ペーパーレス

ペーパーレス化のツールの選び方!注意点やおすすめツール12選をご紹介!

ペーパーレス化とは、紙媒体をデータ化して活用・保存することを指します。

近年、多くの企業でペーパーレス化が推進され始めています。

しかしその一方、「ペーパーレス化は何から始めたら良いの?」や「ツールって一体どれを使えば...」など不安に思う方も多いのではないでしょうか。

今回は、「ペーパーレス化に活用できるおすすめのツール」に焦点を当て、その導入方法や注意点、選び方などについて解説します。

現在ペーパーレス化に興味のある方や今後検討している方はぜひご一読ください。

ペーパーレス化の導入方法

ここでは、ペーパーレス化の導入方法について3つの観点から解説します。

目的の明確化

ペーパーレス化は、単に紙媒体をデータ化するだけでなく、業務プロセスそのものを変更し、業務の効率化を実現するきっかけになります。

導入時は、経営層が目的を明確にし、それを社内全体に浸透させることが重要です。

【導入目的の例】

  • 業務効率化

  • コスト削減

  • テレワーク推進

  • セキュリティ強化

【対象文書】

  • 会議資料

  • 稟議

  • 決裁書

  • 伝票

  • 契約書

  • 請求書

ペーパーレス化のツールを選定する

ペーパーレス化を円滑に進めるには、導入目的に最適なツールの選定が重要です。

例えば、「業務の効率化」が目的にもかかわらず、操作性の悪いツールを導入してしまうと逆効果です。

目的から逆算して、自社に最適なツールを選定してみることをおすすめします。

従業員に周知した上で導入する

現場の従業員やツール選定の意思決定者など、社内関係者には事前にペーパーレス化の必要性を理解してもらう必要があります。

その際、今でも一定数存在する紙媒体を好む方々への配慮が必要です。

紙媒体を好む理由は、例えば以下のようなものがあります。

  • 社員の大半が紙業務に慣れている

  • ペーパーレス化が社内全員に浸透していない

  • 現行業務の電子化が困難(ハンコ文化など)

  • データセキュリティに不安がある

上記のような不安を抱えたままペーパーレス化を導入すると、紙業務での運用が部分的に残ってしまい、チームでプロジェクトが進めにくくなるだけでなく、余計な経費コストがかかる可能性があるため、注意が必要です。

ペーパーレス化の注意点

ここでは、ペーパーレス化の注意点について2点解説します。

遵守すべき法律の内容を確認する

企業が書類を電子保存する場合、遵守すべき法律が2つあります。

書類の種類や受領方法などで保存要件が異なるため、要件を満たしているか、 国税庁のWebサイトで必ず事前に確認しましょう。

なお2022年1月に、電子帳簿保存法は改正されました。

詳細は、以下をご確認ください。

【参考記事】

令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて|国税庁

ワークフローを統一する

ワークフローシステムを導入してペーパーレス化を進める場合は、必ず導入費用や機能性、操作性を意識し、組織全体で統一しましょう。

ワークフローは特定の部署だけではなく、組織全体で共有するため、どの部署の人でも使いやすい操作性に優れたシステムを選択しましょう。

おすすめの情報共有ツール

情報共有ツールの選び方

ここでは、情報共有ツールの選び方について2点解説します。

どの端末に対応しているのか

情報共有ツールを選ぶ際は、どの端末に対応しているのか確認しましょう。

オフィス内だけでの情報共有で問題ないのか、または外部デバイスと連携できるものが良いのかなど、自社のニーズを把握し、それを叶えたツールを選択しましょう。

社内で必要な機能が備わっているか

情報共有ツールを選ぶ際は、社内で必要な機能が備わっているか確認しましょう。

例えば、業務の効率化が目的の場合、タスク管理やスケジュール管理、ファイル共有、マルチデバイス対応、ファイル検索機能が搭載されたツールが理想的です。

ここでは、おすすめの情報共有ツールについて3点解説します。

①Notta

Notta

Notta(ノッタ)は、日本語・英語など58言語に対応したAIによる音声自動テキスト化サービスです。

リアルタイムでの文字起こしのほか、録音や既存音声ファイルの自動文字起こしもできます。

またNottaを活用すれば、手作業による文字起こしの手間が省け、議事録の作成やインタビュー記事のライティングなどが容易に可能です。

また全てのデータは暗号化され、セキュリティ保護されているため、社外秘の議題が含まれる会議でも安心して利用できます。

【Nottaのおすすめポイント】

①豊富な音声入力オプション

(ライブマイク入力や音声ファイルのインポート、ウェブ会議録音、Chromeウェブ録音など)

