ビジネスシーンにおいて電話の伝言メモの重要性は?書き方とポイントを全面解説

ビジネスシーンでは、自社の担当者宛てにたくさんの電話がかかってきます。しかし、担当者が席を外している場合は、代わりに用件を聞いて、会話内容をメモにして残すことになります。しかし、新入社員など経験が浅い方にとっては、伝言メモの正しい書き方がわからないことが少なくはありません。

そこで本記事は、伝言メモの書き方に不安がある方に向けて、伝言メモの重要性やビジネスにおける活用例、記入すべき項目、カテゴリ別の書き方、電話応対と会話内容の記録に役立つツールなどについて解説します。

この記事を読むことで、正しい伝言メモの書き方や伝言メモ作成業務の効率化の知識が身につきます。ぜひ最後まで読んで、伝言メモを活用できる人材を目指してください。

伝言メモの重要性とビジネスにおけるの活用例

伝言メモの重要性ビジネスシーンにおいて、担当者が席を外している際に電話を受けた人は、しばしば伝言メモを取ることが求められます。この伝言メモの作成は、不在の担当者への情報の正確な伝達にとって重要です。直接やり取りせずにメモを取らない場合、双方が情報を正確に記憶する必要があります。しかし、常に正確に記憶できるとは限りません。

特に、伝える情報が複雑であったり、時間を要する場合は、伝言メモを残すことで安全性が確保されます。伝言メモがないと、「言った、言わない」の無意味な争いや、責任の所在が不明確になるリスクも高まります。そのため、ビジネスシーンでは伝言メモが極めて重要とされています。

最新の傾向としては、紙だけでなく、スマートフォンの伝言機能や録音アプリなど、様々なデジタルツールが伝言メモの取り方として活用されています。

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伝言メモに記入すべきな基本項目

伝言メモの基本項目伝言メモの業務を効率化するために、記入すべき主要な項目を事前に決めておくことをおすすめします。また、伝言メモ用のひな形を準備しておくと、必要な情報を素早く記入したり、適切な箇所にチェックを入れるだけで完了するため、大変便利です。以下では、具体的には何を書いたら良いのか、伝言メモに記載する主な項目について紹介します。

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電話で応対した日付と時間

伝言メモ作成時には、電話を受けた正確な日時を記録することが重要です。日付と時間を記載することで、担当者がいつ連絡があったかを把握できるようになります。連絡があった日時がわかることで、担当者の取引先への業務がスムーズになります。

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不在だった担当者の名前

伝言メモに不在だった担当者の名前を記載しないと、後で伝言の内容を伝える相手を間違えるおそれがあります。リスクを回避するためには、伝言メモに不在だった担当者の名前を記入するようにしましょう。

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相手の企業名や部署、名前

伝言メモ作成時には、相手方の企業名、部署、そして名前を正確に記入することが必須です。電話をかけてきた人が誰なのかわからないと、適切な対応ができなくなります。正確な情報を伝達するためにも、誤記や漏れがないようにしましょう。

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折り返しの必要性

伝言メモには、折り返しの連絡が必要かどうかも明記するべきです。「後ほど再度お電話します」といった形で折り返しが不要である旨が伝えられた場合でも、その情報を伝言メモに記入しておくことが望ましいです。

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相手の電話番号

電話をしてきた相手の電話番号がわからないと、その後の対応ができなくなります。伝言メモには、必ず相手の電話番号を書いておきましょう。

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電話の用件

電話してきた相手からの用件も、必ず伝言メモに記入する必要があります。電話の内容をすべてメモすることは難しいため、電話の要点や商品名などの単語をわかりやすくメモすることがポイントです。コツとしては、独自のキーワードを用いることで、メモの効率を上げることができます。

また、通話の終わりには、伝えられた情報を繰り返し確認するようにしましょう。繰り返し確認することで、メッセージの漏れや誤りを防ぐことができます。また、担当者が後で連絡をする際に、同じ内容を再び聞く必要がなくなります。

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自分の名前(電話の応対者)

