【例文つき】会議の司会進行はカンタン!流れからプロの司会を学ぶ

「社内会議」に関する調査では、業績が上昇している会社は下降している会社に比べて会議を積極的に行っているのがわかります。
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業績が上昇している会社でよく行われる会議は、「意思決定する会議」が63%以上と最も高いです。

「意思決定する会議」を行うためには、会議の軌道を考えながら、うまく議論を進行する司会者が必要です。

そこで、今回は司会進行の流れや成功するための事前準備と効果的な司会進行おすすめツールについて解説しています。

司会進行の準備が不十分だったり、参加者と円滑にコミュニケーションできなかったりする方は、ぜひ参考にしてください。

司会の基本は会議の流れをマスター

会議の流れをマスター司会の基本は、以下の会議の流れをマスターすると、スムーズに司会を進行できます。

1

事前準備する

まず、会議の開始前には、以下の事前準備が重要です。

  • 議題を設定する

  • ゴールを明確にする

  • 会場を確保する

  • 参加者へ連絡する

  • 資料を作成する

  • 進行スケジュールと時間配分を計画する

資料は全員分印刷し、ペンの準備も忘れずに行い、必要ならホワイトボードにも事前に書き込みをしておきます。

参加者へは会議の日程、目的、進行表、役割分担などを事前に通知し、議題に関連する事前の準備の案内を伝えます。

2

挨拶・アイスブレイク

会議が始まると、まずは参加者の感謝の気持ちを述べて開始します。

司会者は自己紹介と参加者の紹介を行い、会議の目的、テーマ、および結論を出す時間枠を明確にします。

必要であれば、前回の会議の内容を簡潔に振り返り、再度重要な意見を取り上げると、会議の自然な流れを作り出します。

また、アイスブレイクを挟むと、リラックスした雰囲気を作り出し、参加者が意見を出しやすくなります。

3

会議の目的やテーマ(議題提起)・概要説明

議題提起後、概要説明を行い、問題点と論点を明確にします。

意見交換と議論を進め、できるだけ全員が発言機会が出るように努めましょう。

中間まとめで進捗を確認し、目的に沿った議論を続けます。

時間管理を徹底し、必要に応じて継続検討の項目を決定しますが、できるかぎりその場で結論を出します。

4

会議の終わり

会議の終わりには、決定事項を総括し、具体的な進め方、担当者、期日を明確にします。

参加者全員に感謝を述べて、会議の成果と目的達成を確認します。

決定事項は議事録として当日中に参加者全員に配信し、共有します。

すぐに議事録を共有すると、参加者が会議での決定事項に関連した作業をスムーズに行えます。

司会成功の鍵は事前の準備!

