ミーティングとは?その目的や効果アップさせるポイントを徹底解説!

会社員であれば、企業や上層部との情報共有を行うために「ミーティング」が必須です。ミーティングを行えば、これまでの成績に対して理解を深めたり、改善策や対策を練ることができます。

しかし、ミーティングのなかには無駄な時間だけが過ぎるものもあります。そのような場合、議事録が作成しにくかったり、目標やスケジュールが組みづらかったりします。

では、どのようなミーティングだと企業や社員にとって効果があるのでしょうか。今回はミーティングにおける概念と無駄になる要因、ミーティングの効果を高める方法についてご紹介します。

ミーティングとは

ミーティングとは

ミーティングとは企業における会合のことです。情報の共有を行ったり、企業をよりよいものにするために新しいアイデアを提供したりするために行います。
ミーティングにおいて必ず最適解を出す必要はないため、ときには談笑で終わったり、具体案を見つけられないまま終わったりすることがあります。

「ミーティング」と「会議」の違いとは

「ミーティング」と「会議」の違いとは

会議とミーティングにはどのような違いがあるのでしょうか。それぞれの違いについて理解を深め、これからの会議・ミーティングへの意識を高めましょう。

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会議は意思決定権を持っている人がいることが大前提

会議とは意思決定権を持つ人の参加が大前提です。なぜなら社員同士で意見を持ち出しても、最終的になにも決まらなければ、意味のない時間になるからです。
そうならないためにも、会議を行う場合は意思決定権者の参加が必須なのです。

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ミーティングは情報共有のための話し合い

一方、ミーティングとは意思決定を行うまでの道のりであり、段階を踏んで行うものです。よりよい企業にするためにどのようなことを決めるべきか、または軌道修正すべきかを、フランクな話し合いのなかで少しずつ明確にしていくためのものです。そのため、ミーティングのときに最適解を見つけようとするのではなく、社員それぞれが思う改善点を細かく発言していくことが望ましいのです。

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ミーティングとカンファレンスの違いとは?

企業で聞くミーティングと、医療現場で聞くカンファレンス。これらはどのような違いがあると思いますか?

明確な定義は「参加人数の規模」と言われています。
たとえば、ビジネスシーンで実施されるミーティングであっても、参加人数が多いほどカンファレンスと呼ぶことがあります。一方、参加人数が少なければミーティングと呼びます。
ただし、医療現場におけるカンファレンスは、ごく少数が集まった場合でもカンファレンスと呼ぶことがありますから使用には注意が必要です。

ミーティング(会議)が無駄になる要因

無駄になる要因

ミーティングが無駄になる要因には以下のような理由が考えられます。

  1. ミーティングで議論する必要のないものがテーマになることがある

  2. ミーティング内容にふさわしくない人がいる

  3. 長時間かかる場合がある

  4. ミーティングに対する明確な目標がないケースも少なくない

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ミーティングで議論する必要のないものがテーマになることがある

ミーティングと称して、議論する必要のないテーマで招集されることがあります。たとえば、事業部別で済む連絡事項や報告事項などがこれに該当します。

これらは上層部が集まり、直接社員に伝えられることから、ミーティングと称して人を集めることが理由と考えられます。

しかし、社員からすれば「現在抱えている業務が遅れてしまう」といった不満もあり、ミーティングに対するモチベーション低下や意義を見つけにくくさせる要因と言えます。

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ミーティング内容にふさわしくない人がいる

2つ目はミーティングにふさわしくない人が参加することです。経理部だけで行えばよいミーティングなのに人事部も呼ばれるなど、なぜ呼ばれたのか理解に困る人がいる場合もミーティングを無駄に感じる要因のひとつです。

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長時間かかる場合がある

3つ目には長時間かかる場合があることです。答えや結論を無理に引き出そうとわざと時間を掛け   るミーティングも少なくありません。
冒頭でもお話ししたように、ミーティングは無理に最適解を出す必要はないのです。社員との情報共有を行い、どのような試作を取り入れるべきか、段階を踏んで決めてることが重要なのです。

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ミーティングに対する明確な目標がないケースも少なくない

4つ目はミーティングに対する明確な目標がないまま行う企業も少なくないことが挙げられます。

具体的な目標がなければ、どれだけ優秀な社員を集めても答えは出せません。

このような問題を回避するためには、Notionテンプレートがおすすめです。

ミーティングとは

Notionテンプレートはさまざまなシチュエーションに合わせたテンプレートが利用できます。

たとえば、ミーティングであれば「企画・計画」カテゴリのテンプレートを使用します。年間、月間、週間に目標とする内容を記載し、時間や日程など細かなスケジュールを記載します。

カラー別に分けることもできるため、達成済み、未達成などを一目で確認できることから、ミーティングで決まった目標をどれだけクリアしたかをいつでもどこでもチェックできます。
ミーティングの内容がぼんやりとしていて、うまくまとめられない場合は、Notionテンプレートを使って自分なりにまとめ、目標を明確にすると良いでしょう。

