タイムリーなアジェンダ配布

【例文と日本語訳あり】タイムリーなアジェンダ配布で英語会議を成功させよう

会議やミーティングを行う際に、内容を計画することが重要ですが、アジェンダを作成することで、内容が整理され、スムーズな進行が期待できます。

この記事では、アジェンダとは何か、アジェンダに記入すべき項目や情報、アジェンダを作成する際の注意点などについて詳しく解説します。

この記事を読むことで、アジェンダの作成方法や記入すべき項目がわかり、ミーティングをスムーズに進められるようになります。

より良いアジェンダを作成できるように丁寧に解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

アジェンダとは

アジェンダとは、会議やミーティングなどの内容を簡潔にまとめた資料のことです。

会議の日程や出席者、議題などをまとめて記述することにより、会議をスムーズに進行できます。

英語での会議においても、会議の内容と議論したいことを知らせておくことで、参加者は事前に考えをまとめて置けるメリットがあります。

また会議の進行役にとっても会議の流れをイメージできるほか、適正な時間配分も計画できますので、英語での会議の前にはアジェンダを作成するのがおすすめです。

アジェンダに記入すべき項目と情報

英語会議のアジェンダに記入すべき英語フレーズ(英単語)を紹介します。

● Purpose(目的)

アジェンダの最初には、会議の「Purpose(目的)」を示しましょう。

わかりやすいタイトルにするために「Agenda for ○○」とすることが一般的です。

前置詞 (for) を省略するために「○○Agenda」というタイトルを好む人も多いです。

この部分では、会議で解決したい問題や達成したい目標などを明確にすることが大切です。

● Date(日程)、Time(時間)、Place(場所)

タイトルの下に記載するDate(日程)、Time(時間)、Place(場所)は、分かりやすく記載しましょう。

参加者全員が、一目で理解できるような簡潔な書き方が望ましいです。

大切なのは指定した時間や場所を明確にすることですので、上から順番にシンプルに書くことをおすすめします。

また海外とのオンライン会議においては時差のことを考えて、どの国の時間なのかを伝える必要があります。

例えば日本時間であれば「1:00 pm 〜2:00 pm JST」のように書きましょう。

「JST」は「Japan Standard Time(日本標準時)」を意味します。

● Attendees(出席者)、Meeting Attendee Role(会議出席者の役割)

続いて、会議に出席する人物や役割を記入します。

事前に参加者を明確にすることで、会議の流れや決定事項を予想することが可能になります。

また会議における役割も明確にし、スムーズな進行ができるようにしましょう。

● Objective(目標、目的)

アジェンダには、Objective(目標、目的)も明確に書きましょう。

何のためにこの会議をするのか、会議参加者の全員が同じ考えを持っていることがとても大切です。

目的が明確でなければ議論の方向性も定まりませんし、どこまで議論すべきかもはっきりしません。

参加者全員が同じ方向性をもって議論することで、生産性の高い会議が実現できます。

● Agenda items(議題、協議事項)

この項目では会議で議論する内容を、できるだけ明確に記述することをおすすめします。

会議やミーティングの中心となる部分ですので、アジェンダを読んだ人全員が理解できるように書きましょう。

この会議で解決したい問題や、達成したい目標に向けて何をするかを書くことが大切です。

課題だけでなく、各議題に関連する情報や手順なども含めて記述することが効果的です。

すぐ使える英語アジェンダテンプレート【日本語付き】

下記の通り、アジェンダのサンプル(すぐ使えるテンプレート)を用意します。


一般的なフォーム

Meeting Agenda

Date:September 30, 2021

Time:11:00AM – 12:00PM

Location:Conference room A

Called by:Ichiro Takeda

Attendees:Miyo Saito, James Scott, Natasha Smith

Objective

・Review sales performance of product A for Q3 2021

・Develop our strategy plan for Q1 2022

Agenda items

・Report of sales performance for Q3 2021(10 min)

・Review the marketing campaigns for product A(10 min)

・Recognize problem or opportunity for product A (20 min)

・Discuss plans for Q1 2022(15 min)

・General Q&A(5 min)

会議議題(アジェンダ)

日程:2021年9月30日

時間:午前11時~午後12時

場所:会議室A

主催者:武田一郎

参加者:斎藤みよ、ジェームス・スコット、ナターシャ・スミス

目的

・<2021年>第3四半期、商品Aの売上の見直し

・<2022年>第1四半期戦略プランの話し合い

議題

・第3四半期の売上実績報告(10分)

・商品Aの販売キャンペーンの評価(10分)

・商品Aの問題と機会について (20分)

・第1四半期の計画について(15分)

・質疑応答(5分)


シンプルなアジェンダ

Meeting Agenda

Date: December 21, 20XX

Time: 11:00 am

Location: Meeting Room 3

Topic 1:   Title of First Topic

A. First talking point

B. Second talking point

C. Third talking point

Topic 2:   Title of Second Topic

A. First talking point

B. Second talking point

C. Third talking point

会議の議題

日付: 20XX 年 12 月 21 日

時間:午前11時

場所:第3会議室

トピック 1: 最初のトピックのタイトル

A. 最初の議論

B. 2 番目の議論

C. 3 番目の議論

トピック 2: 2 番目のトピックのタイトル

A. 最初の議論

B. 2 番目の議論

C. 3 番目の議論

トピック 3: 3 番目のトピックのタイトル

A. 最初の議論

B. 2 番目の議論

C. 3 番目の議論


詳細なアジェンダ

Team Meeting

Date: December 21, 20XX

Time: 3:00 pm

Location: Room 35

Meeting Goals / Purposes / Objectives

A. Goal A

B. Goal B

C. Goal C

Prework – please prepare with the following:

