人事面談の質問テクニックを把握！目的や質問例、回答例まで解説

初めての人事面談を控えている方は、どんな事を聞かれるか不安になりますよね。また考えてもいないことを質問された場合、面談を有意義な時間にできないかもしれません。

今回の記事では、人事面談の目的やメリット、基本的な流れや質問例について解説します。また面談の結果を効率的に活用するための秘訣も紹介します。

社会人になって人事面談の経験がなく、どんな雰囲気なのか心配な方は最後までご覧ください。

そもそも人事面談とは？よくある形式は？

人事面談は、上司が部下の業績評価やキャリアの進捗を確認し、将来の目標を設定するために行います。具体的な流れは、予め用意された質問に基づいて、上司が部下に対して質問やフィードバックを行い、双方向で議論する形式が一般的です。

具体的な質問の例を挙げると、過去の業績や達成した目標に関する質問として、前回のプロジェクトでの成果に満足しているかなどを聞かれます。また将来の目標や成長に関して、次の一年間で身につけたいスキルはあるかを聞かれることもあります。

部下として人事面談を受ける際、スキルや成果を強調する時は、具体例や結果を交えると効果的です。面談の最後には、上司が部下にフィードバックやアクションプランを提供し、共有された目標に向けてサポートを行います。

人事面談の目的は？そのメリットは？

人事面談の主な目的は、部下の成長やモチベーション向上です。上司と部下が対話し、業績評価やキャリアプランについて話し合うことで、組織全体のパフォーマンス向上を目指します。

人事面談を通じて、フィードバックと成長を得られる点がメリットです。部下は上司からのフィードバックを通じて、自身の強みや課題を知り、成長の方針を確認できます。例えば前回のプロジェクトでの成果を挙げ、今後のスキル向上について相談することも可能です。

また、人事面談はコミュニケーションの機会でもあります。将来の目標やキャリアプランについて打ち明け、上司との信頼関係を築くことが可能です。同僚がたくさんいる普段のオフィスでは話せないことも、個室で2人だけの人事面談であれば話せます。

他にも目標に対する評価を通してモチベーションの向上や、個別の部下を理解することで組織全体の作業効率の向上が期待できます。

人事面談の流れと進め方

人事面談は、上司と部下が1対1で行う重要なコミュニケーションの機会です。一般的な日本企業における、人事面談の流れや進め方は以下のとおりです。

上司が事前に面談の予定を共有し、アジェンダを伝えます。部下は伝えられたアジェンダをもとに、自身のトピックや考えを整理し、回答を用意しましょう。

面談の冒頭は簡単な日常会話を交わし、お互いの緊張をほぐしましょう。普段の関係性とは異なり、人事面談の際は緊張してお互いのコミュニケーションがうまくいかないケースもあります。面談の前にアイスブレイクを行うことで、意義のある面談を行えます。

前回の面談で設定した目標や取り組んだ課題、成果について振り返ります。売上や成約数など具体的な数字を用いたり、プロジェクトの進捗を共有し合うことで改善点を話し合いましょう。

上司はこれまでの成果や目標に対する進捗に基づいて、部下にフィードバックを行います。部下も上司からのフィードバックに対して、自己評価や疑問点について質問します。双方が意見を交わすことで、人事面談の効果を向上できます。

部下が今後どのようにスキルを向上させ、成長したいかについて話し合います。上司は成長に必要なスキルの習得方法や、キャリアプランの考え方についてサポートしましょう。

普段、部下が抱える課題や悩みを共有し、解決策やサポートが必要な場合はアドバイスを行います。部下から悩みを相談された場合は、決して否定せずに共感を示すのがポイントです。

最後に、次回の面談の日時やテーマを決定します。次の面談までの目標や、アクションプランを明確にしておくことで部下のモチベーションを引き出せます。

人事面談の質問例と良い回答例１０選

人事面談では様々な質問が想定されますが、ここでは代表的な質問の例と良い回答例を紹介します。回答はあくまで例ですので、自分の考えやキャリアに照らし合わせて考えてみてください。

