ロジカルライティングとは？ビジネスに役立つ文章の書き方を解説
業界トップの正確率で作業効率爆上げ！
ビジネスでのテキストコミュニケーションが増えるなか、論理的でわかりやすい文章を書く重要性が高まっています。しかし、
「文章にすると相手にうまく伝わらず、誤解が生まれてしまう」
「情報をきちんと伝えようとすると、長く読みにくい文書になってしまう」
このようなお悩みを抱える方は多いのではないでしょうか。このような方におすすめなのが、ロジカルライティングのスキルを身につけることです。
この記事ではロジカルライティングの概要やメリット、具体的なやり方、おすすめのツールまで詳しく紹介します。
ロジカルライティングとは？
ロジカルライティングとは、論理的でわかりやすい文章を書く方法のことです。「ロジカル」には「論理的」という意味があります。
文章は相手に何かを伝えるためのものであり、内容を簡潔にわかりやすく表現することが求められます。ロジカルライティングは伝えたい内容を整理し、論理的かつ正確に書くための方法です。特に正確性が求められるビジネスシーンで重要視されており、ロジカルライティングのスキルを身につけることで業務をスムーズに進められます。
ビジネスにおいてロジカルライティングスキルはなぜ必要？
では、なぜビジネスシーンでロジカルライティングスキルが求められるのでしょうか。これには大きく次の2つの理由があります。
正確性が求められる
ビジネスにおいては、情報の正確性が強く求められます。多くの人や費用が関わるビジネスシーンでは、誰に対しても誤解がないように正しく情報を伝えなければなりません。もし誤った情報が伝わると、経済的にも社会的にも大きな損失を生むリスクになりかねないからです。書き手の意図を正しく読み手に伝えるために、情報を正しく理解しやすいように表現するロジカルライティングのスキルが必要です。
相手の行動を促す必要がある
ビジネスでの文章の目的は相手に情報を正しく伝えるだけでなく、相手に行動してもらうことです。たとえばプロジェクトの人員が足りずに増員してほしい場合、不足している状況を伝えるだけではゴールにはなりません。読んだ相手が状況を理解し、書き手の意見に賛同して増員するための行動を起こすことがゴールです。このように相手の行動を促す文章を書くには、内容を整理して論理的に伝えるロジカルライティングのスキルを活用することが適しています。
ロジカルライティンスキルを習得するメリット
ロジカルライティングスキルを習得することで、文章を作成する能力はもちろん、ほかにも多くのメリットがあります。ここでは、具体的な4つのメリットについて解説します。
業務を効率化できる
文章でのコミュニケーションにおいて読み手に誤った情報が伝わると、ミスや手違いが発生する可能性が高まります。修正や手戻りなどの余計な作業が発生するかもしれません。
しかしロジカルライティングによって正確な情報を伝えることができれば、認識の齟齬は生まれずスムーズに作業を進めることが可能です。特にリモートワークの普及によってチャットやメールでのテキストコミュニケーションが主流となっている近年では、業務スピードに及ぼす影響は大きいです。
的確に情報を整理できる
ロジカルライティングでは、相手に伝わりやすいように内容を整理し、適切に構成を組み立てて伝える必要があります。この情報を分類する・構成を組み立てる・順序立てて説明するという情報整理の流れは、文章を書く作業以外にもあらゆる場面で活用することが可能です。
たとえば複数人が参加するミーティングなどで、それぞれの意見を集約して整理し、最終的な意思決定を行う際などにも効果的です。論理的に物事を捉えられるようになることで、同時に的確な情報整理スキルも身につきます。
提案力を高められる
ロジカルライティングスキルは、取引先や顧客へ提案を行う際にも役立ちます。論理的に考えるスキルがあれば、取引先や顧客が何を求めているのかを正確に想定しやすくなるでしょう。また、要点を押さえた資料作りにも効果的です。相手が求めるポイントを簡潔に伝えることができれば、相手は納得しやすくなります。
つまりロジカルライティングスキルを習得すれば、相手の求めることを想定し、それに応えるポイントをわかりやすく簡潔に伝えることができるため、提案力が向上します。相手との信頼関係を構築するためにも効果的です。
学習効率を高められる
新たなスキルや資格を習得したい場合にも、ロジカルライティングスキルは役立ちます。たとえば研修やセミナーなどに参加した際に、自分に必要な要点を整理してメモを取ることができるでしょう。すべての内容をメモしていては効率が悪いですが、後から見返すことを想定して重要なポイントのみをまとめておくことで、学習効率を高められます。
ロジカルライティングができない人とは？
ロジカルライティングを意識しているのに、なかなかうまくいかないという人もいます。こうしたお悩みを抱えている方は、次のような特徴があるかもしれません。ポイントも併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目的が明確化できていない
