新人でも慌てない!電話対応メモ作成を攻略する方法を全面解説

ビジネスの現場では、さまざまな電話がかかってきます。電話に応対した際に、担当者が不在の場合は電話対応メモを残す必要があります。

しかし、新入社員や経験の浅い若手社員の場合、電話対応メモがうまく作れずにミスをしてしまうことも十分にありえます。そのため、電話対応に苦手意識を持つ方も少なくはありません。

そこで本記事では、電話対応メモ作成のやり方を知りたい方に向けて、電話対応メモの重要性と事前準備、記入すべき項目、電話対応メモ作成のコツ、電話対応メモ作成に役立つツールの紹介などを解説します。

本記事を参考にして、電話対応メモの正しい作り方や効率的な方法やツールの活用などを身につけて、実務に役立ててください。

担当者がいません!電話対応メモ作成は大切!

電話対応メモ作成は大切電話でのやり取りは情報量が多く、すべてを頭で覚えておくのは難しいものです。担当者が席を外している際に代理で電話に出る場面では、通話内容をメモすることは重要です。

電話対応メモを作成することで、電話の情報を正確に伝えることができます。また、通話中にメモを見返すことで、同じ質問を何度もすることなく、誤解を防ぐことが可能です。

さらに、過去の通話を記録しておくことで、同じ相手とのやり取りが再びあったときに、スムーズに対応できるようになります。

今から覚えよう!電話対応メモ作成の事前準備

電話対応メモ作成の事前準備電話対応メモを作成するには、事前準備が重要です。電話対応メモをする際に、必要なものを用意することで、効率的に対応できるようになります。

事前準備の具体例としては、メモ用紙とペンの準備や電話の配置位置を最適化する、電話が多い場合はヘッドセットを使用するなどが挙げられます。以下では、電話対応メモ作成の事前準備について解説します。

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メモ用紙とペンを準備する

電話のそばには、メモ用紙とペンを必ず備えておくことが重要です。これらは、すぐに手が届く場所に常備しておくと良いでしょう。

通話中にメモが必要になった際に、紙やペンを探していると、相手の言葉を聞き逃す恐れがあります。メモ用紙は後で整理することを考慮して、裏紙を使用したメモ帳などを用意しても問題ありません。

ただし、手近な書類の端や裏面に雑にメモを取ることはやめましょう。これは後でどこに何を書いたかを見失うリスクがあり、電話で得た個人情報などの重要なデータを適切に扱う必要があるからです。そのため、電話応対専用のメモを用意することが望ましいです。

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電話の配置位置を最適化する

利き手で電話を受けると、メモを取る際に受話器の持ち替えが必要になります。ビジネスでの電話ではほとんどの場合、メモ取りが求められます。右利きの方は電話機をデスクの左側に、左利きの方は右側に配置すると良いでしょう。

利き手を異なる手で受話器を持つことで、利き手でメモを取ることができ、通話中のスムーズな対応が可能になります。

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ヘッドセットを活用する

電話応対が主な業務である部署や、電話の取次ぎが多い仕事では、長時間の通話による手の疲れを軽減するためにヘッドセットの利用が効果的です。ヘッドセットを使用することで、双方の手を自由に使えるようになり、通話しながらパソコン操作が可能になります。

ヘッドセットを使うことで、顧客対応システムへの情報入力やメールでのメモ作成、チャットを通じた他の担当者との連絡など、通話中でも情報共有がスムーズに行えるようになります。

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電話対応メモ作成時に記入すべき項目

電話対応メモ作成の記入項目電話応対時、どのような情報を聞き出し、何をメモに残すべきかは重要な問題です。効果的な電話対応メモを作成するには、必須の記載項目が存在します。これらの項目を正確にメモすることで、情報の漏れや聞き逃しを防ぎます。以下では、電話対応メモ作成時に記入すべき項目について解説します。

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電話があった日時

電話があったら、まず通話の日時を記録しておくことが大切です。記録することで、後に担当者が返信を行う際に非常に役立つ情報となります。

例えば、朝に受けた電話であっても、折り返しの連絡が夕方にずれ込むことがあります。通話を受けた正確な日時がメモされていれば、折り返しの際に「お待たせしてしまい申し訳ありません」といった適切な言葉で対応できるようになります。

