スプレッドシートで議事録を作る方法｜項目設計・関数・権限まで

スプレッドシートで議事録を作成する際、「もっと効率的にできないか」「見やすいフォーマットがわからない」と感じていませんか。自己流で作成していると、後から情報が探しにくかったり、共有設定で手間取ったりすることがよくあります。

本記事ではスプレッドシートを使った議事録の作り方を、基本的なシート設計から分かりやすく解説します。すぐに使える列設計のサンプルや入力の手間を省く関数、タスク管理に役立つ条件付き書式の設定方法まで、具体的な手順を紹介します。さらにGoogleドキュメントとの使い分けや、よくある失敗例への対策も網羅しています。

この記事を読めば、誰でも整理されていて分かりやすい議事録を、素早く作成できるようになるでしょう。効率的に議事録を作成できるツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

スプレッドシートで議事録を作る方法

シート設計の基本

議事録を作成する際は、最初にシートの基本設計を丁寧に行うことが大切です。土台がしっかりしていないと、後から情報を探しにくくなったり、入力ミスが起きやすくなったりするためです。

具体的には「列の項目」「データの種類」「入力規則」「チェックボックスの有無」の4点を最初に決めます。日付の列には正しい形式でしか入力できないように制限をかけることもできますし、タスクの完了を示すチェックボックスも便利です。これらの基本設計を整えることで、誰にとっても使いやすい議事録の基礎が完成します。

列設計のサンプル

議事録の列項目は、会議の内容を正確に残すために不可欠です。必要な情報が整理されていると、後から見返したときに状況をすぐに理解できます。どのような会議にも応用できる、基本的な列の設計例を紹介いたします。

• 日時：会議がおこなわれた年月日と時間を記録します。

• 議題：その会議で話し合われた中心的なテーマです。

• 発言者：誰が意見や情報を提供したのかを明確にします。

• 決定事項：会議を通じて最終的に決まった内容を記します。

• 担当者：決定事項を実行する責任者を指定します。

• 期限：タスクをいつまでに終える必要があるのかを示します。

• ステータス：タスクの進み具合（例：未着手、進行中、完了）を管理します。

これらの項目を基本に、会議の目的に応じて調整すると、より使いやすくなるでしょう。

プルダウンと入力規則の設定手順

入力の手間を減らし、表記の統一を図るなら、プルダウンと入力規則の設定がおすすめです。あらかじめ決められた選択肢から選ぶ形式になるため、人による入力内容のばらつきを防げます。「ステータス」の列に設定すれば、「完了」と「終了」のような似た言葉が混ざる心配がありません。

設定方法は、以下のとおりです。

1. プルダウンを適用したいセル範囲を選択

2. メニューバーの「データ」から「データの入力規則」をクリック

3. 条件の項目で「リストを直接指定」を選ぶ

4. 表示させたい選択肢をカンマで区切って入力

記録効率を上げる関数の使い方

議事録の作成を効率化するために、便利な関数を使いましょう。手動での入力を自動化できるため、時間の短縮と入力ミスの防止につながります。特に覚えておくと役立つ3つの関数を紹介します。

これらの関数を入力しておくだけで、手作業を減らし、より正確な情報を記録することが可能になります。

条件付き書式

タスクの期限管理を視覚的に分かりやすくするには、条件付き書式が最適です。特定の条件に合うセルの色を自動で変える機能で、対応が必要な項目を一目で見つけ出せます。例えば、「期限」が今日より前の日付になっているセルの色を赤くするという設定ができます。これにより、対応が遅れているタスクをすぐに見つけられます。

設定は、書式を適用したいセルを選び、メニューの「表示形式」から「条件付き書式」を選択します。そして「日付が今日より前」などの条件と、適用したい色を選ぶだけで設定が完了します。この機能を活用して、タスクの抜け漏れを防ぎましょう。

