アジェンダとは?会議においてアジェンダの重要性を全面解説

初めて会議運営を任された人は、どのように会議を進行すればいいか悩みますよね。効果的な会議を行うには、アジェンダの活用がおすすめです。

この記事ではアジェンダの意味やレジュメとの違い、具体的な書き方やポイントなどを解説します。会議後のアジェンダの共有を、簡単に行えるツールも紹介します。

入社したての新入社員の方でも、適切なアジェンダ作成ができるように丁寧に解説します。ぜひ最後までご覧ください。

そもそも「アジェンダ」の意味は?

アジェンダとは、会議やイベントなどで議題や予定を示す文書のことです。会議の進行を整理し、参加者に事前に共有することで、効率的な議論の進行や意思決定に必要不可欠です。

アジェンダを用意することで会議の目的が明確になり、議論を迷走することなく進められます。またアジェンダには参加者が準備する必要のある情報や資料も記載されるため、全員が効率的な準備を行えます。

会議にあたってアジェンダを準備しないと、会議の進行がスムーズにいかない可能性もあります。ムダなく効率的な議論をするために、アジェンダは重要なツールのひとつです。

また会議の透明性を高められる点も、アジェンダが重要と言われる理由です。参加者全員が会議の内容や議題を把握できるため、議論がより的確に行われます。

アジェンダは会議を開催する際や業務の計画を立てる際に、無くてはならない存在です。特に、ビジネスパーソンが効率的な会議を行い業務を円滑に進めるためには、適切なアジェンダの作成が重要です。

ビジネス経営会議においてアジェンダのメリットは?

ビジネス経営会議でのアジェンダを活用することは、多くの重要性メリットをもたらします。

アジェンダは会議の内容や議題を明確にし、参加者が適切な準備をすることに役立ちます。適切な準備が行われることで、会議が効果的かつ生産的に進み、焦点を失うことなく議論を行うことが可能です。

またアジェンダによって、会議の時間が効率的に使われることもメリットのひとつです。事前に決められた議題に従って進行することで、一つの議題について議論する時間をコントロールできます。

さらにアジェンダには当日の議題が記載されているため、参加者は会議の目的に集中しやすくなります。他の議題に話が逸れることがなく、議論が的確で生産的に進行し意思決定が迅速に行われます。

経営会議におけるアジェンダの典型的な項目の例は以下のとおりです。

  • 会議名: 会議の名称です

  • 会議日時: 会議が開催される日付と時間です

  • 開催場所: 会議の場所を記載します(必要な場合は住所や地図も掲載)

  • 会議の目的: 会議の目標や期待される成果を明確にします

  • 議題とタイムスケジュール: 議論すべきトピックや議題と、それぞれの議題に対する所要時間を設定します。

  • 前回議事録の確認: 前回の会議での議事録を振り返り、未解決の問題やフォローアップがあれば取り上げます。

アジェンダを活用して建設的な議論をしたあとは、議事録を残しておきましょう。議事録作成には、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。

ノッタのホームページ

Nottaは目の前の音声を録音し、自動で文字起こししてくれるツールです。さらに「AI要約機能」を使えば、簡単に会議の内容を要約できます。

具体的な利用手順は以下のとおりです。

  1. Nottaにログイン後、「録音開始」ボタンをクリックし、マイクに向かって話すと自動文字起こしされます。

    リアルタイム文字起しを開始

  2. 録音が開始され、文字起こしが始まります。停止したい場合は画面下部「■」をクリック

  3. 会議の内容が文字起こしされました

  4. 画面左側の「AI要約」-「インタビュー」のテンプレートをクリック

    AI要約をクリック

  5. 数分で要約内容が生成されます。編集や再生成も可能です。
    NottaのAI要約を利用すれば、複雑になった話題を自動的に要約してもらうことができ、効率的なインタビュー内容の把握が可能となります。

    AI要約結果非常に簡単な操作のみで扱えるため、誰でも簡単に効率的なインタビューが実現できることが大きな魅力です。

    頻繁にインタビューを行い、充実したコンテンツを豊富に取り込んだ社内報を作成したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討いただけますと幸いです。

よく使われる「レジュメ」との違いは?

