【例文付き】電話が苦手な就活生必見！就活の電話マナー をご紹介！
就活では、面接の日程を決める際や企業への質問など、企業と電話をする機会があります。
就活時などのビジネスに関連する電話応対には、日常生活の電話応対とは異なりさまざまなマナーや暗黙のルールが存在します。
応対の仕方を一歩間違えると、悪い印象を与えてしまいかねません。
しかし、これらを身に付けておけば相手に良い印象を与えられるため、就活を有利に進められるだけでなく、その後の社会人生活にも大いに役立ちます。
そこで本記事では、就活時におけるポイント別の電話マナーを、状況別の例文を踏まえてご紹介しています。
「企業への電話のかけ方が分からない」
「電話をかけるのも受け答えも苦手」
という方は、ぜひ最後までご覧いただき、電話に対する苦手意識を減らして今後の就活や社会人生活に役立ててください。
【ポイント別】就活での電話マナー
就活での電話マナーをポイント別にご紹介します。
ぜひ、参考にしてください。
基本的な8つのポイント
①営業時間内に電話をする
電話をかける・折り返す際には、営業時間内に電話をするのがマナーです。
ただし営業時間の中でも、出勤直後や退勤直前の忙しい時間帯や昼休みは避けましょう。
開始時間は忙しい場合が多いため、少なくとも開始時刻から1時間後を目安にかけることをおすすめします。
また昼休みの時間は一般的に12時〜14時に取る企業が多いため、その時間帯は避けましょう。
②静かな場所・電波状態の良い場所で話す
スムーズに会話できるように、電話をかける際は静かな場所・電波状態の良い場所でかけましょう。
周りが騒がしいと話を聞き取れず、電波が悪いと会話が途切れる可能性があります。
もし電話がかかってきた際に通話条件の悪い場所にいた場合は、折り返し電話をしてもよいか了承を得てから場所を移動しましょう。
③メモを取れるように準備しておく
電話の際は、重要な要件を忘れないようメモを取りましょう。
メモを取らず内容を忘れてしまい、聞き直しのために再度電話をかけることは、「きちんと話を聞いていない」など相手に悪い印象を与える可能性があります。
電話をかける場合は事前に手元にメモを用意しておけますが、企業からかかる場合はどのようなタイミングでかかってくるか分からないため、就活中は筆記用具・スケジュール帳・メモなどを常備しておくと良いでしょう。
④「もしもし」は使用しない
日常会話での電話では、最初に「もしもし」で会話を始めることが多いですが、ビジネスでは使用しません。
「もしもし」の代わりに「はい、○○です。」と名前を名乗りましょう。
電話をかける、折り返す際は、「お世話になっております」「お忙しいところ失礼します」などの言葉を一言添えて名乗ります。
⑤大事な内容は復唱する
相手が重要なことを言った際、自分が認識している内容と相違がないか復唱して確認しましょう。
例えば、「○月○日の○○時にお越しください。」と言われた場合、「○月○日の○○時ですね」と復唱すれば問題ありません。
⑥内容が聞き取れない場合は聞き返す
相手の声が聞き取りづらく内容が聞こえなかった、また内容が理解できなかった場合は、
「申し訳ありませんが、今お話しいただいた内容が聞き取れません（理解できません）でした。お手数をおかけしますが、もう一度お話いただいてもよろしいでしょうか？」
と相手に丁寧に伝えましょう。
内容を把握していない状態のままにならないよう、必ずその場で確認することが重要です。
また、条件反射的に「え？」「は？」などと返事をするのは悪い印象を与える可能性があるので注意しましょう。
⑦相手が通話を切るのを待ってから通話を切る
最後にお礼の言葉を添えて、相手が通話を切るのを待ってから、通話を切るようにしましょう。ただし、お互いに切らないままでいた場合、電話はかけたほうが切るのが一般的なマナーとなっています。
電話を受ける場合
①応募した企業の電話番号は事前に登録しておく
電話がかかってきた際、自分が応募した企業だと分かるように電話番号は登録するようにしておきましょう。
突然の電話でも、応募した企業だと分かれば焦らずに対応することができます。
②知らない電話番号でも取る
知らない番号や非通知の電話からかかってきた場合、自分の名前を名乗らずに電話を取りましょう。
相手が名乗り、企業だと分かった際には「登録のない電話番号でしたので、名乗らず大変失礼いたしました。」と対応すると好印象です。
また通話後は、かかってきた電話番号を必ず登録することを忘れないように気を付けましょう。
③3コール以内に電話を取る
ビジネスの電話は、3コール以内に出るのが理想的です。
企業から電話がかかってきた際、なるべく3コール以内で出るようにしましょう。
もし4コール以上経って出る場合は、「お待たせして申し訳ありません。」と添えると丁寧な印象を与えることができます。
電話をかける場合
①事前に要件をまとめておく
要件をすばやく簡潔に伝えられるよう、話す順番までを考慮したメモを書いておくと、短い時間で正確に伝えられます。
電話をする前に5W1H「いつ、どこで、誰が、なぜ、どのように」を意識してまとめると、相手に伝わりやすくなります。
また要件をまとめておくことで自分の伝えたいことを整理できるだけでなく、相手が万が一忙しい状況であったとしても時間を取らせないようにできます。
②最初に「大学名」と「名前」を伝える
