情報共有ツール

情報共有ツールってなに?メリット・デメリットとおすすめの情報共有ツール7選

オンライン会議やテレワークなど、オンラインでの業務が増えるにつれて、さまざまな情報共有ツールが出現しました。情報共有ツールの種類はとても豊富で、どのサービスを使えばいいのか迷っているかたもいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、プライベートで使う「LINE」のように、紙資料より共有しやすく・メールよりも素早く・電話より正確な「ビジネスで使える情報共有ツール」についてご紹介します。

情報共有ツールとは 

情報共有ツール

ビジネスにおいての情報共有ツールとは、データの共有やコミュニケーションがとれる「情報を円滑に共有できる」ソフトウェアやクラウドサービスのことです。

情報共有ツールの選び方

情報共有ツール

必要な機能を確認

情報共有ツールはものによって、搭載されている機能に違いがあります。

  • チャット機能

  • ボイスチャット機能

  • Web会議機能(※画面共有など対応可能なツールもある)

  • ファイルの共有(※共有できるデータの形式や、容量制限に注意する)

  • スケジュール機能

  • 同時修正・編集機能

利用する人に併せて選ぶ

利用する人がITに自信がない場合は、余計な機能がなく、操作が簡単なツールを選択しましょう。他にも、利用する端末(パソコン・スマホ・タブレットなど)の確認など、利用者が使いやすいツールを選びます。 

共有できる人数で選ぶ

情報共有ツールによっては、共有できる人数に制限がかかるものもあります。有料でプラン変更することで人数を増やせるツールもありますので、あらかじめ利用する人数を把握しておきましょう。

コストを確認する

情報共有ツールに払う予算を決めましょう。必要な機能や人数を決めて、それに見合った無料で使えるツールがあるのか、または有料プランで月額いくら払う必要があるかを確認します。

 

情報共有ツールのメリットは?

情報共有ツール

効率的に情報を共有できる

情報共有ツールの多くは、データをアップロードするだけで、他の利用者がいつでも情報を確認できます。例えば、メールでの情報共有は「前に送った時は宛先に入っていなかったから再送しなければならない」など2度手間になる可能性があります。更に紙媒体での情報共有となれば、郵送・宅配便などの手間がかかります。

セキュリティ対策が万全

情報共有ツールに参加する場合は、「招待」を送り、その後管理者に「参加の承認」をとることが殆どです。そのため、全くの部外者が参加する恐れや、スパム行為などの被害にあうことがなく、安全に利用できます。

だれでも編集可能

情報共有ツールで共有したデータは、参加者のだれでも編集できるように権限を付与することができます。チーム内でのスケジュール管理や、計画書などをその都度更新することができるので、常に最新の情報をリアルタイムで共有することができます。

情報共有ツールの一覧–7選

Slack

Slack

slack公式ページより引用

チームのすべてを1ヶ所で共有!

「Sslack」の主な機能とメリット・デメリット

製品 Slack
概要 Slackは、必要な人・情報をすべて1ヶ所に集めて整理・共有・連絡できるツールです。チャンネルを使えば、部署・拠点・時差を気にすることなく、仕事やプロジェクトをスムーズに勧めることができます。
主な機能 ・チャット機能(メンション機能等あり)
・ボイスチャット機能・Web会議機能
・ファイルの共有
・スケジュール機能
・編集機能
メリット チャンネルを自由に作成できるので、プロジェクトごとやチームごとに振り分けることができる
デメリット フリープランの場合は、メッセージや共有ファイルが90日間しかアクセス出来ず、ミーティングも1対1のみとなるので、ビジネスで利用する場合は必然的に有料プランとなる
アップロード できる容量 1度にアップロード出来る容量:1GBまで
ファイル容量 フリープラン:ワークスペース全体で5GB
プロプラン:10GB/メンバー
ビジネスプラン:20GB/メンバー
Enterprise Grid プラン:1000GB/メンバー
利用人数 招待リンクを使用できるのは 1 つにつき最大 400 名
料金 フリープラン:0円/月
プロプラン:925円/月
ビジネスプラン:1600円/月
Enterprise Grid プラン:お問い合わせ

Zoom 

Zoom

zoom公式ページより引用

あらゆるデバイスから対面ミーティングとメッセージの共有! 