共有設定と権限管理

スプレッドシートで議事録を管理する場合、適切な共有設定と権限管理が重要です。誰が情報を閲覧し、編集できるのかを管理することで、情報の安全性を保てます。

共有設定には、主に以下の3つの権限レベルがあります。

• 閲覧者：シートの内容を見ることだけができます。編集やコメントはできません。

• 閲覧者（コメント可）：内容の閲覧に加え、セルにコメントを残すことが可能です。シートの直接編集はできません。

• 編集者：シートの内容を自由に追加、変更、削除できます。最も強い権限です。

プロジェクトのメンバーは「編集者」、情報共有のみが目的の上司は「閲覧者」のように、相手の役割に応じて権限を設定することが、円滑な運用につながります。

リアルタイム共同編集とコメント機能の活用

スプレッドシートの大きな利点は、複数人が同時に編集できる点です。会議中に書記を分担したり、内容をその場で確認・修正したりすることで、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。誰がどのセルを編集しているかが色付きのカーソルで表示されるため、作業の重複も防げます。

また直接セルを編集するのではなく、意見を伝えたい場合にはコメント機能が便利です。特定のセルに対して質問や提案を書き込むと、関係者に通知が送られます。このような機能を活用することで、チーム内の意思疎通が活発になり、より質の高い議事録を作り上げることが可能となります。

過去議事録の検索・参照方法

議事録が増えてくると、過去の決定事項や経緯を探すのが大変になります。スプレッドシートの検索やフィルタ機能を活用すると、必要な情報を素早く見つけ出すことが可能です。情報が見つからないという事態を避けるため、効果的な探し方を覚えておきましょう。

• シート内検索：Ctrl+F（MacではCmd+F）を使うと、キーワードでシート全体を検索できます。特定の単語を含むセルを簡単に見つけられます。

• フィルタ機能：特定の条件に合う行だけを表示させる機能です。「担当者」や「議題」で絞り込めば、関連する情報だけを一覧で確認できます。

• 条件付き書式：特定のキーワードが含まれるセルに色を付ける設定も有効です。重要な項目が視覚的に目立つようになります。

これらの機能を使いこなすことで、過去の議事録という資産を有効に活用できるでしょう。

Googleドキュメントの使い分け

それぞれの長所と短所

スプレッドシートとGoogleドキュメントは、それぞれ異なる特徴を持っています。議事録の目的に合わせてツールを選ぶためには、両者の長所と短所を理解しておくことが大切です。それぞれのツールがどのような作業に向いているのかを、下の表で比べてみましょう。

管理したい情報の性質によって、どちらのツールが適しているかが変わります。

スプレッドシートが向くケース

スプレッドシートは、タスク管理を重視する議事録に最適です。会議で決まった「誰が」「何を」「いつまでに行うか」を明確に管理したい場合に強みを発揮します。各タスクを行として、担当者や期限、進捗状況を列として管理することで、プロジェクトの進み具合が一目でわかります。

フィルタ機能を使えば、特定の担当者のタスクだけを抜き出して表示することも簡単です。ソート機能で期限が近い順に並べ替えることもできます。このように、会議で発生したタスクを整理し、その後の進捗を追いかける必要がある場合には、スプレッドシートの利用が非常に効果的です。

Googleドキュメントが向くケース

Googleドキュメントは、会議での議論の内容や、発言の流れを詳しく記録したい場合に適しています。文章中心の議事録を作成するのに、とても使いやすいツールです。

具体的な利用場面としては、以下のようなケースが考えられます。

• ブレインストーミング：自由な発想や意見を、文章としてどんどん書き出していく会議。

• 重要な意思決定の会議：決定に至った背景や議論の過程を、文章で詳細に残す必要がある場合。

• 顧客との打ち合わせ：会話のニュアンスや詳細な要望を、そのままの形で記録したい時。

表計算が不要で、読み物として分かりやすい議事録を作りたいのであれば、Googleドキュメントを選ぶのが良いでしょう。

併用する方法

スプレッドシートとGoogleドキュメントは、それぞれを単独で使うだけでなく、組み合わせて利用することも有効です。両方のツールの良い部分を活かすことで、より完璧な情報管理が実現できます。具体的な方法として、議事録の本文はGoogleドキュメントで作成し、そこで発生したタスクだけをスプレッドシートにまとめる、というやり方があります。

会議の詳しい議論の流れは文章で分かりやすく記録し、具体的な作業内容は表で管理するのです。Googleドキュメントの議事録の中に、タスク管理用のスプレッドシートへのリンクを貼っておけば、二つの情報を簡単に行き来できます。この方法で、情報の網羅性と管理のしやすさを両立させることが可能です。

