議事録の書き方

効率を上げる議事録の書き方!上司もあっと言わせる議事録!例文付

2022-04-155 mins

議事録の書き方は議事録作成にとって不可欠なスキルです。正確な議事録の書き方があれば、企業は会議の効率を高め、会議時間を正しく利用することができ、結果として仕事の効率を上げることができるようになるのです。

<こんな方にオススメの記事です>

  • 会議は時間がかかるし、効果もない、嫌いと思い

  • 営業職、顧客との打ち合わせの議事録をもっとうまく出力したい

  • 会社経営者、効率化のために効果的な会議をしたい

議事録の必要性

誰でも素晴らしい議事録作成したいですが、「議事録は一体何?」「いい議事録にどんな内容があるか」「議事録作成の途中の課題や解決策」などの議事録についての内容なのかを分かっていないと、議事録作成は難しいです。そこで、まずは議事録がどういうものかということを知ることから始めていきましょう。

議事録は会議の核

議事録は会議の核となるものです。

会議の内容を上手にまとめれば、1時間の会議の内容も数分で理解できるようになります。会議の主目的は、問題の解決策を議論したり、解決策を発表したりすることですから、最も重要なのは会議の成果やプロセスから浮かび上がる重要なポイントなのです。
これらが1分間で明確に分かれば、その後の会議をより効果的に活用することができます。

議事録は、会議後の作業を効率化にする

会議の議事録は、会議で話し合われた内容の記録で、会議に出席しなかった人でも理解できるように書かれています。

そして、「はい」と「いいえ」という言葉しか含まれていないので、「誰が、何を、どのように決めたのか」が明確で、多くの人に理解されています。
会議で決定する最も重要なことは、議事録の要点です。そのため、誰もがわかりやすい明確な判断の説明を書く必要があります。
会議の決定を受け取った後、次に何をするかは会議の議事録にも不可欠です。 ToDoリストのように、明確で扱いやすいToDoリストに、どのようなアクションを実行する予定かを項目に分けて書き留めます。

議事録により、会議前の準備がよくなる

一度良い議事録を作ろうとするだけで、どんな問題について会議を通してどんな結論や収穫があったのかが明確になり、重要なポイントを分類することで、この議事録をその後の会議でテンプレートとして使用することができます。

トピック、発言者、話し時間などの準備により、会議での非効率的な議論が減り、会議時間が短縮され、参加者はより会議に集中することができます。

良い議事録の特徴

そして、「良い議事録」というのは、一体何って、少々話しましょう。

正確な情報をメモする・「5W1H」議事録作成コツ

「5W1H」は、ビジネスにおいてとても役立つスキルです。

「誰が(Who)」、「いつ(When)」、「どこで(Where)」、「何を(What)」、「なぜ(Why)」、「どのように(How)」という事件の六つ核要素をまとめた方法です。会議メモでの報告や相手に伝える際に「5W1H」で議事録作成することで、その会議の要点を参加者ごとに素早くまとめることができ、参加者はより効率的に会議を振り返ることができるようになります。 同時に、要約の間違いや相手が抱く誤解を減らすこと。一番大切なのは、重要なポイントを正しくまとめて参加者に伝えることです(Bullet Point)。
会議中に議論された課題を踏まえ、課題の核心と議論の結論を参加者に明確に伝えます。
また、話し合いで決まらなかった事項がある場合は、話し合った選択肢を添付しておくと、次回の会議ですぐに戻すことができ、会議を進めることができます。

簡潔・見やすい

議事録の読者にとって、会議の核となる情報にいち早くアクセスできることは、【丁寧さ】よりも重要なことです。 したがって、手紙に使われる通常の挨拶、敬語、季語は議事録に載せるべきではありません。 これらよりも重要なのは、【見やすいフォーマット】です。例えば、次のような例です:‍
「4月14日、当社から佐藤と山田がA社との打ち合わせに出席しました。A社から伊藤、木下が出席しました。 会議のテーマは、第3四半期の協力と販売提案についてでした。」

手紙の書き方で整理すると、とても複雑になっていきます。そこで、 議事録として整理された場合:

  ・時間:4/14

  ・弊社参加者:佐藤、山田

  ・A社参加者:伊藤、木下

  ・テーマ:第3四半期の協力・販売計画

あっという間に情報を見て回ることができ、効率も上がるのではないでしょうか。

決定事項と今後すべきこと(ToDo)を記載する

また、参加者の会議後の行動を整理し、誘導することも議事録の非常に重要な役割です。

話し合いの結果をもとに、参加者一人ひとりが問題解決のために取るべき行動を考え、ToDoリストアップしていきます。

>>ToDoリストテンプレートをご使用ください<<

そうすれば、後で議事録を見直すときに、たとえ全文を確認しなくても、次に何をすべきかが明確になるはずです。

また、議事録に書かれたToDoリストが徐々に完成していく様子を見ることで、会議の効率と参加者の達成感を高めることができます。

議事録の書き方・議事録作成の効率を爆アップ

会議前の準備・「アジェンダ」を参加者に送る

会議そのものと議事録の作成を効率的にするために、事前にアジェンダを準備することが重要です。

議事録のアジェンダは、以下のようなものが必要:

