会議報告書

会議報告書の効率的な書き方は?テンプレートも付けて解説

全国の20代~60代の企業に勤める正社員を対象にした「ビジネスマンの資料作成に関する調査」を見ると、普段の業務で作成する資料の種類の中で「報告書」を作成する割合が73.9%と最も高いことがわかります。

また「資料作成を誰に教わったか」という問いに対しては、「特に教えられていない」が最も高い52.1%となっています。

そのため、多くの方が会議報告書の書き方を知らないまま報告書作成を始めてしまっていることがわかります。

そこで今回は、会議報告書の効率的な書き方や報告書作成のポイント、報告書作成時のコツを紹介します。

会議報告書のテンプレートも提供しているため、会議報告書の書き方がわからない方はぜひ参考にしてください。

会議の報告書と議事録の区別は?

会議の報告書と議事録の区別

まず、会議の報告書と議事録は、目的が異なるため、区別して理解する必要があります。

会議の報告書は、会議や商談での議論や結果をまとめて、上司や関係者に情報を提供するための文書です。

一方、議事録は、会議中の議論や決定事項を正確に記録する文書です。

  • 会議の報告書:なぜ重要か、次にどうするかを考え、会議の結果を次につなげる

  • 議事録:何が起こったかを重視し、議論の内容を細かく記録する

つまり、会議の報告書は会議の結果を要約し、次の行動につなげるための文書で、議事録は会議の内容を詳細に記録するための文書といえます。

会議の報告書で伝えるべき事項

会議の報告書で伝えるべき事項

基本情報

会議の報告書では、会議の内容を具体的に記入して、誰が確認しても正確に情報を理解できる内容にしておく必要があります。

そのため、会議の報告書では、以下の基本情報を記入しましょう。

日時と場所:会議がいつ、どこで開催されたかを記載

出席者:会議に参加した人の名前を記載

議題:会議で議論された主要なトピックや問題点を記載

議論の概要:各議題の主要な議論点や意見を簡潔にまとめて記載

所見:会議で出た結論や決定を明記して、今後の行動計画を記載する

重要な決定事項

会議の報告書の内容を次の行動へつなげるためには、重要な決定事項は明確にしておく必要があります。

まず、重要な決定事項が会議の目的や話し合った内容がどのように関連しているのか、記入する必要があります。

たとえば、以下の通りです。

  • 「新商品の販売を成功させるためには、消費者の意見を直接聞く必要がある」

  • 「アンケートにより、消費者のニーズを正確に把握し、商品開発に役立てる」

また背景や目的、実行計画も明確に記載すると、読む人が情報をしっかり理解し、次に向けて必要な行動をとれます。

また、会議で合意された主要な決定やプロジェクトの計画内容、目標をどのようにして実行するのかも細かく記載し、会議の参加者や関係者に理解してもらいましょう。

たとえば、以下の通りに記入します。

  • 新商品の消費者の意見を調査するため、消費者へのアンケートや聞き取りを実施。

  • アンケートは、〇月〇日(〇曜日)〇時、〇〇室にて実施。

今後の行動や誰が仕事をするのかを書くと、読む人が情報をしっかり理解でき、重要な決定事項に対応した行動を取れます。

アジェンダと議題

報告書で伝えるべき事項として、アジェンダ(会議全体のスケジュールや議題のリスト)と議題が必要です。

  • 会議の開始・終了時刻:「開催日時 2024年 1月 1日 12:00〜13:00」

  • 出席者「出席者:〇〇、〇〇、〇〇、以上3名」

また議題の役割は、会議における議論の焦点を定めて、議論を促進するためにあります。

議題を設定することによって、参加者が話す内容を準備でき、会議が散漫になるのを防げます。

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会議の報告書作成のポイントは「事前準備」と「文章力」

会議報告書

事前準備

会議の内容を正しく、スムーズにまとめるためには、会議の報告書を作成する際には、事前準備が欠かせません。

そのため、事前準備では、以下のポイントを考慮して報告書を作成する必要があります。

会議内容を理解する

議題に適切な会議内容を可能なかぎり把握しておくと、会議中の議論が理解しやすくなります。また、重要な情報が話されても見逃すことがなく、報告書にまとめられます。

関連資料を準備する

会議の関連資料を事前に用意しておくと、議論をより深く理解でき、報告書に具体的なデータや情報を記載できます。また、関連資料は読み手が理解を深めるためにも必要となる場合があります。

メモを整理された形で用意しておく

報告書の構成は、決まっているため、開催場所や日時、参加者、議題などの会議に必要な項目をメモに整理して記入しておくと、スムーズに会議内容を記録することが可能です。

あらかじめ用意しておいた形式でメモすると、メモのし忘れを防止でき、会議の終わりに再確認しやすくなります。

文章力

報告書の重要な情報をわかりやすく、正確に伝えるために文章力をつけておきましょう。

明確で簡潔に書く

報告書は、読み手がすぐに理解できるように、明確で簡潔な言葉を使って書く必要があります。そのため、専門用語を過度に使用することを避けて説明を加えたり、曖昧な意味に受け取れる文章を省いたりして文章を整えましょう。

