式テンプレート集|公式サイト

②KOKUYO

KOKUYO

「KOKUYO」には、討議内容を具体的に記録していくのに適した簡易版の議事録テンプレートが複数用意されています。

またテンプレートを修正したり、フォームの名称を変更できるため、オリジナルのテンプレートへとカスタマイズすることも可能です。

【KOKUYO|公式サイト

③文書テンプレート

文書テンプレート

「文書テンプレート」には、ExcelやWordで作成されたビジネス文書や手紙などの書式・様式・フォーマットが多数用意されています。 

なおExcelの議事録テンプレートは5種類あり、コンテンツ内の文書テンプレートは、会員登録不要かつ無料でダウンロード可能です。

【文書テンプレート|公式サイト

議事録の作成には文字起こしツール「Notta」を活用!

Notta

Excelで議事録を作成する際は、文字起こしツール「Notta」を活用してみてください。

Nottaは、日本語・英語など58言語に対応したAIによる音声自動テキスト化サービスです。

会議中の音声をリアルタイムでの文字起こしできるほか、録音や既存音声ファイルの自動文字起こしもできます。

また全てのデータは暗号化され、セキュリティ保護されているため、情報漏洩の心配はありません。

【Nottaのおすすめポイント】

①豊富な音声入力オプション

(ライブマイク入力や音声ファイルのインポート、ウェブ会議録音、Chromeウェブ録音など)

②全面的な文字処理機能

(リアルタイム・編集中タグ付けや104言語に対応可能、倍数再生可能、画像追加機能など)

③自動的にデータをシンクロ

(パソコンやスマホ、Chromeウェブなどにいつでもどこでも音声とテキストデータ編集可能)

④多様な保存・共有方式

(TXT・DOCX・SRT・PDFでエクスポートできる、リアルタイム文字起こしをリンクでLIVEになる、テキストを直接的に共有できる、音声データのみ保存可能)

⑤強固なセキュリティ対策

(SSL通信、Amazon Web Servicesの活用、AWS S3のSOC2保証報告書の取得)

【Notta|公式サイト

まとめ

今回は、「Excelで議事録を作成する方法」というテーマに焦点を当て、議事録の役割や目的、作成のポイント、Excelで議事録を作成する際のテクニック、注意点、おすすめテンプレートなどについて解説しました。 

議事録を作成する際、通常は会社やチームでフォーマットが決まっていることが多いです。しかし、特にフォーマットがない場合もあります。

その場合は、本記事でご紹介した議事録のテンプレートや「Nottaの議事録テンプレート」をご活用ください。

議事録の目的や役割を理解した上で、スマートな議事録作成を心がけましょう。

本記事が少しでも皆様のお力に添えましたら幸いです。

【Nottaの魅力について知る→公式サイト

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