効率的な会議を実現するまで把握すべきのポイント|会議進め方の最適化するコツ

会議はビジネスの世界をはじめとして、多くのシーンで行われており、その効率的な運営はビジネスの成功に直結する利益をもたらします。しかし、一部では進行が滞りがちで、活発な議論が展開されにくい会議も存在します。

このような非効率な会議を避けるには、効率的な会議を実現するための重要なポイントを理解することが必須です。

そこで本記事では、良い会議・悪い会議の特徴や会議を行うポイント、会議参加者の役割分担、会議効率化に役立つAIツールなどについて解説しています。本記事を読むことで、効率的な会議を行えるようになるだけでなく、会議の議事録作成に関する業務効率化やコスト削減も実現します。ぜひとも、本記事を参考にして会議運営に役立ててください。

効果的な会議がビジネス成功の鍵

効果的な会議がビジネス成功の鍵ビジネス成功を左右するのは、どれだけ効果的な会議ができるかにあります。良い会議と悪い会議の違いは、どれだけ目的を達成できるかです。

会議を行うにあたって目的が達成されれば、実りある会議といえます。逆に本来の目的とずれた話し合いに発展してしまいます。本章では、良い会議の特徴と悪い会議の特徴について解説します。

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良い会議の特徴

良い会議の特徴として、会議時間が短いことや参加者の人数が少数であることなどが挙げられます。以下では、これらの良い会議の特徴について解説します。

会議時間が短い

良い会議は、時間通りに開始し終了し、目標達成に向けてスムーズに進行します。良い会議は通常、30分から1時間の範囲で完結し、一日を費やすような長時間の会議は行いません。時間を効率的に使うためには、参加者が会議の目的をしっかりと把握し、適切な事前準備を行うことが重要です。

参加者の人数が少数

良い会議では、参加者全員が積極的に関わります。また会議の理想的な人数は、一般的に7人程度です。参加者がそれを超えると、追加される1人ごとに効率が1割ずつ低下するともいわれています。

会議において「傍観者」や「理解していない人」を作らないためにも、誰を参加させるかを慎重に選ぶことが重要です。

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悪い会議の特徴

悪い会議では、無秩序な発言や発言がなく静まり返るなどといった状況が起こりがちです。悪い会議の特徴としては、「参加者が適切でない」「内容が理解されない」「具体的な提案がない」「決定事項が出ない」「会議の決定が実行に移されない」などがあります。以下では、これらの悪い会議の特徴について解説します。

参加者が適切でない

会議の参加者が集まらなかったり、適切でないメンバーがいる場合などは、会議を開く価値を疑う必要があります。また、参加者が決まっているにも関わらず、約束の時間になっても現れないケースもあります。

このような状況は会議の価値を認識しておらず、自身の業務を優先する人々が存在するためです。会議の必要性を感じていなければ、参加しても意欲がわかず、建設的な成果を期待することは難しいでしょう。根本的な問題は、目的の設定と事前のコミュニケーションの不足にあると考えられます。

内容が理解されない

会議は、業務の指示やタスクの割り当て、進捗の報告など、情報の共有と次のステップへの進展を図るための重要な手段です。ですが、資料の準備不足や参加者の専門知識の欠如などが原因で、重要な情報が十分に伝わらないことがあります。

参加者全員が集まっていても、会議の内容を十分に理解できなければ、プロジェクトを前に進めることはできません。

具体的な提案がない

会議を適切に進行するには、発表者が事前に情報を集めて整理し、理解しやすい形で伝えられるよう準備することが大切です。この準備が不十分だと、参加者からの意見を引き出すことが難しくなります。

また、参加者が自らを関係者としての自覚や目標に対する意識を持っていないと、意見交換は停滞し、新しいアイデアも提案されません。

決定事項が出ない

会議は通常、何かを決定する目的で行われます。参加者が時間を割いて集まるのは、何かを決めて建設的な成果を出すためです。しかし「参加者が適切でない」「内容が理解されない」「具体的な提案がない」といった問題が発生すると、「決定事項が出ない」といった状況も起こります。

さらに、参加者が意見を持って積極的に参加しても、会議の運営が不適切だと、結論にたどり着きません。重要なのは、会議の目的を全員が正確に理解していることです。

会議の決定が実行に移されない

会議が成功したと言えるのは、終了後に参加者が高いモチベーションで即座に行動を起こせる場合です。逆に、行動へとつながらない場合、その会議は意義を成さないと言えます。

結論に達したにも関わらず行動に移せないのは、参加者が内容を十分に理解していないからです。これは、テーマが明確でなかったり、誤解が生じているなどが原因で起こります。

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会議の各段階のポイントを把握

会議の各段階のポイント会議の実施には、複数のステップを踏む必要があります。特に重要なのは、事前の準備を入念に行い、会議の目的をはっきりさせることです。

会議中は、進行と時間の管理に注意を払う必要があります。また、会議後のタスクの割り当ても重要な要素です。本章では、会議の各段階のポイントについて解説します。

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会議前の準備

会議の開催に際しては、その必要性を見直し、可能な限り小規模で行うべきです。必要な参加者を絞り込むことで、会議が効率化します。

そして、会議の目的を明確にすることや事前に情報を共有し、関係者と調整を図るといった準備も重要です。以下では、会議前の準備について解説します。

会議の目的を明確にする

会議の開催が決まったら、会議の目的を明確にすることが重要です。目的が決定したら、アジェンダを作成し、参加者全員と共有するようにしましょう。

アジェンダには、主要なテーマや会議時間、参加者リスト、各参加者の役割、目的などが含まれます。アジェンダがあることで、参加者が会議の意味や時間などがわかるようになります。

事前に情報を共有し、関係者と調整を図る

事前に会議に関連する情報を共有しておくことで、会議内での情報共有にかかる時間を短縮できます。情報伝達には、ビジュアル的な資料を活用するなど、シンプルで理解しやすい手法を用いることが効果的です。

また、意見の対立や決裂を避けるためには、会議前に関係者との事前調整が必要になります。常に反論を好む人や会議の方向性を壊してしまうタイプの人とは、事前に話し合いを設けるべきです。それにより、会議の進行がスムーズになります。

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会議中の流れ

会議が始まったら、会議中の流れにも気をつけましょう。まずは主要なテーマを話し合う前に、参加者の緊張をほぐすために軽い雑談タイムを設けることをおすすめします。

そして、会議の時間配分にも注意しなくてはいけません。また、最近増えてきたWeb会議などの場合は、Web会議ツールの使い方なども共有する必要があります。以下では、会議中