面接日程調整メールの作り方＜適切なマナー とメールの文例の紹介＞
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ある日、応募した企業から面接の日程調整のメールが届きました。しかし、「一体何を書けば良いのだろう？」「 どのようなマナーを守れば適切なのだろう？」と不安になって、なかなか返信メールの文章が作成できずに悩んでいるのではないでしょうか？
電子メールでのコミュニケーションが主流となった現代社会では、面接日程の調整もメールを通じて行われます。しかし、ビジネスメールのマナーや、適切な日程の提案の仕方など、不慣れな方にとっては難しい課題も多いですよね。本記事では、面接日程調整のメールに関する知識ややり方の開設と実際の例文をご紹介します。
面接日程調整のメールへの返信は必要？重要？
もちろん、その答えは「Yes」です！面接の日程調整メールは、単に日時を確認するだけではありません。面接に至るまでのあなたと企業側の「大切なコミュニケーションの第一歩」です。これは、自分のビジネスコミュニケーション能力をアピールする良い機会でもあります。ビジネス文章での敬語の表現や、タイムリーな応答、そして適切な書式など、あなたの社会への適合性を示すための様々な要素を含んでいます。逆に言えば、ここでミスをすると、面接の前に良くない印象を与えてしまう可能性もあります。
あなたのコミュニケーション能力や仕事に対する適正度が見られる大切な「日程調整メールのやり取り」を、印象を良く次のステップへ進むために、次のことに注意しましょう。
面接日程調整メールの返信マナー、5つのルール
ここでは、面接日程調整メールの返信マナーを学ぶための5つのルールを紹介します。
返信は早めに！タイムリーなレスポンスが鍵
面接日程調整のメールへの返信は、原則として24時間以内に送るように心がけます。これは、面接日程調整を早急に行い、企業側の進行を邪魔しないためのマナーです。面接を受ける人は１人だけではないかもしれないし、面接官は普段の仕事の予定もあります。それらを考慮して、可能な限り早めに返事をすることが好印象に繋がります。また、レスポンスの速さは、あなたが誠実で効率的に仕事をこなすことができる証にもなるでしょう。
返信の件名は明確にすること
返信する際のメールの件名は、「Re：」の後に元の件名をそのまま残すことで、メールの用件を的確に伝えます。これにより、相手はメールの本文を読む前に何に関するものかを理解でき、メールのやり取りをスムーズに進めることができます。また、「Re：」がついていることで、自分が送ったメールへの返信であるということも把握できます。もし、何度もやりとりをしていて「Re：」がたまってしまった場合は、見栄えを良くするために一つだけ残して消しても良いでしょう。また、話が全く別件になる場合などは新規メールを立ち上げて件名を自分で入力する方法も頭の隅に置いておきましょう。
宛先選択の際の注意点
日程調整のメールが届いた際に、送信者の欄には勿論企業の担当者のアドレスが入っていると思いますが、それ以外にも「CC」に複数のアドレスが入っている場合があります。「CC」に入力されている人は、基本的にメールの内容に関わる人と思って良いでしょう。そのため、返信する際は「全員に返信」を選択して、CCのアドレスを勝手に消さないように心がけましょう。また、可能であれば分かる範囲で宛先のメールアドレスをアドレス帳に登録し、表示名に会社名や氏名、敬称（様や役職など）がつくようにすると更に良いです。
自分の署名を忘れずに
メールの返信の文末には、必ず自分のフルネームを署名として記入します。これにより、受信者にあなたが誰であるかを明示することができます。また、署名は氏名だけで終わらず、必要な情報もあわせて記入すると更に良いです。例えば、メールを見て担当者があなたに書類を送りたい際は、郵便番号や住所が書いてあるとスムーズにあて名書きをすることができます。氏名だけが署名とは思わず、必要な情報を全て書くように心がけます。また、ホームページやポートフェリオがあれば、一緒URLを沿えるとアピールにもなります。
＜署名の例＞
山田 太郎
〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇〇〇〇
090-XXXX-XXXX
XXX@XXX.com
https://XXX.com
元のメールの本文は消さない
返信する際は、元のメールの本文を残すようにしましょう。メールソフトによっては、返信する際に「元の文章を引用して返信」「削除して新しく返信」が選べる場合があります。このときには「引用して返信」を選ぶことで、自身が作成するメールの下に元の本文が記載されます。相手が送信したメールの面接日程調整の文脈を維持することができ、相手があなたの返信を理解しやすくなります。
面接日程調整メールを書くときのポイント、3つのキー
面接日程調整のメールを書く際には、以下の3つのポイントを心に留めておくと良いでしょう。これらを押さえることで、スムーズなコミュニケーションを実現し、良い印象を与えることができます。
複数の候補日を提示する
面接日程の候補を自由に提案できる場合は、可能であれば3つ以上の日程を提示しましょう。それにより、相手方も選択肢が広がり、日程調整がスムーズに進みます。また、その際には、時間帯にも幅を持たせることで、相手の都合に合わせやすくすることができます。
日程変更の際は謝罪を忘れずに
万が一、既に提案した日程の変更が必要になった場合は、その理由とともに謝罪の意を明確に伝えましょう。日程の変更は少なからず相手に負担をかけます。誠意ある態度で対応することが重要です。
