オフサイトミーティング

オフサイトミーティングとは?具体的な流れや成功のポイントを解説

オフサイトミーティングについて、以下のように悩んでいませんか?

  • オフサイトミーティングの何がいいのか知りたい

  • オフサイトミーティングの具体的な流れを知りたい

  • オフサイトミーティングを成功させるポイントを知りたい

オフィスでの打ち合わせやミーティングで、なかなかアイデアが出ない時などはオフサイトミーティングが有効です。しかし効果的なオフサイトミーティングを実施するには、ポイントを押さえておく必要があります。

今回はオフサイトミーティングのメリットやデメリット、具体的な流れ、成功させるポイント、オフサイトミーティングの成功事例などを紹介します。また最後には、オフサイトミーティングに有効なツールも紹介します。

初めてオフサイトミーティングを行う方でも分かりやすいように、丁寧に解説しますのでぜひ最後までご覧ください。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングとは、通常のオフィス環境の外で行われるミーティングや会議のことです。主に新しい環境で参加者がリラックスし、創造性やチームワークを促進するために行われます。日常の業務から離れることで、新しいアイデアや戦略を生み出しやすくなることがオフサイトミーティングのメリットです。

具体的な例としては、会社が従業員をリゾート地や会議施設に連れて行き、そこで数日間ワークショップやチームビルディング活動を行うケースです。日常業務に関する議論だけでなく、会社の将来の方向性や従業員の福利厚生に関する話し合いをすることも有効です。

オフサイトミーティングは、参加者に新鮮な視点を提供し、普段はできない深い人間関係の構築やチームの結束を強化する効果があります。ただし適切な計画と実施が必要で、参加者全員が積極的に関与できるようにすることが重要です。

オフサイトミーティングのメリットとデメリット

ここでは、オフサイトミーティングのメリットとデメリットとして以下の3つを紹介します。

  • メリット①:新しい視点と創造性の促進

  • メリット②:チームビルディングと結束の強化

  • デメリット:費用がかかる

メリット①:新しい視点と創造性の促進

オフサイトミーティングのメリット1

オフィス外で行うことで、日常のルーチンから離れ、新しいアイデアや創造的な思考が生まれやすくなります。異なる環境は参加者の思考を刺激し、新鮮な視点をもたらします。

参加者は新しい場所や環境により感覚が刺激され、普段とは異なる視点から物事を見る機会を得られます。これは問題解決やアイデア生成の際に、新たなインスピレーションをもたらすことにも繋がります。

またオフィス外の設定は、よりリラックスした雰囲気を作り出し、参加者が自由に意見を交換しやすくなるでしょう。創造的な思考を促し、革新的なアイデアの共有を促進します。

メリット②:チームビルディングと結束の強化

オフサイトミーティングのメリット2

チームメンバーが一緒に時間を過ごすことで、コミュニケーションとチームワークの改善が期待できます。またオフィス以外の環境では、従業員が日常の役割や地位から解放され、より平等で開放的なコミュニケーションが可能です。

またワークショップやグループディスカッション、アイスブレーキング活動などのチームビルディング活動が組み込まれることもあります。様々な形式でのミーティングは、チームメンバー間の信頼と理解を築き、協力とコミュニケーションスキルを高めるのに役立つでしょう。

オフサイトミーティングで共に過ごす時間は、共有体験を作り出し、チームメンバー間の絆の強化も期待できます。共通の目標や課題に取り組むことで、チームとしての一体感が育まれ、将来のプロジェクトでの協力関係を強める基盤となります。

デメリット:費用がかかる

オフサイトミーティングのデメリット

オフサイトミーティングのデメリットとして最も顕著なのは「費用がかかること」です。オフィス外で会議を行う場合、通常の会議に比べて様々な追加コストが発生します。

まず考えられるコストが、会場のレンタル費用です。例えばホテルの会議室やリゾート施設などを借りる際には、使用料が必要です。この費用はオフィス内で会議を行う場合に発生しないため、オフサイトミーティングのコストといえます。

また交通費や宿泊費がかかる場合もあります。各地に視点などがある企業の場合、参加者が遠方から来るケースも考えられ、電車や飛行機のチケット代、ホテルの宿泊費などがかかります。参加者の人数や移動距離に応じて、コストがかさむことも想定しておきましょう。