・開催時間

・会議テーマ

・参加者

・会議で取り上げるべき課題

・問題を解決するためのプレゼン

・解決策の提案・確認

「解決策の提案・確認」など、会議中に結論を出す必要がある項目は、会議前にアジェンダに書き込むことが必要ではありません。 ただし、会議前に記入する必要がない項目でも、会議の流れや目的を考えて、アジェンダ作成時には空欄にしておくとよいです。

また、会議前でも議事録に書き込めることは結構あるので、会議前にアジェンダに記入しておく部分です。

会議全体と参加者一人ひとりを考慮したアジェンダを作成し、会議前に参加者一人ひとりと共有することが重要である。 これは、会議後の議事録作成を効率化するために不可欠なステップです。‍

議事録は、ミーティング後の報告(議事録)に用いるだけでなく、事前に作成しておく必要があります。

会議中に重要な点をはっきりにまとめるコツ

会議が始まったら、参加者は自分の意見をはっきりに表現することが必要であり、さらに会議内容のハイライトをリアルタイムに記録することが必要です。

会議中にリアルタイムに記録されますため、会議の全容をそのまま書き出すことは非常に困難です。 また、聞きながらメモを取ると、参加者の気が散ってしまい、時には会議の要点さえも見逃してしまうことがあります。そのため、ICレコーダーなどの録音設備を使って会議を録音し、その後、その録音をもとに議事録を作成するという方法もあります。

しかし、これは別の問題につながります。会議後、録音を聞きながら議事録を完成させるのにかかる時間は、会議に費やした時間をはるかに超えてしまいます。 統計的には、1時間の会議の録音で、全文を書き上げるのに4時間から5時間かかると言われています。

そこで、この問題を解決するために、プロのテープ起こしサービス業者が登場したのです。 現在、会議録の作成を専門のテープ起こし業者に委託している企業もあります。

テープ起こし業者の紹介と上手な選び方については、こちらの記事をご覧ください:

“信頼できる”テープ起こし業者の選び方を徹底解説!決め手となるポイントは?|Notta

もちろん、プロのテープ起こし業者も安くはなく、1分程度の録音であれば300〜400円程度でテープ起こしをしてくれます。‍

苦労して業者を探すよりも、文字起こしツールを使って文字起こし作業をしてもらう方がいいと思います。Notta文字起こしツールは音声ファイルだけでなく、リアルタイムで会議を文字起こししてくれるので、後で議事録を作成する際にも良いアシストになっています。

何より、1分あたり0.5円程度と、プロバイダーよりはるかに安いのが魅力です。

>>1分あたり約0.5円の文字起こしツール<<

ぜひ、お試しください。

議事録の訂正をする

会議後できるだけ早く、メモやオーディオファイルから会議の要点と結果をまとめ、会議のサマリーを作成する必要があります。 そして、できるだけ早く参加者一人ひとりの手に届くようにすること。

議事録作成時の注意点は以下の3つです。

  • 会議の流れ(時間)に従って順序を決める。

  • 紹介した「5W1H」というスキルを使って、なるべく簡潔に。

  • 各参加者のフォローアップのメモを作成する。

この3つのポイントを押さえることで、わかりやすい議事録になり、より活用できるようになります。

議事録が完成したら、関連する参加者に送付し、会議の効果を最大限に高めるとともに、参加者の次のタスクを明確にします。

このように、議事録は最新であることが重要であり、Nottaのようなテープ起こしツールを使うことは非常に有効です。

議事録テンプレート|トップ企業の会議法

現在、アマゾンやアップルなどの大企業は、その効率の良さで世界的に知られており、その効率的な会議方法は世界中の企業で研究されています。 彼らの経験をもとに議事録のテンプレートができれば、議事録制作の効率は大きく向上することができます。

Nottaはこの点を考慮し、成功している企業の会議方法を参考に、ユーザーに議事録のテンプレートを用意しました。 用意されている情報欄に情報を書くだけで、アジェンダと議事録が数分で出来上がります。

>>議事録テンプレートをご使用ください<<

ぜひ、ご参考になれば幸いです。

まとめ

議事録の書き方は、より効果的な会議の基礎となるものです。 また、議事録の書き方の学習は、自分の作業方法を改善することで効率化を図りたい方にとって、大きな強化になります。‍

まずは議事録の作成から始めて、少しずつ仕事のスキルの習熟度を上げていきましょう。