議事録作成

議事録作成にうんざり?もう悩まない、記事録の書き方と時短ワザ

2022-05-265 mins

仕事には会議や打合せがつきものですが、話し合いには議事録が不可欠です。上司に議事録の作成を命じられて、時には自分のみが参加した会議の内容を共有するために、議事録を作ることもあるでしょう。

突然議事録を作成することになって悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

  • 「伝わる議事録って、どう作成すればいいの?」

  • 「通常業務で忙しいのに、議事録作成に時間をかけている暇がない」

  • 「はじめて議事録を作るけど、コツや具体例を知りたい」

  • 「議事録を作ったけど、上司からダメ出しがあった」

この記事では、これから議事録を作成する方や議事録を作って失敗した方のために、作成のコツと具体例・時短の方法をご紹介します。

ただ書けばいいは大間違い!議事録の役割と必要性

「とりあえず会議で話したことを全て文章にしておけばいいだろう」

それはもはや議事録とはいえません。

なぜなら、話の内容をただ書き出しただけの文章には問題点が多いからです。

例えば、

  • 冒頭の挨拶や会議に関係のない話など無駄な要素が多い

  • 要点がまとまっておらず、何を伝えたいかわからない

  • 読みづらいので読むのに時間がかかる

これでは議事録の意味がありません。

もしかしたら、読んでさえもらえないかもしれません。

議事録の役割は

  • 決定したことを明確かつ簡潔にして共有する

  • 会議や打合せの備忘録として保存する

  • 関係者の伝達漏れや記憶違いを防ぐ

です。

議事録の役割を果たすためには、話し合いに参加していない人を含め「誰が読んでも意味を取り違えることなく、内容が伝わる文章」を作成する必要があります。

失敗しない議事録を作成するために、まずは「下準備」をしっかり行いましょう。

事前に準備して議事録作成に備えよう

議事録を作成すると決まったら、会議や打合せの前日までに下準備をしておくことをお薦めします。

会議の背景を理解する

当日になって「なんのための会議?」なんて言っている場合ではありません。

議事録の担当になった時点で、ただ参加するだけの立場ではなくなりました。

まずは会議の背景を理解することからはじめましょう。

会議・打合せ前に抑えておきたいポイント

①基本事項:日時、場所、参加者を分かる範囲でまとめておく

②議題:会議の目的は何かを知っておく

③決定事項:この会議で何を決める必要があるのかを把握しておく

録音や録画できる環境を整える

会議中は自分の耳で聞きながら、メモをとったりパソコンに入力します。

それでも万が一、聞き漏れや聞き間違いがないようにするため、会話をすべて録音しておくことをお薦めします。

録音できる環境を整えると言っても、わざわざボイスレコーダーを買う必要はありません。

最近では殆どのスマートフォンにボイスレコーダーが搭載されていますし、web上でリアルタイムにテキスト化するツールもあります。

また、オンライン会議の場合は画面キャプチャなどを利用して、映像ごと保存することも可能です。

録音や録画するために必要な下準備は

  • 会議の相手に録音や録画をしても問題がないか確認すること

  • スマートフォンやパソコンでの録音、録画方法をあらかじめ試してみる

の2点です。

会議中に議事録用のメモをとるコツ

会議や打合せの進みにあわせて、メモやパソコンに入力する作業は簡単ではありません。

重要なポイントをおさえ、かつ書き漏れの無いように心がける必要があります。

会議中に議事録を作成する4つのポイント

①箇条書き

会議によっては進むスピードが早いこともあります。

書くスピードに自信があれば一語一句すべてを書き出しても構いませんが、話についていけなくなる場合は箇条書きで簡潔に書き出します。

②5W2H

会議中のメモは5W2Hを意識して、必要な情報が漏れていないか確認します。

Who:誰が?

When:いつ?

Where:どこで?

What:何を?

Why:なぜ?

How:どうやって?

How much:いくらで?