「Zzoom」の主な機能とメリット・デメリット

製品 Zoom
概要 Zoomは、容易な操作と、どんな端末からでも利用できる手軽さで「場所や時間を問わず、簡単で使いやすいオンラインミーティング」の導入を実現します。チャットやスケジュール機能も充実し、対面で情報を共有することに適したツールです。
主な機能 ・チャット機能(メンション機能等あり)
・チャット機能
・Web会議機能
・ファイルの共有
・スケジュール機能
メリット 複数のビデオ通話者が、同時に画面共有・共同注釈が可能なため、オンラインミーティングの効率があがる
デメリット チャット機能等も搭載されているが、基本的にビデオ通話を主としたツールのため、情報共有のみに利用したい場合は機能が物足りない場合も
アップロード できる容量 1度にアップロード出来る容量:1GBまで
利用人数 100人(フリープラン)~500人まで(有料プラン)名
料金 フリープラン:0円/月
フリープラン:0円/月
プロプラン:2000円/月
ビジネスプラン:2700円/月
ZOOM UNITEDビジネス:4710円/月

 

Notta

Notta

Notta公式ページより引用

音声データから文字起こしも可能なAI搭載

「Notta」の主な機能とメリット・デメリット 

製品 Natta
概要 Nottaは文字起こしが可能なAIが搭載されているため、会議の議事録などをチーム間で共有する際に適したツールです。さらに、一度テキスト化したデータは、翻訳や編集が可能なため海外部署や外部へ共有するさいにも便利です。
主な機能 ・チャット機能(メンション機能等あり)
・文字起こし機能
・ファイルの共有
・スケジュール機能(Googleカレンダーと連系)
・編集機能
メリット リアルタイム文字起こしや音声・動画データの文字起こしが可能なため、議事録の作成や共有に特化している
デメリット メインは文字起こし機能のため、元々文章のデータやExcelなどの共有にはむいていない
アップロード できる容量 1度にアップロード出来る音声ファイルの容量:1GBまたは5時間
1度にアップロード出来る動画ファイルの容量:10GBまたは5時間
利用人数 招待リンクを使用できるのは 1 つにつき最大 400 名
料金 ビジネスプラン:7920円/月
エンタープライズプラン:お問い合わせ

Chatwork

Chatwork

Chatwork公式ページより引用

国内利用者数No.1!中小企業向けビジネスチャット

「Chatwork」の主な機能とメリット・デメリット

製品 Chatwork
概要 Chatworkはシンプルな機能が特徴の情報共有ツールです。IT関係が苦手な人でも簡単に使用できる操作性で、社内間のコミュニケーションツールとして30万社以上の企業に使用されています。
主な機能 ・チャット機能
・ファイルの共有
・音声通話
・ビデオ通話
・タスク管理
・編集機能
メリット シンプルな機能で必要なものが揃ったビジネスチャットツールです。ITが苦手な方でも操作が簡単で、社内外のコミュニケーション活性化が望める
デメリット 無料プランの場合は、閲覧可能メッセージ数 5,000件まで(40日以内)なので、必然的に有料プランの契約が必要。また、チャットが主体なので情報を蓄積することには向いていない
アップロード できる容量 1度にアップロード出来る容量:5GBまで
ファイル容量 フリープラン/5GBまで
有料プラン1ユーザーあたり10GB
利用人数 100人(無料)~無制限(有料)
料金 フリープラン:0円/月
プロプラン:500円/月
エンタープライズプラン:800円/月

 

Google WorkSpace

Google Workspace

GoogleWorkSpace公式ページより引用

Googleだからこその機能が満載

「Google WorkSpace」の主な機能とメリット・デメリット

製品 Google WorkSpace
概要 Google Workspaceは、ビジネス用のカスタムメールが提供され、Gmail・カレンダー・Meet・Chat・ドライブ・ドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォーム・サイトなど使い慣れたGoogleのツールを使用し共有することが可能です。
主な機能 ・スプレッドシート
・チャット
・メール
・ビデオ通話
・スケジュール機能
・編集機能
メリット スタータープランでも1人あたり30GB、ビジネスプランなら5TBとかなり大容量のストレージが用意されているため、動画の共有など、重たいデータを蓄積することが可能
デメリット 無料プランが無いため、必然的に有料プランを契約する必要がある
アップロード できる容量 1度にアップロード出来る容量:1GBまで
ファイル容量 スタータープラン:30GB/ユーザー
スタンダードプラン:2TB/ユーザー
ビジネスプラス:5TB/ユーザー
利用人数 100人~500人
料金 スタータープラン:680円/月
スタンダードプラン:1360円/月
ビジネスプラス:2040円/月

