わかりやすい報告書

例文からわかりやすい報告書の書き方とポイントを全面解説

初めて報告書を作成する際の課題として、考える必要があるのが「書き方」です。

報告書を作成する際、情報をまとめる方法や文章の構成を知らないと、上司やチームメンバーに内容を適切に伝えられません

よい報告書を提出して、適切に評価・信頼してもらったり、仕事での進捗や成果を明確にアピールしたりするためにも、書き方を理解しておく必要があります。

今回は、わかりやすい報告書の書き方と上手に書くポイントについて解説します。

例文も記載しているため、書き方に自信がない方や情報のまとめ方についてアドバイスが欲しい方は、ぜひ参考にしてみてください。

わかりやすい報告書とは

わかりやすい報告書とは

報告書とは

報告書とは、業務の進捗や出来事、特定の事柄などの情報を文書化して、上司や関係者に提出するための書類です。

報告書の目的は、情報を正確で効率的に共有して、次の行動に役立てることです。

そのため、作成者は内容を読み手に適切に伝えるために、わかりやすく要点をまとめた書き方で書くことが大切です。

ビジネスシーンで報告書は、以下の目的で使用されます。

  • 出張報告

  • 作業結果の報告

  • 会議内容の報告

  • 研修内容の報告

  • 調査内容の報告

  • トラブルが起きた経緯の報告

ビジネスシーンにおいても、業務に関わる重要な資料として利用され、すぐに業務で必要になるケースが多いため、迅速で正確に作成する必要があります。

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わかりやすい報告書の構成例

わかりやすい報告書の構成例の書き方は、以下の通りです。

わかりやすい報告書の構成例

わかりやすい報告書の構成は、一般的には表題・要旨・詳細の順に3層構造で構成されています。

  • 表題:報告書の題名を記載する

  • 要旨:伝えるべき内容を要点でまとめて記載する

  • 詳細:具体的なデータや事例を記載する

また、わかりやすい報告書には、以下の情報がそろっており、読み手が報告書の内容を正確に理解できます。

  • 日付

  • 宛名

  • 差出人

  • 表題

  • 概要

  • 詳細

  • 添付資料

報告書の種類と要求されるシーン

報告書の種類と要求されるシーン

報告書の種類と要求されるシーンについて解説します。

会議の報告書

会議の打ち合わせ内容、問題点、解決策の提案、次回の会議日程などを詳細に記載した書類です。会議の報告書は、重要な決定がなされた際に、会議に参加しなかった人たちへ周知する目的で要求されます。

研修の報告書

受講した研修内容と研修で得た成果・経験を上司や関係者に報告する際に要求される書類です。研修報告書を作成する目的は、「研修内容の共有」と「研修の効果検証」になります。研修に参加して何を学んだのか、「所感」を詳しく記載します。

出張の報告書

出張先で得た成果や情報を組織内で共有するための書類です。長期出張や重要な顧客訪問の場合に詳細な報告が求められます。そのため、出張費用に見合う成果を記載することが大切です。一般的に出張の報告書の書き方は、営業日報と違いはありません。

プロジェクト進捗の報告書

プロジェクトの現状進行状況を関係者に伝えるための書類です。主にプロジェクトの売上目標や達成状況、課題を記載します。大規模なプロジェクトやジョイントベンチャーのプロジェクトの進捗を確認する際に要求されます。

改善提案報告書

改善提案報告書(業務改善提案書)は、業務の効率化や生産性向上を目指す提案内容をまとめた書類です。対象となる業務の現状分析や改善提案の具体的な方法、改善によって期待される効果を記載します。社内外の関係者に対して業務改善の理解が必要な場合に求められます。

報告書を書く前に意識すべきこと

報告書を書く前に意識すべきこと

目的の明確化

報告書の種類によって、提出する先や目的が異なるため、報告書を書く前に以下の目的を明確にしておきます。

  • 何の目的で書くのか

  • 社内か社外のどちらか

  • 文字数を何文字にするのか

  • 簡易的か煩雑的で詳細な内容まで必要なのか

たとえば、お客さま宛に報告書を書く場合、業界でしか使われていない専門用語をわかりやすく解説するために、多めの文書で書く必要があります。

会議に参加していない方に向けて会議の内容を書く際には、重要な内容の意味が伝わるかを考えたり、事実と異なる内容や間違いが書かれていないかをチェックしたりする必要もあります。

