取締役会の議事録とは?必要となる基本項目と作成のコツを全面解説

取締役会の議事録は、会社法で作成が義務付けられています。そのため議事の内容を正確に記録することが求められる一方で、効率的な議事録作成も必要です。

今回は、取締役会議事録の概要や普通の議事録との違い、取締役会議録に記入すべき項目などを解説します。限りあるリソースを最大限に生かすため、効率的な議事録作成に役立つツールも紹介します。

5分程度で読めますので、ぜひ最後までご覧ください。

取締役会議事録とは?取締役会で議事録作成が大切

取締役会議事録とは、取締役会における議事の経過と結果、決議事項などを記録した文書のことです。取締役会の頻度はまちまちですが、少なくとも3ヶ月に1度は開催しなければいけません。

取締役会議事録を作成する目的は、会議の内容を正確に記録し、後から内容を確認したいときに役立てるためです。また取締役会の役割として、業務執行の意思決定や取締役の職務執行の監督などがあります。

取締役会議事録には、特別利害関係を有する取締役の氏名や意見、発言内容の概要などを記載する必要があります。記載内容や書き方のポイントを理解し、定期的に作成することが義務付けられています。

取締役会議事録は、企業経営において重要な位置づけにある文書です。そもそもの取締役会の役割と議事録の意義を理解し、適切に作成できるようになりましょう。

取締役会議事録と普通の議事録の違い

取締役会議の議事録は、会社法によって作成が義務付けられている法定文書です。記載内容や作成方法についても、会社法に定めがあります。一方で普通の議事録は、会議の内容を記録し関係者と共有することを目的としていて、法的な作成の義務はありません。

また取締役会議事録は、取締役会が開催されるたびに作成する必要があります。取締役会議事録には、出席した取締役や監査役の署名または記名押印が必要ですが、普通の議事録にはそのような規定はありません。普通の議事録は、必要に応じて作成しておくだけで問題ありません。

さらに取締役会議事録は、会社の正式な文書として取り扱われ、監査の際などに提出が求められます。法的拘束力のある重要な文書であり、作成・保管に関する規定が厳しいことが特徴です。一方で普通の議事録は、社内で保管しておくのが一般的です。取締役会議事録の位置づけを理解し、適切に作成・管理することが求められます。

よくある取締役会議事録の形式とひな形

取締役会議事録の形式とひな形

取締役会議事録には、一般的に以下のような形式が用いられます。

議事録の冒頭には、取締役会の開催日時、場所、出席した取締役と監査役の氏名を記載します。氏名などを間違えないように、事前に確認しておくと、議事録作成がスムーズにできます。次に、取締役会の議事の経過や結果、決議事項を記載します。特別な利害関係がある取締役がいる場合は、その取締役の氏名も記載する必要があります。

最後に出席した取締役と監査役は、議事録に署名または記名押印を行います。取締役会議事録の作成は会社法で義務付けられており、以下の内容は必ず記載しなければいけません。

  • 議事の経過の要領

  • 取締役会の開催日時・場所

  • 取締役会で述べられた意見

  • 取締役会に出席した取締役、監査役等の氏名・名称

  • 取締役会の議長が存するときは、議長の氏名

  • 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

議事録作成のひな形やフォーマットを活用することで、効率的に作成することができるでしょう。また昨今では議事録の電子化が増加しつつありますので、電子化の方法や、書面決議(みなし決議・決議省略)についても理解しておくとよいでしょう。

取締役会議事録に記入すべき項目と例文

1

会議の開催日時と場所

「2024年3月18日午後2時から本社会議室にて開催」など

2

出席した取締役と監査役の氏名

議事録の冒頭には、「出席取締役は、〇〇、△△、□□の3名であり、本会議は適法に成立した」といった文言を添えるとよいでしょう。欠席者がいる場合は、その旨も記録しましょう。

3

議事の経過

議題ごとに詳細な議論の内容を記載します。議題の趣旨、提案者、質疑応答、決議の結果などを漏れなく記録することが重要です。特に決議事項については、賛成者と反対者の数を明確に記すことが求められます。

4

特別な利害関係を有する取締役の氏名

特別な利害関係を有する取締役がいる場合は、その氏名と関係性を記載しなければなりません。例えば「本議案について、取締役〇〇は、△△社の代表取締役を兼任しているため、特別な利害関係を有している」といった形で記録します。

5

出席した取締役と監査役の署名または記名押印

議事録の末尾には、出席した取締役と監査役の署名または記名押印が必要です。印鑑は、届出印を使用しましょう。最近では、電子署名による記名も認められています。その場合は、電子署名及び認証業務に関する法律に基づき、適切な方法で行う必要があります。

以上が、取締役会議事録に記載すべき主な項目と例文です。議事録は、会社の意思決定の記録として重要な文書であり、適切に作成・保管することが求められます。書式やひな形を活用しながら、慎重に作成することをおすすめします。

取締役会議事録を作成するポイントと注意点

取締役会議事録を作成する際には、いくつかの重要なポイントと注意点があります。ここでは、その中でも特に押さえておきたい5つの点について解説します。

取締役会議事録は、会社法によって作成が義務付けられている法定文書です。議事録には、会議の日時・場所、出席した取締役・監査役の氏名、議事の経過、決議の結果など、法律で定められた事項を漏れなく記載しなければなりません。記載項目を確認し、抜け漏れがないように注意しましょう。

