OB訪問のメールの書き方は？すぐに使えるケース別の例文やポイント
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OB訪問とは、興味のある企業や業界で働く先輩を訪ねて仕事の内容や魅力などを聞くことです。就活生にとっては企業・業界研究のために非常に役立ちます。OB訪問の際はメールで連絡をするのが一般的ですが、次のように悩んでいる方も多いでしょう。
「社会人としてのメールの送り方がわからない」
「失礼なメールの書き方をしていないか不安」
そこで、この記事ではOB訪問時に適切なメールの書き方やケース別の例文を紹介します。
OB訪問のメールを送る際に注意する3つのポイント
OB訪問の際に送るメールは、OBとの面識がある・なしに関わらず社会人としてのビジネスマナーをきちんと守るべきです。特に注意すべきポイントを3つ紹介します。
誤字脱字に注意する
基本的なことですが、メールを作成した後は何度も読み返し、誤字脱字がないか確認しましょう。誤字脱字があまりに多いと「不注意な人」「失礼な人」という印象を持たれてしまうかもしれません。また、適切に改行を入れ相手にとって読みやすい文章を心がけましょう。
メールの件名は簡潔にする
社会人は毎日何通もメールを受信するため、件名のないメールは見落としてしまう可能性があります。そのため、OBへ送るメールには必ず簡潔でわかりやすい件名をつけましょう。「OB訪問のお願い（◯◯大学／氏名）」といったシンプルな形が最適です。
メールの送信時間帯に注意する
メールは時間を選ばずいつでも送れるものですが、ビジネスにおいては送信時間帯に注意が必要です。基本的には企業の営業時間中に送信し、深夜や早朝は避けるようにしましょう。また、返信はなるべく早く行うべきです。遅くとも24時間以内には必ず返信しましょう。
OB訪問時の基本的なビジネスメールの書き方
まずは基本的なビジネスメールの書き方について解説します。ビジネスメールには必ず次の内容を順番どおりに記載しましょう。
1.宛先
相手のメールアドレスを記載します。アドレスに間違いがないか送信前にチェックしましょう。
2.件名
メールの内容が一目でわかる件名を設定します。ただし長すぎる件名は読みづらくなるため、シンプルで簡潔に書くことを意識しましょう。「OB訪問のお礼」「日程調整のご連絡」など、短文でわかりやすい件名が良い例です。また、学校名と氏名も必ず記載します。
3.宛名
相手の「会社名」「部署名」「名前」の順番で記載します。会社名は株式会社まで略さず書くことがマナーのため注意が必要です。会社名や名前を間違えることは大変失礼に当たるため、誤字がないか注意深く確認しましょう。ミスを防ぐため、企業のホームページなどからコピー＆ペーストすることもおすすめです。
4.本文
本文は必ず「挨拶文」「大学名」「氏名」から始めます。挨拶文は初めてメールを送る相手に対しては「初めてメールをお送りいたします」、2回目からは「お世話になっております。」が適しているでしょう。大学名は学校名・学部・学科をすべて省略せずに記載し、フルネームを記載します。その後、本題に入ります。
5.署名
最後に署名として「学校名・学部・学科」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。何度も繰り返し使うものなので、テンプレートとして登録しておくと便利です。
ケース1. OB訪問の依頼メール
OB訪問においてまず最初に送るメールです。相手に目的や要件が的確に伝わるように注意しましょう。
OB訪問の依頼メールに記載すべき内容
OB訪問の目的
まず一番に伝えるべきことは、OB訪問を行う目的です。OB訪問といっても「志望する企業への理解を深めるため」「社会人として働くイメージを得たいため」「就活についての話を聞くため」など、人によって目的はさまざまです。OBとしては何が目的かわからなければ返事がしにくくなってしまいます。相手が理解しやすいよう、自分がOB訪問を行う目的を簡潔にまとめて伝えましょう。