ミーティング行うことで得られる意義

行うことで得られる意義

ミーティングで得られる意義は、具体的に以下の4つであると考えられます。

  1. 社員からの「アイデア」を引き出す

  2. 社員の進捗報告や企業における「情報を共有」する

  3. 会議に近い要素「意思決定」を求める

  4. 社員・上層部で話し合い「認識を深める」

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社員からの「アイデア」を引き出す

1つ目は社員からのアイデアをたくさん引き出すことです。

たとえ社員の発した意見が、本ミーティングの内容にマッチしていなくても、自発的に答えた社員の勇気や考え方を受け止めることで、発言しやすい環境が生まれ、あらゆるアイデアを生み出しやすくなります。

否定的な態度はせず、社員の考えそのものに目を向け、企業に対する改善点について理解を示すことが重要です。

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社員の進捗報告や企業における「情報を共有」する

2つ目は、社員の進捗報告や企業における情報を共有することです。

なぜなら、ミーティングは最適解を出すための時間ではなく、上層部と社員の関係性をよりよいものにし、今後の企業についてどのような対策が必要かをそれぞれがあらゆる視点で考える必要があるからです。

そのためにも、社員の進捗情報や企業に関する情報を共有しやすくすることで、一丸となって企業を改善することができます。

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会議に近い要素「意思決定」を求める

3つ目は、会議に近い要素を求めることです。

その理由は、たとえミーティングであっても、その先には何かを決める、改善点を見つけ出す目的が必要な会議が控えているからです。

定期的に行われる会議のなかで、中身も内容もない会議が行われてしまえば、社員の労務時間を割き、業務進行に支障を来してしまいます。
そうならないために、日々行われるミーティングから少しずつ目的を洗い出し、会議につなげることが重要なのです。

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社員・上層部で話し合い「認識を深める」

4つ目は、社員と上層部が同じ場所に集まって話し合い、お互いの認識を深めることです。

上層部と社員の考え方に違いが生じれば、ミーティングを行っても中身が決まりにくい物となり、会議に結びつけることができません。

そうならないためにも、社員と上層部が一緒にミーティングに参加し、社員・上層部それぞれがどのような考えを持っているかを共有し、認識を深め合うことが重要なのです。

ミーティング・会議の効果をアップさせる4つのポイント

4つのポイント

ミーティングや会議の効果をアップさせるためのポイントは以下の4つです。

  1. 参加すべき人を厳選する

  2. 予め会議時間を決定する

  3. 議事録を作成し、次のステップを社員に共有する

  4. 社員・上層部それぞれでゴールまでの進捗を確認する

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参加すべき人を厳選する

ミーティングや会議でも、まずは参加すべき人を厳選することがポイントになります。

なぜなら、部署が違う人が出席しても、具体的な対策や悩みについて共有・理解することが困難だからです。

部署の異なる社員が出席しても、具体的な内容を発言できないことから、出席する意味を見いだせない可能性も考えられます。

ミーティング・会議を実施する際は、内容に合わせて参加する社員を厳選することが大切です。

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予め会議時間を決定する

ミーティングや会議に出席する際、ネックに感じがちなのがその時間についてです。
中身のないミーティングを行っているのに、長時間会議室に閉じ込められてしまえば、進んでいた作業も進められず、社員それぞれで不満を抱えることも考えられるからです。

そういったことを防ぐためにも、ミーティングや会議を行う場合は、具体的な時間を明記した上で行うことが望ましいと言えるでしょう。

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議事録を作成し、次のステップを社員に共有する

ミーティングや会議を実施したあとは、議事録を作成するのがおすすめです。

せっかく決まった目標や改善点をメモせず、そのままにしておけば、ミーティングや会議に参加した意味がありません。

議事録を作成するのであればNottaがおすすめです。

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Nottaはミーティングや会議の際、スマホやパソコンを置いておくだけでその内容を録音し、すみやかにテキスト化してくれるリアルタイム文字起こしアプリです。
日常生活程度の会話であればその内容は9割以上を正確にテキスト化することから、幅広い分野で活用されています。

テキスト化された内容を編集することも可能なので、議事録作成が苦手な方におすすめなアプリです。

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社員・上層部それぞれでゴールまでの進捗を確認する

ミーティングや会議を意義のあるものにするためには、社員・上層部それぞれでゴールまでの進捗を確認することが大切です。

社員それぞれの進捗を上層部が把握することで、ゴールまでのスケジュールを把握しやすく、その先の目標を見つけ出すことができるからです。

この場合も、上述したNotionテンプレートを活用すると、情報共有や進捗確認をスムーズに行えます。


【まとめ】 意味と目的を明確にしたミーティングを行おう

意味と目的を明確にしたミーティング

今回はミーティングと会議、カンファレンスの違いと、ミーティングを実施する意味やポイントについてご紹介しました。

ミーティングは比較的簡単に始めやすく、だからこそぼんやりとした内容で終わってしまうことが少なくありません。

ミーティングの先にある会議につなげるためにも、日々行われるミーティングを丁寧に行い、どのような改善点、社員の悩み、今後の目標を明確にするかが重要です。

その際、議事録を作成する場合はNottaを、ミーティングで決定した目標の進捗情報を共有する場合はNotionテンプレートなど作業効率をアップさせるツールを用いて、毎日の作業をスムーズ且つスマートに進めましょう。

Notta:音声文字変換

議事録は文字起こしツールを使って効率的に作成しよう!

Nottaが選ばれる理由は?

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