ロジカルライティングで重要なのは、まず「誰に」「何をしてもらうか」という目的をはっきりさせることです。この目的が曖昧なままにとりあえず文章を書き始めてしまう人も多くいます。書き手が目的を理解していないと、誰が読んでもわかりにくい文章になってしまいがちです。そのため、まずは文章を書き始める前に目的をきちんと設定しましょう。
考えが整理されていない
相手に伝えたい内容があっても、書き手の頭の中で論理的に整理されていない場合があります。この場合、結論や根拠がはっきりしないため相手に伝わりにくいです。まずは相手にもっとも伝えたい結論を整理します。その後、どうしてこのような結論に至ったのかを自分自身に問い、過程や根拠を考えましょう。紙に書き出すと整理しやすいです。自分のなかで論理的に物事を組み立ててから、相手に伝えるようにすると理解されやすくなります。
ロジカルライティングの5ステップ
では、ロジカルライティングは具体的にどのような方法で行うのでしょうか？ここでは、ロジカルライティングを実践する際の5つのステップについて順番に解説します。
ステップ1. 目的・ゴールを設定する
文章をいきなり書き始めるのではなく、まずは文章を作成する目的・ゴールを設定します。具体的には「誰に」「何をしてもらうのか」を明確にしましょう。このステップを省略してしまうと、文章を作成するうちに軸がブレてしまい読み手に正しく伝わらない可能性が高くなります。
「顧客に自社が提案する新たなサービスの内容を理解してもらい、トライアルを実施してもらう」
「上司に新たなツール導入の必要性を伝え、予算の承認をしてもらう」
上記のように目的をしっかり設定しておけば、必要な情報や構成、言葉選びが見えてきます。
ステップ2. 情報を収集する
次に、文章を作成するうえで必要な情報を収集します。前のステップで目的を設定しているため、それを達成するために必要なものを選択するとよいでしょう。たとえばサービスやツールの紹介資料や導入効果、必要な費用、概算スケジュールなど該当するものをまずはすべて収集します。
その後にそれぞれの情報を分類してグルーピングし、整理しておきましょう。ここでもし不要なものがあれば除外します。
ステップ3. 構成を組み立てる
必要な情報を揃えたら、文章の構成を検討しましょう。文章を書き始める前に全体の構成を決定しておくことで、話の順番が前後せずに論理的に伝わりやすくなります。手間が増えると思われがちですが、この後は構成に沿って迷わずに文章を書けるため全体の作業を効率化するためにも効果的です。ロジカルライティングでは一般的に次のように構成を組み立てることが多いです。
問題
解決方法
理由・根拠
説明
事例
結論
まずは問題を提示し、その解決方法を伝えます。その後にこの解決方法の理由や説明を補足します。ロジカルライティングではまず伝えたいこと（解決方法）を提示し、その後に補足する（理由・説明）流れが効果的です。
最終的には結論で解決方法を再度提示することで論理的に物事を伝え、行動を促します。
ステップ4. 構成に沿って内容を書く
次に、完成した構成に沿って内容を作成します。構成のステップで大まかに設定した骨組みを補足していくようなイメージです。文章を書くことが苦手な方の場合、まずは伝えるべきことを書き出し、その後に取捨選択していく方法もおすすめです。また、最初に設定した文章の目的を常に意識しましょう。一貫した軸があることで、論理的で矛盾しない文章に仕上がりやすくなります。
ステップ5. 全体を読み返して修正する
最後まで書き終えたら、全体を読み返して次のようなポイントを確認しましょう。
構成に沿った内容になっているか
誤字脱字はないか
不要な文章はないか
論理が破綻していないか
文章を改めて読み返すと気付くことも多いです。なるべくシンプル・簡潔であることを優先し、違和感がある箇所は修正しましょう。相手に伝わりやすい文章であるか、ミスはないかを何度も読み直して確認しましょう。
ロジカルライティングスキルの習得方法
ロジカルライティングは非常にメリットが多いですが、すぐに完璧に実践できるわけではありません。日々意識して実践していくことで徐々に習得できるスキルです。文章を作成する際にロジカルライティングを意識することはもちろんですが、ほかにも日常的にできるロジカルライティングスキルを習得するための方法について紹介します。
ロジカルシンキングを学ぶ
ロジカルシンキングとは「論理的思考」を意味し、直感や感覚ではなく物事を論理的に捉えて矛盾がないように筋道を立てて考えて結論を出す思考法です。ロジカルライティングの基礎となるため、ロジカルシンキングの概念や考え方について学んでおきましょう。
ロジカルシンキングの基本を学んだら、日常的に論理的に考えるように意識します。仕事やプライベートを問わず論理的に考えるクセがつけば、自然とロジカルライティングスキルも高まります。
書籍で学ぶ
ロジカルライティングを体系的に学びたい方は、ロジカルライティングについて解説する書籍で学ぶのがおすすめです。初心者はもちろんですが、書籍は専門的な内容に触れているものも多いためより理解を深めたい方にも効果的でしょう。