1

議事の経過と結果を詳細に記録する

議事録の主な目的は、取締役会における議事の経過と結果を正確に記録することです。議題ごとに、提案の内容、質疑応答、決議に至る過程などを詳細に記載します。特に、決議事項については、賛成・反対の数や特別利害関係を有する取締役の氏名なども明記する必要があります。

2

客観的かつ正確な表現を心がける

議事録は、会社の意思決定の記録であり、後日の参照や証拠としても重要な文書です。そのため、主観的な表現や不正確な記述は避けなければなりません。客観的かつ正確な表現を心がけ、事実に基づいて記載することが大切です。曖昧な表現や誤解を招くような記述は控えましょう。

3

署名・記名押印または電子署名を忘れない

議事録の末尾には、出席した取締役と監査役の署名または記名押印が必要です。印鑑は、届出印を使用します。最近では、電子署名による記名も認められていますが、その場合は電子署名及び認証業務に関する法律に基づき、適切な方法で行わなければなりません。署名・押印漏れがないよう、十分に確認しましょう。

4

議事録の保管方法にも注意する

作成した議事録は、適切に保管することが求められます。紙媒体の議事録は、鍵のかかる場所に保管し、火災や水害などの危険から守る必要があります。電子データの場合は、バックアップを取り、セキュリティ対策を講じることが重要です。また、議事録は10年間の保存が義務付けられているため、保管期間にも注意しましょう。

議事録作成のスキルは、ビジネスパーソンにとって重要な能力の一つです。書式やひな形を活用しながら、実践を積むことで、徐々に身につけていくことができるでしょう。正確かつ効率的な議事録作成を目指して、日々の業務に取り組んでいきましょう。

取締役会の議事録作成をAIツールに任せ

Nottaとは

ノッタのホームページ

Nottaは58の言語に対応した、自動文字起こしサービスです。累計ユーザーは200万人を超え、700以上の企業が導入しているツールです。目の前の会話を録音しながら、音声をテキスト化できます。リアルタイムでタグ付けができますので、重要なポイントを後から見つけやすくなります。

Nottaの調べでは、議事録作成にかかる時間が97%削減できるとされています。また時間だけでなく費用も85%削減できますので、リソースを他の重要な業務に使えます。

Nottaの優れた機能

Nottaには多くの機能が搭載されていて、幅広い場面でのサポートが得られます。

Notta Botを参加させれば、Web会議の内容をテキスト化できます。リアルタイム翻訳も可能なため、英語や中国語など海外の相手とのミーティングに役立ちます。またブラウザ上ではもちろんスマホアプリもありますので、出張先ではスマホで録音しオフィスに戻ってからパソコンで編集することも可能です。

またカレンダーツールと連携すれば、ワンクリックで録音から文字起こしが可能です。またNotta Botを活用することで、Web会議の文字起こしも簡単にできます。中でも最もおすすめしたいのは、AI要約機能です。Nottaを使えばテキスト化した面談の内容を、簡単に要約できます。

Nottaでリアルタイム文字起こしと会議を要約する方法

  1. Nottaにログイン後、「録音開始」ボタンをクリックし、マイクに向かって話すと自動文字起こしされます。

    リアルタイム文字起しを開始

  2. 録音が開始され、文字起こしが始まります。停止したい場合は画面下部「■」をクリック

  3. 会議の内容が文字起こしされました

  4. 画面左側の「AI要約」-「役員会」のテンプレートをクリック

    AI要約をクリック

  5. 数分で要約内容が生成されます。編集や再生成も可能です。
    NottaのAI要約を利用すれば、複雑になった話題を自動的に要約してもらうことができ、効率的なインタビュー内容の把握が可能となります。

    AI要約結果非常に簡単な操作のみで扱えるため、誰でも簡単に効率的なインタビューが実現できることが大きな魅力です。

    頻繁にインタビューを行い、充実したコンテンツを豊富に取り込んだ社内報を作成したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討いただけますと幸いです。


まとめ

今回は、取締役会の議事録作成について解説しました。内容を簡単にまとめると、以下のとおりです。

  • 取締役会の議事録作成は会社法で義務付けられている

  • 決められた記載内容を守る

  • 議事録作成は自動文字起こしサービス「Notta」を活用して効率化できる

取締役会の議事録を作成する際は、議事の内容を正確に残しておかなければいけません。手書きでメモをしてもいいですが、議論内容をもれなく記録しておきたい時は、AI ツールを使うのがおすすめです。自動文字起こしサービス「Notta」は無料でも月120分の文字起こしができます。気になる方は、Notta公式ホームページから試してみてください。

Chrome拡張機能10選

「Notta」ができることは?

① 日本語特化のAIで業界トップの文字起こし正確率が実現、複数言語の文字起こしと翻訳も完璧対応

② 驚いほどの認識速度で文字起こし作業効率化が実現、一時間の音声データがただの5分でテキスト化

③ 国内唯一のGM・Zoom・Teams・Webex連携できるAI会議アシスタント、事前の日程予約から会議を成功に導く

④ AI要約に内蔵されるAIテンプレートで会議の行動項目、意思決定やQ&Aなどを自動作成
(カスタム要約テンプレートでインタビューや営業相談など様々のシーンでの効率化を実現)

⑤ 一つのアカウントでWeb、APP、Chrome拡張機能が利用でき、データの同期と共有はカンタン

⑥ 人手による時間と人件費が大幅に削減でき、月額2000円ぐらいで30時間の録音をテキスト化
(一括年払いの場合はさらにお得!1ヶ月あたりの費用はわずか1183円ぐらい。)

decoration
decoration