情報共有とは？重要性とメリットを徹底解説【2025年最新版】

更新日：2025-08-258分

情報共有とは何か？定義と重要性情報共有のメリットと課題情報共有システムとは？情報共有アプリ・ツールの種類と選び方ツール選定の比較ポイントと導入のヒントよくある質問（FAQ）まとめ：情報共有で組織を強くする

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情報共有とは何か？定義と重要性

情報共有とは、組織内で業務進捗・知見・ノウハウなどを共有し活用するプロセスを指します。現代のビジネスにおいて、情報共有は業務効率の向上や意思決定の迅速化において、重要な役割を果たしています。

特に、ビジネスが成長し市場の変化に対応するためには、社内で情報をスムーズに共有できる体制が不可欠です。しかし、現在のビジネス環境では、情報量が急速に増加しており、情報の分散や見逃しが課題となっています。

なぜ情報共有が必要なのか？

情報共有が必要な理由は以下の通りです：

業務効率化と生産性向上：重複作業の削減、迅速な意思決定の実現
ナレッジの横展開：個人の知識を組織全体の資産として活用
チーム連携の強化：部門間の壁を越えた協力体制の構築
リモートワーク対応：場所を問わない情報アクセスの実現

情報共有4ステップ（収集 → 整理 → 共有 → 活用）

効果的な情報共有は以下の4つのステップで構成されます。各ステップは相互に関連しており、継続的に改善することで組織全体の情報活用能力が向上します。

効果的な情報共有

1. 収集：必要な情報を適切に収集・蓄積する

情報共有の第一歩は、組織内で発生する様々な情報を漏れなく収集することです。これには会議の議事録、プロジェクトの進捗報告、顧客からのフィードバック、従業員の知見やノウハウなどが含まれます。重要なのは、情報の種類や重要度に関わらず、体系的に収集する仕組みを構築することです。例えば、定期的な会議では必ず議事録を作成し、プロジェクトのマイルストーンでは進捗報告を義務付けるなど、ルール化することで情報の収集漏れを防げます。

2. 整理：収集した情報を体系的に整理・分類する

収集した情報は、そのままでは活用しにくい状態です。情報を検索しやすく、理解しやすい形に整理することが重要です。これには、情報の種類別（会議録、報告書、マニュアルなど）、部門別、プロジェクト別などの分類基準を設けることが効果的です。また、タグ付けやキーワード設定により、後から必要な情報を素早く見つけられるようにすることも重要です。整理された情報は、組織の知識資産として価値を持ちます。

3. 共有：整理された情報を適切な方法で共有する

整理された情報を、必要な人に適切なタイミングで共有することが次のステップです。共有方法には、リアルタイムでの通知、定期的なレポート配信、検索可能なデータベースの構築などがあります。重要なのは、情報の重要度や緊急度に応じて適切な共有方法を選択することです。緊急の情報は即座に通知し、参考情報は検索可能な形で蓄積するなど、使い分けが求められます。

4. 活用：共有された情報を実際の業務に活用する

最後のステップは、共有された情報を実際の業務に活用することです。これには、過去の事例を参考にした意思決定、成功事例の横展開、失敗事例からの学習などが含まれます。情報を活用するためには、従業員が積極的に情報を参照する文化を醸成することが重要です。また、情報の活用結果をフィードバックとして収集し、次の情報収集に活かすことで、継続的な改善が可能になります。

この4ステップを継続的に回すことで、組織全体の情報活用能力が向上し、業務効率の改善や意思決定の質向上につながります。

情報共有のメリットと課題

主なメリットを具体化する

情報共有を適切に実施することで、以下のメリットが期待できます：情報共有の力

1. ナレッジ共有の促進

情報共有により、個人が持つ経験やノウハウを組織全体の資産として活用できるようになります。従業員が長年培ってきた業務のコツや、問題解決の手法を共有することで、他のメンバーも同じレベルで業務を遂行できるようになります。特に新人教育においては、先輩の経験を体系的に整理して共有することで、教育期間の短縮と教育品質の向上が期待できます。また、各部署で成功している業務手法を横展開することで、組織全体の業務効率が向上し、標準化されたベストプラクティスの確立につながります。