伝言メモを書くときには、電話の応対者である自分の名前も記載しましょう。応対者の名前がないと、後で不在だった担当者が誰が電話を受けたかわからなくなってしまいます。そのため、伝言メモには自分の名前を応対者として記入しておくことが重要です。

ビジネス環境で伝言メモのカテゴリ別の書き方

伝言メモの書き方伝言メモをするシチュエーションは、さまざまなケースがあります。ビジネスの場合では、会議に関することや取引先とのコミュニケーション、個人生活に関することなどが主な例として挙げられます。以下では、ビジネス環境における伝言メモの書き方を、カテゴリ別にして紹介します。

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会議での伝言メモの書き方

会議中にも伝言メモを取る必要が生じることがあります。これらのメモは、議事録とは異なり、会議での重要な要点や不参加のメンバーへ伝達したい情報を簡潔にまとめたものです。

議事録と違って伝言メモに特定の形式は必要ありませんが、受け取る相手にとって内容が理解しやすいように、わかりやすく正確に伝えることが重要です。

会議の伝言メモの書き方のポイントとしては、まず、会議のテーマや日時や場所、出席者などを会議の前に記載することです。次に、会議の重要なポイントを箇条書きで記載します。そして、会議が終わった後にメモした内容の整理や修正を行います。

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取引先とのコミュニケーションでの伝言メモの書き方

取引先との商談や打ち合わせといったコミュニケーションの場でも、伝言メモを書く機会はあります。取引先からの情報を伝言メモとして記録し、後に自社のメンバーと共有することで、ビジネスの意思決定や戦略に活かすことが可能です。

取引先とのコミュニケーションでの伝言メモの書き方としては、取引先の業界や業種に合わせて、記録すべき内容をあらかじめ決めておくことが重要です。さらに、伝言メモ用のテンプレートを事前に準備しておくことで、素早くメモを取ることができます。

メモを取る際は、話の重要なポイントとキーワードに注目して記録するようにしましょう。また、取引先に失礼の無いように、相手の話の間にメモすることも大切です。話を聞き逃したり理解できなかった場合は、遠慮せずに再度確認をするようにしましょう。

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個人生活での伝言メモの書き方

個人生活でも伝言メモをする機会は多くあります。主な伝言メモの使い方としては、家族や知人宛てに使うことになります。伝言メモを個人生活で役立てるには、「自分に対してメモをする」ことがおすすめです。

日常生活でアイデアが浮かんだときに、アイデアをメモができれば、業務の改善などに役立つ可能性があります。

個人生活での伝言メモの書き方としては、新しいアイデアや仕事に必要なことが浮かんだときに、素早くメモを取ることです。日付や時刻などより、アイデアなど内容が重要になるため、後から見返したときに思い出せるように記録します。

紙媒体のメモを持ち歩くのも大切ですが、メモ帳を忘れてしまうと意味がありません。そのため、スマホのメモアプリや音声を記録できるアプリなどを活用するといいでしょう。

電話応対と会話内容の記録におすすめツール

伝言メモのおすすめツールビジネスシーンで電話応対や会議などの会話内容を記録する媒体は、紙だけではありません。紙媒体の伝言メモの場合、メモを作成する手間やメモを紛失するリスクが生じることがあります。

これらの問題を回避し、伝言をより効率的かつ確実に伝達するためには、デジタルツールの活用がおすすめです。今回おすすめするのは、AI文字起こしツール「Notta」です。以下では、AI文字起こしツールNottaについて解説します。

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最高のAI文字起こしツール「Notta」

ノッタのホームページNottaは、200万人以上のユーザーと700社以上の企業が利用する話題のAI文字起こしツールです。高精度の音声認識機能やAI要約機能を搭載しており、1時間の音声を5分で文字起こしできます。

リアルタイムで文字起こしもできるため、電話応対時の会話内容のメモや会議の伝言メモ作成なども、短時間で効率的に作成可能です。また、話者識別機能を搭載しており、多人数の会議でも「誰が何を言ったか」をAIが判別してくれます。

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「Notta」でリアルタイム文字起こしとAI要約方法

AI文字起こしツールNottaには、ビジネスに役立つさまざまな機能が搭載されています。伝言メモの作成に役立つ機能としては、リアルタイム文字起こしとAI要約機能があります。以下では、Nottaでリアルタイム文字起こしとAI要約をする方法について解説します。

