オンラインコミュニケーションとは？今さら聞けない種類や課題、対処法を解説
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リモートワークが広く普及した近年では、オンラインコミュニケーションが当たり前になりました。オンラインコミュニケーションは、離れた土地にいる人とも手軽にコミュニケーションが取れるなど多くのメリットがあります。
一方で、「雰囲気やニュアンスが伝わりにくい」「会話のリズムが取りづらい」などの課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、オンラインコミュニケーションの種類やメリット、よくある課題から対処法まで詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
オンラインコミュニケーションとは
オンラインコミュニケーションとは、インターネットを介してオンライン上で行われるコミュニケーションです。PCやスマホ、タブレットなどの通信機器を利用して、1対1もしくは複数人で会話や情報のやりとりを行います。インターネット環境と通信機器さえあれば遠方にいる人ともすぐにコミュニケーションが取れるため、新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけにビジネスや教育現場などで急速に普及しました。
オンラインコミュニケーションの種類
オンラインコミュニケーションにはさまざまな種類があり、代表的なものはテキストコミュニケーション、ボイスコミュニケーション、ビデオコミュニケーションの3つです。3種類の特徴について解説します。
テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションは、メールやチャットなどを使用して文章でコミュニケーションを取る方法です。手軽で導入しやすく、相手の仕事を中断させる心配がないというメリットがあります。また、テキストを記録として残せるため、連絡ミスやトラブルを防ぐためにも効果的です。
ボイスコミュニケーション
ボイスコミュニケーションは、電話やツールの通話機能を使用して声でコミュニケーションを取る方法です。双方向にリアルタイムでの会話ができるため、緊急性の高い連絡や、テキストでは伝わりにくい内容を伝えるためによく利用されます。
ビデオコミュニケーション
ビデオコミュニケーションは、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールを使用して音声と動画でコミュニケーションを取る方法です。お互いの顔を見ながら会話ができるため、テキストや声だけよりも内容や雰囲気が伝わりやすいメリットがあります。また複数人でのコミュニケーションも取れるため、会議や授業、研修などあらゆる場面で利用されています。
オンラインコミュニケーションの形式
オンラインコミュニケーションは、公開型と非公開型、同期型と非同期型という形式に分類できます。それぞれの特徴について見ていきましょう。
公開型・非公開型
公開型は、組織内のメンバーであれば誰でも見ることのできるコミュニケーション形式です。一方で非公開型は、組織内でも一部のメンバーしか見ることができないコミュニケーション形式を指します。
たとえば社内SNSは公開型、メールは非公開型に該当します。また、必要に応じて公開・非公開を設定できるツールも存在します。
同期型・非同期型
同期型は、自分と相手が同じ時間、同じタイミングでやり取りをするコミュニケーションです。一方で非同期型は、自分と相手が違う時間、違うタイミングでもやり取りができるコミュニケーションです。
たとえば電話やオンライン会議は同期型、掲示板やチャット、メールは非同期型に該当します。
オンラインコミュニケーションのメリット
オンラインコミュニケーションを活用することで、対面でのコミュニケーションにはない多くのメリットを得られます。ここでは具体的なオンラインコミュニケーションのメリットについて3つ紹介します。
1.場所を問わずコミュニケーションが取れる
オンラインコミュニケーションは、通信機器とインターネット環境さえあれば離れた場所にいる人とも簡単にコミュニケーションが取れます。近年ではオンラインコミュニケーションツールが進化していることもあり、重要な商談などもオンライン化することが増えました。また、地方や海外にいる人ともコミュニケーションが取れるため、今までよりも多くの情報を得たり、企業は居住地に関係なく優秀な人材を雇用することも可能になります。
2.仕事の生産性が向上する
対面でのコミュニケーションを行う場合、移動費や場所の確保が必要です。一方でオンラインコミュニケーションなら、これらのコストや手間がかかりません。必要な時にすぐ情報共有ができるため、意思決定の迅速化などが可能になり仕事の生産性が向上します。
3.多様な働き方を実現できる
オンラインコミュニケーションを活用すれば、リモートワークをはじめさまざまな働き方に対応できます。企業にとっては制約なく優秀な人材を雇用でき、社員にとっては働き方の選択肢が増えることで満足度向上につながるでしょう。企業の成長や離職率の低下に効果的です。
オンラインコミュニケーションの課題
メリットの大きいオンラインコミュニケーションですが、一方で課題も指摘されています。一般的に多くの人が感じているオンラインコミュニケーショの課題は次の3つです。
1.真意や感情、ニュアンスが伝わりにくい
対面でのコミュニケーションに比べて、オンラインでのコミュニケーションは情報量が少なくなりがちです。そのため相手の意図を正確に理解するのが難しいという課題があります。特にテキストコミュニケーションはもっとも情報量が少ないため、相手に正しく意図を伝えるための文章力やフォローが必要となります。
ビデオコミュニケーションの場合は表情や声、身振り手振りなどで表現ができますが、対面コミュニケーションと比較すると雰囲気やニュアンスは格段に伝わりにくくなるでしょう。