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2. 進捗の見える化

情報共有システムを活用することで、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握できるようになります。これにより、プロジェクトの遅延や課題を早期に発見し、迅速に対応することが可能になります。また、各メンバーの作業進捗やリソースの使用状況を可視化することで、リソースの最適配分や人員配置の調整が効率的に行えます。進捗の見える化は、プロジェクトマネージャーだけでなく、チームメンバー全員が同じ情報を共有することで、一体感のあるプロジェクト運営を実現します。

3. 顧客満足度の向上

顧客情報を一元管理し、組織全体で共有することで、顧客に対する迅速で一貫した対応が可能になります。顧客との過去のやり取りや要望、課題などを共有することで、顧客の状況を正確に把握し、適切な提案や対応を行うことができます。また、顧客からのフィードバックを組織全体で共有することで、サービス品質の継続的な改善につながります。顧客満足度の向上は、リピート率の向上や新規顧客の獲得につながり、組織の成長に直接的な影響を与えます。

4. 新たなアイデア創出

異なる部署や立場の従業員が情報を共有することで、多様な視点からの問題解決や新たなアイデアの創出が促進されます。一つの部署では解決できない課題も、他部署の知見やアプローチを参考にすることで、革新的な解決策を見つけられる可能性があります。また、定期的な情報共有の場を設けることで、従業員同士の交流が活発になり、創造的な問題解決の文化が醸成されます。このような環境は、組織のイノベーション能力を高め、競争優位性の確保につながります。

共有がうまくいかない原因

情報共有がうまくいかない主な原因は以下の通りです：効果的な情報共有を妨げる要因

1. 属人化の問題

情報が特定の個人に集中している状態は、組織にとって大きなリスクとなります。重要な情報やノウハウを一人の従業員が独占していると、その人が退職した際に情報が失われ、業務の継続性が脅かされます。また、その従業員が病気や事故で長期欠勤した場合も、同じ問題が発生する可能性があります。属人化の問題は、特に中小企業や専門性の高い業務でよく見られる課題です。この問題を解決するためには、情報を文書化し、複数の人で共有する仕組みを構築することが重要です。

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2. 情報の分断

部署間での情報共有が不足していると、組織全体の効率が低下します。各部署が独自の情報管理を行っていると、同じような情報が重複して作成されたり、必要な情報が他部署に伝わらなかったりする問題が発生します。また、複数のツールを使用している場合、情報が分散してしまい、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。情報の分断は、コミュニケーション不足やツールの統一性の欠如によって引き起こされることが多く、組織全体での情報共有のルール策定やツールの統合が必要です。

3. 不適切なルール

情報共有のルールが不明確だと、従業員が何を共有すべきか、どのように共有すべきかが分からず、情報共有が進まない原因となります。共有すべき情報の基準が曖昧だと、重要な情報が共有されなかったり、逆に不要な情報が大量に共有されたりする問題が発生します。また、アクセス権限の設定が適切でないと、必要な人に情報が届かない、または機密情報が不適切に共有されるリスクがあります。更新頻度のルールがないと、古い情報が残り続け、情報の信頼性が低下します。

4. ツール選定ミス

組織の規模や業務内容に合わないツールを選んでしまうと、情報共有が定着しません。大企業向けの複雑なツールを中小企業が導入すると、使いこなせずに使われなくなってしまいます。逆に、小規模なツールを大企業が導入すると、機能不足で業務に支障をきたす可能性があります。また、使いにくいインターフェースや、セキュリティ面での不安があるツールは、従業員の使用意欲を低下させます。ツール選定では、組織の規模、業務内容、セキュリティ要件、予算などを総合的に考慮する必要があります。