ターゲットオーディエンスの把握

社内の役職・お客さまによって、書く内容も異なります。

  • トップや役員:要旨のみをA4用紙1枚にまとめて、すみやかに提出する

  • 上司や先輩社員:詳細内容をA4用紙1枚程度にまとめて、数日で提出する

  • お客さまに出す報告書:詳細内容をA4用紙2〜3枚程度にまとめて、期限までに提出する

受け取る側の人を適切に把握しておくと、内容の書き方や用紙の量、提出スピードも変わってきます。

たとえば、一般的にトップや役員に向けて報告書を書く場合は、文字数をできるだけ少なくして、端的に書くことが大切とされています。

また、上司や先輩社員、お客さまに出す報告書は、業務での関わりが多い方ほど詳細内容を細かく記載する書き方にすると、業務でのミスやトラブルを防げます。

適切な文体の選択

文章を書く場合には、「ですます調」か「である調」のどちらか、適切な文体を選ぶ必要があります。

  • ですます調:丁寧で柔らかい表現を読み手に届ける

  • である調:断定し、文章に説得力を持たす 

一方が正しいということはなく、報告書の提出先やビジネスシーンによって文体を変えます。

たとえば、上司やお客さまへ報告書を作成する場合は、相手に丁寧に伝えるために「ですます調」を使う場合が多いです。

また、提出先が部下や社内の場合は、事実を適切に伝える「である調」が向いていることもあります。

報告書を上手に書くポイント

報告書を上手に書くポイント

上手に書く場合は、読み手に適切な情報を伝えられるように、以下の報告書の書き方を意識しておく必要があります。

明確な構造

報告書の文章は、見出し・小見出し・説明文の順番に明確なピラミッドの構造で説明できます。

  • 見出し:小見出しを10〜15文字程度に要約する

  • 小見出し:説明文を10〜20文字程度に要約する

  • 説明文:小見出しの内容を詳細に説明する

見出しから書けない場合は、説明文から小見出し、見出しの順番に考えると書き進めやすいです。

要点の強調

文章は、読み手が知りたい内容を適切に理解するために、要点を強調して書きましょう。

要点が書かれていないと、報告書の情報を理解するのが困難になることがあります。

また、意思疎通が取れずに誤解が生まれて、業務に支障が出る可能性もあります。

要点を強調するためにも、報告書全体を読まなくても理解できる文章にまとめたり、無駄な部分を省いたりして、報告書の目的や重要な情報を素早く理解できる書き方にしましょう。

完成された報告書を「声に出してチェックする」

報告書を完成させたら、声に出して文章をチェックしましょう。

黙読して違和感がなくても、声に出して読むと、誤字脱字や伝わりにくい文章を発見できます。

読んでみて、意味が同じ文章を見つけたり、業務上必要な情報を抜けたりした場合は、修正しましょう。

報告書を書く手順

報告書は、以下の手順で進めていくとスムーズに書けます。

  1. 情報を収集して整理する:必要な情報やデータで重要なポイントをまとめる

  2. 目的を明確化する:何を伝えるのか、何の決定や行動が期待できるかを明確にする

  3. 構成を作成する:表題・要旨・詳細の順に3層構造を決める

  4. 本文を作成する:本文に適切な見出し・小見出し・説明文を記載する

  5. 校正と修正をする:文法や綴りの間違いや省略できる文章を修正する

  6. 音読してチェックする:誤字脱字を見つけて、読みやすいか確認する

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Nottaで会議を記録するメリット

Nottaを利用すると、以下のメリットがあるため、会議の報告書作成をスムーズに行えます。

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  • カスタム単語登録が可能:業務上で使う用語を登録して文字起こしの精度を上げる

  • 形式別の文字起こしが可能:音声ファイルやWeb会議の文字起こしが可能

1時間以上の会議音声も数分で文字起こしされるため、報告書作成の時間とコストも抑えることが可能です。

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NottaのAI要約機能では、会議の内容で必要な情報をピックアップして記載できます。

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たとえば、営業用の会議報告書なら、以下の内容もAIで自動入力できます。

  • ヒアリング内容

  • 営業の提案

  • 顧客の反応

  • 予算

  • 導入時期

  • 決定事項

入力事項をテーマに合わせてカスタマイズする機能もあるため、Nottaを利用すると時間がかかる作業も効率的に行えます。

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報告書作成についてよくある質問

報告書の基本的な構成は?

報告書の基本的な構成は、表題・要旨・詳細の順に3層構造になります。

報告書の主題を「表題」で表現して、主要なポイントや結論を「要旨」で要約し、具体的なデータや分析を「詳細」で読み手が内容を深く理解できるよう、細かく記載します。

報告書のはじめには何を書けばいいですか?

報告書のはじめには、表題を記載します。

たとえば、「2024年1月度 ビジネスマナー研修」のように、主題を明確にして書きましょう。

報告書の一文の長さは?

報告書は、一文40〜60文字が読みやすく、適切といわれています。

文が長くなると、内容を理解しにくくなります。

まとめ 報告書の書き方を上達させよう

今回は、報告書の書き方について解説しました。

報告書は、業務の進捗や出来事を文章化して、上司や関係者に提出する重要な書類のため、情報を正確かつ効率的に書く書き方を知っておく必要があります。

報告書の構成は、一般的に表題・要旨・詳細の3層構造になっており、それぞれで書き方が異なります。

そのため、一つずつ確認しながら、誤字脱字がないように校正と修正、音読での文章の確認を丁寧に行いましょう。

会議内容の音声は、Nottaを利用すると、簡単に要約・文字起こしすることが可能なため、報告書を効率的に作成したい方はぜひ利用してみてください。

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