②全面的な文字処理機能

(リアルタイム・編集中タグ付けや58言語に対応可能、倍数再生可能、画像追加機能など)

③自動的にデータをシンクロ

(パソコンやスマホ、Chromeウェブなどにいつでもどこでも音声とテキストデータ編集可能)

④多様な保存・共有方式

(TXT・DOCX・SRT・PDFでエクスポートできる、リアルタイム文字起こしをリンクでLIVEになる、テキストを直接的に共有できる、音声データのみ保存可能)

【Notta|公式サイト

議事録の作成時間を大幅削減!

1時間の音声データなら5分前後でテキスト化が完了。

Notta文字起こし
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②Slack

Slack

Slackは米国サンフランシスコに拠点を置くSlack Technologies, Incが提供する無料チャットツールです。

【Slackのおすすめポイント】

・ビジネス用に設計されているため、使用しやすい

・拡張機能が充実しているため、外部連携しやすい

・リマインダー機能が優れている

【Slack|公式サイト

③Chatwork

Chatwork

チャットワークは業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に変わるコミュニケーションツールです。

【Chatworkのおすすめポイント】

・国産のチャットツールのため、日本人が使用しやすい

・シンプルなUI設計になっているため、操作しやすい

・音声通話やビデオ通話ができる

【Chatwork|公式サイト

おすすめのWeb会議ツール

Web会議ツールの選び方

ここでは、Web会議ツールの選び方について2点解説します。

操作性が高いもの

Web会議ツールを選ぶ際は、使いやすさを重視しましょう。

特にITツールに馴染みのない職場の場合、シンプルな機能やUI設計のツールが好まれ、マニュアルなしでも直感的に扱いやすいツールがおすすめです。

価格

どんなに機能性や操作性に優れたツールでも、自社の予算をオーバーしてしまうと、社内全体としての導入は厳しいです。

初期費用やランニングコストを意識し、費用対効果の観点から慎重に選択することをおすすめします。

ここでは、おすすめのWeb会議ツールについて3点解説します。

①Zoom

Zoom

Zoomは、最大100名、40分のミーティングを開催できる無料Web会議ツールです。

【Zoomのおすすめポイント】

・通信が安定している

・データ通信容量が小さいため、電波状況に左右されにくい

・録画や画面共有などの豊富な機能が魅力的

【Zoom|公式サイト

②Google Meet

Google Meet

Google Meetは、ユーザー間のビデオコール、音声コール、メッセージのやりとりができる無料Web会議ツールです。

【Google Meetのおすすめポイント】

・ブラウザ上で、全機能利用可能

・会議中の画面レイアウトが豊富に選択できる

・同一ドメイン内であれば、最大10万人がライブストリーミングを視聴可能(G Suite Enterprise以上のプランのみ)