電話をかける際は、「大学名」と「名前」を先に伝えるのがマナーです。
実際に電話する際に緊張してしまい、名前を言わずに用件から入ってしまう方も少なくありません。
相手にスムーズに伝わるよう、焦らずに「大学名」と「名前」を伝えましょう。
就活での電話例文
ここからは状況別の電話例文、ポイントをご紹介します。具体的にどのように電話をすればいいかお悩みの方はぜひご覧ください。
電話を受けた場合の会話例3選
①応募した企業から電話がかかってきた場合
就活生：はい、○○です。
担当者：わたくし、株式会社△△の○○と申します。□□大学の○○さんの携帯電話で間違いないでしょうか。
就活生：はい、○○です。お世話になっております。
担当者：お世話になっております。一次面接の結果の件でご連絡いたしました。今お時間よろしいですか？
就活生：ありがとうございます、大丈夫です。
担当者：選考の結果、○○さんにはぜひ二次面接にお越しいただきたいと考えています。
就活生：ありがとうございます。
担当者：日程を調整したいのですが、×月×日△時はご都合いかがでしょうか？
就活生：×月×日△時ですね。はい、ぜひよろしくお願いいたします。
担当者：ありがとうございます。それでは、×月×日△時に弊社ビル7階の受付までお越しください。
就活生：かしこまりました。×月×日△時に、御社ビル7階の受付にお伺いいたします。当日お伺いできることを楽しみにしております。
担当者：こちらこそ楽しみにお待ちしております。それでは、失礼いたします。
就活生：ご連絡いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。
②非通知など知らない電話番号から電話がかかってきた場合
就活生：はい、どちら様でしょうか。
担当者：わたくし、株式会社△△の○○と申します。□□大学の○○さんの携帯電話で間違いないでしょうか。
就活生：はい、○○です。登録のない電話番号からでしたので、名乗らず大変失礼いたしました。お電話ありがとうございます。
③電話を受けられない場合
就活生：はい、○○です。
担当者：私、△△株式会社の人事部○○と申します。お時間よろしいでしょうか。
就活生：申し訳ありません、ただいま外におりまして、落ち着いてお話できない状況です。5分後に折り返しさせていただいてもよろしいでしょうか。
担当者：分かりました、それでは、xxx-xxxx-xxxxまで掛け直していただけますか？
就活生：ありがとうございます、お電話番号を復唱させていただきます。xxx-xxxx-xxxxで間違いないでしょうか？
担当者：はい、間違いありません。
就活生：ありがとうございます。それでは、5分後にご連絡いたします。
担当者：よろしくお願いします。それでは、失礼いたします。
就活生：失礼いたします。
電話をかける場合の会話例2選
①担当者に電話をかける場合
取次：はい、株式会社△△でございます。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、御社の新卒採用に応募しております□□大学の○○と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますか？
取次：○○ですね、少々お待ちください。
就活生：恐れ入ります。
担当者：お電話変わりました、○○です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、御社の新卒採用に応募しております□□大学の○○と申します。ただいま、お時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、大丈夫です。
就活生：ありがとうございます。面接の件でお電話いたしました。
△月△日午後△時よりお願いしておりました面接について、研究室の発表が急に入りお伺いできなくなってしまいました。
大変申し訳ございませんが、日程を再調整していただくことは可能でしょうか。
担当者：かまいませんよ、それでは△月△日の午後△時はいかがでしょうか？
就活生：△月△日の午後△時ですね。承知いたしました。
ご変更いただきましてありがとうございます。
それでは、△月△日午後△時に、御社本社ビルにお伺いいたします。当日はよろしくお願いいたします。
担当者：お待ちしております。それでは、失礼いたします。
就活生：お忙しいなか、ご調整いただきありがとうございました。失礼いたします。
②担当者が不在の場合
取次：はい、株式会社△△でございます。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、御社の新卒採用に応募しております□□大学の○○と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますか？
取次：申し訳ございません、○○は外出しております。
就活生：承知いたしました。それでは、改めてお電話させていただきます。○○様は何時頃お戻りになりますか？
取次：△時頃には戻るかと思います。
就活生：ありがとうございます、それでは△時ごろにまたお電話させていただきます。
取次：かしこまりました。○○にそのように申し伝えます。
就活生：お忙しいなかありがとうございました。それでは、失礼いたします。
折り返しの電話をかける場合の会話例
