オンライン説明会とは？メリットやコツ、便利なツールを紹介！

新型コロナウイルス感染症流行の影響により、オンライン説明会を実施する企業が増えています。オンライン説明会とは、インターネット上で行う会社説明会のことです。しかし、今まで対面で行っていた会社説明会をどのようにオンラインに移行したら良いのか悩む企業も多いのではないでしょうか。この記事ではオンライン説明会の特徴や成功させるコツ、おすすめのツールについて紹介します。ぜひ参考にしてください。

オンライン説明会とは

オンライン説明会とは、PCやスマホを利用してインターネット経由で参加できる会社説明会のことです。そもそも会社説明会とは、企業が就活生に向けて自社の方針や業務内容などについて説明したり、就活生が企業の担当者に質問を行うことができる就職活動のためのイベントを指します。従来は就活生が企業に指定された会場に足を運び対面で行うことが主流でした。この会社説明会をインターネット上で行うのがオンライン説明会であり、メリットの多さから導入する企業が増加しています。

オンライン説明会が注目される理由とは？

オンライン説明会が注目を集める理由は2020年に流行した新型コロナウイルス感染症の影響が大きいです。オンライン説明会なら感染リスクを抑えられるため、急速に導入する企業が増えました。またIT化が進み近年ではほとんどの就活生がPCやスマホを所有しています。就活のための情報収集はインターネット上で行うことが主流となり、説明会も同様にオンラインで参加したいと考える学生が増えていることも理由の一つです。

オンライン説明会の人数は？

オンライン説明会はPCやスマホがあればどこからでも参加できるため、会場の収容人数などを気にする必要がありません。たとえばある企業が開催するオンライン説明会は、30名程度が参加する小規模なものから250名以上が参加する大規模なものまで、目的に合わせて開催されています。また一日に2〜3回行われることもあります。ただしオンライン会議ツールを使用する場合、各ツールやプランによって参加可能人数が制限される場合があるので注意しましょう。また参加者との対話が必要な場合はコミュニケーションに無理のない人数にするなど、説明会の内容によって適切な人数を設定する必要があります。

オンライン説明会の種類

オンライン説明会の開催方法には以下のような種類があります。

ライブ配信型

開催時間が設定され、企業側と就活生が同じ時間に参加してリアルタイムで説明会を開催する方法です。同じ時間を共有するため就活生から質問できるなど、双方向でコミュニケーションが取れることがメリットとされます。ただし開催時間に合わせて参加しなければならないことや、企業は配信の都度説明をしなくてはならないため負担が大きくなることはデメリットでしょう。

録画配信型

企業が事前に説明会の映像を録画し、就活生に配信する方法です。いつでも視聴できるため就活生は自身の都合に合わせられます。企業側も一度録画しておけば繰り返し説明をする必要がないため工数を削減できるでしょう。ただし説明会中に質問ができないなど、リアルタイムでのコミュニケーションが取れないことがデメリットです。

オンライン説明会のメリット・デメリット

オンライン説明会のメリット

採用活動の効率化

従来の対面での会社説明会では、会場準備や運営スタッフの手配などに多くのコストや人的リソースを費やしていました。さらに地方で行う場合は多くの交通費や移動時間を要します。一方オンライン説明会ならインターネット環境さえあればどこからでも開催できるため、会場準備や移動などにかかる時間とコストが削減でき効率的な採用活動が可能になります。

多くの就活生に参加してもらいやすい

オンライン説明会は就活生にとっても時間やコストを効率的に使えることがメリットです。今までは交通費や移動時間の関係であきらめていた遠方での会社説明会にも、自宅から気軽に参加できます。企業にとってもより多くの就活生に自社について知ってもらうことで多様性のある人材採用につながります。

オンライン説明会のデメリット

コミュニケーションには工夫が必要

オンライン説明会は対面での説明会と比較して、相手の状況がわかりにくくコミュニケーションが難しい場合があります。就活生は質問しづらいと感じることもあるため、双方でコミュニケーションが取りやすいよう工夫が必要かもしれません。たとえばライブ配信型では就活生にリアクションしてもらう仕組みを作ったり、録画配信型ではアンケートに回答してもらったりなどの対策がおすすめです。

会社の雰囲気が伝わりにくい

オンライン説明会は実際のオフィスに足を運ぶわけではないため、会社の雰囲気や魅力が伝わりにくいというデメリットもあります。一方的な説明だけでなく、オフィスの様子を映像で配信したり、実際に働く社員へのインタビューを設けたりなど説明会の構成を工夫する必要があるでしょう。

オンライン説明会を成功させるコツ

オンライン説明会のメリットを活かして成功させるためのコツについて紹介します。

飽きさせないコンテンツを作る

オンライン説明会は参加しやすい反面、簡単に退出もできてしまいます。就活生に最後まで説明会に参加してもらい企業への理解度を深めてもらうには、飽きさせない魅力的なコンテンツ作りが重要です。一方的な説明にならないよう複数人の会話を取り入れて変化をつけたり、スライドの作り方を工夫したりなどの対策をすると良いでしょう。

チャット機能を活用する

オンライン説明会でのコミュニケーションを活性化するには、チャット機能を利用するのがおすすめです。「質問があればチャットで送信してください」と事前に案内しておけば、就活生が発信しやすくなります。またオンライン会議ツールに搭載されているリアクションボタンを案内することで、就活生の意思表示を確認しながら進めることも可能です。

