会議の議題を活用する方法|良い議題の特徴や選定ポイントを紹介

「会議に関する調査」によると、会議の悩みとして最も多いのが、「発言する人がいつも同じ」で42.0%、次に「議論が進まない」が36.7%となります。
(会議に関する調査】最長8時間の会議! 会議が長引き残業をしたことがある人7割)

無駄な会議が生じる理由は、意思決定に必要な材料・資料がそろっていないためです。

事前に必要な材料・資料を用意して、意思決定を効率的に行うためには、参加者が会議に積極的になれる議題が必要です。

そこで今回は、会議の議題を活用する方法を紹介します。良い議題の特徴や議題を決めるポイント、会議内容を効率的にまとめる方法も解説しているので、生産的な議論ができる会議を実現させたい方は、ぜひ参考にしてください。

会議の議題は大切!

会議の議題は大切

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議題とは

議題は、会議で話し合われる具体的なテーマや目的を指し、効率的な議論を促進するための題目となります。

会議の目標を明確化し、参加者が事前に準備を整え、焦点を絞った議論に専念できる役割を担います。

適切に設定された議題によって、会議は散漫にならず、目的に沿った生産的な成果を導き出せます。

会議を円滑に進めるために不可欠なのが議題です。

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議題と議事の違いは

議題と議事の違いは、会議における重要な要素で、それぞれで異なる役割を持っています。

  • 議題:会議で討論すべき具体的なテーマや目標を指し、会議の方向性を定める題目

  • 議事:議題に基づいて行われる討論や協議の過程自体、または内容

議題は「何を話し合うか」を明確にし、議事は「話し合いの過程や結果」を表します。

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良い議題とは

良い議題とは会議で成果を上げるために必要な良い議題のポイントを3つ紹介します。

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目的・テーマが具体的に定義されている

良い議題は、抽象的または曖昧ではなく、具体的な目的やテーマを定義しましょう。

具体的にすると、参加者は会議の目的を理解でき、関連した情報の収集や具体的な提案を準備しやすくなります。

また、目的・テーマが具体的な場合、議論が焦点を失わずに進行でき、解決策やアイデアが出やすいです。

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意見交換ができる問いかける形式にする

参加者からの新しい意見やアイデアを出して議事を決めるためにも、議題を問いかける形式で進める必要があります。

問いかけると、参加者が具体的な課題や問題の解決策を考えやすくなり、有益な意見やアイデアを引き出せます。

議題への参加意欲を高めて、議論での意見交換が活発にし、目標達成に向けて具体的な方向性を決めやすいです。

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議題の方向性が明確

どんな結果を期待しているのか、会議を通じて達成したい具体的な目標を設定して、議題の方向性を明確にする必要があります。

たとえば、営業での新規契約率を具体的な数値で示し、売上を上げるための戦略を話し合うと、参加者に同じ方向性を持って議論しやすいです。

最終的にどんな結果になりたいのか、数値や具体的な情報を入れた議題を設定すると、参加者からより有益な回答が得られます。

ミーティングの議題を決めるポイント5つ

議題を決めるポイント

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議題は事前に決めておく

議題を事前に設定すると、有意義な会議ができます。

事前に決めると、参加者は会議の目的と焦点を明確に理解でき、関連した情報を収集したり、意見を整理するために必要な準備時間を確保できます。

たとえば、新製品開発に関する会議では、「新製品の市場戦略」や「顧客層の特定」など、具体的な議題が事前に通知されると、参加者は専門知識に基づいた準備ができます。

そのため、会議中の議論がより深くなり、具体的なアクションプランへと結びつきやすくなります。

また、事前に議題を決めると、議論に集中できて後から振り返りしやすくなるため、時間の無駄遣いを防ぐことも可能です。

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議題の優先順位を付ける

ミーティングの議題に優先順位を付けると、時間を最大限に活用できます。

優先順位の高い議題から順に取り組むと、もし時間が足りない状態になった場合でも、最も重要な議題については十分に議論が行われやすいです。

たとえば、経営戦略会議で、「次四半期の販売目標設定」を最優先議題とし、時間が許す限り「新規市場への進出戦略」や「コスト削減策」の議題に移せます。

優先順位付けは、限られた会議時間内で、議論すべき最も重要なトピックに焦点を当てて、会議を効率よく回し、成果を最大化できます。

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疑問形で問いかける

議題を疑問形で設定すると、参加者の思考を刺激でき、議論に積極的に参加できます。

議題に対する具体的な解決策やアイデアを参加者が事前に考えるきっかけになり、有益な回答が得られやすいです。

たとえば、「次期プロジェクトで売上を20%上げるためには何が必要か?」の議題は、参加者にプロジェクトの可能性や問題点を事前に考察させ、議題に基づいた具体的な提案が出る可能性があります。