所要時間・候補日
次にOB訪問全体の所要時間や訪問手段（対面かオンラインかなど）を伝えたうえで、こちらの希望する候補日程を提示します。次のポイントに配慮しましょう。
OBの就業時間帯から提示する
幅広い時間帯で、3つ以上を提示する
夜間や休日は避ける
忙しい社会人が時間を捻出するのは難しいことです。なるべく予定を空け、こちらが柔軟に調整できるようにしておきましょう。
OB訪問：依頼メールの例文
【件名】
OB訪問のお願い（◯◯大学／氏名）
【本文】
株式会社◯◯
◇◇部 △△課
︎
︎
︎
︎様
初めてメールをお送りいたします。
◯◯大学◇◇学部△△学科の︎
︎
︎
︎と申します。
本日はOB訪問のお願いでご連絡を差し上げました。
現在私は就職活動中で、【︎
︎】にかかわる仕事に興味を持っており、【
︎
︎】業界について理解を深めたいと考えています。
その折に【︎
︎】にて
︎
︎様の連絡先を知り、ぜひ
︎
︎様にお話を伺いたくメールをお送りした次第です。
ご多忙中とは存じますが、お時間を頂けるようでしたらぜひお話をお聞かせ願えますでしょうか。
所要時間は◯◯分ほどを想定しており、当日は【オンライン/対面】でお話できれば幸いです。
私の都合のつく日程を以下に記します。
◯月◯日（
︎） 10:00〜18:00
◯月△日（
︎）12:00〜18:00
◯月◇日（
︎） 10:00〜15:00
上記でご調整が難しい場合には、お手数ですが●●様のご希望の日程を2～3日ほどお知らせいただけますでしょうか。
突然のお願いで大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
【署名】
◯◯大学◇◇学部△△学科
︎
︎
︎
︎
電話番号：000-000-0000
メール：○○○@□□.com
ケース2. OB訪問の確認メール
OB訪問の依頼を受け入れてもらえた場合、次に確認のメールを送ります。日程や時間などに間違いがないように送信前は慎重に確認すべきです。また、もし依頼が断られてしまった場合にも必ず返信はしましょう。
OB訪問の確認メールに記載すべき内容
日程・時間・場所
日程と実施場所が決定したら、必ず再度確認します。「◯月◯日△時に、︎
︎へお伺いいたします。」などと記載するのが良いでしょう。繰り返しのように感じるかもしれませんが、お互いの認識にズレがないか確認するために必ず行います。また、オンラインでOB訪問を実施する場合は発行したミーティング用のURLを必ず記載します。
当日の質問内容
当日質問したい内容も事前に確認メールに記載しておくのがベストです。OBも事前に回答の準備ができるため、当日スムーズに進行できます。ただし、あまりに大量の質問を送信することは相手の負担になるため注意しましょう。質問内容に優先順位をつけ、必ず聞きたいことをいくつか記載しておくのがおすすめです。
OB訪問：確認メールの例文
【件名】
◯月◯日（︎）のOB訪問につきまして（◯◯大学／氏名）
【本文】
株式会社◯◯
◇◇部 △△課
︎
︎
︎
︎様
お世話になっております。
◯◯大学◇◇学部△△学科の︎
︎
︎
︎です。
この度はご多忙のところ、OB訪問をご承諾いただき誠にありがとうございます。
◯月◯日（︎） 10:00〜11:00にてお時間をいただけるとのこと、承知しました。
この度はオンラインでの実施のため、会議用URLをご連絡いたします。
【オンラインミーティングURL】
当日はこちらのURLにてよろしくお願いいたします。
また、当日は以下の点についてお聞きしたいと考えております。
・︎
︎様が現在取り組まれているお仕事の内容
・仕事のやりがいとして、どのようなことがあるか
・︎
︎様が就職されていた際に重視していたこと
以上、どうぞよろしくお願いいたします。
それでは◯月◯日にお会いできるのを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。
【署名】
◯◯大学◇◇学部△△学科
︎
︎
︎
︎