スプレッドシートで議事録を作る際のおすすめツール

Nottaの概要

「Notta」は、AIを活用した自動文字起こしサービスです。会議の内容をリアルタイムで、あるいは録音した音声ファイルから、高い精度で文章に変換してくれます。Google MeetやZoom、Microsoft Teamsといった主要なWeb会議ツールに対応している点が大きな特徴です。

会議の発言者を自動で識別する機能もあるため、誰が何を話したのかが一目で分かります。手作業で一から文字を打ち込む必要がなくなるので、議事録作成にかかる時間を劇的に短縮できるでしょう。会議中は議論に集中し、面倒な記録作業はツールに任せるという働き方を実現します。

Chrome拡張機能の使い方

Nottaをさらに便利に使うなら、Google Chromeの拡張機能の活用がおすすめです。拡張機能をインストールしておくと、Web会議が始まった際に簡単な操作で文字起こしを開始できます。

使い方の手順は以下の通りです。

• ChromeウェブストアからNottaの拡張機能をインストール

• 拡張機能アイコンからNottaを選択し「Google Meet会議をリアルタイム文字起こし」をクリック

• Google Meetの画面に表示されるNottaのアイコンをクリック

• 会議にNottaの録音用ボットが参加し、発言を記録してくれます。

この機能を使えば、自分のPCで他の作業をしていても、裏側で自動的に文字起こしを進めてくれるため、非常に効率的です。

Google Docs

Nottaで文字起こしした内容は、Googleドキュメントに自動で同期させることができます。この連携を設定しておくと、Nottaでの記録が完了した時点で、自動的にGoogleドキュメントにファイルが作成されるので非常に便利です。

連携方法は以下です。

1. Nottaのダッシュボードから「連携とアプリ」をクリック

2. Google Docsの「連携する」をクリックしGoogleアカウントを選択

3. Google Docsに連携したいデータから「外部サービスに同期」→「ドキュメントに同期」→「Google Docs」を選択

4. オプションを選択し「同期する」をクリック

5. 自動でGoogle Docsにファイルが作成されます

スプレッドシート

Nottaで作成した文字起こしデータを、直接スプレッドシートで使いたい場合は、Excel形式でデータを書き出す（エクスポートする）機能を利用しましょう。具体的な方法は以下のとおりです。

1. エクスポートしたいデータの「ダウンロード」をクリック→Excelを選択→ダウンロード

2. スプレッドシートを開き「インポート」を選択

3. アップロードからダウンロードしたExcelを選択

4. 「データをインポート」をクリック

これで発言者や時間、内容がセルに分かれて取り込まれます。

Zapier

さらに進んだ自動化を目指すなら、「Zapier（ザピアー）」という連携ツールの利用が有効です。Zapierを使うと、「Nottaで新しい文字起こしが完了したら、スプレッドシートに新しい行を追加する」といった、プログラムのような自動処理を設定できます。

一度設定してしまえば、手動での作業は一切不要です。会議が終わるたびに、自動でスプレッドシートに議事録の概要が追加されていく仕組みを構築できます。様々なアプリを連携させられるため、業務全体の効率を大きく改善できるでしょう。

スプレッドシートとExcel/CSVの相互利用

取り込み/書き出しの手順

スプレッドシートでExcelやCSVファイルを取り扱う手順は、とても簡単です。他の形式のファイルを取り込んだり、スプレッドシートのデータを別の形式で保存したりする方法を説明します。

• 取り込み（インポート）の手順

• スプレッドシートの「ファイル」メニューから「インポート」を選択します。

• 「アップロード」タブを選び、お使いのパソコンからExcelまたはCSVファイルをドラッグ＆ドロップします。

• ファイルの取り込み方法に関するいくつかの選択肢が表示されるので、状況に合わせて選び、データをインポートします。

• 書き出し（エクスポート）の手順

• 「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択します。Microsoft Excel (.xlsx)やカンマ区切り形式 (.csv)など、保存したいファイル形式を選びます。