問い合わせ先の明記
自分の連絡先をは必ず明記しましょう。メールの終わりのに、電話番号や代替のメールアドレスなど、追加の連絡方法を提供すると良いでしょう。これにより、何か疑問や問題が生じた場合に、相手が迅速に対応できるようになります。また、電話に対応できる時間帯が決まっている場合は、その旨も追記するとスムーズです。
面接日程調整メールの具体的な書き方＜例文あり＞
企業からの面接候補日の指定が来た場合
企業から具体的な面接日程の提案があった場合の返信例は以下のようになります。
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件名: Re: 面接日程について（この部分は届いたメールの件名を引用する）
株式会社〇〇〇〇
〇〇様
初めてメールを送信させていただきます〇〇と申します。
この度は面接の日程をご連絡していただき、誠にありがとうございます。
ご提案いただいた7月30日(金) 14:00からの面接日程にて問題ございませんので
何卒よろしくお願い申し上げます。
何か変更等ございましたら、こちらのメールまたは
下記連絡先までご連絡いただけますと幸いです。
それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
山田 太郎
〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇〇〇〇
090-XXXX-XXXX
https://XXX.com
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希望の面接候補日を提案する場合
自身で面接日程の候補を提案する場合の返信例は以下のようになります。
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件名: Re: 面接日程について
株式会社〇〇〇〇
〇〇様
初めてメールを送信させていただきます〇〇と申します。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
私の希望する面接の日程は下記の通りです。
第一希望：2023年8月1日(月) 14:00～17:00
第二希望：2023年8月2日(火) 14:00～17:00
第三希望：2023年8月3日(水) 14:00～17:00
ご検討いただけますと幸いです。
また、上記の日程でご都合が合わない場合は
貴社のご都合の良い候補日をいくつかあげていただけますと幸いです。
ご多忙のこととは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
山田 太郎
〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇〇〇〇
090-XXXX-XXXX
https://XXX.com
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指定された面接候補日で調整できない場合
企業から提案された日程で面接が難しい場合の返信例は以下のようになります。
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件名: Re: 面接日程について
株式会社〇〇〇〇
〇〇様
初めてメールを送信させていただきます〇〇と申します。
この度は面接の日程を提案していただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提案いただいた日程では都合がつかない状況です。
恐れ入りますが、代替として、
・2023年8月1日(月)
・2023年8月2日(火)
・2023年8月3日(水)
各日10:00～15:00の間でご調整いただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
山田 太郎
〒XXX-XXXX
〇〇県〇〇市〇〇〇〇〇
090-XXXX-XXXX
https://XXX.com
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面接時におすすめのツール「Notta」
面接日程の調整が完了したら、いよいよ面接に向けての準備が始まります。オンライン面接や対面面接の場合、録画や録音をしておけば後から聞き返すことができるので便利です。また、その際にはAI搭載の音声自動テキスト化ツール「Notta」を併用することをお勧めします。Nottaを使えば、面接の内容を「あっ」という間にテキスト化することができ、何社も面接を受けた際の覚書として、または今後の面接での参考資料として面接内容をテキストで保存することができます。
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まとめ：面接日程調整メールは面接成功のための、はじめの一歩
この記事では、面接日程調整メールの書き方とそのポイント、具体例について詳しく解説してきました。面接日程調整は一見簡単な作業のように思えますが、実際には自身のプロフェッショナリズムを相手に伝える大切な手段の一つです。各項目を理解し、実践することで、スムーズで効率的な面接日程調整を行い、企業に対する良好な印象を維持しましょう。
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