成功させるためのポイント

情報共有を成功させるためには、以下のポイントが重要です：効果的な情報共有の達成

1. 共有文化の醸成

情報共有を成功させるためには、組織全体に情報共有の文化を根付かせることが重要です。経営陣が率先して情報共有の重要性を発信し、従業員に情報共有の価値を理解してもらう必要があります。これには、定期的な社内報での情報共有の重要性の訴求や、経営陣自らが情報共有ツールを積極的に活用する姿を見せることなどが効果的です。また、情報共有により業務効率が向上した成功事例を組織全体で共有することで、従業員の情報共有への意欲を高めることができます。共有文化の醸成は一朝一夕には実現できませんが、継続的な取り組みにより、組織のDNAとして定着させることが可能です。

2. 共通ルール設計

情報共有を効果的に行うためには、明確で実践可能なルールを設計することが重要です。まず、情報の分類基準を明確にし、どのような情報をどのカテゴリに分類するかを統一します。これにより、情報の整理と検索が効率的に行えるようになります。次に、情報の更新頻度をルール化します。例えば、プロジェクトの進捗は週次で更新、顧客情報は随時更新など、情報の性質に応じて更新頻度を設定します。また、アクセス権限を適切に設定し、必要な人に必要な情報が届くようにします。機密情報は制限付きで共有し、一般情報は広く共有するなど、情報の重要度に応じて権限を調整します。

3. 現場への浸透

情報共有のルールやツールを設計した後は、現場に浸透させる必要があります。一度にすべてを導入しようとすると、従業員の負担が大きくなり、定着しない可能性があります。そのため、段階的な導入が効果的です。まず、一部の部署やプロジェクトで試行し、効果を確認してから全社展開する方法がおすすめです。また、ツールの使用方法や情報共有のルールについて、十分な研修・トレーニングを実施します。研修では、実際の業務を想定した演習を行い、従業員が実践的に学べる機会を提供することが重要です。導入後も、継続的なサポート体制を構築し、従業員が困った時にすぐに相談できる環境を整えることで、情報共有の定着率を高めることができます。