次のアクションへの動線を作る

説明会の受講からエントリーへつなげるために、次のアクションをわかりやすく示しておくことも重要です。説明会の最後にURLやQRコードを表示してエントリーフォームへ誘導したり、メールでのアフターフォローを行ったりすると良いでしょう。就活生が迷わずすぐに次のアクションを起こせるような仕組み作りをしておくことが大切です。

オンライン説明会の注意点

オンライン説明会を開催する際には、以下のポイントに注意しましょう。

インターネット環境を整えておく

インターネットを通じて開催するオンライン説明会は、通信環境が悪いと中断したり遅延が発生したりしてしまいます。特に多くの人が参加する場合は通信が混み合うため、余裕を持った通信帯域を整えておきましょう。事前に参加者にも通信環境の確認を行ってもらうよう案内しておくと良いです。

適切なツールを選ぶ

オンライン説明会に利用できるツールにはさまざまな種類があります。それぞれ参加可能な人数や制限時間、料金が違うのでしっかりと比較して自社のニーズに合ったものを選びましょう。

リハーサルを行う

オンライン説明会は使用するツールや通信環境により思わぬトラブルが発生する可能性があります。事前に社内でリハーサルを行い、聞こえにくい部分はないか、伝わりにくい部分はないか確認しておきましょう。ツールの操作に慣れておくことも大切です。

参加者の反応を確認する

オンライン説明会は対面の説明会よりも参加者の反応がわかりづらく、コミュニケーションが希薄になりがちです。説明会の途中でこまめに参加者に質問したり表情を見たりして、内容を理解できているか、疑問はないかなど反応を確認しましょう。

時間配分に気をつける

特にライブ配信型の場合は、限られた時間内で内容をきちんと伝えられるよう時間配分に注意しましょう。オンライン説明会は参加者からコミュニケーションを取りづらい側面があります。そのため参加者がゆっくり考えて質問できる環境を作れるように、余裕を持った進行が大切です。

オンライン説明会に最適なツール

オンライン説明会の実施に欠かせない、代表的なツールそれぞれの特徴について紹介します。

Zoom

オンライン会議ツールとして有名なZoomは、業界・業種を問わずユーザー数が非常に多いため使い慣れている人も多いかも知れません。回線が安定していることが特徴で、URLをクリックするだけで参加できるなど利便性にも優れています。

参加者は無料で使用でき、開催者が有料プランに加入すれば最大500名まで参加可能です。さらにオプションで「Zoom ウェビナー」を追加することにより最大1万人まで参加可能になります。ZoomミーティングとZoomウェビナーを使い分けることで、少人数の面接から大規模なオンライン説明会まで対応できます。

Google Meet

Googleが提供するオンライン会議ツールのGoogle Meetは、シンプルで使いやすいことが特徴です。またもともと企業向けサービスの一つとして作られたため、セキュリティ性能に優れています。Googleアカウントを持つ人なら誰でもブラウザから無料で使用でき、Zoomと同じく開催者が有料プランに加入することで最大500名まで参加可能になります。

さらにGmailやGoogleカレンダーなどほかのGoogleサービスとの相性は抜群なため、連携することでより利便性が向上します。Zoomと比較すると大規模な人数の説明会は難しいですが、セキュリティ面やブラウザからの気軽な参加を重視する人にはおすすめです。

Microsoft Teams

Microsoftが提供するビジネスコミュニケーションツールのTeamsは、チャットや通話機能だけでなくオンライン会議ツールとしても活用できます。Microsoftアカウントがあれば無料で利用でき、Officeアプリとの連携機能もあるためMicrosoft製品を使用している人には特におすすめです。

有料プランに加入すれば一つの会議につき最大300名まで参加可能で、ウェビナー機能を利用できるプランでは最大1,000人まで参加可能なウェビナーを開催できます。 

Notta

NottaはAIによる高度な音声認識が可能な自動文字起こしツールです。オンライン説明会の内容をテキスト化したい場面は多いのではないでしょうか。テキストデータを就活生に配布したり、内容をブラッシュアップするためにテキストで整理できれば便利です。ただし、特にライブ配信型のオンライン説明会で内容を正確に書き起こすには、話すスピードが早くメモをするのが難しいでしょう。そこでおすすめなのがNottaを活用することです。

ウェブ会議アシスタントのNotta Botをオンライン説明会に参加させることで、会議の内容をリアルタイムで自動的に文字起こしすることができます。Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsすべてに対応しており、どのツールを選択しても利用可能です。話者の区別や句読点の挿入も自動で行うため、精度の高いテキストデータが完成するでしょう。

会議終了後は必要に応じてテキストの編集が可能で、他者との共有もURLを発行することにより簡単に行えます。手軽な操作でオンライン説明会の内容を文字起こしし、便利に活用できるのです。

まとめ

オンライン説明会はメリットが多く、就活生が参加しやすいことから今後さらに主流となっていくことが予想されます。オンライン説明会を成功させるには、自社に合ったツールを選択することが重要です。今回紹介したオンライン会議ツールはどれも代表的なものですが、それぞれの特徴を理解して選ぶと良いでしょう。

さらに自動文字起こしツールのNottaを導入することで、オンライン説明会をテキスト化して便利に活用できます。今回紹介した3つのオンライン会議ツールすべてに対応しているので、ぜひNottaの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。