また、ロジカルライティングの専門書でなくても一般的な小説やビジネス書を読むことでもロジカルライティングについて学ぶことができます。なぜなら、プロの著者が書いた書籍であれば意図を論理的に伝える構造になっているからです。プロの文章に触れることで、自分の文章に活かせるポイントをたくさん発見できるでしょう。
スクールで学ぶ
ビジネスで文章を作成しても、読み手に添削してもらえる機会はほとんどないでしょう。そのため自分の文章は適切なのか、改善できるポイントはないのか疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。そんな方におすすめなのが、ライティングを学べるスクールに通い、プロのアドバイスを受けることです。実際に自分の文章を細かく添削してもらえるため、独学で学ぶよりも成長できるスピードは速くなります。オンラインで通えるスクールも多いため、効率的に学びたい方にはおすすめです。
常に自分に問いかける
文章を書くときには、常に自分の書いた文章に対して「なぜ？」と問いかけましょう。自分が当たり前に感じていることはつい文章に表現することを忘れがちで、それが相手に理解されない原因になることがあります。自分が理解できる文章でも、常に読み手の立場で考えることが大切です。「なぜそうなるのか？」「だからどうなるのか？」と常に問いかけながら文章を組み立てましょう。
フレームワークを学ぶ
ロジカルライティングのステップの章で一般的な構成を紹介しましたが、ほかにもロジカルライティングに活用できるフレームワークがいくつかあります。これらを学ぶことで伝える手段が増えて状況に応じた適切なフレームワークを選択できるようになります。ここではロジカルライティングに活用できる代表的なフレームワークを2つ紹介します。
逆三角形型
逆三角形型とは、結論を先に述べるフレームワークです。次のような構成になります。
結論
説明
補足
徐々に重要度が低くなることから逆三角形型と呼ばれます。時系列に沿って書くのではなく、一番伝えたいことを一番はじめに書くことが特徴です。最後まで読まなくても書き手の意図が伝わるため、読み手の関心を惹きやすいことや時間を取らせないことがメリットと言えます。
列挙型
列挙型とは、いくつかのポイントに分けて伝えるフレームワークです。次のような構成になります。
全体像（列挙する数を伝える）
ポイント1
ポイント2
ポイント3
まとめ
最初の全体像で「何を」「いくつ」伝えるかを表記します。内容を整理して伝えられるため、複数の情報を伝える必要がある場合に便利です。
ロジカルライティングのポイント
ここまで読んで、「ロジカルライティングは難しそう」と感じた方もいるかもしれません。しかし、ロジカルライティングは少し意識するだけでも効果があります。ここでは、ロジカルライティングをする際に押さえておきたいポイントとコツを紹介します。
シンプルにわかりやすく書く
必要以上に長い文章はそれだけで読みにくくなります。文章は伝えたいことのみにフォーカスし、とにかくシンプルに仕上げましょう。
根拠を提示する
文章が丁寧に整っていても、根拠がなければ内容に矛盾を感じて説得力がなくなってしまいます。相手を納得させるための情報を集め、きちんと理由や根拠を提示しましょう。
他者から意見をもらう
完成した文章は自分で読み返すだけでなく、他者に読んでもらい意見をもらって改善することがおすすめです。自分では完璧な文章に仕上げたつもりでも、他者の目線では新たな発見があるかもしれません。
ロジカルライティングにおすすめのツールNotta
ロジカルライティングは伝えるべき内容を整理して、簡潔にわかりやすく文章で表現するための効果的な方法です。しかし、ロジカルライティングに慣れていない方にとっては時間のかかる大変な作業かもしれません。そこでおすすめなのが、ロジカルライティングをサポートするツール「Notta」です。
Nottaは自動文字起こしサービスですが、文字起こししたテキストを自動的に要約する機能も搭載されています。たとえば会議やセミナーの音声をNottaにインポートすれば、自動的に文字起こしを行い重要な部分をピックアップして要約までしてくれるのです。また自分の考えがまとまっていない場合でも、Nottaに情報をすべて音声で入力し、自動的に要約してもらうといった使い方もできるでしょう。
伝えるべきポイントをNottaによってスピーディに整理できれば、ロジカルライティングを大幅に効率化できます。
会議やオンライン研修など、さまざまなシーンで手軽にご利用いただけます。
まとめ
ロジカルライティングは、論理的でわかりやすい文章を書く方法のことです。正確な情報を伝え、相手の行動を促す必要のあるビジネスシーンでは特に重要視されています。
ロジカルライティングはステップに沿って行うことで文章を大幅にブラッシュアップできますが、完璧に習得するには時間がかかります。初心者の方が効果的にロジカルライティングを行うには、文章の文字起こし・要約をサポートするNottaの活用がおすすめです。
Nottaは無料で利用することもできるので、ぜひ一度試してみてください。
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