情報共有システムとは？

システムの概要と役割

情報共有システムとは、組織内での情報共有を効率化するためのITシステムです。特に建設・公共工事分野での活用で、帳票処理の迅速化や業務効率アップに寄与しています。

主な機能として以下が挙げられます：

文書管理機能：各種書類の一元管理
ワークフロー機能：承認プロセスの電子化
コミュニケーション機能：チャット・掲示板
検索機能：必要な情報の迅速な検索

代表的なシステム事例

1. RevSIGN（工事業向けASP）

工事打合せ簿や材料確認書の電子化
ワークフロー機能による承認フローの効率化
国土交通省のガイドラインに対応

2. 電納ASPer

建設業界特化の情報共有システム
書類のデジタル化と共有機能
出張訪問サポート付き

3. BeingCollaboration PM

多様な業種に対応
工程表編集機能
場所を問わない審査・承認

4. CIMPHONY Plus

土木工事に特化した機能
3次元設計データの共有
現場計測アプリケーション連携

ガイドライン・要件対応の最新動向

国土交通省のガイドライン改定に伴い、以下の要件が重要になっています：

機能要件Rev.5.6への対応
セキュリティ要件の強化
データ形式の標準化
アクセシビリティの向上

情報共有アプリ・ツールの種類と選び方

チャット・ナレッジ管理型ツール

1. Stock

チームの情報を簡単にストック
チャット機能とタスク管理機能
無料プランあり

2. Chatwork

国内利用者数No.1のビジネスチャット
シンプルで使いやすいUI
中小企業向け

3. Slack

豊富な連携機能
強力な検索機能
グローバル企業での採用実績

4. LumApps

社内ポータルサイトの構築
自動翻訳エンジン搭載
グローバル企業向け

5. NotePM

社内Wikiツール
豊富なテンプレート機能
強力な検索機能

ファイル共有に特化したアプリ

1. Google Drive

Google Workspaceとの連携
リアルタイム共同編集
15GBの無料ストレージ

2. Dropbox

高いセキュリティ性
豊富な連携機能
30日間無料トライアル

3. OneDrive for Business

Microsoft 365との連携
エンタープライズ向け機能
高度なセキュリティ

多機能型・目的別ツール一覧

1. Notion

自由度の高いカスタマイズ
多機能なワークスペース
豊富なテンプレート

2. Trello

カンバンボードによる視覚的管理
プロジェクト管理に特化
直感的な操作

3. CrewWorks

工事業務に特化
受発注者間のやり取り
現場での活用に適している

4. LINE WORKS

LINEと同様の使いやすさ
100ユーザーまで無料
日本企業の文化に適している

5. Microsoft Teams

Office 365との連携
ビデオ会議機能
エンタープライズ向け

会議・音声情報共有に特化したツール

1. Notta

AI文字起こしと自動翻訳機能
AI要約機能で議事録作成効率化
主要会議ツールとの連携対応

2. Otter.ai

リアルタイム文字起こし
話者識別機能
会議の自動録音

3. Rev

高精度な文字起こし
多言語対応
専門分野に特化した辞書機能

ツール選定の比較ポイントと導入のヒント

ツール選定の基準

自社に合うツール選びの基準

1. 検索機能

情報共有ツールを選ぶ際に最も重要な要素の一つが検索機能です。組織内に蓄積された大量の情報から、必要な情報を素早く見つけられるかどうかが、ツールの実用性を左右します。理想的には、キーワード検索だけでなく、タグ検索、カテゴリ検索、日付検索など、多様な検索方法に対応しているツールが望ましいです。

また、全文検索に対応していることで、文書の内容まで検索できるようになり、情報発見の精度が向上します。検索結果の精度も重要で、関連性の高い情報が上位に表示されることで、効率的な情報収集が可能になります。

2. ナレッジ蓄積

情報共有ツールは、単に情報を保存するだけでなく、組織の知識資産として体系的に蓄積・活用できる機能が必要です。情報をカテゴリ別、プロジェクト別、部門別など、論理的な構造で整理できることで、後から必要な情報を見つけやすくなります。

また、過去の情報を活用しやすい仕組みがあることで、同じような問題に対する解決策を参考にしたり、成功事例を横展開したりすることが可能になります。知識の継承においても、退職者の知見を残したり、新人教育に活用したりできることで、組織の知識レベルを維持・向上させることができます。

3. UIの直感性

ツールの使いやすさは、従業員の採用意欲に直接影響します。直感的に操作できるインターフェースであれば、学習コストが低く、従業員が積極的にツールを活用するようになります。複雑な操作が必要なツールは、従業員の負担となり、結果的に使われなくなってしまう可能性があります。

また、モバイル対応が充実していることで、外出先やリモートワーク時でも情報にアクセスでき、業務の柔軟性が向上します。直感的なUIは、従業員の満足度向上とツールの定着率向上につながります。

4. モバイル対応

現代のビジネス環境では、スマートフォンやタブレットでの情報アクセスが不可欠です。モバイル対応が充実しているツールを選ぶことで、従業員がいつでもどこでも必要な情報にアクセスできるようになります。特に、営業担当者や外回りの多い従業員にとって、モバイル対応は重要な要素です。

また、オフライン機能があることで、インターネット接続が不安定な環境でも情報を確認でき、業務の継続性が保たれます。プッシュ通知機能により、重要な情報の更新や緊急の連絡をリアルタイムで受け取ることができ、迅速な対応が可能になります。

5. セキュリティ

情報共有ツールには、組織の重要な情報が蓄積されるため、セキュリティ機能は必須です。データの暗号化により、情報漏洩のリスクを軽減できます。特に、クラウド型のツールを利用する場合は、転送時と保存時の両方で暗号化されているかを確認することが重要です。アクセス権限の管理機能により、必要な人にのみ情報を提供し、機密情報の不正アクセスを防ぐことができます。

また、監査ログ機能により、誰がいつどの情報にアクセスしたかを記録し、セキュリティインシデントの調査や予防に活用できます。セキュリティ機能は、組織の信頼性とコンプライアンスの観点からも重要な要素です。