加えて、食事の手配も重要な要素です。一日中または数日間のミーティングでは、参加者の昼食や夕食、場合によっては朝食の提供が必要になります。これには食事のコストだけでなく、場合によってはケータリングサービスの費用も含まれます。

オフサイトミーティングの流れ

オフサイトミーティングの流れ

ここでは、実際にオフサイトミーティングを行う際の流れを解説します。大きく以下の3つです。

  • 事前準備

  • 当日の実施

  • フォロー

実際に自分が、オフサイトミーティングを計画することをイメージしながらご覧ください。

事前準備

始めに、ミーティングの目的と達成したい目標を明確にします。これは、会議の全体的な方向性と内容を決定する際の基盤となります。目的は定性的でも構いませんが、目標は数字を用いた定量的なものにしましょう。目標を数値化しておかないと、オフサイトミーティングが有効だったのか判断できなくなるためです。

次に、日程や場所を決定します。可能な限り参加者全員が参加しやすい日程を選び、適切な場所を予約しましょう。場所を選ぶ際は、目的に合った環境や設備を備えている必要があります。

日程や場所を決めたら、時間割や活動内容を詳細に計画しアジェンダの作成に取りかかります。アジェンダは、会議の流れをスムーズに進めるためのガイドとなるため、何度もブラッシュアップしましょう。必要により上司や同僚に相談するのもおすすめです。

アジェンダが完成したら、日程や場所、必要な持ち物、アジェンダ等の情報を事前に参加者に伝えます。その際、参加者の期待値や要望を聞いておきましょう。オフサイトミーティング当日だけでなく、開催前からミーティングに対する気持ちを高めておくことが重要です。

最後に、交通手段や宿泊施設、食事の手配など必要な手配も忘れずに行ってください。せっかくオフサイトミーティングを計画しても、細かい部分でトラブルが起きないようにしましょう。

当日の実施

ここでは、オフサイトミーティング当日の流れを紹介します。はじめにオリエンテーションを行います。ミーティングの開始時に、目的の再確認やアジェンダを使って議題のリストを説明しましょう。例えば「本日は新商品開発のアイデア出しを目的としています」といった具体的な目的の説明が含まれます。

次に、計画された議題に沿ってミーティングを行います。参加者が分かれて話し合うグループディスカッション、意見を発表し合うプレゼンテーション、実践的な作業を行うワークショップなどが含まれます。

オフサイトミーティングの途中では、適切なタイミングで休憩を挟むことも忘れないでください。コーヒーブレイクや昼食時間を適切に挟むことで、参加者がリラックスしたり他の参加者と交流したりできます。休憩時間も有意義になるように、計画的に実施しましょう。

オフサイトミーティングの終わりには、参加者から意見や感想を聞く時間を設けます。方法としては、アンケート形式やオープンディスカッションのように自由に話し合って行う方法があります。

フォロー

オフサイトミーティングが終わった後は、適切なフォローが求められます。まずはフィードバックの分析を行いましょう。ミーティング中に収集した参加者の意見や、感想を分析します。例えばアンケートの結果を見て、どのセッションが有効だったか、改善点は何かを評価します。

フィードバックの分析を行った後は、オフサイトミーティングで得られた学びを共有します。参加者だけでなく、その他の関係者とも知見やアイデアを共有することで、さらに有意義な場とすることが可能です。情報共有のためには、ミーティングの内容を録音したり議事録を作成したりすることが重要です。

最後にミーティングで討議された内容に基づいて、具体的なアクションプランを立てることも重要です。たとえば「今後3ヶ月間で新商品のプロトタイプを作成する」といった計画などです。ミーティングをおこなって終わりではなく、今後に活かせるようにしましょう。

アクションプランを立てた後も、適切に行動できているか状況を定期的に確認することも忘れないでください。必要に応じて、追加のミーティングやアクションの設定が必要になる可能性もあります。