【Google Meet|公式サイト

③Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社のWeb会議ツールです。

【Microsoft Teamsのおすすめポイント】

・Office365の有料プランに含まれている

・案件ごとや部署ごとにチャットルームを活用できる

・最大1,000人までオンラインで会議ができる

【Microsoft Teams|公式サイト

おすすめのクラウド人事労務ツール

クラウド人事労務ツールの選び方

ここでは、クラウド人事労務ツールの選び方について解説します。

どの機能に対応しているのか

労務管理システムごとに、帳票や対応業務は異なります。

クラウド人事労務ツールを選ぶ際は、ツールごとに搭載された機能を確認しましょう。

ここでは、おすすめのクラウド人事労務ツールについて3点解説します。

①SmartHR

SmartHR

SmartHRは、人事・労務の業務効率化を実現するクラウド人事労務ツールです。

【SmartHRのおすすめポイント】

・入退社手続きや従業員情報の一元管理、年末調整にいたるまで、あらゆる人事・労務管理をペーパーレス化できる

・電子申請対応で役所への提出も1クリックで完了できる

・勤怠管理システムや給与計算ソフトなど、外部サービスとの連携も充実している

【SmartHR|公式サイト

②オフィスステーション 労務

オフィスステーション 労務

オフィスステーション労務とは、シンプルな操作性で使いやすく労務業務を時短できるクラウド人事労務ツールです。

【オフィスステーションのおすすめポイント】

・入社・退職・年末調整などの100種類以上の帳票に対応している

・法改正や提出書類の様式変更を自動でバージョンアップ

・必要な機能を追加できるアラカルト型システムが魅力的

【オフィスステーション|公式サイト

おすすめの勤怠管理ツール

勤怠管理ツールの選び方

ここでは、勤怠管理ツールの選び方について2点解説します。

どのような業務に対応可能か

必要な機能が搭載されていないと勤怠管理ツールを導入する意味がありません。

有給休暇や休日勤務、振替休日などの処理ができるかや必要最低限の機能を備えているかなどを導入時に確認しましょう。

他システムと連携しているか

例えば、外出先でも勤怠管理を行いたい場合、クラウド型勤怠管理ツールを導入すれば、時間や場所を問わずクラウド上でチェックできます。

また多言語対応やセキュリティ対策、他システムとの連携状況なども充実しているか確認しましょう。

ここでは、おすすめの勤怠管理ツールの選び方について2点解説します。

①人事労務 freee (フリー)

人事労務 freee (フリー)

人事労務 freeeは、従業員が入力した勤怠データを自動で集計できる勤怠管理ツールです。

【人事労務 freeeのおすすめポイント】

・労務手続きからマイナンバー、給与計算を一元化できる

・法定三帳簿の作成と保管ができる

・マイナンバーを収集でき、厳重管理できる

【人事労務 freee|公式サイト

②ジョブカン労務管理

ジョブカン労務管理

ジョブカン労務管理は、全ての労務業務を自動化・効率化するためのソリューションです。社会保険・労働保険の手続きは帳票作成から提出までできます。

【ジョブカンのおすすめポイント】

・勤怠管理や採用管理などが「ジョブカン」シリーズで統一可能

・人事異動や在留資格などの従業員情報の履歴まで一元管理

・メモやアラート、TODOリストなどの便利機能が搭載

【ジョブカン労務管理|公式サイト

おすすめの電子契約ツール

電子契約ツールの選び方

ここでは、電子契約ツールの選び方について2点解説します。

他システムとの連携は可能か

契約に必要な多機能と連携(API連携)できる電子契約ツールはたくさんあります。

長期的に利用することを考慮し、自社が使用しやすい電子契約ツールを選択しましょう。

電子契約のどの業務に対応しているか

なお各業種によって、異なる法律で契約書保管期限が定められているものもあります。

自社で作成する文書を洗い出し、汎用的な機能から独自性の高い機能まで、自社の業務に適応した使い方ができる電子契約ツールかを確認しましょう。

ここでは、電子契約ツールについて2点解説します。

①電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。

【電子印鑑GMOサインのおすすめポイント】

・当事者署名型と立会人(事業者署名)型の両方を使える

・国内No.1電子認証局「GMOグローバルサイン」と連携している

・動画マニュアルが豊富のため、利用しやすい

【電子印鑑GMOサイン|公式サイト

②FAST SIGN

FAST SIGN

FAST SIGNは、採用活動から雇用契約までを一貫して対応できる電子契約ツールです。

【FAST SIGNのおすすめポイント】

・対個人向け利用が想定されているため、シンプルで使いやすいUI設計になっている

・アカウントを無限に作成できる

・Web面接ツールSOKUMENと連携をすることで、面接から雇用契約までWeb上で一貫した対応が可能

【FAST SIGN|公式サイト

まとめ

今回は「ペーパーレス化に活用できるおすすめのツール」に焦点を当て、その導入方法や注意点、選び方などについて