導入のステップと運用定着への施策

情報共有ツールの導入プロセス

1. 導入準備段階

情報共有ツールの導入を成功させるためには、十分な準備期間が必要です。まず、現状分析を行い、組織が抱える情報共有の課題を明確にします。これには、従業員へのアンケート調査、業務フローの分析、既存ツールの使用状況調査などが含まれます。次に、導入目的を具体的に設定します。例えば、「議事録作成時間の50%削減」「顧客情報の一元管理による対応速度向上」など、定量的な目標を設定することで、導入後の効果測定が可能になります。

最後に、予算とスケジュールを策定します。ツールのライセンス費用だけでなく、研修費用、運用費用、サポート費用なども含めて総合的に検討する必要があります。

2. ツール選定段階

要件定義を作成し、組織に必要な機能を明確にします。これには、必須機能、希望機能、将来的に必要になる可能性のある機能を整理することが含まれます。要件定義に基づいて、候補ツールを比較検討します。機能面だけでなく、価格、セキュリティ、サポート体制、導入実績なども総合的に評価します。

特に重要なのは、無料トライアルを実施することです。実際にツールを使用してみることで、使いやすさや機能の実用性を確認できます。トライアル期間中は、実際の業務で使用し、従業員からのフィードバックを収集することが重要です。

3. 導入段階

ツールの導入は、一度に全社展開するのではなく、段階的に行うことが効果的です。まず、一部の部署やプロジェクトで試行し、効果を確認してから全社展開する方法がおすすめです。段階的な導入により、問題点を早期に発見し、改善してから本格導入することができます。

また、ユーザートレーニングを十分に実施します。研修では、ツールの基本的な操作方法だけでなく、実際の業務での活用方法も含めて教育します。初期設定とカスタマイズも重要で、組織の業務に合わせてツールを調整することで、従業員の使用意欲を高めることができます。

4. 運用段階

ツールの導入後は、運用ルールを策定し、継続的なサポート体制を構築します。運用ルールには、情報の分類方法、更新頻度、アクセス権限、セキュリティポリシーなどが含まれます。

これらのルールは、従業員が理解しやすい形で文書化し、定期的に見直しを行うことが重要です。継続的なサポート体制としては、ヘルプデスクの設置、FAQの整備、定期的な研修の実施などがあります。また、効果測定と改善を定期的に行い、ツールの活用状況や業務効率の改善度を評価します。測定結果に基づいて、運用方法やツールの設定を改善することで、継続的な効果向上が期待できます。

成功事例と失敗事例からの学び

成功事例のポイント

情報共有ツールの導入で成功した企業には、いくつかの共通点があります。まず、経営陣の積極的な関与が挙げられます。経営陣が情報共有の重要性を理解し、率先してツールを活用することで、従業員の意識が向上し、組織全体に情報共有の文化が根付きます。

次に、段階的な導入と運用が重要です。一度に全社展開するのではなく、パイロット部門での試行を経て、効果を確認してから本格導入することで、リスクを最小限に抑えることができます。

また、継続的なサポート体制を構築することで、従業員が困った時にすぐに相談できる環境を整え、ツールの定着率を高めることができます。最後に、効果測定と改善を定期的に実施することで、ツールの活用状況を把握し、継続的な改善を図ることができます。

失敗事例から学ぶ教訓

情報共有ツールの導入で失敗した企業からは、貴重な教訓を学ぶことができます。最も多い失敗要因は、導入目的の不明確さです。何のためにツールを導入するのか、どのような効果を期待するのかが曖昧だと、従業員の理解が得られず、ツールが使われなくなってしまいます。

次に、ユーザートレーニング不足が挙げられます。ツールの操作方法を十分に教育しないと、従業員が使いこなせず、結果的に使われなくなってしまいます。

また、運用ルールの不備も重要な失敗要因です。情報の分類方法や更新頻度、アクセス権限などが明確でないと、情報の整理ができず、ツールの効果が発揮されません。最後に、継続的なサポート不足があります。導入後のサポート体制が不十分だと、従業員が困った時に相談できず、ツールの使用を諦めてしまう可能性があります。これらの失敗要因を事前に把握し、適切な対策を講じることで、成功確率を高めることができます。