オフサイトミーティンを成功させるポイント

ここではオフサイトミーティングを成功させるポイントとして、以下の5つを紹介します。

  • 目的と目標の設定

  • アジェンダの適切な計画

  • 参加者の積極的な関与

  • フィードバックの収集

  • フォローアップの計画

サイトミーティングを成功させるには、事前の準備から終わった後のフォローアップまで長期間の対応が必要です。1つずつ確認しましょう。

目的と目標の設定

オフサイトミーティングを成功させるためには「目的と目標の設定」が非常に重要です。ミーティングを行う目的と、達成したい具体的な成果を決めることを意味します。

例えばある企業が、新しい製品開発のアイデアを生み出すためにオフサイトミーティングを計画するとします。この場合ミーティングの「目的」は「新製品開発のための創造的なアイデアを生み出すこと」になります。そして、「目標」は「ミーティングの終わりまでに3つの具体的な製品コンセプトを策定すること」などが考えられます。

明確な目的と目標を設定することによって、参加者の意識を統一できます。何を話し合うのか、何を成し遂げる必要があるのかを事前に理解することで、参加者全員が同じ方向を向くことが可能です。

目的は定性的でも構いませんが、目標は数値を用いて定量的にすることをおすすめします。目標を数値化することで、目標達成に対する評価がしやすくなるためです。

アジェンダの適切な計画

オフサイトミーティングを成功させるための、重要なポイントの2つめは「アジェンダの適切な計画」です。アジェンダとは、ミーティング中に行う話し合いや活動の計画された一覧のことです。アジェンダを適切に計画することで、どのトピックをいつ、どのように話し合うかが明確になります。

チームビルディングを目的としたオフサイトミーティングのアジェンダの例を紹介します。

  • オリエンテーションと目的の確認(9:00-9:30)

ミーティングの目的を共有し、一日の流れを説明します。

  • チームビルディング活動(9:30-12:00):

グループワークやアイスブレーキング活動を通じて、チームメンバー間の信頼と協力を深めます。

  • 昼食と自由時間(12:00-13:00):

リラックスと非公式な交流のため、必ず設定しましょう。

  • ビジョンと目標設定ワークショップ(13:00-15:00):

小グループに分かれ、チームの将来の目標を話し合います。

  • 共有とフィードバックセッション(15:00-16:00):

各グループがワークショップでの結果を共有し、全員でフィードバックを行います。

  • まとめ(16:00-16:30):

一日のまとめと感想を共有します。

適切なアジェンダの計画により、ミーティングは効率的かつ有意義に進行します。アジェンダは、ミーティングの目的に合わせて構成されるべきで、参加者が予定を理解し適切に準備できるようにすることが重要です。また柔軟性を持ち、必要に応じてスケジュールを調整できるようにすることも大切です。

参加者の積極的な関与

参加者がオフサイトミーティングに、積極的に関与することも重要です。全ての参加者がミーティングに積極的に参加することで、意見やアイデアを共有できるからです。参加者が能動的に関わることで、より豊かな議論が生まれミーティングの成果が高まります。

新しいマーケティング戦略を立案するために、オフサイトミーティングを開催したとします。その場合、ミーティング前に参加者から、現在のマーケティング戦略に関する意見や新しいアイデアを収集します。事前に情報収集をすることで、参加者は自分の意見が反映されると感じ、ミーティングに積極的に参加する傾向が高まります。

またミーティング中は、対話式の活動を取り入れるのもおすすめです。例えば自由にアイデアを出し合うブレインストーミングやグループディスカッションを行い、参加者が自らの考えを積極的に共有できるようにします。

オフサイトミーティングでは、全員が発言する機会を確保することも重要です。ミーティングを進行するファシリテーターは、全員が発言できるように気を配りましょう。特に普段は控えめな人でも、意見を言いやすい環境を作ることが大切です。

フィードバックの収集

効果的なオフサイトミーティングには「フィードバックの収集」も重要です。参加者からの意見や感想、提案などを評価することで、ミーティングをより効果的にできるとともに、今後の改善点を見つけることも可能です。

フィードバックを収集する方法として、ミーティングの終わりにアンケートを配布し、参加者に記入してもらう方法があります。質問項目は、ミーティングの内容や進行の仕方、参加者の満足度など次回のミーティングに活かせる内容にするのがおすすめです。