2.コミュニケーションのテンポが悪くなる
対面での会話なら、その場の空気やテンポなどを感じ取りやすいため、スムーズなコミュニケーションが可能です。しかしオンラインコミュニケーションはそのようなリズムを感じ取りにくいため、スムーズに進まない場合もあります。
また、インターネット環境が悪い場合、通信が遅延し会話にタイムラグが生じることもあります。さらに完全に中断されてしまう場合もあるため、重要な商談などの際には特に注意が必要です。
3.ツールを使いこなす必要がある
オンラインコミュニケーションは何かしらのツールを利用します。そのため、スムーズにコミュニケーションを取るにはある程度使用するツールの操作に慣れておかなければなりません。人によっては不慣れな場合もあるため、企業や教育現場などでオンラインコミュニケーションを実施する場合は操作方法などの教育が必要になる場合もあります。
オンラインコミュニケーションにおける課題の対処法
では、前章で挙げたような課題を解決するにはどうしたら良いのでしょうか？ここでは、具体的な対処方法について解説します。
1.ファシリテーションスキルを習得する
ファシリテーションスキルとは、会議をスムーズに進行させるために調整する能力のことです。オンラインコミュニケーションを円滑に進めるためには、ファシリテーターとして参加者に発言を促したり、反応を確認したりする役割が重要になります。オンラインコミュニケーションを無駄なくを有意義なものにするには、ファシリテーションスキルを習得するのがおすすめです。
2.事前にアジェンダを用意する
アジェンダとは、予定している会議の議題内容や目的、流れをまとめたものです。対面よりも会話のテンポが難しいオンラインコミュニケーションでは、事前に主催者がアジェンダを用意しておくことで、議論すべき内容が明確になりスムーズに進行しやすいメリットがあります。できれば会議が始まる前に参加者全員にアジェンダを共有しておくと、それぞれが発言する内容を事前に検討できるためより効果的です。
3.伝え方を工夫する
たとえばまったく同じ内容を伝える場合でも、対面でのコミュニケーションと比較するとオンラインコミュニケーションでは伝わりにくい場合があります。そのため、オンラインコミュニケーションの場合はより正確にわかりやすく伝えることを意識しましょう。状況に応じて画像や資料などを活用することもおすすめです。
また、オンラインコミュニケーションは雰囲気やニュアンスも伝わりにくいため、淡々と伝えるだけでは相手からすると怒っているように感じられることもあります。丁寧な言葉使いやフォローを添えることも重要です。
4.テキストには絵文字やスタンプを活用する
もっとも表現が難しいテキストでのコミュニケーションには、絵文字やスタンプを活用するのがおすすめです。自分の感情が伝わりやすくなったり、相手にソフトな印象を与えたりすることができます。ビジネスにおけるテキストは堅苦しい印象になりがちですが、絵文字やスタンプを適度に活用することを意識しましょう。
オンラインコミュニケーションをより効率的に-Notta
前章でお伝えしたように、オンラインコミュニケーションの課題を解決するにはさまざまなポイントに配慮しなくてはなりません。さらに、より効率的にコミュニケーションを取るには、自動文字起こしツールのNottaがおすすめです。
Nottaは、日本語・英語など58言語に対応したAI音声文字起こしサービスです。リアルタイムでの音声の文字起こしや、録音データを自動でテキストに変換してくれます。また、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議にも対応しています。オンライン会議に参加させることでAIが話者を自動判定し、会話の内容をテキスト化してくれるのです。テキストデータはさまざまな言語に翻訳し、簡単に海外の方へ共有することもできます。
Nottaを活用することで、オンライン会議での議事録の作成をすべて任せられるようになります。メモに気を取られることなくオンラインコミュニケーションに集中できれば、円滑に会議を進行できるでしょう。
会議やオンライン研修など、さまざまなシーンで手軽にご利用いただけます。
よくある質問
Q: オンラインコミュニケーションにはどのようなツールやプラットフォームがありますか？
A：
チャットツール（例：Slack、Microsoft Teams）
オンライン会議ツール（例：Zoom、Google Meet）
グループウェア（例：Google Workspace、Microsoft 365.）
Q：オンラインコミュニケーションのセキュリティについて心配です。どのように対策すれば良いですか？
A：リスト形式で
強力なパスワードの使用と定期的な変更
データの暗号化ができるツールを選ぶ
使用する端末にウイルス対策ソフトを導入する
Q：オンラインプレゼンスとは何ですか？
A：オンラインプレゼンスは、インターネットを通じて自己表現や情報発信を行うことです。個人や企業のイメージ形成やブランディングに影響を与える重要な要素とされています。
まとめ：効果的にオンラインコミュニケーションを活用しよう
オンラインコミュニケーションは場所を問わず手軽にさまざまな人とやりとりができます。メリットが多いため、今後もさらに普及していくでしょう。一方で、感情やニュアンスが伝わりにくい、会話のテンポが悪くなりがちなど、課題も抱えています。ぜひ今回紹介した対処法を実践して、効果的にオンラインコミュニケーションを活用してみてください。また、オンラインコミュニケーションをより効率的にするには、Nottaの活用もおすすめです。ぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。
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