キックオフミーティングとは？プロジェクトが成功するにかかっています！

近年、日本の企業でも新しくプロジェクトを立ち上げるときには「キックオフミーティング」という会議を導入するところが増えています。国内でも「チームで高い目標達成を目指すプロジェクト」の仕事が増えてきているからではないかと考えられます。

キックオフ ミーティングとは

キックオフミーティングを行う目的はさまざまですが、絶対にやらなければならない項目もあります。

例えば次のような項目：

1 プロジェクト概要

2 プロジェクトのメンバー紹介

3 プロジェクトの目的と方向性を明確にすること

4 プロジェクトの抱える問題点と解決方法を検討すること

5 メンバーのモチベーションアップのために何をするか検討する

キックオフ ミーティングの必要性

企業が新しいプロジェクトを立ち上げるときには、顔合わせの意味も含めて「キックオフミーティング」という会議が開催されます。これは通常のミーティングとは違います。プロジェクトの目標と目的を確認するために行われます。

それではキックオフミーティングさえ開催すればその後のプロジェクトが順調に進むのかと言うと、答えは違います。キックオフミーティングはプロジェクトの最初の段階の会議に過ぎません。プロジェクトが成功するのもしないのも、その後の実践的な努力によります。

キックオフミーティングなしでいきなりプロジェクトを始めると大変です。プロジェクトに参加する人たちで明確な目標や目的が共有できていないので、その後のプロジェクトの円滑な進行に支障をきたしてしまうことが多いです。

そのようなことのないように、新しいプロジェクトではキックオフミーティングという会議を開催するのが習わしとなりつつあります。キックオフミーティングでプロジェクトの概要が把握できるし、メンバーにとっては初めての顔合わせとなります。

キックオフ ミーティングの種類

キックオフミーティングの種類は大別すると3種類です。対面会議、 Web 会議、チャットツール会議の3種類です。

対面会議

キックオフミーティングを対面会議で行う場合には、まず社内のどの場所で会議を開催するのかがとても大切です。会社内に適切な場所が見つからない場合には、貸事務所やレンタルオフィスを利用するという選択肢もあります。

場所が決まると、決められた日時にプロジェクトの全員が会議に出席します。実際に集合してお互いの顔を見ることができるので、とても有効な手段です。 Web 会議でもお互いの顔を見ることはできますが、対面会議にはかないません。

ウェブ会議（テレワーク向け）

インターネット技術と通信技術の発達に伴い、近年は Web 会議システムを利用したキックオフミーティングが盛んに行われるようになりました。コロナの影響もあるので、できるだけ人々が一箇所に集まらないような形で会議をやりたいものです。

Web 会議でもお互いの顔が直接確認できます。利用するテレワーク向けの Web 会議では、同時に利用できる人数が制限されるところもあるので注意が必要です。 Web 会議でキックオフミーティングを開催する場合には、参加可能人数の確認をしておきましょう。

チャットツール会議

チャットツールを使ってキックオフミーティングを開催することのメリットはとても大きいです。さまざまなチャットツールが実用化されていますが、基本的にはチャットツールで次のようなことができます。

1) 相手の話をさえぎらずに会話ができる

チャット機能を利用して発言をすれば、大人数の会議で威力を発揮します。チャットツールが発言の交通整理をしてくれるからです。チャットツールのチャット機能は大人数の会議になればなるほど有効活用できます。

2) 参加者の意見や質問を集められる

Web 会議システムに備わっているチャット機能が有効活用できます。大規模な会議でも、会議の司会者が、わずか一回の質問で参加者全員の意見や質問を簡単に集められるのが特徴です。

3) 会議の資料やファイルを添付できる

会議の資料やファイルはテキストファイルだけではなくて、Word、Excel、PowerPointなどのファイルを利用することができます。これは大きなメリットです。

4) 画面共有機能が利用できます

画面共有機能は自分のパソコンの画面を会議参加者にリアルタイムで見えるようにしてくれるサービスです。例えばワードやエクセルのデータを、会議参加者全員に同時に見せることができます。

5) 自動議事録作成機能 を利用することができます

自動議事録作成機能はとても便利です。会議に出席する全員の発言が詳細に録音されます。文字起こしツールを使えば発言者の発言を録音するだけではなくて、リアルタイムで文字に変換してくれます。そのため議事録が簡単に作成できます。

