予約メールの丁寧な書き方を例文つきでご紹介｜確認、キャンセル時の例文もあり
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上司の代わりや会社を代表してお店の予約をするときなどは、いつも以上に丁寧に予約メールを書き、スムーズに予約を行いたいですよね。
本記事では使い分けができるよう、シーン別に分けて予約メールの例文を紹介します。
予約メールの丁寧な書き方が分からないと悩んでいる人は、本記事で紹介している例文を参考にして、予約メールの内容を考えてみてください。
予約メールに入れるべき項目
予約メールを作成する際に必ず記載しておかなければならない項目は以下のとおりです。
予約時のメールのやり取りが一度で済むように、メール内容に漏れがないことをしっかり確認しておきましょう。
・名前（必要なら会社名、代表者名）
・日時（第3希望までは用意）
・人数
・予約内容
・お店に対する要望やお願い
・お店に対する質問
署名を用意していない場合
・電話番号
・メールアドレス
メールの文末には署名を入れます。署名を用意していない場合は、電話番号やメールアドレスなどを記載しておきましょう。
候補日は予約を入れる前に複数決めておくのをおすすめします。複数の候補日を決めずに進めた場合、第1候補日に予約が取れなかった際にメールのやり取りが増えてしまい、コミュニケーションコストが増えてしまいます。
【シーン別】すぐ使える予約メールの例文
予約メールの例を各シーンに分けて紹介します。
読み手が読みやすいように書き方については、始めと終わり以外は箇条書きに統一しています。
予約を取る時のメール例文
予約メールを送る業種が違えば、メール内容も少しずつ違います。
下記例文を参考にしてメールを作成してみてください。
「飲食店」に予約メールを送る場合
飲食店の予約をする際は、人数、子どもの有無などを記載しておくとお店側も準備がしやすいです。喫煙席は減少傾向ではありますが、希望する場合はその旨を記載しておきましょう。
件名：予約のお願い
〇〇店の予約をお願いしたくメールをしました、〇〇と申します。
日時：第1候補〇〇月〇〇日〇〇時
第2候補〇〇月〇〇日〇〇時
第3候補〇〇月〇〇日〇〇時
人数：大人〇〇人、子ども〇〇人
希望コース：〇〇コース
お願い：禁煙席を希望します。
個室を希望します。
1名、ナッツ類にアレルギーがある方がいます。対応をお願いしたいです。
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますよう、よろしくお願いいたします。
アレルギーがある方に対して対応をしていただけるお店も増えましたが、対応が難しいお店があるのも事実です。
お店の案内にアレルギーに対応する記載などがない場合は
「1名ナッツ類にアレルギーがある人がいるため、1名分だけナッツ類を使った料理を抜いていただけないでしょうか？料金については〇〇店の意向に従います。」
などといった記載に変更するのもおすすめです。
飲食店の予約をする際は、候補日が1日だけしか用意できず、用意した店舗の中から予約が取れたお店にお願いすることもあるでしょう。
候補日を1日しか用意できない場合の例文を下記に記します。
件名：予約のお願い / 〇〇月〇〇日〇〇時
〇〇店の予約をお願いしたくメールをしました、〇〇と申します。
日時：〇〇月〇〇日〇〇時
人数：大人〇〇人
希望コース：〇〇コース
お願い：喫煙席を希望します。
〇〇の誕生日を祝う会を兼ねています。ケーキサービスをお願いしたいです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますよう、よろしくお願いいたします。
お店のサービスに利用したいものがある場合などは、忘れずに記載しておきましょう。
「ホテル」に予約メールを送る場合
メールを利用してホテルを予約する場合は、ホテル側が把握しておきたい項目を余すことなく記載しておきましょう。
件名：〇〇月〇〇日の予約について
〇〇ホテルの予約をお願いしたくメールをしました、〇〇と申します。
宿泊の予約を下記条件でお取りできないでしょうか。
名前：〇〇会社 人事部〇〇
日時：〇〇月〇〇日～〇〇月〇〇日
人数：大人〇〇人、子ども〇〇人
予定チェックイン時間：〇〇時
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
利用するプランについて：〇〇プランの利用をお願いしたいです
宿泊部屋について：窓がある部屋を希望します
夕食について：海鮮料理を希望します
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますよう、よろしくお願いいたします。
ホテルが提供しているプランを利用する場合などは利用するプランを記載したり、選択できるサービスがあれば合わせて記載するようにしましょう。
「美容院・サロン」に予約メールを送る場合
美容院やサロンは、施術内容が人により変わるため、予約メール内に詳細を記載しておくことをおすすめします。
件名：カット・カラー・ストレートパーマの予約
お世話になっております。
新規でカット・カラー・ストレートパーマの予約をお願いしたくメールをしました、〇〇と申します。
希望日：第一希望〇〇月〇〇日〇〇時～
第二希望〇〇月〇〇日〇〇時～
第三希望〇〇月〇〇日〇〇時～
指名：とくにありませんが、ストパーの経験が豊富な方だと嬉しいです。
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますよう、よろしくお願いいたします。