取次：はい、株式会社△△でございます。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、□□大学の○○と申します。△△課の○○様からお電話をいただき、折り返しのご連絡をさせていただきました。○○様はいらっしゃいますか？
取次：○○ですね、少々お待ちください。
就活生：恐れ入ります。
担当者：お電話変わりました、○○です。
就活生：お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、先ほどお電話いただきました□□大学の○○と申します。お電話に出られず、大変失礼いたしました。今、お時間よろしいでしょうか？
担当者：はい、大丈夫です。
就活生：ありがとうございます。本日、○時ごろに頂いたお電話のご用件について、折り返しのお電話をいたしました。
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就活での電話でNottaを活用して効率化！
就活中は企業と電話をする機会は多く、さまざまなやり取りを行います。
しかし、その中で一つひとつの内容を振り返り、どんな部分を改善すべきかを検討するとなると、時間がかかってしまいます。
しかし、Nottaを利用すれば、高性能なAIによる発言内容の文字起こしができるため、電話で受け答えをした内容をテキストベースで素早く確認し、振り返りや改善点の洗い出しができるのです。
ここからは、実際にNottaを利用して音声データを文字起こしする方法を画像付きでわかりやすく解説していきます。
Notta Web版で文字起こし
まずはNotta Web版での文字起こし方法を解説していきます。
1. Notta Web版の起動後、「インポート」ボタンをクリックする。
2. 「音声/動画ファイルをドラッグ＆ドロップ、あるいはファイルを選択する」欄にファイルをドラッグ＆ドロップする。
3. 文字起こし記録をクリックして文字起こし結果を確認する。
以上が、Notta web版での音声データを利用した文字起こし方法です。
リアルタイム文字起こしを行う場合はホーム画面で「録音開始」ボタンをクリックするだけでできますので、ぜひお試しください。
Notta アプリ版で文字起こし
次にはNotta アプリ版での文字起こし方法を解説していきます。
1. アプリ起動後、「＋」ボタンをタップします。
2. 「インポート」ボタンをタップします。
3. 「ファイルからインポート」をタップします。
4. 文字起こししたいファイルを選択します。
5. 文字起こし記録をタップして文字起こし結果を確認する。
以上がNottaアプリ版での音声データを利用した文字起こし方法です。
アプリ版でリアルタイム文字起こしをする場合は、ホーム画面で「＋」ボタンをタップし、「録音開始」ボタンをタップするだけでできます。
このように、Nottaを利用すれば簡単に文字起こしができ、電話にて企業と受け答えした内容を素早く振り返ることができるのです。
無駄な時間を使って失敗したくない、効率的に就活を行いたいと考えている方は、これを機にNottaの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
よくあるご質問
ここからは、就活での電話マナーに関してよくあるご質問をまとめました。
電話マナーに関して疑問をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。
就活で電話を受けるときはどうしたらいいですか？
電話が来た場合、なるべく3コール以内に出ましょう。
もし出るのが遅くなってしまった場合は、「お待たせして大変申し訳ありません。」と一言添えると良い印象を与えられます。
就活の電話の最初の一言は？
「もしもし」というフレーズは使用せず、「挨拶」と「所属する大学名」、「自分の名前」を名乗ります。自分からかけた場合は「お忙しいところ恐れ入ります。」から入り、電話を受けた場合は「はい。○○です。」と名乗るのがよいでしょう。
就活で電話する時のマナーは？
まずハキハキとした話し方で、相手に聞こえやすい音量で話すのが基本です。「もしもし」というフレーズは使用せず、自分の名前を名乗りましょう。
会話中の要件を忘れないよう、メモなどを取りながら聞くことも重要です。
また、電話を切る際は、最後にお礼の言葉を添えて、必ず相手が切ってから切るのが無難です。
就活で電話をいつかけるべき？
基本的に営業時間内にかけるのがマナーです。
また、出勤直後や退勤前の忙しい時間や、お昼休みはできるだけ避けましょう。
営業時間は企業によって異なるので、事前に調べておくことをおすすめします。
一般的にお昼休みは12時〜14時の間で取る企業が多いため、その時間帯は避けましょう。
まとめ
本記事では、就活時の基本的な電話マナーから、状況別の会話例をご紹介してきました。
ビジネスの電話はマナーや暗黙の了解が多く、苦手意識がある方も少なくありません。
ですが、基本をおさえれば徐々に自信がつき、受け答えもスムーズになっていくでしょう。
電話の応対によって合否が決まるわけではありませんが、相手への印象に影響を与えるものでもあります。
ぜひ、本記事を参考にして、ビジネスの電話対応に自信を持てるようになれば幸いです。
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