疑問形での議題は、参加者が自ら問題に向き合い、議論を深めるため、会議の成果を高めるために有効な手段といえます。

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参加すべき人員を確認する

有益な議論を行うためには、必要な専門知識、意思決定権、または関連情報を持つ適切な人物がそろっているか確認し、参加者にとって適切な議題を決める必要があります。

たとえば、製品開発に関する会議では、設計、マーケティング、製造部門の代表者が参加すると、多角的な視点からの意見交換が可能になります。

そのため、参加者から適切な意見が得られる議題を考える必要があります。

また、参加者を選定する際には、会議の目的を明確にし、目的を達成するために必要な人物を確認してから議題を決めるべきです。

不必要に多くの参加者を招くと、議論が散漫になりがちで、議題も決めにくくなります。

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時間内に議論できる範囲のテーマにする

ミーティングの議題を決定する際は、限られた時間内で効果的に議論を行えるよう、テーマの範囲を適切に設定しましょう。

事前に議題の内容と割り当てる時間を計画し、必要に応じて余裕を持たせると、会議はスムーズに進行でき、各トピックが適切に扱われます。

たとえば、経営戦略に関するミーティングでは、「来年度の事業拡大計画」を主要議題とし、60分を割り当てる場合、具体的な議論ポイントを事前にリストアップし、各ポイントに対して予想される討論時間を設定します。

討論時間を割り当てると、会議の流れが計画的になり、参加者は各議題に対して集中して取り組めます。

また、事前に資料を配布し、参加者が会議前に内容を確認すると、会議時間を有効に活用でき、議論が深まりやすいです。

時間内に議論できる議題にすると、会議は目的を達成しやすくなり、参加者の時間を有効に活用できます。

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会議の議題を適切に設定するメリット

議題を適切に設定するメリット会議の議題を適切に設定するメリットは、以下の通りです。

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事前準備がしやすい

議題が事前に明確にされていると、参加者は会議の目的を理解でき、必要な情報収集や資料の準備を行えます。

そのため、参加者は会議で積極的に参加でき、より具体的で有意義な議論を行うことが可能です。

事前準備ができると、会議の時間を最大限に活用でき、目標達成に向けた建設的な議論を実現できます。

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会議の時間の無駄遣いを防げる

会議の流れと時間配分が計画でき、時間の無駄遣いを防げます。

各トピックに割り当てられた時間を事前に決めると、会議を予定通りに進行でき、必要なポイントをカバーしやすいです。

そのため、会議の時間の無駄遣いを防げ、円滑に議論を進められます。

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範囲を明確にできて焦点を当てられる

議題によって討論すべきトピックが事前に定義されると、会議中の脱線や不必要な議論を避けることが可能です。

参加者は主要な議論に焦点を当てられ、会議の目的に沿った具体的な成果を出しやすくなります。

また、会議の対象外となる内容は、後から別の機会に取り上げられるため、会議の時間を有効に活用できます。

会議後も重要!会議内容を効率的にまとめる方法

ノッタのホームページ

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議事録をAIツールに任せ

時間がかかりやすい議事録作成は、AIツールに任せましょう。

会議の内容は、後から他の社員が見たり、決定事項を確認したりするため、議事録にまとめる必要があります。

しかし、重要な会議の議事録を作成する場合、文字に起こして誤字脱字を編集して共有できるまで、数時間の作業が必要です。

AIの文字起こしツールである「Notta」を利用すると、1時間以上の会議の音声も数分で文字起こしでき、議事録の作成をすぐに終わらせられます。

そのため、議事録の作成にかける時間を短縮でき、作成にかかるコストも削減できます。

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Nottaで会議の議事録作成してAI要約する方法

Nottaで会議の議事録を作成してAI要約する方法は、以下の通り。

  1. Nottaにログインしてホームの右側にある「録音開始」をクリックします。

    リアルタイム文字起しを開始

    ウェブ会議の場合は「Web会議の文字起こし」をクリックします。

    ウェブ会議文字起こし

  2. .会議が終わると、ホームの「最近のノート」の欄に録音したデータが新しく更新されているので、クリックします。

  3. 画面右側で文字起こしを確認でき、クリックしたところから文字を修正・編集できます。

    teamsで会議メモを取る

  4. 画面左側でAI要約のテンプレートを選択できます。

    AI要約をクリック

  5. テンプレートを選択すると、文字起こしの内容をAI要約できます。

    AI要約結果

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Nottaの優れた機能

Nottaの優れた機能は、以下の3つです。

タグ付け機能で重要な部分がわかりやすい

重要な部分にはタグ付けやメモを追加でき、必要な部分はいつでも再生して確認できます。タグは、重要(赤)・ToDo(青)・課題(黄)の種類を選択でき、色別で表示できるため、後から求める情報を探しやすいのが特徴です。

チームワークスペース機能でメンバー間でのデータ共有が可能

チームワークスペース機能は、複数人での情報の共同管理や編集が可能です。メンバー間で議事録や録画を一括共有でき、権限の振り分けもできます。そのため、チーム全体で重要な情報をまとめたり、すぐに確認できたりするため、生産性を向上できます。

カスタム単語登録機能で文字起こし精度が向上

頻繁に利用する専門用語や会社名、人名を登録すると、文字起こしの精度を向上でき、編集作業で文字を修正する回数を減らせます。


まとめ 会議を無駄にしないように

今回は、会議の議題を活用する方法について紹介しました。良い議題は、目的やテーマが具体的で方向性が明確なため、参加者が方向性を持って会議を進められます。

議題を適切に設定すると、事前準備がしやすく、会議の時間の無駄遣いを防ぎながら、重要な部分に焦点を当てて議論を進めることが可能です。

そのため、会議の時間を有益にでき、目標達成に向けた建設的な議論を実現できます。

「Notta」を利用すると、会議が終わったタイミングで議事録が作成できているため、会議内容をすぐに振り返りできます。

また、会議に参加していない社員にも議事録をすぐに共有できるため、生産性の向上も期待できます。

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