LINE WORKS

Line Works

LINE WORKS公式ページより引用

LINEのような使い勝手で、その日から直ぐに使いこなせる

「LINE WORKS」の主な機能とメリット・デメリット

製品 LINE WORKS
概要 LINE WORKSは、使い慣れたトーク機能は勿論のこと、社内周知できる掲示板や、メンバーの予定も把握できるカレンダー、資料を保存や閲覧出来るDriveなどの豊富な機能が備わり、社内間の情報共有、コミュニケーション促進に適したLINEのようなツールです。
主な機能 ・チャット機能
・グループトーク機能
・ファイルの共有
・スケジュール機能
・音声通話
・ビデオ通話
・タスク管理
・アンケート機能
・アドレス帳
・Bot機能
・Drive機能
メリット アンケート機能やBot機能など、情報共有を効率的に行うシステムが多数用意されている。使い慣れたLINEだからこそ、ITツールに苦手なひとも触りやすいシステム
デメリット LINEと同様に既読機能があるため、既読スルーや未読問題など、無駄にストレスになる場合もある
アップロード できる容量 1度にアップロード出来る容量:10GBまで
ファイル容量 フリープラン:5GB
スタンダードプラン:1TB(1 ユーザーあたり 1GB 追加)
アドバンストプラン:100TB (1 ユーザーあたり 1GB 追加)
利用人数 100人(無料)~無制限
料金 フリープラン:0円/月
スタンダードプラン:450円/月
アドバンスドプラン:800円/月

 

Notion
Notion

Notion公式ページより引用

豊富なツールでカスタマイズ自由、単なるドキュメントやテーブルでは終わりません

「Notion」の主な機能とメリット・デメリット

製品 Notion
概要 Notionでは、日常業務と知識が一元で管理され、常にメンバーの状況や進捗を把握できます。また、データベース機能など多数のカスタマイズ要素が用意されているため、必要なダッシュボード、Webサイト、ドキュメント、システムなども作成できます。
主な機能 ・コメント機能
・ファイルの共有
・スケジュール機能
・編集機能
・データベース作成
その他あらゆるカスタマイズが可能
メリット 関数機能やデータベース、API、テンプレート機能などさまざまなツールが用意されていて、議事録の作成からデータの統計まであらゆることができる
デメリット 機能が多い分、使いこなすまで時間がかかる
アップロード できる容量 1ファイルあたり最大:5MB(無料)~無制限
ファイル容量 5人(無料)~無制限(有料プラン)
スタンダードプラン:1TB(1 ユーザーあたり 1GB 追加)
アドバンストプラン:100TB (1 ユーザーあたり 1GB 追加)
利用人数 100人(無料)~無制限
料金 フリープラン:0円/月
パーソナルプラン:$4/月
ビジネスプラン:$8/月
エンタープライズプラン:お問い合わせ

情報共有ツールのデメリットと注意点

注意点

文面だけのコミュニケーションが多くなる

情報共有ツールを使っていると、各自都合の良い時間に更新内容やチャットを確認する為、リアルタイムで対面・通話する機会が減ってしまいます。

対面的なコミュニケーションの減少を防止するためにも、毎週何曜日に定例会議をビデオ通話で行うなどの対策をとりましょう。

集中力を持続できない

情報共有ツールは、更新の度に通知が届いたり、どこにいても自由に共有内容を確認できるため、時間の区切りなどがなくなり、自身の業務に集中することが難しくなります。こまめにチェックすることも大切ですが、メリハリをつけて普段の業務と両立して利用しましょう。

情報量が多い

チャットや共有資料など流れてくる情報量がとても多いため、重要な場面での見逃しや資料が埋もれてしまう可能性があります。特に自分の業務に関係のある書類には、タグ付けやフォルダ分けなどをして、目に留まるように心がけましょう。

まとめ

一人一台スマートフォンを所持することがあたりまえになり、ビジネスの場面でもパソコンやタブレット端末を使う機会が大きくなりました。紙媒体としては荷物となりかさばる資料でも、情報共有ツールを使えばどこにいても、いつでも確認することができます。

情報共有ツールは種類も豊富ですが、機能面でかなり差が生まれますので、自社に適したツールを選択しましょう。また、契約前にはフリープランで試してみることもおすすめします。

Notta文字起こし

より正確な情報共有が可能に

Nottaが選ばれる理由は?

①人手による時間と人件費が大幅に削減。月額2000円ぐらいで30時間の録音をテキスト化(一括年払いの場合はさらにお得!1ヶ月あたりの費用はわずか1183円ぐらい。)

②高音質な音声の書き起こし精度は98.86%に達しています。

③国内唯一のZoom/Google Meet/Teams連携で、 社内会議、オンライン授業を文字起こしできます。

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