新規ではない場合は「再来」であることを明記しておくことをおすすめします。以前のカルテ情報が美容院側に残っているため、美容院側も素早い対応が可能となるでしょう。
「商品」の予約メールを送る場合
商品を予約する場合は、品名や商品番号などを間違えないように注意しましょう。
件名：「〇〇〇（商品名）」の新規購入予約について
お世話になっております。〇〇と申します。
「〇〇〇（商品名）」の新規購入予約をお願いしたくメールをしました。
商品番号：xxxx
カラー：黒色
点数：1点
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますよう、よろしくお願いいたします。
「病院」に予約メールを送る場合
健康診断の予約など、病院に予約メールを送る場合は、病院側から事前に申込書の記入をお願いされることがあります。記入した申込書などは予約メールを送信する際に添付しておくのを忘れないようにしましょう。
件名：〇〇会社企業健診の予約について
お世話になっております。〇〇会社人事部の〇〇と申します。
企業健診の予約をお願いしたくメールをしました。
事前に記入した申込書を添付させていただいています。
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答いただけますよう、よろしくお願いいたします。
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
会社指定の病院などに個別で予約をする際は、候補日の記載を忘れないように注意が必要です。文末には連絡先がわかるように署名を記載しておく必要がありますが、署名を作成していない場合は、電話番号およびメールアドレスを忘れずに記載しておきましょう。
予約を確認する時のメール例文
予約状況を確認しておきたい場合、下記の例文を参考にメールを送付して予約ができているか確認をしてみてください。
件名：〇〇月〇〇日の予約状況について確認
〇〇店 ご担当者様
お世話になっております。〇〇と申します。
〇〇月〇〇日に予約をさせていただいた者ですが、問題なく予約ができているか確認をしたくメールいたしました。
また、注意事項などがございましたら、ご教示いただけると幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、引き続きよろしくお願いいたします。
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
予約をキャンセルする時のメール例文
どうしても日程の調整がつかず、予約をキャンセルしなければならなくなった場合は、キャンセルする必要があると分かった時点で早急に連絡することをおすすめします。
件名：〇〇月〇〇日の予約キャンセルについて
〇〇店 ご担当者様
お世話になっております。〇〇と申します。
〇〇月〇〇日に予約をさせていただいた者ですが、こちらの都合上お店にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございませんが、今回の予約はキャンセルとさせていただきたく存じます。
キャンセル料などについては、お手数おかけいたしますが、ご教示いただけると幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご対応いただけますよう、よろしくお願いいたします。
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
無断キャンセルは相手に迷惑がかかるだけでなく、ご自身の評価が下がってしまう可能性もあります。
キャンセルする際は、必ず連絡を入れましょう。
よくあるご質問
Q.メールで予約する方法は？
A.Gmailなどにある「送信日時を指定」できる予約機能を利用することで、送信したいメールを予約投稿しておくことができます。
Q.受付メールとは何ですか？
A.申込者へ申し込みが無事に完了していることをお伝えするためのメールです。他にも当日の詳細情報を記載しておき、申込者が疑問を感じないようにする目的や、定期的に送信することでリマインダー的役割も果たします。
Q.予約確定メールの件名は？
A.要件や送り主がわかりやすいように簡潔にまとめて記載しましょう。「【予約完了】〇〇店」「【申込完了】〇〇月〇〇日〇〇時の予約について」といった件名にしておくことで、予約が確実にできていることを明示的に記述します。
Nottaのスケジュール機能を使って予定を把握してもらおう
Nottaのスケジュール機能は外部カレンダーと連携することで、日程調整や予定の把握をアシストしてくれます。
Nottaのスケジュール機能で新しくスケジュールを立てた際、関係者のメールアドレスを記入しておくことで新規予約ページのリンクが通知されます。
関係者は受け取ったリンクから参加できる日を選択できます。
新規タスクの日程が確定すると登録メンバー全員に通知が届くだけでなく、送信者の
Googleカレンダー内に自動で予定が作成されます。
面倒な日程調整作業を手助けしてくれるNottaのスケジュール機能をぜひ一度使ってみてください。
Nottaは日本語に特化した国内最先端AI音声文字起こしツールです。
まとめ
予約のメールを作成する際は、必須となる項目以外にも、予約するお店などによって書くべき項目が違います。
メールの回数が増えないように、1回で必要な情報を余すことなく提示できるよう注意が必要です。
具体的かつわかりやすい内容でお願いをすれば、相手も快く予約を取ってくれるかもしれませんね。
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