質問：現在の業務に対する適応度や、難しさはどう感じていますか？

回答：業務への適応度や挑戦を通じて成長していることや、難しい部分も積極的に取り組んでいる旨を伝えます。

質問：前回の面談で設定した目標に対して、どの程度達成できましたか？

回答：目標達成の具体的な例や課題に対しておこなった対策、今後の改善点などを報告します。

質問：チーム内での連携や協力は順調ですか？

回答：チームメンバーとの円滑なコミュニケーションや共同作業の経験を共有し、協力体制が構築されていることを示します。

質問：入社時に考えていたキャリアプランは変わりましたか？変わった場合、その理由は？

回答：現状の業務や経験から得た新たな発見や興味に基づき、キャリアプランを柔軟に変化させたことを説明します。

質問：前回のフィードバックを受けて、具体的にどのように改善しましたか？

回答：フィードバックを踏まえ、具体的な改善策や学びについて報告し、成長意欲をアピールします。

質問：現在の業務状況や環境で感じる、ストレスや課題はありますか？

回答：オープンにストレスや課題を共有し、それに対する解決策やサポートの必要性を伝えます。

質問：自分の業務やパフォーマンスについて、どのように評価していますか？

回答：成果や課題に対する客観的な自己評価を行い、今後の成長ポイントに言及します。

質問：新しいスキルや知識の習得のために、どのように取り組んでいますか？

回答：現職の業務に活かせるスキルや業界動向に焦点を当て、主体的に学ぶ姿勢を伝えます。

質問：仕事とプライベートのバランスは保てていますか？

回答：ワークライフバランスの調整方法やストレス発散の取り組みを共有し、健康な働き方を強調します。

質問：将来的に、キャリアや業務を通して達成したいことはありますか？

回答：長期的な展望や目標について述べ、企業との連携や貢献を通じて目指している方向性を示します。

【新卒必見】人事面談でNGな逆質問の例

人事面談で「何か質問はありますか？」と聞かれることがありますが、何を聞いてもいいわけではありません。ここでは、面談で不適切とされる質問を紹介します。

給与面での焦点を当てる質問は、志望動機や企業への熱意が不足している印象を与える可能性があります。

具体例：入社後、給与や手当の交渉はできますか？

労働条件に焦点を当てる質問は、入社前に既にワークライフバランスを懸念していると受け取られかねません。

具体例：残業はどれくらい発生しますか？

適切なタイミングでないと、競合と比べているように受け取られかねません。

具体例：競合他社と比較して、御社の強みは何ですか？

入社前に昇進や異動に焦点を当てる質問は、評価を気にしすぎるタイプと受け取られる可能性があります。

具体例：どれくらいの期間で昇進できますか？

入社前に長期休暇を取ることを尋ねる質問は、入社へのコミットメントが不足しているように受け取られる可能性があります。

具体例：入社前に長期の休暇を取ることはできますか？

人事面談進行の注意点

上司に面談をしてもらっても、記録しておかなければ忘れてしまう可能性もあります。面談は会話形式で行うのが一般的で、ほとんどの場合記録に残りません。

そこでおすすめなのが、上司と面談をする際は内容を記録して置くことです上司に悩みやキャリアアップについて相談をすれば、アドバイスをもらえます。しかし記録をしておかなければ、自分の記憶しか思い出す方法がなく忘れてしまう可能性もあります。

記録する際は、上司に了承を得ることを忘れないでください。

関連記事：会話形式議事録とは？書き方や注意点を１から解説

人事面談を効率的に記録する方法

面談内容を記録したら、専門の文字起こしツールでテキスト化します。後から内容を思い出したい場合、音声データだと目的の場所を探すのに苦労するからです。

テキスト化しておけば、視覚的に面談内容全体を把握できるため振り返るのが容易になります。重要な部分にタグ付けをしておくことで、さらに振り返りが簡単になります。

音声データのテキスト化には自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。

Nottaは58の言語に対応した、自動文字起こしサービスです。累計ユーザーは200万人を超え、700以上の企業が導入しているツールです。

目の前の会話はもちろん、過去の音声データやWeb会議の音声もテキスト化できます。テキスト化したデータはクラウド上に保存され、チームや上司との共有も可能です。

ブラウザ上ではもちろんスマホアプリもありますので、様々な場面で活躍します。出張先ではスマホで録音し、オフィスに戻ってからパソコンで編集することも可能です。

Nottaには多くの機能が搭載されていて、幅広い場面でのサポートが得られます。

パソコンを使ってブラウザで使用することはもちろん、拡張機能もあります。拡張機能を使うことで、同時に複数のWebページで再生している音声を文字起こしできます。

またカレンダーツールと連携すれば、ワンクリックで録音から文字起こしが可能です。またNotta Botを活用することで、Web会議の文字起こしも簡単にできます。

中でも最もおすすめしたいのは、AI要約機能です。Nottaを使えばテキスト化した面談の内容を、簡単に要約できます。

NottaのAI要約機能を使えば、人事面談の内容を簡単に要約できます。面談は短くても15分程度であることが一般的です。内容を全て文字起こししても、全ての文字を読むには時間がかかります。

しかしNottaのAI要約機能なら、ワンクリックするだけで数分で重要な部分を抽出できます。上司からのフィードバックやアドバイスを振り返るために面談の内容を確認したい場合、すぐに目的の場所を見つけられるでしょう。

1. Nottaにログイン後、「録音開始」ボタンをクリックし、マイクに向かって話すと自動文字起こしされます。

   

2. 録音が開始され、文字起こしが始まります。停止したい場合は画面下部「■」をクリック

3. 会議の内容が文字起こしされました

4. 画面左側の「AI要約」-「インタビュー」のテンプレートをクリック

   

5. 数分で要約内容が生成されます。編集や再生成も可能です。
   NottaのAI要約を利用すれば、複雑になった話題を自動的に要約してもらうことができ、効率的なインタビュー内容の把握が可能となります。

   非常に簡単な操作のみで扱えるため、誰でも簡単に効率的なインタビューが実現できることが大きな魅力です。

   頻繁にインタビューを行い、充実したコンテンツを豊富に取り込んだ社内報を作成したいとお考えの方は、ぜひ導入をご検討いただけますと幸いです。

まとめ

今回は、人事面談に関する内容を徹底的に解説しました。内容を簡単にまとめると以下のとおりです。

悩みに対する上司からのアドバイスはとても貴重なものです。そのため面談内容は記録しておき、要約しておくのがおすすめです。

後から見返したい時、音声データだと目的の箇所を探すのに苦労しますし、要約しておかないと全ての文章を読む必要があります。そもそも記録しておかないと、せっかくの上司からのフィードバックを忘れる可能性もあります。

面談内容の要約には、自動文字起こしサービス「Notta」がおすすめです。Nottaは無料でも月120分の文字起こしができます。気になる方は、Notta公式ホームページから試してみてください。

Nottaが選ばれる理由は？

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（カスタム要約テンプレートでインタビューや営業相談など様々のシーンでの効率化を実現）

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