司会成功の鍵は事前の準備司会で成功するためにも以下の事前の準備を入念に行いましょう。

1

資料とデータをチェック

参加者全員のアクセスが可能な形式で、事前に資料を提供しましょう。

電子メールやクラウドサービスを通じたデータの配布だけでなく、技術的障害への備えとして紙の資料も準備することをおすすめします。

また、会議で取り扱う複数の議題には事前に優先順位を設定し、時間を最も必要とする議題に集中できる計画を立てると、議論が進みやすいです。

参加者間での情報の理解と共有を深めるために、事前に資料を共有しておくと、会議中の情報共有の時間を削減でき、生産的な議論により多くの時間を削減できます。

資料には、議題とさらには会議のアジェンダ、時間配分を明記し、参加者が会議の流れを事前に把握できると、スムーズに会議を進みます。

2

議題に関する事前調査

会議の成果を最大化するためには、議題に関する事前調査が不可欠です。

まずは、参加者間での情報の理解と共有を促進するために事前に議題に関する事前内容を共有しましょう。

可能なかぎり、参加する社員からの意見も聞いておくと、会議中の情報共有の時間を削減し、より生産的な議論に集中できます。

3

目的、ゴールを確認

会議の目的とゴールを事前に確認すると、会議が目指すべき方向性が明確になり、参加者全員で同じ認識を共有できます。

会議の目的には大きく分けて、情報共有、問題解決、意思決定の3つがあります。

これらの目的を明確にし、参加者に事前に伝えると、会議中の議論が目的から逸脱せず、効率的に進行することが可能です。

また、アジェンダに目的とゴールも含めると、会議が具体的な成果に結びつきやすくなります。

目的が明確であれば、内容に応じた適切な準備と進行が可能となり、会議の価値が高まります。

4

時間配分を確認

時間配分の確認は、効率的かつ生産的な議論を行う際に必要です。

会議の目的やゴールに応じて時間配分を事前に計画すると、会議がスムーズに進行しやすくなります。

時間配分を含めて参加者に共有すると、会議の流れを理解でき、各自が会議への参加の自覚を持てます。

かぎられた時間内で目的を達成するためには、各議題に割り当てる時間を事前に定め、必要に応じて発言時間の制限が必要です。

参加者は時間意識を持て発言でき、議論を具体的かつ簡潔に進められ、質の高い意見交換が可能になり、会議全体の成果を高められます。

5

司会進行の台本を考える

司会進行の台本は、会議をスムーズにかつ効率的に進めるために必要です。

台本作成では、挨拶や会議の流れ、各出席者の役割、発言タイミングを事前に計画して作成します。

そのため、提案者の発表や経営陣による総括など、会議のキーポイントとなる部分は明確にしておきましょう。

また、部門間の議論が予想される場合は、各部署からの意見を平等に聞く機会を設けるのが望ましいです。

しかし、会議は常に予定通りに進むわけではなく、想定外の事態によって進行が滞る場合もあります。

その場合、会議の本来の目的に立ち返るのが重要です。

議論が本題から逸脱した場合は、台本だけではスムーズに進行できないため、議題に立ち返る言葉を促すと、出席者が再度議題に集中できます。

台本は、会議を円滑に進めるためのガイドラインとして機能し、目的達成に向けた道筋の確認ができます。

6

技術と設備を確認

オンライン会議においては、技術と設備の確認が重要です。

事前にインターネットの接続状況、マイクやカメラの機能、使用する会議用ソフトウェアのテストを行う必要があります。

技術と設備を確認すると、会議が始まってからの技術的な問題を予防でき、スムーズな進行ができます。

また、参加者全員に対しても、会議開始前に同じテクニカルチェックを促しましょう。

テクニカルチェックを行うと、全員が問題なく会議に参加でき、会議中に発生する可能性のある技術的な障害を事前に排除できます。

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例文付き!効果的な会議進行のノウハウ

会議進行のノウハウ

1

始めの自己紹介は大事

開始時の自己紹介はコミュニケーションを円滑にし、参加者間の信頼関係を築けます。

自己紹介は、参加者が互いの役割や責任範囲を理解し、会議の目的や議題に対する関与度を把握する機会になります。

新しいメンバーや外部の参加者がいる場合、自己紹介が必要です。

自己紹介により、会議の透明性が高まり、参加者はより積極的に議論に参加できます。

tips自己紹介の例文

「皆さま、本日はご多忙の中、お集まりいただきありがとうございます。私は〇〇部の△△と申します。本日の会議では、〇〇について皆さまと共に議論する場にしたいと思います。会議の進行は私が担当いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。」

2

台本に沿った会議を進行

会議の開始時に、台本に沿った会議進行で目的、テーマ、および結論を出すための時間を明確に伝えることが重要です。

参加者は、会議の枠組みを理解でき、時間内に具体的な成果を目指して集中できます。

また、時間制限を事前に伝えると、議論が長引くのを防ぎ、効率的な時間管理ができます。

tips会議を進行する場合の例文

「本日の会議の目的は、来期のプロジェクト計画の確定について議論する予定です。本日の会議は、〇時〇分までを予定しており、それまでに具体的なアクションプランを決定する必要があります。各議題には指定された時間がありますので、スムーズな議論を心がけていただければと思います。ご協力お願いいたします。」

3

議題を何度も強調する

議論が長引くと、議題から離れた内容になる場合があります。

そのため、十分な発言がされた場合は、意見交換の場にしたり、脱線した話を主題に戻したりして、議題を何度も強調する必要があります。

tips議題を何度も強調する場合の例文

「〇〇について他の意見もお伺いしようと思うのですが、いかがでしょうか?」

「〇〇の件について、質問や意見がある方は挙手をお願いいたします」

「意見が出ているところ申し訳ありませんが、〇〇に関する発言を優先してお願いいたします」

4

矛盾があった場合に軌道を修正

議論に矛盾があった場合に目的に沿った方向に導き、軌道を修正するのも必要です。

議論が激しくなり、話が本来のテーマと矛盾があった場合には、会議の目的を再度明確にすると、軌道を修正できます。

tips軌道を修正する場合の例文

「申し訳ございません、少し話が本題と矛盾があるように感じます。改めてご確認ただきたいのですが、本日の主な議題は〇〇についての解決策を見つけることでしたよね。〇〇についての具体的な提案についての発言をお願いいたします。」

5

会議のルールを作っておく

会議をスムーズに進行させるために、ルールを作っておきましょう。例文付き!会議が終わっても気を抜かず

tips会議のルールを確認する場合の例文

「〇について、意見や提案がある方は必ず挙手していただくようお願いします」

「〇時〇分に会議室の予約が入っているので、延長はNGです。皆さまご協力よろしくお願いいたします。」

例文付き!会議が終わっても気を抜かず

司会進行例文

1

意思決定と結論について「まとめ」を行う

会議の終わりには、意思決定と結論をまとめます。

まとめを行うと、参加者全員が会議の成果を明確に理解でき、次のステップへと進む準備が整います。

まとめでは、各議題に対する結論、決定されたアクションプラン、担当者、そして実行の期限を具体的にあげるのが重要です。

また、継続的な議論が必要な場合は、次回の会議日程の提案も同時に行うと良いでしょう。

tipsまとめの例文

「予定の終了時刻が近づいて参りましたので、本日の議論を踏まえ、各議題についての決定事項をまとめます。第1議題「〇〇プロジェクト」については、Yの提案が採用され、Z部門が来月末までに実施計画を策定する結論に至りました。第2議題に関しては、引き続き情報収集を行い、次回の会議で再度検討します。次回会議は3週間後の〇〇日に実施いたします。詳細は後日メールで通知します。」

2

ちゃんと終わりの挨拶を行う

最後は終わりの挨拶で締めましょう。

tips終わりの挨拶の例文

「本日の会議は以上です。皆さまのおかげで具体的な方針を決定できました。皆さま、ありがとうございました。」

会議の司会進行を任されたらコレ!

ノッタのホームページ

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会議の記録と結論まとめができるAIツール「Notta」とは

Nottaは、高精度の音声認識技術とAI要約機能を備えた文字起こしツールで、会議の音声をリアルタイムで文字起こしし、要約の生成が可能です。