論理的な構成にする

文章は、相手に理解してもらうために一目でわかる文章を書き、構成が整っているのが望ましい。そのため、文が短く調整したり、文章のまとまりや適度に余白を入れたりして、論理的な構成にしましょう。

同じ助詞を3回以上連続させない

助詞が連続して使われると、文章が不自然になり、読み手が理解しにくくなります。

たとえば、以下の助詞が連続している場合は修正します。

  • 修正前「今日は〇社長は会議は欠席します」(「〜は」が3回以上連続している)

  • 修正後「今日は〇社長が会議を欠席します」

視覚的に見やすくする

文章を視覚的に見やすくすると、より内容を理解しやすくなります。以下のポイントを意識すると、見栄えが良くなります。

  • 箇条書き

  • 文の長さ

  • 適度な余白

  • 文頭がそろえる

客観的に書く

主観的な意見や感情をいれず、客観的な事実やデータに基づいた文章を記載しましょう。客観的に記載すると、報告書の信頼性が高まります。

会議の報告書作成時のコツ

会議の報告書作成時のコツ

明確な目的を設定する

会議の報告書を作成する際、読む人が知りたい情報を中心に記載するために、明確な目的を設定するのが大切です。

目的が抽象的で曖昧な場合は、読者が何の記載がされているのか理解しにくく、上司や他の社員が報告書の業務内容や結果を、適切に判断するのが難しくなります。

明確な目的を設定しておくと、読者は具体的に何を判断すればいいのかがわかり、正確な情報を収集しやすくなります。

構造を工夫する

報告書は、構成を「表題・要旨・詳細」の3層にすると、読者が一目で報告書の主旨を理解できます。

表題:報告書全体の題名で、主題を明確に示す内容を一言で要約します。

要旨:伝えたい主要な内容を箇条書きや段落を使って、簡潔にまとめます。

詳細:要旨の内容より具体的な情報を細かく説明します。

要点を強調する

報告書では、重要な内容や決定事項の要点を強調する必要があります。

重要な内容の部分を視覚的に目立たせるために、太字や下線、箇条書きを入れて、要点を強調しましょう。

わかりやすい言葉を使用する

報告書は、会議に参加していない人が内容を理解するためにも、複雑な表現を避けて、分かりやすい言葉で書きましょう。

  • 次に何をすべきかがわかる

  • 具体的な事実と所感(感想)の区別がつく

  • 一目見て読むべき部分がわかる

作成時には、報告書を作成することに集中するため、わかりやすい言葉を意識できていない場合があります。

そのため、作成した後に実際に声に出して読んでみて、わかりやすさを確認してみてください。

会議報告書の具体的な書き方【テンプレート付き】

会議報告書の具体的な書き方

会議報告書の具体的な書き方は、以下の構成の通りです。

  • タイトル

  • 議題

  • 日時

  • 場所

  • 出席者

  • 参考資料

  • アジェンダ / 議題

  • 会議の内容

  • まとめ

  • 次回の会議について

上記の構成通りにまとめた会議報告書のテンプレートはこちらです。会議報告書作成で困っている方は、ご利用ください。

会議の報告書作成を効率化するツール

Notta

会議の報告書作成を効率化するためのツール「Notta」を紹介します。

Nottaとは

Nottaは、高精度の音声認識技術で音声データを短時間で文字起こしでき、AI要約機能で要点を簡潔にまとめるサービスです。

1時間の会議音声をわずか5分でテキスト化し、重要なポイントをすぐに抽出できます。

そのため、会議の内容をすぐに理解でき、報告書の作成や会議資料の情報を共有する際に使えます。

Nottaの優れた機能

Nottaは、会議報告書を作成するうえで優れた機能がそろっています。

  • さまざまな形式の文字起こし可能:録音・Web会議・インポートからの文字起こしできる

  • 自動で文章校正が可能:誤字の部分に赤の下線が引かれ、修正案も表示できる

  • Googleカレンダーと連携できる:連携して、Web会議にNotta Botを自動参加できる

会議報告書を作成する際に文字起こしの時間短縮や正しい文章への修正、Web会議内容の自動文字起こしを行うため、文章に不安がある方でも効率的に報告書を作成できます。

Nottaで会議を記録してAI要約で報告書を自動作成

Nottaの「Web会議の文字起こし」機能を利用すると、音声の録音だけでなく、録画も可能です。

そのため、音声を確認して正確な文章にできなかった場合でも、録画の画面から適切な内容を確認して、文字起こしできます。

また、AI要約機能もあり、会議内容をまとめたり、重要な情報をピックアップしたりできるため、会議の内容をすぐに報告書にまとめられます。

まとめ

今回は、会議報告書の効率的な書き方について解説しました。

会議報告書は、事前準備を丁寧に行い、文章力を上げるポイントを理解すると、上司や他の社員に伝わる内容を作成できます。

また、会議に参加していない人にも適切に内容を伝えられるように、「表題・要旨・詳細」の3層構造にして、太字や下線、箇条書き要点を強調したり、わかりやすい言葉を使ったりして作成しましょう。

会議報告書をより効率的に作成したい場合は、会議内容を音声から文字起こしできるNottaを利用することをおすすめします。

文字起こしだけでなく、AI要約機能で報告書に必要な情報を自動で要約できるため、作成時間を短縮できます。

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