Otolio（旧：スマート書記）とは？主な機能・メリット・料金体系を解説

現代のビジネス環境では、会議の記録や情報共有を効率化することが重要です。Otolio（オトリオ、旧称：スマート書記）は、会議音声を活用し、文字起こしや議事録作成、情報共有などの会議業務を支援するAIサービスです。2025年12月1日に「スマート書記」から現在の名称へ変更されました。

本記事では、Otolioの基本機能から導入メリット、実際の活用事例まで、包括的に解説いたします。

Otolioの基本機能と特徴

Otolioとは

Otolioは、会議音声を活用し、会議前の準備から会議中の記録、会議後の情報共有まで、会議に関わる業務の効率化を支援するAIエージェントです。音声認識技術により会議の内容を自動で文字起こしし、構造化された議事録を生成します。手作業で行っていた文字起こしや議事録作成を支援し、会議後の作業負担軽減が期待できます。

主要機能と特徴

Otolioの核となる機能は以下の通りです：

• AIによる文字起こし: リアルタイムでの音声からテキストへの変換

• 自動話者分離: 複数の参加者の発言を自動で区別

• 議事録の自動生成・編集: 業界や会議種別に応じたテンプレート提供

• 録音・文字起こし・議事録の一元管理: 作成された議事録の検索と編集が可能

• クラウド保存: セキュアなクラウド環境でのデータ管理

• AI要約とToDoの整理

• 作成した議事録の共有

• 外部ツールとの連携

従来の会議記録方法との違い

従来の会議記録では、以下のような課題が存在していました：

1. 時間的コスト: 会議後の議事録作成に多くの時間を要する

2. 情報の取りこぼし: 手動記録による重要情報の見落とし

3. 一貫性の欠如: 記録者によって議事録の質が左右される

4. 共有の遅れ: 議事録の完成までに時間がかかり、情報共有が遅れる

Otolioの導入により、これらの課題は大幅に改善され、会議の効率性と生産性が向上します。

利用シーン

Otolioは、以下のような場面で活用できます。

• 社内会議（定例、プロジェクト、経営会議）

• 営業商談・顧客ヒアリング

• 採用面接・1on1・評価面談

• 顧客インタビュー・ユーザーリサーチ

• 研修・セミナー・ウェビナーの記録

• 現場の打合せ・フィールドワークの記録

これらは「録音→文字起こし→編集→共有」という流れにフィットする代表例です

使い方（ワークフロー）

Otolioでは、会議前に予定や関連情報を準備し、会議中の音声を録音・文字起こしできます。会議後は、AIが生成した議事録やToDoを確認・編集し、関係者へ共有できます。具体的な操作方法は、利用環境や機能のアップデートによって異なるため、最新の公式マニュアルをご確認ください。

OtolioはPCのほか、iOS・Androidアプリにも対応しています。ただし、利用できる機能や操作方法はデバイスによって異なります。

Otolioの導入メリット

議事録作成時間の短縮

Otolioは、会議音声の文字起こしや議事録の生成をAIで支援します。会議後に一から内容を書き起こす必要がなく、生成された内容を確認・編集することで、議事録作成にかかる時間と負担を軽減できます。

議事録作成の自動化

手作業による議事録作成は、記録者によって内容や品質にばらつきが生じることがあります。Otolioでは、AIによる文字起こしや話者分離、要約、ToDoの整理などを活用し、会議の内容を効率的にまとめられます。ただし、録音環境などによって認識結果が異なるため、共有前の確認・編集が必要です。

チーム間の情報共有を効率化

Otolioで作成した議事録は、関係者と共有できます。会議に参加できなかったメンバーも内容や決定事項、今後のタスクを確認しやすくなり、チーム内の情報格差の解消や円滑な業務進行に役立ちます。

業務工数とコストの削減

文字起こしや議事録作成を効率化することで、会議後の作業工数を削減できます。担当者は議事録作成に費やしていた時間をほかの業務に振り向けられるため、人的リソースの有効活用や業務全体の生産性向上が期待できます。

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Otolioの導入ステップ

導入前の準備と検討事項

Otolioの導入を検討する際は、現在の課題や利用目的を事前に整理することが重要です。主に以下の点を確認しましょう。

• 現状の課題：議事録作成や会議後の情報共有にかかる時間

• 導入目的：文字起こし、議事録作成、情報共有など、効率化したい業務

• 利用量：月間の会議回数・時間と、必要なAIクレジット

• 利用範囲：対象となる部署、利用者、会議の種類

• 必要な機能：外部ツール連携やセキュリティ機能

• 運用体制：管理者、利用者、議事録の確認・共有担当者

導入までの流れ

Otolioの導入は、以下の流れで進めます。

1. 公式サイトから問い合わせる

2. 担当者との打ち合わせやデモを通じて、利用目的と会議量を確認する

3. 14日間の無料トライアルで機能や操作性を試す

4. 導入を決定した場合は申込書を提出する

5. アカウントや権限、外部ツール連携などの初期設定を行う

6. カスタマーサクセスチームの支援を受けながら運用を開始する

初期設定と運用ルールの整備

利用開始前に、アカウントの作成や権限設定、必要な外部ツールとの連携を行います。また、録音の許可取得、議事録の確認・編集、共有範囲、データの保存期間など、社内の運用ルールも決めておきましょう。