③無駄な要素の省き

会議中にとるメモを見返すのは、自分だけです。堅苦しい敬語や挨拶、雑談は省きます。

余裕があれば全てメモ書きしても構いませんが、録音も同時に行っている場合は不要です。

④発言者と内容を明確にする

誰がその発言をしたのか、個人のアイディアや意見なのか、会議で決定した事項なのか。

発言者と内容を明確にしないと、読み手の捉え方も変わってきます。

発言内容の前や後ろに(○○課長)と発言者の名前を添えることを忘れずに。

議事録の作成とまとめ方

会議が終わったあとはいよいよ議事録の作成にとりかかります。

メモをまとめる際は、以下のことに注意しましょう。

①簡潔にまとめる

長々と文章を書くのではなく、読み手の気持ちになって書きます。

(悪い例)

○○部長が4月12日(土)の8時から3時間A会議室で、○○課長が担当で新人教育を行うとおっしゃっていました。新人が担当した電話でクレームが多いからとのことでした。

(良い例)

・新人教育実施の案内(○○部長より)

 日  時:20××年4月12日(土) 8:00~11:00

 場  所:本社A会議室

 担  当:○○課長

 実施理由:新人が担当した電話でのクレームが多いため

②読みやすく美しい議事録を作成する

ぎっしり文章が詰まっただけの議事録では、誰も進んで読もうとはしません。

箇条書きやフォーマットを利用して見た目も美しい議事録作成を心がけます。

<美しい議事録を作るコツ>

・表現方法を揃える(西暦と和暦の混合、数字と漢数字の混合などが無いように)

・句読点やスペース、改行を程よく使って読みやすい文章にする

・必要であれば箇条書きや表を利用する

・会社の規定のフォーマットや、配布されている書式を利用する

③可能な限り最速でまとめて提出

議事録には参加していない人への情報共有や、記憶違いを防止する役割もあります。

議事録の提出が遅れると、他の関係者に「聞いていない」「知らない」「言った」「言わない」問題が起こる可能性があります。

また、人の脳は忘れやすくできているため、時間が経てば経つほど、記憶にモヤがかかります。自分の記憶力を過信することなく、1〜2日中には作成を完了しましょう。

それでもすぐに議事録を作成できないこともあります。
上司からも「議事録でまだか?」と催促される日々。
あなたも本当は可能な限り早めに提出したいですよね。

でも毎日の業務で文字を書き起こす時間もままならない。

多忙な毎日を過ごす方、できるだけ時短で議事録を仕上げたい方には「Notta」を活用することを推奨します。

音声自動テキスト化ツールNottaで議事録を作成する利点

>議事録自動作成ツールNotta<

Notta(ノッタ)は音声を自動でテキスト化してくれるサービスです。

日本語・英語など104言語に対応し、wavやmp3など音声だけに限らずaviなどの動画形式にも対応しています。

「文字起こしのツールは時間がかかるから使うなって聞いたけど・・・」

30分の音声の自動テキスト化に、数時間かかっていた時代は、今ではもう昔のこと。

Nottaは数時間のデータもたった数分でテキスト化されます。

実際に、3時間半の動画をNottaで変換すると、10分もかからないうちにテキスト化されました。

それではNottaを利用することで議事録作成を時短できる理由と方法をご紹介します。

①文字起こし機能を使った議事録作成

Nottaの文字起こし機能を使えば、パソコン入力が苦手な方も「あっ」という間に会議内容をテキスト化できます。

録音したデータを文字起こしするも良し、リアルタイムで自動テキスト化するも良し。

会議や打合せにもってこいのおすすめツールです。

②Nottaで文字起こししたメモは、他の人と共有可能

Nottaではコラボレーションツールを使うことで、複数の人と文字起こししたメモを共有することができます。

議事録が完成されるまでの間にいち早く、チーム内で会議の情報を共有できます。

また、作成した議事録もオンラインで共有できるので、メールでの議事録送信や印刷など無駄な手間を省けます。

③Nottaの翻訳機能

Nottaの文字起こしツールは、日本語・英語など104言語に対応しています。

英語での会議を日本語に訳して議事録を作成するのは、手間がかかります。

しかし、Nottaを使えば音声をテキスト変換する際に、翻訳も同時に行えるので、一石二鳥です。

④ アプリ端末・Web版両方でも利用可

Nottaはスマートフォンやタブレット端末で利用できるので、外出先や出張先など場所を選びません。

また、Web版も用意されているので、パソコンを使ったオンライン会議など幅広い場で活躍できます。

>議事録自動作成ツールNotta<

まとめ:伝わる議事録を時短で作成しよう

「伝わる議事録」を作成することは簡単なことではありません。

しかし、少しの事前準備とコツさえ掴めば、みんなに読みやすいと認められる議事録を作成できます。

「読み手のことを考えた議事録」を作成するよう心がけましょう。

そして可能な限り最速で提出する際の手助けとなるツールが、AIによる音声自動テキスト化ツール「Notta(ノッタ)」です。

数時間の音声や映像を数分でテキスト化するNottaは、議事録作成の最適な時短化ツールといえるでしょう。