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相手の社名と担当者の名前

電話を受けた際には、相手の社名と担当者の名前を必ず聞くことは必須です。また、初めに聞いた情報を即座にメモに取る習慣をつけましょう。その理由は、話が進む中で最初に聞いた情報を忘れてしまい、正確な情報を伝えることができないリスクがあるからです。もし最初に情報を正しく聞き取れなかった場合は、必ず再度確認するようにしましょう。

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用件

全ての会話を細かくメモするのは実現不可能です。重要なポイントやキーワードに焦点を当ててメモを取るようにしましょう。重要なポイントをメモすることで、質問を繰り返す回数を減らし、必要な情報だけを効率的に記録することができます。

また、伝達ミスや情報の漏れを防ぐために、通話の終わりにはメモした内容を相手に復唱し、確認を取る習慣をつけましょう。

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連絡方法や対応方法

折り返しの連絡が、求められているかどうかを記載することも大切です。担当者が席を外している間の対応は、状況や相手によって異なります。

相手が折り返しの電話を望んでいるときや再度連絡をすると言われる場合、伝言のみで十分な場合、またはメールなど他の手段での連絡を希望している場合など、さまざまなケースがあります。担当者が電話対応メモを見た時に、具体的な対応方法が記載されていると、次にやるべき行動が取りやすくなります。

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相手の電話番号

折り返しの連絡が必要な際には、相手の電話番号を聞き、メモに残すことが大切です。一般的には、かけてきた電話番号へ折り返すことが多いかもしれません。しかし、その番号が必ずしも折り返し用とは限りません。

相手の事情や都合の良いタイミングによって、電話番号が異なるケースもあります。そのため、相手が指定する折り返し先の電話番号をしっかりと聞き取り、それをメモしておくことが重要です。

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応対者名

電話応対時には、冒頭で自社名と自分の名前を名乗るのが一般的です。会話の終わりにも再度、自分の名前を伝えることをおすすめします。

誰が応対したかが電話相手にもわかるため、相手に安心感を与えることができます。さらに、通話内容をメモする際には、応対者名を記入しましょう。応対者名を電話対応メモに記入することで、担当者が応対者を把握できるようになります。

新人でも慌てない!電話対応メモ作成のコツ

電話対応メモ作成のコツ新入社員や経験が浅い方の場合、電話応対メモがうまく作成できないことは多くあります。担当者が近くにいれば直接口頭で伝えても問題ありませんが、不在の場合は正確な電話対応メモを作らなくてはいけません。

そのためには、電話対応メモ作成のコツを知ることが重要です。以下では、電話対応メモ作成のコツについて解説します。

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電話中のメモから電話対応メモに清書する

通話中に取ったメモは、重要なポイントを逃さずに素早く記録したものです。通話中に取ったメモは、自分が内容を理解できれば十分ですが、他の担当者に伝える際にはこのままでは不適切です。

通話時に作成したメモを担当者に渡す前に、誰もが理解しやすい形に整理し直す必要があります。電話対応メモを作成する際は、受け取る人が次にどのような行動を取るべきかが明確になるように清書しましょう。その際には、重要ポイントを箇条書きにするとわかりやすくなります。

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電話対応メモのテンプレートを事前に作る

電話対応メモをわかりやすく作ることは必須ですが、それに多くの時間を費やして本来の業務が滞るのは避けたいものです。特に電話応対が多い場合、電話対応メモの作成時間を極力減らすことが大切になります。

電話応対が多い場合は、電話対応メモのテンプレートを事前に作ることをおすすめします。電話対応メモのテンプレートがあれば、通話後に必要な情報を追記するだけで完成します。そのため、電話対応メモの作成時間を減らすことが可能です。

職場においてメモの記録を大事に

メモの記録を大事にビジネスパーソンとして活躍するためには、メモを使って記録を取ることが重要です。メモを取ることで、自分が知った情報を後から見直すことができます。電話対応メモ以外にも、仕事でメモすべきことは多くあります。