リアルタイム文字起こしの使い方

今回はNottaのアプリ版のリアルタイム文字起こし機能の使い方について解説します。

  1. Nottaアプリを起動して、「+」ボタンをタップします。

    nottaアプリ文字起こし

  2. 画面上に「インポート」「録音開始」「Web会議の文字起こし」のボタンが表示されます。そして、「録音開始」ボタンをタップします。

    ※録音前に文字起こしする言語の確認をしてください

    nottaアプリ文字起こし方法選択

  3. 録音が開始され、自動的に文字起こしが始まります。

  4. 画面下部にある「||」ボタンをタップすることで、録音を一時停止または再開できます。録音を終了したいときは、 「■」ボタンをタップしてください。

    nottaアプリ文字起こし中

  5. 録音データのタイトルを入力して「完了」をタップします。

    参考記事:録音・リアルタイム文字起こし(アプリ版)

AI要約で通話の内容をカンタンにまとめ

AI要約機能は、文字起こしの結果を短時間で要約し、全文を読まずとも概要を素早く把握できる便利な機能です。以下では、アプリ版のAI要約の使い方について解説します。

  1. ノート(文字起こしされたデータ)の詳細画面の上にあるAI要約」ボタンをタップします。

    nottaアプリai要約

  2. AI要約は「要約」「チャプター」「行動項目」の3つの項目で作成されます。要約内容をコピー・編集・削除がWebのみで可能です。コピーは右下の「コピー」をタップして行えます。また、画面右下の「完了」ボタンを押すと要約が保存されます。

    notta要約結果

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伝言メモの効果的な使い方

伝言メモの使い方伝言メモの効果的な使い方を探している方も少なくはありません。伝言メモの効果的な使い方を知ることで、ビジネスに大いに役立ちます。以下では、ビジネスで役立つ伝言メモの効果的な使い方について解説します。

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重要なポイントとキーワードだけをメモする

伝言メモを作る際には、重要なポイントとキーワードだけをメモすることが大切です。詳細にメモしようとすると、書くスピードが電話に追いつきません。また、会話の内容が頭に入らなくなるリスクもあります。

効率的にメモをするためには、よく出る単語などに独自のマークや略語を割り当てるようにしましょう。

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漢字にこだわらない

電話中のメモは個人的なものであり、他人に見せるものではないため、必ずしも漢字を使う必要はありません。自分にとって理解しやすければ、ひらがなやカタカナを使っても問題ありません。

メモをする際は、後で自分が読み返しても理解できるようにしましょう。また、シンプルに書くことを心がけ、書く時間を短縮するための工夫をすると効果的です。

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重要なポイントに線や印をつける

メモを取る過程で、伝えるべき重要なポイントが浮かぶことがあります。伝言メモを作るときには、重要だと思われる部分に、印や線を引いて目立たせましょう。重要なポイントを強調することで、内容をより正確かつ適切に伝えることができます。

伝言メモを書くときの注意事項

伝言メモの注意事項伝言メモを作成する際には、いくつかの注意すべきポイントがあります。注意すべきポイントをあらかじめ把握することで、ビジネスシーンでミスをするリスクを回避できます。以下では、伝言メモを書くときの注意事項について解説します。

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伝える相手の留守番電話にメッセージを残しても伝言メモを作る

不在だった担当者の留守番電話にメッセージを残しても、それだけではメッセージを伝えたことにはなりません。担当者が留守番電話のメッセージを聞いた時点で、はじめてメッセージが伝わったことになります。

そのため、留守番電話を確認しなかった可能性に備えて、伝言メモを作成することが重要です。作成した伝言メモを、担当者が確認しやすいようにデスクに残しておくことで、伝達漏れを防げます。

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用件がなくても、伝言メモを作る

電話を受けた際に、取引先が用件を伝えずに「また連絡します」と言われるケースがあります。そのような用件がない場合でも、伝言メモを作成するようにしましょう。電話があったことを伝言メモで伝え