電話番号：000-000-0000
メール：○○○@□□.com
ケース3. OB訪問のお礼メール
OB訪問後は、必ずお礼のメールを送ります。忙しいなか貴重な時間を使っていただいたことへの感謝をしっかりと伝えましょう。また、お礼メールはできるだけ当日中に送ると好印象です。
OB訪問のお礼メールで記載すべき内容
時間を作ってくれたことに対するお礼
社会人が忙しい仕事の合間に学生のために時間を作るのは大変なことです。OB訪問が終わったらそれで終わりではなく、必ず最後まで失礼のないようマナーを守りましょう。時間を作ってくださったことや貴重なお話を聞かせてくださったお礼をきちんと相手に伝えます。今後もお会いする機会があるかもしれないことを念頭に置き、最後まで丁寧に接することが大切です。
OB訪問を通して学べたことを伝える
お礼に加えて、今回のOB訪問で話を聞いたことによりどのようなことを学べたのか記載するのもおすすめです。企業や業界への理解が深まったことや新たな発見、就活への参考になったことなど、なるべく具体的に記載すると相手に誠意が伝わります。OB訪問を受け入れて良かったと感じてもらえるでしょう。
OB訪問：お礼メールの例文
【件名】
OB訪問のお礼（◯◯大学／氏名）
【本文】
株式会社◯◯
◇◇部 △△課
︎
︎
︎
︎様
お世話になっております。
本日OB訪問で伺いました◯◯大学◇◇学部△△学科の︎
︎
︎
︎です。
お忙しいなか貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
︎
︎様からお話を伺ったことで◯◯についての理解が深まり、いっそう△△業界への関心が深まりました。
また◇◇という新たな発見もあり、新鮮な驚きでいっぱいでした。
今後も◯◯について勉強し、より理解を深めていきたいと思います。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。
【署名】
◯◯大学◇◇学部△△学科
︎
︎
︎
︎
電話番号：000-000-0000
メール：○○○@□□.com
ケース4. OB訪問：日程調整メール
一度日程が決定した後に、どうしても都合がつかなくなる場合もあります。そのような時には失礼にならないよう日程調整のお願いと謝罪を伝えるメールを送ります。日程調整の必要が発生した場合は、なるべく早く相手に伝えるべきです。もし連絡がOB訪問の直前になってしまった場合は、メールではなく電話で伝えましょう。
OB訪問の日程調整メールに記載すべき内容
日程変更をしなければならない理由
基本的に一度決定した日程を自分から変更することは失礼に当たります。やむを得ない場合もありますが、まずは必ず相手に対する謝罪を伝えましょう。そのうえでできるだけ日程変更が必要になった理由を伝えることがおすすめです。プライベートな用件で伝えたくない場合もありますが、何も伝えないよりはざっくりと概要だけでも伝えると誠意が伝わりやすくなります。
代わりの候補日
都合がつかなくなってしまった日程の代わりの候補日を提示します。なるべく相手が選択しやすいように幅広い日程を提示しましょう。もし先の予定が立たず代わりの候補日が提示できない場合でも、当初の日程を変更しなければならない旨はできるだけ早く伝えます。その後、予定が決定したら再度連絡するのが良いでしょう。
OB訪問：日程調整メールの例文
【件名】
OB訪問日程調整のお願い（◯◯大学／氏名）
【本文】
株式会社◯◯
◇◇部 △△課
︎
︎
︎
︎様
お世話になっております。
◯◯大学◇◇学部△△学科の︎
︎
︎
︎です。
この度は、OB訪問の日程を変更させて頂きたく、ご連絡いたしました。
◯月◯日（︎） △時に貴社へ伺う予定でしたが、急遽大学にて◇◇の予定が入ってしまい、お約束の時間に伺うことが難しくなってしまいました。
大変厚かましいお願いで恐縮ですが、もし可能でしたら以下の日程に変更して頂けないでしょうか。
◯月◯日（
︎） 10:00〜18:00
◯月△日（
︎）12:00〜18:00