また、メモをするツールはメモ用紙だけではありません。メモに適したデジタルツールも多くあります。以下では、電話対応メモ以外の仕事上のメモやメモ作りに役立つツールを紹介します。

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電話対応メモの他、メモすべきところが多い

ビジネスの現場では、メモをする機会は電話対応だけではありません。会議や商談、打ち合わせなど、さまざまなシチュエーションでメモが求められます。例えば、会議の場では電話と違い、多くの参加者が発言します。そのような場面では、より高度なメモ作成のテクニックが求められます。

また、商談や打ち合わせがリモートで行われるケースもあり、メモ作りのシチュエーションは多様化しています。そのため、手書きでは対応しきれないケースもあり、メモ用のサービスやアプリケーションなどを、多くの企業やビジネスパーソンが活用しています。

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AIツールの「Notta」に任せ

ノッタのホームページ電話対応メモのほか、会議の議事録やWebでの打ち合わせなど、さまざまなビジネスの現場におけるメモ作成に役立つのがAI文字起こしツール「Notta」です。Nottaは、200万人を超えるユーザーと700以上の企業に支持されている、注目のAI文字起こしツールです。

Nottaは、高度な音声認識技術とAIによる要約機能を備えており、1時間分の音声をわずか5分でテキスト化できます。また、リアルタイム文字起こし機能やAI要約機能も搭載しているため、電話対応メモや会議のメモ作成などを効率的に行うことが可能です。

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「Notta」でリアルタイム文字起こしてAI要約する方法

Nottaには、電話対応メモ作成などに役立つ多くの機能が備わっています。電話対応メモの作成には、リアルタイム文字起こしとAI要約機能が役立ちます。以下では、Nottaでリアルタイム文字起こしとAI要約をする方法について解説します。

リアルタイム文字起こしの使い方

今回はNottaのアプリ版のリアルタイム文字起こし機能の使い方について解説します。

  1. Nottaアプリを起動して、「+」ボタンをタップします。

    nottaアプリ文字起こし

  2. 画面上に「インポート」「録音開始」「Web会議の文字起こし」のボタンが表示されます。そして、「録音開始」ボタンをタップします。

    ※録音前に文字起こしする言語の確認をしてください

    nottaアプリ文字起こし方法選択

  3. 録音が開始され、自動的に文字起こしが始まります。

  4. 画面下部にある「||」ボタンをタップすることで、録音を一時停止または再開できます。録音を終了したいときは、 「■」ボタンをタップしてください。

    nottaアプリ文字起こし中

  5. 録音が終わると、データのタイトルを入力して「完了」をタップして保存します。

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NottaのAI要約の使い方

AI要約機能は、文字起こしされたデータを短時間で要約し、会議の議事録など長い文章でもかんたんに理解できる便利な機能です。以下では、アプリ版のAI要約の使い方について解説します。

  1. ノート(文字起こしされたデータ)の詳細画面の上にあるAI要約」ボタンをタップします。

    nottaアプリai要約

  2. AI要約は「要約」「チャプター」「行動項目」の3つの項目で作成されます。必要に応じて要約内容をコピー・編集・削除が可能です。コピーは右下の「コピー」をタップ、編集は編集したい箇所にカーソルを移動してタップします。また、画面右下の「完了」ボタンを押すと要約が保存されます。

    notta要約結果

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まとめ 一つ一つの事項をきちんとメモを残すが大切

本記事では、電話対応メモの重要性と事前準備、記入すべき項目、電話対応メモ作成のコツ、電話対応メモ作成に役立つツールの紹介などを解説してきました。新入社員やビジネス経験が浅い若手社員の方にとっては、電話対応メモの作成に戸惑うことも少なくはありません。

取引先との正確な情報のやり取りは、ビジネスの成果に直結する重要な要素です。そのため、電話対応メモの作成には、正確さと素早く作るテクニックが求められます。

電話対応メモの作成の業務を効率化するには、今回紹介したAI文字起こしツールNottaが最適です。Nottaなら、電話対応メモ以外にも会議の議事録や商談・打ち合わせのメモ作成などにも活用できます。

電話対応メモの業務を効率化したいと考えている方は、Nottaを使ってみることをおすすめします。

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