フィードバックを収集するための、他の方法としてオープンディスカッションも有効です。参加者全員が自由に意見を述べる時間を設け、ミーティングを進行するファシリテーターが意見を引き出します。参加者全員が発言できるように、ミーティングの場を整理しましょう。

参加者か、直接フィードバックすることに抵抗がある場合、個別の意見収集も検討しましょう。ミーティング後、個別に参加者からメールや面談で意見を収集することも有効です。特に、公開の場で発言しづらい参加者がいる場合に役立ちます。

フォローアップの計画

オフサイトミーティングが終わった後でも「フォローアップの計画」を忘れないようにしましょう。フォローアップとは、ミーティング後に取るべき行動や次のステップを計画し実行することを指します。ミーティングで得られたアイデアや意見が、具体的な成果につながることも目指さなければいけません。

具体的なフォローアップ計画に、行動計画の明確化があります。ミーティングで出たアイデアや提案を具体的な行動計画に落とし込みます。例えば「新製品のコンセプト案を次の会議までに作成する」といった具体的な目標を設定しましょう。

行動計画を立てる際は、各計画に対し担当者を決定することも重要です。誰が何を行うかを明確にすることで、誰がやるかを確認する時間が省けて計画の進行がスムーズになります。

オフサイトミーティングの成功事例

ここでは、イベントの企画運営を行う「スペースマーケット」のオフサイトミーティング事例を紹介します。プロダクトマネジメント研修として、各部署の担当者が集まり、都心のレンタルスペースで1Dayの合宿を行っています。

営業チームやエンジニアデザインなど各部署の責任者が集まり、課題や今後の方針、開発の方向性などを話し合います。各部署の責任者が会社を離れて話し合うことで、全てのチームが同じ方向を向いて業務ができるようになりました。

またエンジニアチームだけで行われる、オフサイトミーティングもあります。普段社内でゆっくり議論できないような新機能開発や、業務のフローの見直しなどが話し合われています。

参考:【レポート】オフィスを捨てよ、町へ出よう 〜オフサイトミーティングのすゝめ〜

効果的なオフサイトミーティングにはNottaがおすすめ

Nottaがおすすめ

効果的なオフサイトミーティングを運営するには、様々なツールを使うことも検討しましょう。中でも議事録作成においては、自動文字起こしサービス「Notta」の活用がおすすめです。

Nottaはミーティングや会議の内容を記録し、後でレビューする際に非常に役立つツールです。目の前で話し合われているミーティングの内容を録音するとともに、自動で文字起こしできます。

文字起こしした内容は、後で議事録として利用できます。手書きやタイピングによる記録をしなくてもいいため、議論に集中できる点が大きなメリットです。テキスト化された議論内容を後から確認すれば、重要なポイントやアクションアイテムを抽出する際に便利です。

またミーティングの内容を記録しておけば、ミーティングに参加できなかった人々に対して、議論の内容を共有する際にも役立ちます。ミーティングで出たアイデアや決まった方向性を、簡単に共有できます。

さらに自動文字起こしサービスを活用するメリットとして、多言語参加者のサポートができる点も見逃せません。Nottaは58の言語に対応しているため、異なる言語を話す参加者間のコミュニケーションをサポートすることが可能です。

まとめ

今回はオフサイトミーティングについて、詳しく解説しました。内容を簡単にまとめると以下のとおりです。

  • 会社を離れてミーティングを行うことで新しい視点を得られる

  • 事前の準備やミーティング後のフォローが重要

  • 参加者が積極的に発言できるような仕組みづくりが必要

新しいアイデアが欲しい場合や、社員の積極性を求めている場合オフサイトミーティングは有効です。効率的なオフサイトミーティングを開催するには、今回紹介したような内容を意識してみてください。

またミーティングの内容を記録しておくための、議事録作成には自動文字起こしサービス「Notta」の活用がおすすめです。無料でも月120分(リアルタイム文字起こし:1回につき3分まで、音声ファイルの文字起こし:1回につき5分まで)の文字起こしができますので、気になる方はNotta公式ホームページから試してみてください。

議事録は文字起こしツールを使って効率的に作成しよう!

Nottaは日本語に特化した国内最先端AI音声文字起こしツールです。

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