6) 同時通訳機能を活用できます

Web 会議は外国人を含むこともあります。このような会議で威力を発揮するのが同時通訳機能です。Web 会議で発言された言葉をリアルタイムでさまざまな言語に字幕表示する機能です。これを使えば同時通訳は必要なくなります。

キックオフ ミーティングの注意点・成功させるポイント

これらの新しいプロジェクトでは、まずキックオフミーティングを開催するのが習わしとなっています。

キックオフミーティングを行う際には注意点があるので、それをまず紹介しましょう。

通常の会議と違ってキックオフミーティングのやり方は決まっています。キックオフミーティングの大体の進め方は次の通りです。

1) 挨拶

2) プロジェクトメンバー紹介、自己紹介など

3) プロジェクトの目的とゴールを明確にする

4) プロジェクトの現状の課題、問題点などを提示し、解決策を模索する

5) プロジェクトメンバーの具体的なタスク配分の説明をする

6) 質疑応答

そして、キックオフミーティングを成功させるためには、その準備と会議の進め方（アジェンダ）が大切です。

下のようなポイントに従って、しっかりと会議の準備を進めましょう。

1) 適切なキックオフミーティング会議の日時を見定めること

2) この会議はいきなり招集しないことが大切です

3) プロジェクトメンバーで同じデータを共有することが大切です

4) 会議ではできるだけ具体的な体制について説明することが必要です

5) プロジェクトの抱える問題点や改善点などをしっかりと検討すること

キックオフミーティング資料に記載すべき項目

新しいプロジェクトでキックオフミーティングを開催するとして、プロジェクト参加者に提示されるべき項目を並べてみましょう。

この会議は通常の会議とは一線を画します。

キックオフミーティングの資料（パワーポイント）に記載する項目は次の通りです。

1) プロジェクトで達成したいゴールを明確にしておくこと

2) プロジェクト運営上の問題点を洗い出しておくこと

3) 現状の問題点に対して解決策を模索すること

4) プロジェクトメンバーがそれぞれの役割に応じた行動をとること（役割分担）

キックオフ ミーティングの文字起こし・議事録作成をNottaにお任せ

企業が新しいプロジェクトを立ち上げる際に必ず実施されるのがキックオフミーティングです。プロジェクトが成功するかしないかは、このキックオフミーティングにかかっています。できるだけ AIでできることは AI にやらせて、人間の労力を減らす努力をすべきです。

Nottaとは

Notta(ノッタ)は多言語対応の文字起こしツールです。日本語、英語を含む104言語に対応しています。世界の利用者は既に50万人を突破しています。それだけこのツールが便利であるという証でもあります。リアルタイムの文字起こしの他に、録音された音声に対しても文字起こしをしてくれます。

Nottaの特徴・メリット

Nottaの特徴はさまざまなチャットツールと連携して、音声データを共有できるという点です。会議の議事録作成では抜群の威力を発揮します。またインタビューや取材の記録など、さまざまな場面で集められた音声を活用できます。

Nottaを導入すれば、会議議事録の作成は簡単になります。AI によって音声が自動的に文字列に変換されるので、人間よりも素早く発言を文字列にすることができます。 それが多くの時間の節約につながります。

Nottaの使い方

Nottaの使い方はとても簡単です。チャットツールと連携してさまざまな場面で活躍できますが、基本的な使い方は以下の通りです。

1) リアルタイムで録音、文字起こしができます

2) 録音済みの音声ファイルをインポートすることができます

3) エクスポートと共有機能が便利です（Nottaのメニューアイコンをタップ）

4) TXT、DOXC、SRT、PDF、WAV など、様々なファイル形式によるエクスポートに対応

まとめ

キックオフミーティングは企業のプロジェクトマネージャーにとっては限りなく大切なものです。どんなに忙しくても、キックオフミーティングの準備は入念に進めなければなりません。大切なことは、これからプロジェクトをどうしても成功させたいという熱い思いです。

またコロナの時代でも対応できるような会議の方式を選ばなければなりません。ここはインターネットのチャットツールを利用するのがベストです。そのときに AI で文字起こしをしてくれるNottaを併用すれば、その効果の大きさは計り知れません。