ユーザートレーニングの実施

Otolioを効果的に活用するには、利用者が基本的な操作方法を理解しておくことが大切です。導入時には、以下の内容を周知しましょう。

• 録音や文字起こしの基本操作

• 音声を明瞭に収録するための注意点

• AIが生成した議事録の確認・編集方法

• 議事録や音声データの共有方法

• データ管理とセキュリティ上の注意事項

運用開始後の効果測定

導入後は利用状況を定期的に確認し、運用方法を改善します。効果測定には、以下のような指標を活用できます。

• 議事録作成時間の削減状況

• 会議後の作業工数

• Otolioの利用率

• AIクレジットの使用量

• 生成された議事録の修正量

• 利用者の満足度

• 情報共有にかかる時間

Otolioの料金プランと選び方

料金体系の概要

Otolioの料金は、「初期費用＋AIクレジット」で構成されています。AIクレジットは、文字起こしやAI要約、メールの自動生成など、AI機能の利用に応じて消費される月々の利用枠です。

Otolioは人数課金ではないため、アカウントを追加しても料金は変わりません。具体的な金額は会議の量や利用方法によって異なり、ヒアリング後に個別に提案されます。

基本的な機能は料金に含まれていますが、SAML認証やIPアドレス制限など、一部のセキュリティ機能はオプションです。また、AIクレジットが不足した場合は、申請によって追加購入できます。

14日間の無料トライアルが用意されており、機能制限なく実際の利用環境で操作性を確認できます。

参考：Otolio公式料金ページ

料金を検討する際のポイント

Otolioは利用人数ではなく、主にAI機能の利用量によって料金が決まります。そのため、従業員数だけでなく、以下の項目をもとに必要なAIクレジットを検討することが重要です。

• 月間の会議回数と平均会議時間

• 文字起こしやAI要約を利用する会議の割合

• 利用する部署と対象業務

• 月ごとの会議量の変動

• 必要な外部ツールとの連携

• SAML認証やIPアドレス制限などのセキュリティ要件

導入前に実際の会議量を整理し、14日間の無料トライアルで利用状況を確認すると、自社に適したAIクレジットを見積もりやすくなります。運用開始後も利用量を定期的に確認し、必要に応じて契約内容を見直しましょう。

他におすすめのツール：Notta

他におすすめの会議記録ツールとして、Notta が挙げられます。

58言語の文字起こしとバイリンガル対応

Nottaは、58言語の文字起こしに対応しています。また、バイリンガル文字起こし・翻訳機能では、対応する23言語から任意の2言語を選択できます。異なる言語が使われる会議や、多国籍チームでの情報共有にも活用できます。

AI要約機能

Nottaは、文字起こしした内容から要点や決定事項、アクションアイテムなどを整理するAI要約機能を提供しています。会議内容を短時間で把握しやすくなり、議事録の確認や会議後の対応を効率化できます。

外部ツールとの連携

Nottaは、以下をはじめとする外部ツールとの連携に対応しています。

• Web会議ツール：Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex

• コラボレーションツール：Slack、Notion

• カレンダー：Googleカレンダー、Outlook

• CRM：Salesforce、HubSpot、Zoho CRM

普段利用しているツールと連携することで、会議の記録から議事録の共有、顧客情報の管理までの作業を効率化できます。対応する連携先や利用条件はプランによって異なるため、導入前に公式サイトで確認しましょう。

セキュリティ対策

NottaはISO 27001認証を取得しているほか、SOC 2 Type IIの監査を完了しています。また、通信や保存データの暗号化、アクセス権限の管理、操作ログ、IPアドレス制限などのセキュリティ機能を提供しています。

ただし、利用できる機能はプランによって異なります。機密情報を扱う場合は、自社のセキュリティ基準や業界の規制と照らし合わせて確認することが重要です。

Nottaの料金プランとコストパフォーマンス

Nottaは、企業の規模に応じて柔軟な料金プランを提供しています：

導入実績と評価

Notta公式サイトによると、累計利用者数は1,500万人、導入企業数は5,000社を超え、日経225構成企業の72％で利用されています。企業規模や業種を問わず、会議、商談、インタビューなど幅広い場面で活用されています。

Nottaを評価する際は、主に以下の点が確認されています。

• 日本語を含む多言語の文字起こし

• シンプルで操作しやすいインターフェース

• AI要約やアクションアイテムの整理

• Web会議、カレンダー、CRMなどとの連携

• チームでの議事録の共有・管理

• 導入後のサポート体制

Apple App Store、G2、Capterraなどにも利用者レビューが掲載されています。ただし、評価点は随時変動するため、記事内に固定した数値を記載する場合は、調査日と参照元を明記しましょう。

まとめ

Otolio（旧：スマート書記）は、会議音声を活用し、文字起こしや議事録作成、情報共有などの会議業務を支援するAIサービスです。一方、Nottaは、多言語の文字起こしやAI要約、外部ツールとの連携など、幅広い機能を提供しています。

両サービスでは料金体系や対応する業務範囲が異なります。会議の量、必要な機能、外部連携、セキュリティ要件などを比較し、自社の利用目的やワークフローに適したサービスを選びましょう。

Nottaが選ばれる理由は？

① 日本語特化のAIで業界トップの文字起こし正確率が実現、複数言語の文字起こしと翻訳も完璧対応

② 驚いほどの認識速度で文字起こし作業効率化が実現、一時間の音声データがただの5分でテキスト化

③ 国内唯一のGM・Zoom・Teams・Webex連携できるAI会議アシスタント、事前の日程予約から会議を成功に導く

④ AI要約に内蔵されるAIテンプレートで会議の行動項目、意思決定やQ&Aなどを自動作成
（カスタム要約テンプレートでインタビューや営業相談など様々のシーンでの効率化を実現）

⑤ 一つのアカウントでWeb、APP、Chrome拡張機能が利用でき、データの同期と共有はカンタン

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