A. Assignment A

B. Assignment B

Note

Time

Topic / Discussion Item

Facilitator (name)

1.3:00 pm (5 min)

Informational Items / Recognition / News

Facilitator (name)

2.3:05 pm (5 min)

Discussion Item 1

Facilitator (name)

3.3:10 pm (5 min)

Action Item 1

Facilitator (name)

4.3:15 pm (15 min)

Discussion Item 2

Facilitator (name)

5.3:30 pm (10 min)

Action Item 2

Facilitator (name)

6.3:40 pm (5 min)

Review

Facilitator (name)

7.3:45 pm (5 min)

Next Meeting Purpose and Agenda Items

Facilitator (name)

チーム会議

日付: 20XX 年 12 月 21 日

時間:午後3時

場所: 35号室

会議の目標/目的/目的

A. 目標 A

B. 目標 B

C. 目標 C

事前準備 – 以下のものを準備してください。

A.課題A

B.課題B

凡例

時間

トピック / ディスカッション項目

進行役(名前)

1.午後3時(5分)

情報項目 / 認識 / ニュース

進行役(名前)

2.午後3時5分(5分)

議題 1

進行役(名前)

3.午後3時10分(5分)

アクション アイテム 1

進行役(名前)

4.午後3時15分(15分)

議題 2

進行役(名前)

5.午後3時30分(10分

アクション アイテム 2

進行役(名前)

6.午後3時40分(5分)

レビュー

進行役(名前)

7.午後3時45分(5分)

次回会合の趣旨と議題

進行役(名前)


具体的なの例(食品会社)

Agenda for Planning Meeting

Date: November 20, 2012

Time: 10:00 a.m.~11:30 a.m.

Location: Meeting Room B

I. Attendees

 Robin Chu、Shigeru Yoshimoto、Julia Cowen、

 Lynn Sakashita、 Nana Honda、 Alan Carter、

 Kota Watanabe

II. Preparation for the meeting

Bring the results of the latest questionnaire.

III. Open Meeting

Objective

Clarify problems with the new ChocoV product

1. Review the results of the questionnaire and the sales records of our current products.

2. Get feedback from developers and find out what the problems are with ChocoV.

3. Discuss solutions to the problems.

4. Prepare a schedule by the sale date.

5. Close Meeting.

企画会議の議題

日時: 2012年11月20日

時間: 10:00~11:30

場所:会議室B

I. 出席者

 Robin Chu、Shigeru Yoshimoto、Julia Cowen、

 Lynn Sakashita、 Nana Honda、 Alan Carter、

 Kota Watanabe

II.会議の準備

最新のアンケート結果をご持参ください。

III. ミーティングを開く

目的

新しい ChocoV 製品の問題点を明確にする

1.アンケートの結果と現在の製品の販売実績を確認します。

2. 開発者からフィードバックを得て、ChocoV の問題点を見つけます。

3. 問題の解決策について話し合います。

4.発売日までにスケジュールを立てる。

5. 閉会

アジェンダを作成する際の注意点

  • 注意点1:会議の目的や概要を明確にする

会議の目的や概要を明確にすることで、参加者は事前準備をすることが可能になります。

もし何のための会議でどんな議論をするのか分からないと、参加者は会議が始まってから議題に関する考えをまとめなければいけません。

また目的や概要を理解できず、議論がちぐはぐになる可能性もあります。

会議の参加者が同じ方向性で議論することは、質の高い結論を出すために重要なポイントです。

  • 注意点2:適切なタイミングで渡す

アジェンダを渡すタイミングは、早すぎても遅すぎてもいけません。

早すぎた場合は、会議に関する情報収集や考えをまとめることを、後回しにしてしまう可能性もあります。

また遅すぎると時間が足りず、十分な準備ができないまま会議に参加することになります。

明確な基準はありませんので、相手のペースやスケジュールに合わせて、適切なタイミングで渡せるように心がけましょう。

  • 注意点3:「Preparation for the meeting(会議の準備)」欄を設ける

会議に参加するにあたって、事前に準備してほしいことがある場合は、アジェンダに「Preparation for the meeting(会議の準備)」欄を設けておきましょう。

事前に準備してほしいことを明確にすることで、会議をスムーズにすすめることができるためです。

会議が始まってから質問や確認をすると、調べている間の時間がムダになってしまいます。

またその場で答えられない場合は、会議で結論を出せなくなる可能性もあります。

会議の目的や概要だけでなく、議論に必要な準備も前もって伝えておくのがおすすめです。

まとめ 

アジェンダは会議やミーティングの目的や内容などの全体像を、参加者全員に伝える役割を持っています。

また英語での会議においては、事前に正確な英語で書いておくことで認識の違いを防ぐこともできます。

会議の目的や日程、参加者や議題を明確に文字で記載することで、正確な情報を伝えることが可能です。

また会議が終わったあとは、できるだけ早く議事録を共有することをおすすめします。

会議の内容を効率的にテキスト化したい場合は、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。

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