• 選んだ形式で、お使いのパソコンにファイルが自動的にダウンロードされます。

互換性の注意点

スプレッドシートとExcelの間でファイルをやり取りする際には、完全には同じように表示されない場合がある点に注意が必要です。互換性の問題で、レイアウトが崩れたり、一部の機能が失われたりすることがあります。

重要なファイルを変換する際は、表示が崩れていないか、データが正しく表示されているかを必ず確認するようにしましょう。

CSVでエクスポート/インポートする際の注意点

CSVは、多くのシステムで利用できる汎用性の高いデータ形式ですが、いくつかの注意点があります。CSVは純粋なテキストデータなので、文字の色やセルの背景色といった装飾の情報はすべて失われます。

また、以下の点にも気をつける必要があります。

• 関数や数式：計算式は保存されず、計算結果の値だけがテキストとして書き出されます。

• 複数のシート：CSV形式では、1つのファイルに1つのシートしか保存できません。複数のシートがある場合は、表示中のシートのみが対象となります。

• 先頭の「0」：電話番号などで見られる「090」のような先頭のゼロは、インポート時に数値として扱われ、消えてしまうことがあります。

CSVを利用する際は、これらの特性を理解した上で、データが失われても問題ないかを確認することが大切です。

スプレッドシートでの議事録作成によくある失敗と対策

同時編集/消し込み

複数人が同時に編集できるのはスプレッドシートの利点ですが、誰かが入力した内容を意図せず他の人が消してしまうという失敗が起こりがちです。特に会議中に、複数の人が同じセルを編集しようとすると混乱が生じます。対策として、議事録の編集ルールを事前に決めておくことが有効です。

例えば会議中は書記担当者だけが編集し、他の人はコメント機能で意見を伝える、といった役割分担が考えられます。また「セルの保護機能」を使って、重要な箇所は特定の人しか編集できないように制限をかけるのも良い方法です。

行の肥大化

一つのスプレッドシートで長期間にわたり議事録を管理していると、行の数がどんどん増えて動作が重くなったり、情報が探しにくくなったりします。これが「行の肥大化」という問題です。この問題への対策は、定期的にシートを分割することです。

具体的な対策案は以下の通りです。

• 月ごとにシートを分ける：「9月」「10月」のように、月単位でシートを新しく作成します。

• プロジェクトごとにファイルを分ける：関連する会議が複数ある場合は、プロジェクト専用のファイルを作成します。

• 完了したタスクを別シートに移動する：対応が終わった古い情報は、「完了済み」シートなどに移動させて、現在のシートをすっきりと保ちます。

情報を整理することで、シートのパフォーマンスを保ち、必要な情報に素早くアクセスできる状態を維持できます。

読みにくさの低下

議事録に情報を詰め込みすぎたり、書式を整えなかったりすると、非常に読みにくいものになってしまいます。どこに何が書いてあるのか分からなければ、せっかく記録しても活用されません。読みにくさを防ぐためには、見た目を整える工夫が必要です。

例えば、一行おきにセルの背景色を薄く変える「交互の背景色」機能を使うと、行の区別がつきやすくなります。また重要な決定事項のセルは太字にしたり、色をつけたりして目立たせるのも効果的です。誰が見ても内容をすぐに理解できるような、視覚的な分かりやすさを意識しましょう。

アクセス権限

アクセス権限の設定ミスは、情報漏洩につながる可能性がある重大な失敗です。本来は社内のメンバーしか見られない議事録を、誤って「リンクを知っている全員が閲覧可能」に設定してしまうケースが考えられます。

このような失敗を防ぐためには、共有設定を慎重に行うことが不可欠です。

これらの対策を徹底することで、議事録を安全に管理し、意図しない情報流出を防ぐことができます。

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まとめ

スプレッドシートを活用すれば、誰でも効率的に議事録を作成し、管理することが可能です。シートの基本設計から始め、列の項目を整え、プルダウンや関数といった機能を活用することで、入力の手間を省き情報の質を高められます。

またNottaのような外部ツールとの連携で、さらに業務を効率化できるでしょう。Nottaは高性能なAIを搭載した、自動文字起こしサービスです。無料でも月120分の文字起こしができますので、公式ホームページから試してみてください。

この記事を参考に、ぜひあなたの議事録作成をレベルアップさせてください。

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