◯月◇日（
︎） 10:00〜15:00
上記でご調整が難しい場合には、お手数ですが●●様のご希望の日程を2～3日ほどお知らせいただけますと幸いです。
ご多忙のなか大変お手数をおかけし誠に申し訳ございません。
ご調整のほどよろしくお願いいたします。
【署名】
◯◯大学◇◇学部△△学科
︎
︎
︎
︎
電話番号：000-000-0000
メール：○○○@□□.com
ケース5. 進路決定報告メール
就活が終了し、最終的な進路が決定した場合はOBに報告のメールを送ります。OBが所属する企業が内定先かどうかに関わらず、OB訪問で話をしてくれたお礼と報告を行いましょう。進路が決まったら、なるべく早くメールを送るのがおすすめです。
進路決定報告メールに記載すべき内容
就職活動の結果
就活の結果、内定が出て進路が決定したこと、内定先の企業名、就活を終了したことを伝えます。また、OB訪問で学んだことによって内定を勝ち取れたこと、前向きに取り組めたことなどを伝えると良いでしょう。
OB訪問のお礼と今後の抱負
OBが所属する企業に進路が決定した場合は、OBが上司になる可能性もあります。より丁寧なメールを心がけ、今後の抱負を伝えるのがおすすめです。また、別の企業への進路が決まった場合でも、OB訪問の時間を作っていただいたことへの感謝を伝え、社会人としての抱負を伝えると良いでしょう。今後取引先やパートナーとして一緒に仕事をする可能性もあるため、ご縁を大切にするべきです。
OB訪問：進路決定報告メールの例文
【件名】
就職活動終了のご報告とお礼（◯◯大学／氏名）
【本文】
株式会社◯◯
◇◇部 △△課
︎
︎
︎
︎様
お世話になっております。
◯月◯日にOB訪問のお時間をいただきました◯◯大学◇◇学部△△学科の︎
︎
︎
︎です。
過日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
この度、××株式会社から内定をいただき、就職活動が終了したことをご報告いたします。
︎
︎様のお話を伺うことで〇〇業界について具体的なイメージを持つことができ、就活の軸を見直すことができました。
このことにより内定を勝ち取ることができたと思っております。
お忙しいなかお時間を頂き、誠にありがとうございました。
︎
︎様とは違う企業になりますが、社会人として早く一人前の仕事ができるよう精進してまいります。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
【署名】
◯◯大学◇◇学部△△学科
︎
︎
︎
︎
電話番号：000-000-0000
メール：○○○@□□.com
OB訪問時は自動文字起こしサービスNottaを活用しよう
OB訪問で話を聞くことは就活において非常に有効です。しかし、OBの貴重な話をメモすることに必死で、内容に集中できないと感じたことはありませんか？そんな時におすすめなのが、自動文字起こしサービスのNottaです。Nottaは音声を自動で認識し、リアルタイムで文字起こしを行います。文字起こしをNottaに任せれば、OBの話を正確に記録しつつその場に集中できます。オンラインミーティングの音声を文字起こしすることもできるため、ぜひOB訪問の際には一度Nottaを試してみてください。
会議やオンライン研修など、さまざまなシーンで手軽にご利用いただけます。
まとめ：OB訪問に適切なメールを送ろう
就活生にとってOB訪問は重要ですが、ビジネスメールの書き方がわからず気が進まなかった人もいるかもしれません。ただし、基本的なルールを押さえてメールを送れば、失礼なOB訪問を実施できるでしょう。ぜひこの記事を参考にOB訪問のメールを作成してみてください。
また、OB訪問を実施する際には自動文字起こしサービスNottaの活用がおすすめです。スマホでも使えるため、OBの貴重な話を記録して振り返り、ぜひ就活に活かしてください。
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