アジェンダと似ている言葉で「レジュメ」があります。違いや使い分けに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ここでは、アジェンダとレジュメの違いについて解説します。

レジュメとは、文章や内容を要約したものであり、近年では履歴書としても使用されることがあります。ビジネスシーンでは会議やプレゼンテーションなどの内容を要約した資料を指し、参加者に配布されることが一般的です。
また論文やセミナー、講演会、勉強会などでも使用され、発表の要点を簡潔にまとめたものをレジュメと呼ぶこともあります。

他方でアジェンダとは、会議やミーティングなどの対話的な場面で使用され、参加者が共有し合う内容を示します。会議の進行や議題、議論すべき内容を明確にするために使われます。

使い分けのポイントは、情報の伝達方向です。情報の一方的な伝達が主眼となる場合にはレジュメを用い、参加者が意見を交換し合い共通の目標に向けて議論する場合にはアジェンダを活用しましょう。

【具体例あり】アジェンダの書き方

ここでは、具体的なアジェンダの書き方を解説します。初めてアジェンダを作成する人でも、コピペするだけで簡単にアジェンダを作れますので、参考にしてください。

アジェンダに記載される、一般的な項目は以下のとおりです。

  • 会議の目的:会議を開催する目的を明確に示します。

  • 議題:会議で取り扱うテーマや議題をリストアップします。各議題には、議題名とその内容を簡潔に記述します。

  • 参加者:会議に参加する人を記載します。役職や関連部署なども記載し、各参加者の役割を理解しやすくします。

  • タイムスケジュール:各議題に割り当てる予定時間を設定します。時間配分を明確にすることで、会議の進行がスムーズになります。

  • その他情報:会議の場所や日時、必要な資料や準備事項など、参加者が把握すべき追加情報を記載しましょう。

以下は、具体的なアジェンダの例です。

tips

アジェンダ: 月次営業会議

日時: 2024年3月20日(月)10:00-12:00

場所: 会議室A

  1. 会議の目的

    月次営業成績の振り返りと来月の目標設定を行う。

  2. 議題

    • 前月の営業成績分析

    • 来月の営業計画の策定

    • 問題点や改善策の共有

  3. 参加者

    営業部長、営業チームリーダー、営業スタッフ全員

  4. タイムスケジュール

    •  10:00-10:30: 前月の営業成績分析

    •  10:30-11:30: 来月の営業計画の策定

    •  11:30-12:00: 問題点や改善策の共有

  5. その他情報

 必要な資料:前月の売上データ、顧客フィードバックレポート

 準備事項:参加者は営業計画のアイデアを持参すること

アジェンダを書くときのポイント

効率的で生産的な会議を行うためには、良質なアジェンダを作成することが重要です。アジェンダを適切に書くためのポイントは以下のとおりです。

1

会議の目的を明確にする

会議の目標や期待される成果を明記し、参加者全員が共有できるようにします。議論の方向性が迷走しないように心がけましょう。

2

議題を具体的に記載する

単なるタイトルではなく、議論すべき内容について詳しく書きます。議論がスムーズに進むように、関連資料があれば併せて記載します。

3

時間配分を設定する

各議題にかける時間を明記し、会議時間内に収まるよう調整します。議論が目的にならないよう、会議の目的を意識してすすめるのがポイントです。

4

参加者を明記する

役職や部署も記載することで、参加者の役割を明確にできます。個人名を記載する際は誤りのないように、上司からもチェックしてもらってください。

5

簡潔で分かりやすい表現を心がける

ムダに長い表現は避け、一目で内容が把握できるように工夫します。

このようにアジェンダを作成することで、会議の効率性が大幅に向上します。初めてアジェンダを作成する方も、このポイントを意識すれば適切なアジェンダが書けるでしょう。

【TIPS】アジェンダに沿った会議の進め方

アジェンダに沿って会議を円滑に進めるには、以下のポイントを意識することが重要です。

1

会議が始まる前にアジェンダを共有する

できれば会議の1週間前には、参加者にアジェンダを共有しましょう。会議の目的や議題、時間配分を周知するとともに、参加者が必要な準備を行うことで効率的な会議ができます。

2

アジェンダの順序通りに進行する

参加者の発言が逸れそうになったら、アジェンダに沿って進行することを促します。アジェンダの順序通りに進行することで、会議の目的を果たすことが可能です。

3

時間配分を守る

各議題に割り当てた時間を意識し、進行を調整します。終了時間だけではなく、議論の流れもコントロールすることが大切です。

4

発言を整理する

議論の中で出た意見をアジェンダの論点に沿って整理し、要点をまとめましょう。

5

結論や次のアクションを確認する

各議題の結論や、次に取るべき行動を明確にし、参加者全員で共有します。話し合うだけで会議が終わらないように、気をつけてください。

しっかりとアジェンダを活用することで、会議を計画通りに効率よく進行できます。入社したての方も、このポイントを意識すれば適切な会議運営ができるでしょう。


まとめ

今回は、アジェンダについて詳しく解説しました。内容を簡単にまとめると、以下のとおりです。

  • アジェンダは効率的な運会議営に必要

  • 情報を双方向で交換する場合はアジェンダが効果的

  • 会議の要約には自動文字起こしサービス「Notta」が便利

会議前にアジェンダを用意することで、議論が散漫になったり目的を果たせないことを防げます。また会議が終わったら内容を要約し、参加者に知らせることも重要です。

会議の要約には自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。AI要約機能を使えば、誰でもワンクリックで会議内容の重要なポイントを抽出できます。

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